Кадровая документация

Состав кадровой документации и ее назначение

Понятие делопроизводства. Состав кадровой документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются разнообразные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные, учетная и др. Наиболее характерное свойство всех документов состоит в том, что они являются источниками или носителями информации и должны отвечать таким требованиям, как пригодность к продолжительному сохранению, максимальная наглядность.

Делопроизводство -деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Организация работы с документами предусматривает создание условий, обеспечение движения, поиска и сохранения документов в делопроизводстве. Эту функцию обязаны осуществлять менеджеры всех уровней.

В результате осуществления общих и специальных функций управления формируются две группы документов:

1 группа — документация, которая обеспечивает организационную функцию аппарата управления (документы в органах государственного управления).

2 группа — входят документы, специфические для любой из специальных функций управления.

Документооборот- это движение документов в организации из момента их получения или создание и к завершению выполнения или отправки.

Правильная организация документооборота оказывает содействие оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной нагрузке подразделений и имеет положительное влияние на руководящий процесс в целом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков, которые циркулируют между пунктами обработки информации (руководители учреждений и структурных подразделений, специалисты и работники) и пунктами технической обработки (экспедиции, машбюро и т.п.).

По отношению к аппарату управления различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

Входящие документы после рассмотрения их руководством и написания резолюции размножают в соответствии с количеством исполнителей, а оригинал передается ответственному исполнителю, которому в установленный срок передаются и выполненные копии.

Кадровое делопроизводство — деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами, которые содержат информацию о личном составе предприятия (организации) при принятии на работу, переводе и увольнении работников, приказы по личному составу, учету кадров и т.п.

Правильная (т.е. в соответствии с действующим законодательством) организация кадрового делопроизводства имеет решающее значение при осуществлении гражданином права на работу.

Состав кадровой документации:

— документация, которая используется при приеме на работу персонала (Анкета о приеме на работу и проведении собеседования (см. Форму анкеты), Анкета претендента на должность, Приказ о приеме на работу, Личная карточка по учету кадров, автобиография);

— трудовые договоры;

— трудовые книжки работников организации;

— должностные инструкции;

— документы о командировке (фиксируются в Журнале учета работников, отбывающих в командировку), выдаются удостоверения отбывающим;

— документация о процессе оценки персонала (Аттестационный лист, Перечень показателей для оценки персонала, график проведения аттестации, протоколы заседания аттестационной комиссии, бланки собеседования);

— документация об обучении сотрудников (Регистрационная анкета для специалистов, прибывших на обучение, Типовой индивидуальный план профессионального роста работников, зачисленного в резерв на руководящие должности, Инструкция о проведении психологического тренинга, а также Типовые листы-направления и Дневники прохождения стажировки);

— документы при увольнении и переводе работников на другую работу (Заявления работника, Приказ о переводе, Приказ о разрыве трудового договора (контракта), Журнал регистрации переводов работников, Справки о текучести кадров, Табель учета рабочего времени, Ведомости о численности работников.

По функциям управления кадрами различают такие основные группы документов:

1. По личным документам: трудовая книжка, вкладыш к ней, паспорт, воинский билет, диплом или свидетельство об образовании. Эти документы являются юридическим подтверждением информации, какую работники сообщают о себе во время принятия на работу, а также при перемещениях. Из указанных документов в отделе кадров остаются лишь трудовая книжка и вкладыш к ней.

Личными также являются документы, которые выдаются отделом кадров для целевой рекомендации: удостоверение личности или пропуск, свидетельство о командировке, свидетельстве о повышении квалификации, и т.п.

2. Документы по личному составу (т.е. документы, которые готовит работник непосредственно, а также документы о назначении, награждении и т.п): заявления работников о принятии на работу, увольнение или перевод, личный листок по учету кадров, автобиография.

3. Учетные документы: накопители данных о первичной регистрации и следующем обновлении сведений о составе и перемещении кадров:

-первичные учетные документы (личная карточка, документы личного дела: опись документов, находящихся в личном деле; заявление о приеме на работу, контракт, личный листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, различные справки — медицинские, с места проживания, выписки с протоколов собраний трудового коллектива, трудовая книжка);

— производные учетные документы (это журнальные формы регистрации учетных данных) — штатно-должностная и алфавитная книга; книга учета лиц, зачисленных к кадровому резерву; книга учета трудовых книжек; журналы учета отпусков, дисциплинарных взысканий, награждений, учета принятия, перемещений, увольнений и т.п.

4. Распорядительные документы (закрепляют трудовые правоотношения) — приказы о принятии, перемещении и увольнении кадров, поощрение и дисциплинарные взыскания, прохождение аттестации, зачисление к резерву кадров, распоряжение о командировке и др.

5. Организационные документы — Положения (об отделе кадров, о прохождении аттестации, о зачислении к кадровому резерву и т.п.), инструкции (инструкция по делопроизводству, по работе с заявлениями граждан, должностные инструкции и т.п.), правила (правила внутреннего распорядка, сохранение кадровых документов и т.п.).

6. Информационные документы (используются в работе кадровых служб) — докладные и служебные записки по кадровым вопросам, служебные письма, телеграммы и телефонограммы, списки, отчеты, сведение и т.п.

Тема 6: Планирование и формирование персонала

План:

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

1. По степени обязательности:

  • обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
  • рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
  • специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.

2. По целевой принадлежности:

  • документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
  • документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:

  • внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
  • информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
  • документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
  • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

  • штатное расписание;
  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
  • личную карточку (форма N Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
  • график отпусков (форма N Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

Основные кадровые документы

Штатное расписание

Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 <1>. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (Постановление Правления ПФР N 11п <2>).
———————————
<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
<2> Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п «Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования».

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет.

График отпусков

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Трудовой договор

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н <3>.
———————————
<3> Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Положение по защите персональных данных работника

По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Закон N 152-ФЗ. Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.

Трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 <4>.
———————————
<4> Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Локальные акты по охране труда

Система охраны труда регулируется разд. 10 ТК РФ. Если численность работников учреждения превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ). Для организации работы службы по охране труда необходимо разработать и утвердить ряд форм: положение о службе охраны труда, должностные инструкции сотрудников по охране труда, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа и другие формы по необходимости. Если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника, что может быть оформлено как совмещение профессий (должностей), с письменного согласия работника за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.
Представленный перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д.

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <5>. Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) <6>. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.
———————————
<5> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
<6> Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений».

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа.

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, — штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Кроме того, согласно ст. 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации: наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб.

Н.Гридина
Эксперт журнала
«Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение»

Система кадровой документации. Документирование трудовой деятельности персонала

11.1. Система кадровой документации, ее назначение и состав.

11.2. Основные комплексы кадровой документации.

11.3. Документирование трудовой деятельности персонала.

11.1. Система кадровой документации,
ее назначение и состав

В каждой организации имеется кадровая служба (служба персонала, отдел кадров), важнейшей функцией которой является документирование трудовых правоотношений.

Система кадровой документации – это совокупность документов разных видов, отражающих деятельность кадровой службы. Данное понятие несколько шире, чем понятие «документация по личному составу» за счет организационно-правовой, некоторых видов плановой, отчетной и договорной документации.

Документы по личному составу – это комплекс определенных видов и разновидностей документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности человека.

Назначение документации по личному составу:

а) отражает жизненный путь человека и его взаимоотношения с обществом и государством;

б) характеризует правовые, трудовые, служебные и иные взаимоотношения человека;

в) отражает деятельность организации по вопросам работы с кадрами.

Роль и значение документации по личному составу:

ªдает возможность анализировать профессиональный, образовательный, возрастной состав кадров и обеспечивает текущее и перспективное планирование потребности в кадрах различных квалификаций;

ªдокументация по личному составу используется в справочных целях (получение наград, ученых званий, оформление пенсии);

ªдокументация по личному составу – это источник социологического, исторического и биографического характера. Используется для изучения истории отдельных коллективов и учреждений. Личные документы известных ученых, писателей, государственных деятелей служат историческим источником и составляют основу архивных фондов документов личного происхождения.

Документы по личному составу неоднородны.В его состав входят документы различного функционального назначения:

· первичные учетные документы (анкеты, личные карточки Т-2);

· распорядительные документы (приказы о приеме, увольнении, перемещении);

· личные документы (заявления, документы об образовании, трудовые книжки);

· документы по социальному обеспечению (пенсионному и др.).

Документация по личному составу имеет самостоятельное значение. В кадровой службе она имеет значение и для формирования специальных систем документации.

11.2. Основные комплексы кадровой
документации

Система кадровой документации, исходя из ее функционального назначения, может быть представлена следующими комплексами документов.

t Организационные документы, регулирующие порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации. В данный комплекс входят:

ü правила внутреннего трудового распорядка;

ü положение об отделе кадров;

üдолжностные инструкции;

üразличные положения, регламентирующие работу с персоналом: положение о персонале, положение о персональных данных, положение о работе с конфиденциальными документами и др.;

üинструкция по кадровому делопроизводству.

Эта документация должна иметь визы согласования и грифы утверждения и соответствовать требованиям оформления в соответствии с ГОСТ-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

t Плановая кадровая документация включает в себя документы перспективного прогнозирования и текущего планирования в части комплектования кадрами, численного состава различных категорий рабочих и служащих, повышения квалификации работников.

Плановые документы представлены программой социального развития коллектива, планами комплектования кадров, командировок, графиками отпусков и др.

t Договорная кадровая документация регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов социального партнерства. Эти взаимоотношения закрепляются в различных соглашениях, коллективном договоре и трудовом договоре.

t Персональная документация – достаточно объемный комплекс, включающий:

üдокументы, удостоверяющие личность, которые предъявляются при поступлении на работу;

üдокументы об образовании (дипломы, свидетельства, аттес­таты и др.);

üдокументы о семейном положении;

üдокументы, отражающие трудовую деятельность (трудовая книжка, приказы по личному составу и др.);

üслужебные документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества (представления на должность, аттестационные листы, справки-объективки и др.);

üличное дело, в котором сосредоточены многие документы персонального характера.

t Распорядительная документация представлена различными по назначению приказами (распоряжениями) по личному составу, предназначенными для юридического оформления отношений гражданина с организацией.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении на должность; освобождении от должности и перемещениях по службе; вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; утверждении систем оплаты труда работников; премировании, предоставлении отпусков, перемене фамилии и т. д.

Приказы служат единственным основанием для внесения соответствующих записей в трудовую книжку, учетные формы и другие документы.

t Учетная кадровая документация выполняет функцию персонального учета работников, является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров. К учетным документам относятся личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС (для государственных служащих), Т-4 (учетная карточка научного работника).

t Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатном расписании и приказах по личному составу). Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает следующие унифицированные формы:

üтабель использования рабочего времени и расчета заработной платы;

üтабель использования рабочего времени;

ü расчетно-платежная ведомость;

üлицевой счет;

ü записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

üзаписка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

üакт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

t Информационно-справочная документация служит основанием для принятия распорядительных документов. Она включает:

üзаявления;

üдокладные и объяснительные записки;

üакты;

üсправки.

Классификация кадровой документации весьма условна, т. к. в основе ее могут быть разные признаки. Так, автор учебника «Делопроизводство в кадровой службе» (М., 2009) М. Ю. Рогожин выделяет следующие комплексы документов:

1. Документы по рекрутингу персонала включают: заявку на поиск и отбор персонала; объявление о вакансии; резюме; анкету; автобиографию; личный листок по учету кадров; заявление о приеме; приказы о приеме).

2. Документы по адаптации, мотивации, тренингу и контроллингу персонала представлены такими видами, как программа; план становления в должности; отзыв о прохождении испытательного срока; программа и план тренинга; протокол заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист; аттестационная характеристика).

3. Документация кадрового органа предприятия включает расчет численности кадров, организационную структуру и численный состав, штатное расписание, положение о службе кадров, типовую инструкцию по делопроизводству.

4. Документы по ротации персонала представлены документацией по перемещению персонала, увольнению, командированию и отпускам.

5. Документы по кризисному управлению персоналом включают документацию по персоналу, связанную с ликвидацией предприятия, сокращением численности штата, при возникновении несчастного случая, при возникновении трудового спора на предприятии.

Как следует из сравнительного анализа представленных классификационных групп документов, все они взаимосвязаны, а их четкая и однозначная группировка невозможна.

11.3. Документирование трудовой
деятельности персонала

Рассмотрим основные специфические кадровые документы, связанные с документированием трудовой деятельности персонала.

Первичными документами трудоустройства являются резюме, заявление о приеме на работу, личный листок по учету кадров или анкета, автобиография.

Резюме–это визитная карточка соискателя, является краткой формой изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Жестких требований к форме и содержанию нет, однако существуют общие правила:

· целенаправленность – изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;

· лаконичность (объем одна – две страницы);

· конкретность – все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;

· честность – отсутствие недостоверной информации;

· структурированность и дизайн – логичное и красивое оформление.

Состав информации резюме предполагает: заголовок – Ф.И.О.; цель – точное название должности, на которое посылается резюме; личные данные – возраст, семейное положение, образование (когда, где получено, полученная квалификация, дополнительное образование, сертификаты), опыт работы (за последние пять – десять лет); профессиональные навыки; дополнительная информация (наличие автомобиля, водительских прав, занятие спортом); дата составления.

Отобранную информацию необходимо изложить так, чтобы с большей объективностью и выгодой для соискателя отразить знания, навыки и опыт (приложение 52).

Заявление. Как вид документа оно не унифицировано. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: адресат – наименование должности, фамилия и инициалы руководителя подразделения в родительном падеже; вид документа; текст с изложением сути вопроса, указанием должности и названия структурного подразделения; подпись и дата; визы согласования; резолюция руководителя организации (приложение 53).

Анкета или личный листок по учету кадровявляютсяобобщающим структурированным документом, заполняемым работником при приеме на работу. Представляют собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.

Анкета является обязательным видом документа в составе личного дела государственного гражданского служащего РФ, а форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. К анкете прилагаются копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника кадровой службы и печатью, а также фотографии.

В организации, как правило, имеются трафаретные бланки анкет или личных листков.

В ряде случаев от работника дополнительно к анкете требуется написание автобиографии, представляющей собой краткое, письменное жизнеописание с указанием персональных данных, сведений о ближайших родственниках, этапах учебной и производственной деятельности. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, и в отличие от резюме факты жизнедеятельности излагаются в ней в хронологической последовательности.

Кроме автобиографии поступающий на работу человек может принести рекомендательное письмо с последнего места работы и характеристику.

При положительном решении вопроса с претендентом на конкретную должность заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права; своевременно в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять определенные этим соглашением трудовые функции, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В III разделе Трудового кодекса РФ (ТК РФ) раскрываются содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст. 58 и 59), порядок заключения трудового договора (гл. 11), изменение трудового договора (гл. 12), прекращение трудового договора (гл. 13).

Достаточно детально в Трудовом кодексе определено содержание трудового договора. В обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (Ф.И.О. работодателя – физического лица), сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица); ИНН налогоплательщика; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

В структуре трудового договора выделяются существенные (обязательные) и дополнительные условия. Существеннымиусловиями трудового договора являются: место работы сотрудника, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, компенсация за тяжелую работу, условие об обязательном социальном страховании работника.

В трудовом договоре могут предусматриваться и дополнительные условия: уточнение места работы с указанием структурного подразделения, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.

Срок действия трудового договора устанавливается на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Особенности оформления трудового договора обусловлены требованиями, установленными соответствующими положениями Трудового кодекса РФ и рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении состава и порядка оформления реквизитов документа. В соответствии со ст. 67 ТК РФ заключение трудовых договоров осуществляется по установленной форме, предусматривающей письменное оформление, составление в двух экземплярах и подписание обеими сторонами трудовых отношений – работником и работодателем.

Подписание трудового договора сопровождается приказом о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном договоре, предопределяют содержание приказа.

Служебный контракт заключается с гражданином, поступающим на государственную гражданскую службу. Содержание служебного контракта унифицировано и установлено законом «О государственной гражданской службе». Форма служебного контракта утверждена указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159.

Приказы по личному составуявляются не только распорядительными документами, они одновременно относятся и к первичным учетным документам, т. к. фиксируют факт приема, перевода или увольнения работника и являются основанием начисления ему заработной платы. В связи с этим формы всех приказов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004. К формализованным документам персонального учета относятся различные виды приказов: Т-1, Т-1А, Т-5, Т-5А, Т-6, Т-6А, Т-8, Т-8А, Т-9, Т-9А, Т-11, Т-11А (приложение 46).

Функциональное назначение приказов (распоряжений) о приеме работников (работника), переводе, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, направлении в командировку, поощрении или дисциплинарном взыскании заключается в документировании юридических фактов, их оформлении и отражении в соответствующих учетных формах.

Состав информации в приказах по личному составу зависит от видов приказов. Они могут включать: наименование организации, структурного подразделения, фамилии, имена и отчества работников (работника) и их табельные номера, должности, предписываемые действия, характер предстоящей работы, размер оклада и других денежных сумм и др. Обязательными реквизитами приказов являются дата и номер документа, код формы по ОКУД и ОКПО, подписи (приложения 48–49).

Приказы по личному составу отличаются от приказов по основной деятельности. Они составляются кадровой службой, не содержат констатирующей части (за исключением приказов о поощрении и дисциплинарных взысканиях), имеют отдельные от приказов по основной деятельности регистрационные номера. Обязательным элементом является основание издания приказа и доведение приказа под личную подпись того лица, которого он касается.

На основании приказа о приеме на работу заполняется личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), делается запись в трудовой книжке. В последующем в эти формы документов вносятся соответствующие изменения.

Личная карточка(формы Т-2, Т-2ГС)является основным учетным документом, который заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров. Карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных должны отражаться в этой карточке.

Личная карточка заполняется на основании:

· приказа о приеме на работу;

· паспорта или документа, удостоверяющего личность;

· трудовой книжки;

· страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

· документа воинского учета (для военнообязанных);

· документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

В 11 разделах карточки Т-2 отражены общие сведения о работнике; содержатся сведения о воинском учете; о приеме на работу и переводе на другую работу; об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, наградах, поощрениях, почетных званиях; отпусках; социальных льготах и др. (приложение 51).

Специфическая информация содержится в личной карточке государственного служащего (стаж государственной или муниципальной службы, присвоение квалификационного разряда, классного чина и др.) и в личной карточке научно-педагогических работников (ученая степень, звание, научная специальность, отрасль науки).

Трудовая книжкаустановленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в кадровую службу, а на лиц, принятых на работу впервые и не имеющих трудовую книжку, она заводится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка нового образца введена с 01.01.2004. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938, 1973, 2003) действительны и обмену на новые не подлежат.

По формату трудовая книжка приближена к паспорту и имеет 44 страницы. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка «Трудовая книжка». При изготовлении новых трудовых книжек используются современные полиграфические технологии. Дополнительно была разработана новая бумага с химической защитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов.

Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентировано «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003) и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В трудовую книжку в соответствии с ТК РФ (ст. 66) вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В соответствии с Инструкцией все записи в трудовой книжке производятся аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой (водостойкими чернилами, пастой или гелем черного, синего, фиолетового цвета) и без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах документа производятся арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

При оформлении трудовой книжки на титульном листе указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование (профессия, специальность), сведения о выполняемой работе. После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки. Своей подписью работник заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (кадровой службы).

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально прописан в Инструкции. При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются так, чтобы они читались, одной линией, и записываются новые. Эти изменения производятся на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются не только «подписью работодателя или специально уполномоченного лица», но и печатью.

При изменении образования или получении новой профессии, специальности записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность.

Все последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа руководителя организации в срок не более семи дней с даты издания такого приказа, а при увольнении – в день увольнения. При этом записи, внесенные в трудовую книжку, должны точно соответствовать тексту приказа, производиться без каких-либо сокращений и иметь в пределах соответствующего раздела трудовой книжки свой порядковый номер.

В разделах трудовой книжки со сведениями о работе и поощрениях нельзя делать исправления и зачеркивания. Все изменения вносятся в таком порядке: неправильная запись признается недействительной, для чего за соответствующим порядковым номером и датой в графе 3 делается запись: «запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись о работе.

Когда в трудовой книжке будут заполнены все страницы какого-либо раздела, в нее вшивается вкладыш, оформляемый по тем же правилам, что и трудовая книжка. На трудовой книжке ставится штамп и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Личное дело– это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся:

а) на работников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители, помощники и т. д.);

б) на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер, заместитель и т. п.);

в) на работников, замещающих государственные должности государственной службы.

Личное дело начинают формировать сразу после издания приказа о приеме на работу. Оно формируется в отдельной папке, на обложке которой указывают: наименование организации; название структурного подразделения; номер дела; фамилия, имя, отчество; дата поступления на работу (дата начала личного дела); дата окончания личного дела (при увольнении); количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив); срок хранения личного дела (75 лет).

В дело помещается бланк внутренней описи, в которую должен вписываться каждый документ, включаемый в личное дело. Затем в дело подшивают документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности работника, в том числе:

· личный листок по учету кадров или анкета;

· дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

· автобиография;

· копии документа об образовании;

· трудовой договор (второй экземпляр);

· характеристики, рекомендательные письма;

· заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

· выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

· выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности;

· выписки (копии) документов об аттестации работника (отзывы, аттестационные листы и др.).

Помимо этих документов в личное дело помещаются, но не подшиваются справки о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а также его заверенные фотографии.

Более полным будет личное дело научных и научно-педаго­гических работников. В него обычно включают списки научных трудов и изобретений, отзывы о работе, выписки из протоколов заседаний Советов при избрании на должность или присвоении званий и др.

Свои особенности имеет формирование личного дела государственного служащего. Порядок ведения личных дел данной категории оговорен в федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации». Перечень документов, приобщаемых к личному делу гражданского служащего, значительно расширен и указан в «Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», утвержденного указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Среди 25 видов документов, предусмотренных в составе личного дела, следует назвать: документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса), экзаменационный лист и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений, копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ, сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и т. д.

Ведение личного дела включает:

ü приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

ü обеспечение сохранности личных дел;

ü обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

ü предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем работникам предприятия на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом работникам);

ü ознакомление работников с документами их личных дел не реже одного раза в год.

Охарактеризованные виды кадровых документов обеспечивают полное документирование трудовых отношений.

Кадровые документы

Прочие

  • Письмо-согласие работодателя на перевод работника к другому работодателю
  • Справка о сумме зарплаты за два года
  • Предложение работнику о переводе на работу к другому работодателю
  • Штатное расписание (Форма Т-3)
  • Командировочное удостоверение (Форма Т-10)
  • Личная карточка (Форма Т-2)
  • Лист опроса для графика отпусков
  • Личный листок по учету кадров
  • Сведения об увольняемых работниках
  • Докладная записка
  • Объяснительная записка
  • Обложка личного дела
  • Письмо о расторжении трудового договора с несовершеннолетним
  • Информация о массовом высвобождении работников
  • Ходатайство о досрочном снятии дисциплинарного взыскания
  • Направление на медосмотр
  • Информация о простое
  • График отпусков
  • Информация о прекращении простоя
  • Записка-расчет (Форма Т-61)
  • Запрос в ПФР о предоставлении сведений о зарплате работника у предыдущих работодателей
  • Накладная на отпуск товара (Форма ОП — 4)
  • Ведомость выдачи натуральной оплаты (Форма №415-АПК)
  • Записка-расчет (Форма Т-60)
  • Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
  • Запрос в медицинское учреждение
  • Внутренняя опись документов личного дела
  • Дополнение к личному листку по учету кадров
  • Запрос о нахождении в реестре дисквалифицированных лиц
  • Извещение о групповом несчастном случае (тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом) по форме 1
  • Сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах
  • Сообщение о страховом случае по форме Приложения 1 к Приказу ФСС
  • Письмо о заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должность государственной (муниципальной) службы
  • Решение комиссии по определению преимущественного права на оставление на работе
  • Предложение о расторжении трудового договора по соглашению сторон
  • Авансовый отчет
  • Лист ознакомления
  • Справка о фактически отработанном времени
  • Письмо-запрос о подлинности документа
  • Номенклатура дел структурного подразделения
  • Анализ обеспеченности на период мобилизации и в военное время трудовыми ресурсами
  • Ведомость на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва уполномоченных цехов и отделов для вручения забронированным гражданам
  • Ведомость на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу забронированным гражданам
  • Карточка учета организации
  • Листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете
  • Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе
  • План замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время
  • План мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва
  • Номенклатура дел организации
  • План оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
  • План работ по осуществлению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе
  • Расписка в приеме от граждан документов воинского учета
  • Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете
  • Сведения об изменении учетных данных граждан, состоящих на воинском учете
  • Список граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках
  • Список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста
  • Список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет
  • Список граждан, пребывающих в запасе, на которых испрашиваются персональные отсрочки от призыва
  • Список уполномоченных по вручению удостоверений об отсрочке от призыва забронированным гражданам
  • Протокол заседания экспертной комиссии по документационному обеспечению
  • Функциональные обязанности ответственного за военно-учетную работу
  • Список граждан, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу
  • Доверенность на получение бланков удостоверений об отсрочке от призыва
  • Представление о поощрении
  • Служебное задание (Форма Т-10а)

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.
К этому виду документации относятся:
• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
• информационно — расчетные документы;
• официальная внутренняя переписка;
• журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу :
— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания Приказы по основной деятельности — трудовые книжки
— трудовые договора и изменения к ним
— копии приказов по личному составу — личные карточки работников
— личные дела работников
— табель учета рабочего времени — заявление работника
— служебные записки
— объяснительные
— представления — регистрация трудовых договоров
— регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
— регистрация приказов о предоставлении отпуска
— регистрация приказов о командировках работников
— регистрация командировочных удостоверений
— регистрация служебных заданий
— регистрация локальных нормативных актов
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
— регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
— выдача справок по личному составу
— учета больничных листов

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:
— трудовая книжка,
— трудовой договор,
— справка о трудовой деятельности,
— копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.
К их числу относятся:
— личная карточка работника,
— штатное расписание,
— табель учета рабочего времени,
— личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно
Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно
Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках… Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Обязательные кадровые документы
Название документа Форма документа
По каждому сотруднику
Трудовой договор Произвольная
Трудовая книжка Есть две формы трудовых книжек:
утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225;
утвержденная постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 г. N 656
Личная карточка Форма N Т-2
Приказы:
— о приеме работника (работников);
— о переводе работника (работников);
— о предоставлении отпуска (отпусков);
— о прекращении трудового договора с работником (трудовых договоров с работниками);
— о командировке работника (работников);
— о поощрении работника (работников) и др.
Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)
Форма N Т-9 (Т-9а)
Форма N Т-11 (Т-11а)
Основания к приказам (трудовые договоры, заявления, докладные записки, графики, табели и т.д.)
В целом по организации
Штатное расписание Форма N Т-3
График отпусков Форма N Т-7
Табель учета рабочего времени Форма N Т-13
Правила внутреннего трудового распорядка Произвольная
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69
Положение о защите персональных данных работника Произвольная
Правила (инструкция) по охране труда работников Произвольная
Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т.д. Например:
— расчетно-платежная ведомость;
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику …
Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой…

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах
Название документа Обстоятельства, при которых документ становится обязательным
Коллективный договор Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению
Должностные инструкции Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об оплате и стимулировании труда работников В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием
График сменности Сменная работа
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну
Договор о полной материальной ответственности Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12)
Журнал прохождения медосмотров Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13)
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность.

В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).

На ваше усмотрение

И напоследок — о документах рекомендательного характера. Такие бумаги могут быть, а могут и не быть в организации. Они служат для оптимизации работы с кадрами. Например, к рекомендательным можно отнести следующие документы:

  • служебные и докладные записки;
  • личные дела;
  • справки о трудовой деятельности;
  • штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие — пока вакантны;
  • номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 «Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» (*16).

Елена Тарасова,
эксперт журнала

*1) п. 8 ст. 86 ТК РФ

*2) пост. Минтруда от 14.07.1993 N 135

*3) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3043-6-0

*4) письмо Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1

*5) письмо Роструда от 10.10.2006 N 1688-6-1

*6) письмо Роструда от 01.03.2007 N 472-6-0

*7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0

*8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ

*9) письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1

*10) письмо Роструда от 20.11.2006 N 1904-6-1

*11) письмо Роструда от 23.06.2006 N 948-6

*12) письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1

*13) письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32

*14) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*15) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*16) утв. приказом Федеральной архивной службы России 06.10.2000

Журнал «Актуальная бухгалтерия» N 11/2007, Елена Тарасова, эксперт журнала

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Необязательные документы

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Правила перепечатки данного материала

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *