Все виды документов

Виды бухгалтерских документов

1. по назначению;

2. способу отражения;

3. месту составления;

4. способу охвата.

Документы «по назначению» подразделяются на:

а) распорядительные;

б) исполнительные;

в) комбинированные;

г) документы бухгалтерского оформления.

Например, распорядительные: доверенность, наряд — документы, являющиеся приказом или распоряжением; исполнительные или оправдательные: накладная, акт, ордер, ведомость — создаются в момент совершения действия; комбинированные документы одновременно содержат и приказ, и исполнение: накладная-наряд, заказ-наряд; документы бухгалтерского оформления могут быть составлены только бухгалтером: справки, расчеты.

Документы «по способу отображения» подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы — это накладные, акты, ордера, счета-фактуры; сводные — товарные отчеты, кассовые отчеты, авансовые отчеты и т. д.

Документы «по месту составления» делятся на внутренние и внешние, то есть составленные внутри предприятия или вне его (скажем, от поставщика).

Документы «по способу охвата» делятся на разовые и накопительные. Разовые оформляются на одну хозяйственную операцию, например приходно-кассовый ордер, а накопительные отражают несколько однородных разовых операций в порядке их совершения, например накопительные ведомости.

На основании классификации документов составляется график движения документов на предприятии — документооборот.

Если ведение бухгалтерского учета ооо — для вас вечная головная боль, обратитесь в компанию ООО «ГлавБухПрофи», специалисты которой оперативно и конфеденциально составят отчетность, наведут порядок в имеющихся документах или восстановят бухгалтерский и налоговый учет. Обращаясь в «ГлавБухПрофи», вы не только экономите на штатном бухгалтере, но и упрощаете свой рабочий процесс.

Классификация документов по назначению и порядку составления

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

приказы;

доверенности;

накладные на работу;

чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

приходная (расходная) накладная — накладная на получение (отпуск) товара;

акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

накопительные ведомости;

ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

калькуляции фактической себестоимости продукции;

разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По степени обобщения документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

— о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

— об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

— о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

— о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. — в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Тест: Ответы на тест информационная безопасность

Тема: Ответы на тест информационная безопасность

Раздел: Бесплатные рефераты по информационной безопасности

Тип: Тест | Размер: 21.35K | Скачано: 112 | Добавлен 26.12.14 в 15:40 | +3 | Еще Тесты

1. Информация это —

· сведения, поступающие от СМИ

· только документированные сведения о лицах, предметах, фактах, событиях

· сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

· только сведения, содержащиеся в электронных базах данных

2. Информация

· не исчезает при потреблении

· становится доступной, если она содержится на материальном носителе

· подвергается только «моральному износу»

· характеризуется всеми перечисленными свойствами

3. Информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать, называется

· достоверной

· конфиденциальной

· документированной

· коммерческой тайной

4. Формы защиты интеллектуальной собственности —

· авторское, патентное право и коммерческая тайна

· интеллектуальное право и смежные права

· коммерческая и государственная тайна

· гражданское и административное право

5. По принадлежности информационные ресурсы подразделяются на

· государственные, коммерческие и личные

· государственные, не государственные и информацию о гражданах

· информацию юридических и физических лиц

· официальные, гражданские и коммерческие

6. К негосударственным относятся информационные ресурсы

· созданные, приобретенные за счет негосударственных учреждений и организаций

· созданные, приобретенные за счет негосударственных предприятий и физических

лиц

· полученные в результате дарения юридическими или физическими лицами

· указанные в п.1-3

8. По доступности информация классифицируется на

· открытую информацию и государственную тайну

· конфиденциальную информацию и информацию свободного доступа

· информацию с ограниченным доступом и общедоступную информацию

· виды информации, указанные в остальных пунктах

9. К конфиденциальной информации относятся документы, содержащие

· государственную тайну

· законодательные акты

· «ноу-хау»

· сведения о золотом запасе страны

10. Запрещено относить к информации ограниченного доступа

· информацию о чрезвычайных ситуациях

· информацию о деятельности органов государственной власти

· документы открытых архивов и библиотек

· все, перечисленное в остальных пунктах

11. К конфиденциальной информации не относится

· коммерческая тайна

· персональные данные о гражданах

· государственная тайна

· «ноу-хау»

12. Вопросы информационного обмена регулируются (…) правом

· гражданским

· информационным

· конституционным

· уголовным

13. Согласно ст.132 ГК РФ интеллектуальная собственность это

· информация, полученная в результате интеллектуальной деятельности индивида

· литературные, художественные и научные произведения

· изобретения, открытия, промышленные образцы и товарные знаки

· исключительное право гражданина или юридического лица на результаты

интеллектуальной деятельности

14. Интеллектуальная собственность включает права, относящиеся к

· литературным, художественным и научным произведениям, изобретениям и

открытиям

· исполнительской деятельности артиста, звукозаписи, радио- и телепередачам

· промышленным образцам, товарным знакам, знакам обслуживания, фирменным

наименованиям и коммерческим обозначениям

· всему, указанному в остальных пунктах

15. Конфиденциальная информация это

· сведения, составляющие государственную тайну

· сведения о состоянии здоровья высших должностных лиц

· документированная информация, доступ к которой ограничивается в

соответствии с законодательством РФ

· данные о состоянии преступности в стране

16. Какая информация подлежит защите?

· информация, циркулирующая в системах и сетях связи

· зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать

· только информация, составляющая государственные информационные ресурсы

· любая документированная информация, неправомерное обращение с которой

может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу

17. Система защиты государственных секретов определяется Законом

· «Об информации, информатизации и защите информации»

· «Об органах ФСБ»

· «О государственной тайне»

· «О безопасности»

18. Государственные информационные ресурсы не могут принадлежать

· физическим лицам

· коммерческим предприятиям

· негосударственным учреждениям

· всем перечисленным субъектам

19. Из нижеперечисленных законодательных актов наибольшей юридической силой в вопросах информационного права обладает

· Указ Президента «Об утверждении перечня сведений, относящихся к

государственной тайне»

· ГК РФ

· Закон «Об информации, информатизации и защите информации»

· Конституция

20. Классификация и виды информационных ресурсов определены

· Законом «Об информации, информатизации и защите информации»

· Гражданским кодексом

· Конституцией

· всеми документами, перечисленными в остальных пунктах

21. Определение понятия «конфиденциальная информация» дано в

· 1 ГК РФ

· 2 Законе «О государственной тайне»

· 3 Законе «Об информации, информатизации и защите информации»

· 4 УК РФ

22. Формой правовой защиты литературных, художественных и научных произведений является (…) право

· литературное

· художественное

· авторское

· патентное

23. Запрещено относить к информации с ограниченным доступом

· законодательные акты, информацию о чрезвычайных ситуациях и информацию о

деятельности органов государственной власти (кроме государственной тайны)

· только информацию о чрезвычайных ситуациях

· только информацию о деятельности органов государственной власти (кроме

государственной тайны)

· документы всех библиотек и архивов

24. Формой правовой защиты изобретений является

· институт коммерческой тайны

· патентное право

· авторское право

· все, перечисленное в остальных пунктах

25. К коммерческой тайне могут быть отнесены

· сведения не являющиеся государственными секретами

· сведения, связанные с производством и технологической информацией

· сведения, связанные с управлением и финансами

· сведения, перечисленные в остальных пунктах

26. Является ли авторское право, патентное право и КТ формами защиты интеллектуальной собственности?

· да

· нет

· только авторское и патентное

· только КТ

27. «Ноу-хау» это —

· незащищенные новшества

· защищенные новшества

· общеизвестные новые технологии

· опубликованные технические и технологические новинки

28. Каким законом в РФ защищаются права исполнителей и производителей фонограмм?

· «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»

· «Об авторском праве и смежных правах»

· «Патентный закон РФ»

· закон еще не принят

29. Закон «Об авторском праве и смежных правах» защищает права

· исполнителей (актеров, певцов и т.д.)

· производителей фонограмм

· организации эфирного и кабельного вещания

· всех лиц, перечисленных в остальных пунктах

30. Какой законодательный акт содержит сведения по защите коммерческой тайны?

· Закон «Об авторском праве и смежных правах»

· Закон «О коммерческой тайне»

· Патентный закон

· Закон «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»

31. К информации ограниченного доступа не относится

· государственная тайна

· размер золотого запаса страны

· персональные данные

· коммерческая тайна

32. Система защиты государственных секретов

· основывается на Уголовном Кодексе РФ

· регулируется секретными нормативными документами

· определена Законом РФ «О государственной тайне»

· осуществляется в соответствии с п.1-3

33. Действие Закона «О государственной тайне» распространяется

· на всех граждан и должностных лиц РФ

· только на должностных лиц

· на граждан, которые взяли на себя обязательство выполнять требования

законодательства о государственной тайне

· на всех граждан и должностных лиц, если им предоставили для работы закрытые

сведения

34. К государственной тайне относится…

· информация в военной области

· информация о внешнеполитической и внешнеэкономической деятельности государства

· информация в области экономики, науки и техники и сведения в области разведывательной и оперативно-розыскной деятельности

· все выше перечисленное

35. Документы, содержащие государственную тайну снабжаются грифом

· «секретно»

· «совершенно секретно»

· «особой важности»

· указанным в п.1-3

36. Гриф «ДСП» используется

· для секретных документов

· для документов, содержащих коммерческую тайну

· как промежуточный для несекретных документов

· в учебных целях

37. Порядок засекречивания состоит в установлении следующих принципов:

· целесообразности и объективности

· необходимости и обязательности

· законности, обоснованности и своевременности

· всех выше перечисленных

38. Предельный срок пересмотра ранее установленных грифов секретности составляет

· 5 лет

· 1 год

· 10 лет

· 15 лет

39. Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну

· составляет 10 лет

· ограничен 30 годами

Сколько стоит заказать работу?

Бесплатная оценка

+3 Размер: 21.35K Скачано: 112 26.12.14 в 15:40 jlml

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Тесты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Тесты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Тест, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

>Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

>Похожие работы

  • Ответы на тест по Информационной безопасности

Беловики и черновики

Беловики и черновики – это виды оригиналов документов. Беловиком называется написанный вручную или напечатанный беловой документ, текст которого был переписан с черновика, но с редакторскими правками. Как утверждают правовые специалисты, подлинным может считаться только тот беловик, который был подписан и заверен ответственными людьми. Среди служебных документов оригиналом, как правило, считается беловик, который сделан на специальном бланке и имеет подпись должностного лица (в некоторых случаях – мокрую печать).

Черновые документы также являются подлинниками. Черновик — это рукописный или печатный документ, который отражает работу автора или редактора над текстом. В составе черновых документов выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет считаться подлинным.

Также к подлинникам относятся и автографы — документы, написанные или исправленные рукой автора. Слово «автограф» в переводе с греческого языка означает «собственноручный». Данный способ не всегда дает возможность установить личность автора оригинального документа, но это становится возможным с наличием исправлений и приписок от руки.

Копия оригинала

В некоторых случаях вас могут попросить принести копию документа без оригинала. Что такое копия? Давайте разбираться.

Копия — это документ, который полностью воспроизводит оригинальный документ и при этом имеет юридическую силу.

В банке, миграционной службе, университете и прочих организациях, в которые вы подаете документы, вам могут выдвинуть следующие требования:

  1. Копия с воспроизводимого подлинника в полной мере должна соответствовать его содержанию вплоть до знаков препинания. В ней не должно быть ни изменений, ни ошибок.
  2. Копия с воспроизводимого подлинника должна иметь юридическую силу, то есть она должна быть засвидетельствована лицом, которое имеет на это право.

Таким образом, под копией имеется в виду ксерокопия оригинала, оформленная и засвидетельствованная надлежащим образом. Ксерокопия еще не является копией подлинника. Ксерокопия хоть и скопирована с оригинала, но не имеет юридической силы, так как она должным образом не оформлена и не засвидетельствована.

Копией документ от юридического лица считается только в том случае, если она полностью воспроизводит содержание оригинала и имеет нужные реквизиты, а именно: подпись должностного лица, у которого есть на это право, а также оттиск печати юридического лица, который придает копии подлинника юридическую силу. В качестве должностного лица, как правило, выступает руководитель организации.

Правила выдачи дубликата оригинала

Выдача оригиналов документов — процедура хоть и не самая простая, но в целом понятная простому обывателю. Но что нужно делать в том случае, если вам необходим дубликат?

Зачастую при выдаче дубликата соблюдаются следующие правила:

  1. Дубликат необходимо оформлять в той же форме, что и подлинный документ. Если оригинал был выполнен на бланке, дубликат нужно заполнить на таком же формуляре. Это и отличает дубликат от копии, которую можно сделать на обычном листе A4.
  2. На дубликате должен быть поставлен штамп или сделана надпись «Дубликат». В том случае, если оригинал не был утрачен, на нем одновременно необходимо сделать ссылку на выданный дубликат. Данная процедура лишает оригинал юридической силы и делает его дальнейшее использование неправомерным.
  3. На дубликате должен быть проставлен порядковый номер.
  4. На дубликате снова необходимо проставить нужные подписи и печати.

Не стоит забывать, что порядок выдачи дубликата и его точные реквизиты зависят от конкретной ситуации, а также от органа, который осуществляет замену.

Итак, теперь понятно, что это — оригинал документа. Надеемся, что статья дала ответ на данный вопрос, и вы узнали немало полезной информации!

Документы — оригиналы и копии

Деление документов на оригиналы и копии свойственно преимущественно делопроизводству и архивному делу, потому что именно там среди неопубликованных документов очень важно выделить те, которые являются оригиналами. Признак деления — но времени появления во внешней среде и правовому характеру.

Оригинал служебного документа — это экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу1. Вообще

оригинальный документ — это документ, создаваемый первым и используемый для того, чтобы снять с него копии. Копирование — это дублирование, воссоздание содержания и формы оригинала в другом документе. Копия — документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания (или информации) оригинального документа и, в отдельных случаях, — некоторых его внешних признаков2.

Различать оригинал и копии необходимо в том случае, когда оригинал имеет определенное правовое значение. Как правило, такой оригинал существует в одном экземпляре и имеет необходимые правовые засвидетельствования (подпись, печать, гриф и т. п.).

В рукописных и машинописных документах оригиналом считается только первый экземпляр. Второй и другие экземпляры, написанные или напечатанные через копировальную бумагу, являются копиями. Новые проблемы относительно определения оригинала и копий возникают при печатании документов с применением компьютера, поскольку никаких внешних отличий между первым экземпляром и другими, которые выйдут из-под принтера, не существует.

Для служебных документов (то есть документов, созданных или полученных учреждением или другим субъектом ведения хозяйства в процессе их деятельности) особенно важным является свойство юридической силы документа. Юридическая сила служебного документа — это его способность осуществлять правовое регулирование и/или управленческие функции, предоставленная действующим законодательством, которая явля­ется основанием для решения правовых вопросов. Итак, оригиналом считается экземпляр служебного документа, который создается первым и оформлен в соответствии с действующими требованиями, что придает ему юридическую силу. Если оригинал служебного документа потерян или поврежден, для использования повторно создается документ, который является дубликатом оригинала и имеет такую же юридическую силу.

Копии служебных документов могут быть незасвидетель-ствованными и засвидетельствованными. Незасвидетельст-вованная копия — та, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу. Засвидетельствованная копия — это копия, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала1.

При подготовке печатных (полиграфических) документов тот документ, с которого осуществляется набор текста, считается издательским оригиналом. Казалось бы, с этой точки зрения все экземпляры издания — это копии того документа, который был оригиналом. Но в правовом отношении любой экземпляр издания считается оригиналом.

При необходимости снять копию с издания — в полном объеме или его части — создаются копии, которые называются репродуцированные документы. В зависимости от способа репродуцирования различают: фотокопии, микрофильмы, микрофиши, ксерокопии. Репродуцирование изданий осуществляется по определенным правилам, обеспечивающим права автора на свою интеллектуальную собственность и на прибыль от ее использования. Отсюда английское название знака авторского права: «copyright» (копирайт), что буквально означает «право на копирование», а сокращенно помечается на изданиях английской буквой «с» в кругу:

Типы и виды документов

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чаще всего используется в настоящее время.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Рассмотрим виды документов более подробно:

1. Организационно-правовые документы (ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документы содержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другие аспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

С точки зрения срока действия ОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от вида ОД.

Текст большинства ОД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты, нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедуру визирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К ОД относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент , штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Все эти виды документов могут создаваться в формате электронного документа.

>Типизация документов по сфере создания и преимущественного использования> 1. ТИПИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО СФЕРЕ СОЗДАНИЯ И ПРЕИМУЩЕСТВЕННОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯЛекция 4

Официальные документы и их роль в управлении

В процессах документооборота любой компании участвует огромное количество официальной документации. Официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке. Те из них, которые используются в текущей деятельности компании, можно отнести к особой категории: служебным или управленческим документам. Именно они обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями предприятия и его сотрудниками.

Служебные документы играют важную роль в реализации управленческих функций. К ним относятся планирование, прогнозирование, финансирование, учет, снабжение, контроль. Принятие любого управленческого решения происходит на основании официальной документации предприятия. Она не только необходима для принятия эффективных управленческих решений, но и выступает в качестве доказательства их исполнения. Кроме того, она служит источником информации для анализа деятельности компании, материалом для справочно-поисковой работы.

Официальные документы в процессах управления одновременно представляют собой предмет и результат труда. Эффективный менеджмент невозможен без точной, достоверной информации. Соответственно, правильная организация делопроизводства является залогом успешности компании в целом. Служебные акты нуждаются в своевременном выпуске и правильном оформлении: от этого зависит их юридическая сила. Такие делопроизводственные процессы как получение и передача корреспонденции, обработка и хранение, контроль, систематизация, регистрация, своевременное уничтожение, подготовка к сдаче в архив и архивное хранение, являются неотъемлемым элементом управления.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Официальные документы, участвующие в административных процессах, должны соответствовать существующим нормам законодательства. Соблюдение общегосударственных требований по составлению и оформлению служебной документации обязательно для каждой организации. Порядок делопроизводства устанавливается на законодательном уровне и регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Базовые понятия в сфере делопроизводства определены Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ. Что касается правовых основ деятельности юридических лиц и порядка делопроизводства для них, они установлены Гражданским кодексом РФ.

Юридическая сила служебной документации крайне важна в аспекте управленческой деятельности. Если документ обладает достаточной юридической силой, он сам по себе может служить доказательством заключенных в нем данных. Важно отметить, что только при соблюдении этого условия он становится обязательным к исполнению для определенного круга участников административных процессов компании: органов управления, структурных подразделений и должностных лиц.

Классификация служебных документов организации

Административные процессы включают такие аспекты деятельности компании как издание распорядительных актов, планирование учет и контроль. Соответственно, все основные виды документов организации можно отнести к той или иной группе, исходя из их прямого назначения.

●Регламентация деятельности предприятия обеспечивается его уставом, положениями, различными правилами и инструкциями, официальными регламентами, нормативными актами и т.д.

●В основе распорядительной деятельности лежат приказы, указания, постановления, решения и распоряжения руководства компании.

●Базой для эффективного планирования и прогнозирования являются такие документы как отчеты о деятельности организации, акты и доклады.

●Что касается учета и контроля, он обеспечивается за счет составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации. Она необходима для хранения и последующего анализа информации о всех аспектах деятельности предприятия.

●Передача информации между подразделениями и сотрудниками осуществляется с помощью писем и служебных записок, которые также можно отнести к разряду официальной документации.

Классификация основных видов документов организации в 2017 году представляет собой многоуровневую систему. Существует огромное количество оснований для их деления на классы. Они различаются по содержанию, способу фиксации информации, наименованию, срокам хранения, стадиям создания и т.д.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»

С целью систематизации в административной системе делопроизводства выделяют ряд основных видов документов организации:

●Организационно-распорядительные (служащие для реализации функций управленческого аппарата и закрепляющие цели и задачи компании;

●Справочно-информационная документация (содержащая данные, инициирующие административные решения. В отличие от распорядительной, не содержит прямых поручений);

●Документы по личному составу, связанные с комплектованием штата и движением персонала. Они характеризуют правовые и служебные аспекты деятельности сотрудников, трудовые отношения между субъектом бизнеса и персоналом.

Основные виды документов организации

Делопроизводство служит для обеспечения административных процессов компании. Данный род деятельности охватывает все вопросы, связанные с документированием и организацией работы с официальными бумагами. Делопроизводственные процессы включают три основных этапа: создание объекта документооборота, организация его движения и учета, хранение.

Для систематизации делопроизводства все основные виды документов организации принято классифицировать по следующим основаниям:

  • способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы);
  • месту составления (внутренние, входящие и исходящие);
  • сфере использования (организационно-распорядительные, финансовые, бухгалтерские, отчетно-статистические);
  • юридической силе (оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты);
  • степени обязательности (информационные и директивные);
  • содержанию (простые, посвященные одному вопросу, и сложные, освещающие ряд тем);
  • характеру содержания (первичные (содержат оригинальные данные результатов изучения или исследования) и вторичные (результат аналитико-синтетической переработки первичных документов);
  • форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • степени гласности (открытые, с грифом ограничения доступа);
  • срокам исполнения (срочные и несрочные);
  • срокам хранения (временного, долговременного и постоянного хранения).

К перечню наиболее употребляемых в управленческой деятельности можно отнести следующие основные виды документов организации:

Учредительные документы:

Данный вид документации определяет правовой статус компании и служит юридическим основанием ее деятельности. В них определяется наименование учреждения и порядок его управления. К данной группе, в зависимости от вида и формы собственности организации, могут относиться:

  • учредительный договор;
  • приказ о назначения директора и главного бухгалтера;
  • устав;
  • идентификационный номер фирмы-налогоплательщика;
  • регистрационный номер/

Распорядительные документы:

Фиксируют решения административных и организационных вопросов, регулируют и координируют деятельность, служат для реализации задач управления.

  • Приказ — один из самых распространенных правовых актов. Издается руководителем для определения порядка решения основных и оперативных задач. Приказ может затрагивать деятельность конкретной компании или касаться широкого круга организаций и должностных лиц.
  • Распоряжение — служит для разрешения оперативных вопросов, имеет ограниченных срок действия, относится к более узкому круг лиц или подразделений, по сравнению с приказом. Издается руководителем или коллегиальным органом управления.
  • Указание — освещает вопросы информационно-методического характера.

Правом подписи подобных служебных документов обладает генеральный директор компании или ее президент.

Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов

Информационно-справочная документация:

Содержит сведения, необходимые для принятия управленческих решений, служит основанием для выбора того или иного способа административного воздействия.

  • Акт — составляется несколькими лицами для подтверждения факта или события, может содержать выводы, рекомендации и предложения (например, акт сдачи-приемки, передачи, обследования, испытаний, инвентаризации).
  • Протокол — фиксирует ход обсуждения вопросов на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Отражает деятельность по совместному принятию решений и составляется на основании записей, произведенных во время совещания.
  • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Для переписки характерно широкое видовое разнообразие. В зависимости от содержания письмо может выполнять функции запроса, требования, извещения, подтверждения или гарантии.
  • Заявление — просьба или предложение сотрудника учреждению или должностному лицу по кадровому вопросу или в связи с недостатками, нарушениями в работе компании.
  • Докладная записка — изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. Как правило, создаются с целью повысить эффективность деятельности компании.
  • Служебная записка — применяется для обмена информацией между структурными подразделениями и сотрудниками учреждения. В общем случае содержит изложение причин составления и предложения, просьбы или заявки.
  • Объяснительная записка — пояснение содержания отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события. В отличие от докладной записки, не содержит выводов и предложений.
  • План — перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  • Отчет — содержит сведения о выполнении плана, задания, поручений организации или должностному лицу.
  • Справка — описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Могут быть внешними (направляются в другую организацию) или внутренними (для представления руководству). Отдельно выделяют справки личного характера для подтверждения биографических или служебных данных.

В заключение отметим, что классификация основных видов документов организации в 2017 году не претерпела глобальных изменений. Основными участниками документооборота все так же являются учредительные, распорядительные, информационно-справочные, финансовые и кадровые документы. Задача каждой компании — систематизировать этот объемный массив документации и наладить делопроизводственные процессы таким образом, чтобы они выполняли свою основную обеспечивающую функцию. Систематизация документооборота крайне важна, ведь от нее во многом зависит эффективность компании.

>
17 полезных программ для офисных работников

1. Microsoft Office

  • Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
  • Цена: 5 199 рублей или от 269 рублей в месяц.

Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.

Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.

Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.

Попробовать Microsoft Office →

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *