Обязанности специалиста по кадрам

Общие положения

Специалист по кадрам относится к категории технических исполнителей.

На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее средне-специальное или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению директора по персоналу.

Специалист по кадрам должен знать:

  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • организационную структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда;
  • законодательные и нормативные правовые акты;
  • методические материалы по управлению персоналом;
  • трудовое законодательство;
  • порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
  • источники обеспечения предприятия кадрами;
  • методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
  • положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
  • порядок избрания (назначения) на должность;
  • порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
  • порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
  • порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда;
  • основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство;
  • средства вычислительной техники, программу 1 С.
  • правила и нормы охраны труда;
  • основные положения действующей на предприятии Системы менеджмента качества.

Специалист по кадрам подчиняется непосредственно директору по персоналу.

На время отсутствия Специалиста по кадрам (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет менеджер по персоналу или лицо, назначенное приказом генерального директора.

Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

  • Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
  • Доводит информацию по кадровым вопросам и кадровым решениям до персонала предприятия.
  • Оформляет все документы, совместно с руководителями структурных подразделений, связанные с вопросами найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
  • Производит своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия (в том числе в электронной программе 1С).
  • Ведет все необходимые кадровые журналы и реестры по кадровым документам.
  • Составляет и оформляет трудовые договоры и соглашения к ним, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.
  • Осуществляет работу с персоналом (консультирование работников по вопросам трудового законодательства, выдача справок, копий трудовых книжек и т.д.).
  • Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
  • Составляет установленную отчетность.
  • Ведет учет личного состава, его подразделений, вносит соответствующую информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением (в том числе в электронной программе 1С).
  • Производит необходимые заявки с административным составом для обеспечения персонала спецодеждой и электронной картой доступа и учета рабочего времени.
  • Участие в создании кадровых документов: инструкций, положений и соглашений.
  • Ведение архива кадрового документооборота.
  • Выполняет отдельные задания и поручения своего непосредственного руководителя.

Права

Специалист по кадрам имеет право:

  • Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
  • Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  • В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
  • Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  • Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

  • За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  • За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  • За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

  • кадровую политику организации;
  • организационно-штатную структуру учреждения;
  • методы подбора, оценки кадров;
  • основы гражданского, трудового законодательства РФ;
  • условия на рынке труда;
  • правила заключения и оформления договоров;
  • нормы делового этикета и общения;
  • основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
  • правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
  • правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
  • отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

4. Направлять предложения, которые относятся к кадровой политике организации.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников

«___»___________ г.

Должностная инструкция
ведущего специалиста по кадрам бюро учета персонала отдела кадров

1 Общие положения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает права, обязанности и ответственность ведущего специалиста по кадрам бюро учета персонала отдела кадров (далее ведущий специалист по кадрам) ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

1.3 Ведущий специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику бюро учета персонала.

1.4 Назначение, перемещение и увольнение ведущего специалиста по кадрам производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

1.5 Ведущий специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

— действующим трудовым законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— действующими нормативными и технологическими документами предприятия;
— Политикой предприятия в области качества;
— Положением об отделе кадров;
— «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек»;
— документацией системы менеджмента качества предприятия;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— указаниями, распоряжениями начальника отдела кадров;
— настоящей должностной инструкцией.

1.7 В случае временного отсутствия на основании распоряжения начальника отдела кадров обязанности ведущего специалиста по кадрам выполняет другой специалист отдела кадров с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.8 Дополнительно к распоряжениям начальника бюро учета персонала ведущий специалист по кадрам выполняет письменный и устные распоряжения начальника отдела кадров, заместителя начальника отдела кадров.

2 Должностные обязанности

2.1 Ведущий специалист по кадрам обязан:

2.1.1Вести учет личного состава в разрезе подразделений предприятия в соответствии с установленными унифицированными формами первичной учетной документации.

2.1.2 Оформлять перевод работников в соответствии с действующим законодательством РФ, унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров и на основании утвержденных на предприятии локальных нормативных документов и приказов генерального директора.

2.1.3 Вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.1.4 Заполнять, учитывать и обеспечивать сохранность трудовых книжек.

2.1.6 Подготавливать информацию о количественном и качественном составе работников, их ежедневном движении и вносить данную информацию в базу данных по персоналу.

2.1.7 Подготавливать и сдавать на хранение в архив документы по истечению установленных сроков хранения их в отделе кадров.

2.1.8 Вести учет предоставленных работникам предприятия отпусков, осуществлять контроль за своевременным составлением руководителями структурных подразделений графиков отпусков и надлежащим их исполнением.

2.1.9 Вести учет предоставленных работникам администрацией предприятия отпусков без сохранения заработной платы и отпусков в связи с рождением ребенка.

2.1.10 Оформлять документы на оплату труда работникам заводоуправления.

2.1.10 Обеспечивать сохранность служебных документов, печатей, штампов.

2.1.11 Подготавливать установленную отчетность по персоналу.

2.1.12 Контролировать своевременное представление в установленном порядке табеля учета рабочего времени работников заводоуправления.

2.1.13 Участвовать в подготовке необходимых материалов для проведения процедуры оценки персонала, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.1.14 Знать документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы, соблюдать ее требования.

2.1.15 Соблюдать установленные на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка.

2.1.16 Не разглашать персональные данные работников предприятия.

2.1.17 Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности

3 Профессиональные требования

3.1 Специалист по кадрам должен знать:

— трудовое, пенсионное законодательство Российской Федерации;

— законодательные и нормативные акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала, персонифицированному учету в системе государственного пенсионного страхования;

— структуру и штаты предприятия;

— профиль, специализацию предприятия;

— наименование профессий рабочих и должностей служащих;

— порядок подсчета общего и непрерывного стажа работы;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с персоналом, его движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— организацию табельного учета;

— методы учета движения кадров;

— порядок составления установленной отчетности;

— рабочие программы, инструкции, макеты, руководящие материалы по обработке информации, формы первичных и исходящих документов, порядок их внесения и отражения в базе данных по персоналу;

— действующие на предприятии формы и системы оплаты труда;

— основы делопроизводства;

— правила и нормы охраны труда и техники безопасности;

— стандарты предприятия и другие нормативные документы в рамках системы менеджмента качества;

— Политику предприятия в области качества.

4 Права

4.1 Специалист по кадрам имеет право:

— вносить предложения по улучшению работы с кадрами;

— принимать участие в разработке плановых мероприятий по работе с кадрами и использованию работников на предприятии;

— получать информацию, необходимую для исполнения установленных настоящей должностной инструкцией обязанностей;

— вносить предложения по усовершенствованию действующих учетных форм и первичных документов;

— использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

Начальник отдела кадров взаимодействует:

5.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

— получения документов на оформление отпусков, графиков отпусков; документов для оформления переводов, табелей учета рабочего времени;

— представления документов на оформление отпусков.

5.2. С расчетным бюро бухгалтерии по вопросам:

— представления документов на оплату труда работников заводоуправления; документов на оплату отпусков; документов на перевод.
5.3 С административным отделом по вопросам:

— получения копий приказов, распоряжений;

6 Ответственность

6.1 Ведущий специалист по кадрам в установленном законами РФ порядке несет ответственность за:

— ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

— нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников предприятия;

— несвоевременное предоставление информации вышестоящим руководителям и другим функционально связанным с ним работникам предприятия;

— нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил техники безопасности, охраны труда и пожарной безопасности.

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Согласовано:

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *