Автоматизация налогового учета

Содержание

Автоматизация налогового учета



Статья посвящена автоматизации налогового учета на предприятиях, ознакомление с бухгалтерскими программами, применение их на практике.

Ключевые слова: автоматизация, налоговый учет, бухгалтерский учет, основные средства, доход, расход

Налоговый учет — одно из ведущих звеньев информационной системы финансово-экономической деятельности предприятия, формируемых на принципах бухгалтерского учета в целях определения доли изъятия доходов в пользу государственного бюджета.

Налоговый учет должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить возможность непрерывного отражения хронологической последовательности фактов хозяйственной деятельности, систематизации указных фактов и формирование показателей налоговой декларации.

Во многом порядок налогового учета зависит от вида деятельности организации, объема документооборота, используемых программ, от внутренней структуры учетной службы, наличия в ее составе отделов налогового учета.

Статья 313 НК РФ позволяет налогоплательщикам самостоятельно организовывать систему налогового учета. По большому счету все способы его организации, взятые на вооружение российскими компаниями, можно разделить на две группы:

1) ведение налогового учета параллельно бухгалтерскому;

2) формирование налоговой базы вручную.

Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Ведение налогового учета параллельно бухгалтерскому предполагает формирование налоговых регистров на основе дополнительной помимо бухгалтерской обработки первичных документов. При такой системе регистры налогового учета, по сути, представляют собой перечень соответствующих первичных документов. Разработчики большинства бухгалтерских программ пошли именно по этому пути.

Достоинством этого способа является то, что при формировании налоговой базы уделяется внимание каждому первичному документу. Но есть и недостатки.

Во-первых, объем бухгалтерской работы значительно возрастает. Ведь весь массив информации, содержащийся в первичных документах, обрабатывается и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Во-вторых, затрудняется контроль за полнотой и правильностью разнесения первичных документов в налоговом учете (из-за отсутствия двойной записи). При большом документообороте поиск ошибок может превратиться в трудновыполнимую задачу. В результате на средних и крупных предприятиях при отсутствии специальной эффективной системы контроля налоговая база формируется практически «вслепую».

Многие предприятия не ведут специальных налоговых регистров и до сих пор формируют налоговую базу путем корректировки бухгалтерской прибыли или отдельных статей расходов и доходов, полученных в бухгалтерском учете. То есть, по сути, продолжает использоваться способ расчета налогооблагаемой прибыли, применявшейся до 2002 г.

Наиболее оправданным на современном этапе представляется некий третий альтернативный вариант организации налогового учета.

Данный вариант налогового учета будет отличаться тем, что он будет оперировать данными регистров бухгалтерского учета, а не непосредственно первичных документов.

Формирование данных налогового учета на анализируемом предприятии осуществляется путем программной настройки в программе «LEXEMA».

Комплексная система автоматизации управления предприятием «Lexema 5.0», разработанная компанией «Экософт», предназначена для средних и крупных организаций, в том числе имеющих сложную филиальную или холдинговую структуру. Программный комплекс позволяет автоматизировать все основные бизнес-процессы предприятия: управление финансовыми потоками и материальными ценностями, среднесрочное планирование, производственный процесс и взаимоотношения с клиентами. Система легко интегрируется с другими программными продуктами, например, с «Клиент-банк», и имеет отраслевые модули, разработанные под специфику нефтегазовой, пищевой, строительной и других отраслей промышленности, а также под сферу обслуживания и торговли. Программа отличается гибкостью и может быть адаптирована к организационным особенностям конкретного предприятия.

Модуль «Налоговый учет», разработанный компанией «Экософт», значительно сокращает временные затраты бухгалтерии на составление налоговой отчетности:

1) решает задачи автоматического ведения регистров налогового учета, получения налоговой отчетности и заполнения налоговой декларации. Аналитические регистры модуля содержат всю необходимую детальную информацию о проводимых операциях и имущественных объектах налогообложения;

2) имеет справочник данных, позволяющий в произвольном количестве независимых разрезов анализировать доходы и расходы в налоговом учете;

3) предоставляет возможность обращения к отчету реестра первичных документов, что обеспечивает «прозрачное» ведение учета;

4) предусматривает автоматизированное формирование декларации по налогу на прибыль и различных аналитических ведомостей.

Существуют два пути ведения налогового учета: ведение бухгалтерского учета с применением как можно большего количества данных бухгалтерского учета для создания регистров налоговой отчетности и ведение налогового и бухгалтерского учета параллельно.

Для облегчения ведения налогового учета в «Экософт» применяются оба пути. Например, для ведения налогового учета по основным средствам используется второй способ ведения налогового учета, параллельно бухгалтерскому учету, рассчитывается амортизация по налоговому учету. При этом налоговый отдел работает с той же карточкой ОС, что и бухгалтерия, используя все данные бухгалтерского учета. Результатом этого является автоматическое формирование необходимых регистров: расчета амортизации ОС, информации об объекте ОС и др.

Для построения основных регистров доходов и расходов в системе используется первый способ ведения налогового учета. Все необходимые данные бухгалтерского учета участвуют в автоматическом формировании регистров основных и прочих доходов и расходов.

В модуле реализованы: единый иерархический справочник кодов доходов и расходов, расчет налоговых регистров и их представление в единый динамический.

Для заполнения декларации по налогу на прибыль реализован расчет итогов по кодам доходов и расходов.

Визуальное представление итогов в соответствии с иерархией, определенной в справочнике кодов доходов и расходов, реализовано с помощью «Отчетов». Из любого регистра пользователь может перейти непосредственно к отчету реестра первичных документов. Это обеспечивает «прозрачное» ведение учета и позволяет документально обосновать каждую цифру в налоговой декларации.

Модуль предусматривает автоматизированное составление «Декларации по налогу на прибыль». Полную автоматизацию налогового учета обеспечивает гибкий механизм настройки налоговых проводок.

Порядок составления налоговой отчетности, формы регистров налогового учета и порядок их ведения, порядок формирования налоговой базы, расчета и уплаты налогов и сборов регулируется Положением об учетной политике, а также внутренними документами о порядке исчисления и уплаты отдельных налогов и сборов, основанными на действующем законодательстве и утвержденными анализируемым предприятием. Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.

Как один из возможных путей усовершенствования системы налогового учета и налоговой отчетности на предприятии рассмотрим процесс автоматизации данного вида учета.

В решении задачи возможно задействовать одну из шести программ: «Инфо-Бухгалтер», «Компас», «1С: Бухгалтерия», «Инфин-Управление», «Фолио» и «Турбо-Бухгалтер». Бухгалтерские программы этих фирм давно известны на рынке программных продуктов и имеют большое число пользователей. У каждой программы своя модель ведения налогового учета.

Результаты таковы. Программы воплощают два подхода к ведению налогового учета. Некоторые из них используют специальные за балансовые счета в качестве регистров налогового учета. Другие — субсчета бухгалтерских счетов с признаком налогового учета, а если какие-то данные налогового учета невозможно отразить в рамках бухгалтерского, тогда вводятся дополнительные налоговые счета.

Кроме того, программа «Инфо-Бухгалтер» по налоговым счетам применяет двойную запись, но не в традиционном смысле, а несколько иначе. Для корреспонденции с налоговыми счетами вводится дополнительный счет баланса доходов и расходов. Программа «1С: Бухгалтерия» тоже использует корреспонденцию налоговых счетов в отдельных случаях.

Регистры налогового учета во всех программах формируются автоматически. В большинстве рассматриваемых программах за основу взяты регистры, рекомендованные ФНС России. В программе «Инфо-Бухгалтер» налоговые регистры строятся в соответствии с доходами и расходами, поименованными в гл. 25 НК РФ. Что касается заполнения декларации по налогу на прибыль, здесь различий нет: во всех программах декларация заполняется автоматически. Задача пользователя — только указать период, за который составляется декларация, остальное сделает программа.

Есть еще некоторые особенности программ, которые могут облегчить жизнь пользователю.

Глава 25 НК РФ дала возможность налогоплательщикам самостоятельно определять, как построить налоговый учет. Поэтому выбор программы может основываться как на учете специфики работы налогоплательщика, так и в зависимости от выбранного им порядка ведения налогового учета.

Рассмотрев особенности каждой из представленных программ и проанализировав деятельность рассматриваемого в данной работе предприятия, можно сделать вывод, что наиболее привлекательной с точки зрения экономичности ведения учета для рассматриваемого предприятия является автоматизированная программа «Турбо-Бухгалтер». Налоговый учет здесь ведется параллельно с бухгалтерским учетом. Каждая бухгалтерская проводка помечается аналитическим признаком налогового учета. При корректировке операции (суммы, даты, проводки и др.) в бухучете программа автоматически учтет изменения и в налоговом учете. Возможна ручная корректировка.

Данные налогового учета формируются на основе бухгалтерского или вручную в зависимости от различий в налоговом и бухгалтерском учете.

Регистры соответствуют рекомендациям ФНС России и регистрам, предложенные разработчиками программы.

Корректировка бухгалтерских проводок осуществляется на уровне аналитики. Уровень аналитики не ограничен. В случае применения налоговых счетов используется двойная запись.

Однако не будет лишним сказать, что любая автоматизированная программа по-своему «индивидуальна» и может настраиваться с учетом отраслевых особенностей предприятия, схемы бухгалтерского учета и документооборота.

Таким образом, в современных условиях в российской экономике, предъявляют новые требования к специалистам, занятым в различных сферах экономике, следовательно, и к самой системе экономики.

Литература:

  1. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011
  2. Налоговый кодекс РФ гл.25
  3. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, приказ Минфина России от 29.07.98 № 34н (в ред. от 24.03.2000).
  4. Консультант плюс. Практическое пособие по налогу на прибыль. Москва Статус, 2007 г.
  5. Институт профессиональных бухгалтеров России. Учет расчетов по налогу на прибыль. Москва, Институт профессиональных бухгалтеров России. Информационное агентство «ИПБР- БИНФА» , 2008 г
  6. Быкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум, — М., 2009.
  7. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. — СПб, Изд-во «Питер», 2007г., — 300с.
  8. Положение по бухгалтерскому учету Учетная политика,- ПБУ 1/2008
  9. Рязанцева Н. А., Рязанцев Д.Н. 1C: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. — СПб.:БХВ-Петербург, 2008г.
  10. Черкесова Э.Ю., Савченко И.В. Экономика и предпринимательство. Анализ состава доходов государственных гражданских служащих территориальных налоговых органов № 9-1 (62-1). С. 881-885, 2015г.

Учет кассового оборудования в составе основных средств

Для отнесения контрольно-кассовой техники к основным средствам необходимо выполнение следующих условий:

  • предмет труда – самостоятельный объект, не являющийся запасной частью другого оборудования;
  • срок полезного использования более года;
  • применяется в процессе предпринимательской деятельности в целях извлечения прибыли;
  • критерий первоначальной стоимости – не менее 100 тыс. рублей.

Если основные требования к технике удовлетворены, то по решению юридического лица в бухгалтерском учете в составе основных средств могут быть учтены активы стоимостью менее 100 тыс. рублей.

Если учетной политикой компании принято решение учитывать ККМ в составе основных средств, то первоначальная стоимость будет собираться из основных понесенных затрат:

  • стоимость кассы;
  • затраты на информационные и консультационные услуги;
  • стоимость работ по настройке и установке оборудования, доставке и т. д.

В бухгалтерском учете формирование первоначальной стоимости основных средств отображается на активном 08 счете: дебет – формирование цены, кредит – перевод актива в состав ОС и начало использования:

  • Дт 08 Кт 60 – учтены расходы на приобретение кассы и фискального накопителя;
  • Дт 08 Кт 26 – списаны общехозяйственные услуги;
  • Дт 01 Кт 08 – стоимость основного средства полностью сформирована, актив передан в использование.

Практический пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Русь» в целях модернизации рабочего места кассира приобрело новую автономную кассу с фискальным накопителем. Стоимость приобретения – 33,4 тыс. рублей, включая НДС 18% 5094,92 руб. Также компания понесла дополнительные расходы на покупку ключа активации на 36 месяцев и подключение ККТ к оператору фискальных данных. Суммарно затраты на дополнительные настройки составили 8600 рублей, в т. ч. НДС 18% 1311,87 руб.

Учетной политикой ООО «Русь» закреплено принимать кассы в бухгалтерском учете в составе основных средств, если их первоначальная стоимость выше 30 тыс. рублей.

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

  • Дт 08 Кт 60 – 28 305,08 руб. – учтено приобретение оборудования у поставщика.
  • Дт 19 Кт 60 – 5094,92 руб. – учет входного НДС.
  • Дт 08 Кт 60 – 7288,13 рублей – издержки компании на настройку ККТ.
  • Дт 19 Кт 60 – 1311,87 руб. – входной НДС от поставщика.
  • Дт 68 Кт 19 – 6406,79 руб. – налог на добавленную стоимость принят к вычету.
  • Дт 01 Кт 08 – 35 593,21 руб. – приобретенный кассовый аппарат включен в состав основных активов фирмы.

Учет ККТ в составе материальных запасов

Помимо включения оборудования в состав основных средств, многие компании оприходуют технику на 10 счет в составе МПЗ и сразу списывают стоимость вводом в эксплуатацию на соответствующие счета затрат. В данном случае информация о фискальном накопителе и ККТ может учитываться на забалансовом счете или проверяться при детальном аналитическом учете сч. 10.

Практический пример 2

Общество с ограниченной ответственностью «Кактус» в рамках модернизации приобрело фискальный регистратор «АТОЛ» стоимостью 32 тыс. рублей (в т. ч. НДС 18% 4881,36 руб.). Затраты на заключение договора с ОФД и вызов технических специалистов составили 15 тыс. рублей, включая НДС 18% 2288,14 руб. Компания относится к малым торговым предприятиям.

Бухгалтерия ООО «Кактус» составила следующие проводки по операциям:

  • Дт 10 Кт 60 – 27118,64 руб. – оприходование товаров от поставщика.
  • Дт 19 Кт 60 – 4881,36 руб. – учтен НДС.
  • Дт 44 Кт 60 – 12 711,86 руб. – издержки на вызов специалистов отнесены в затраты на продажу.
  • Дт 19 Кт 60 – 2288,14 руб. – учет налога.
  • Дт 68 Кт 19 – 7169,50 руб. – НДС принят к вычету.
  • Дт 44 Кт 10 – 27 118,64 руб. – кассовый аппарат введен в эксплуатацию.

Замена фискального накопителя, бухучет

Фискальный накопитель – неотъемлемая часть ККТ, обеспечивающая формирование фискального признака, запись и хранение данных, шифрование информации для передачи сведений в ОФД.

В процессе использования кассового оборудование требуется замена накопителя:

  • вследствие истечения срока действия;
  • при смене собственника кассовой техники;
  • память накопителя заполнена раньше окончания срока действия;
  • поломка кассы или выход из строя элемента.

Бухгалтерский учет замены элемента будет также зависеть от выбранного на предприятии метода учета кассы.

ККТ относится к основным средствам компании. В данном случае замена фискального накопителя будет происходить в рамках модернизации актива:

  • Дт 10 Кт 60 – покупка нового ФН.
  • Дт 08 (субсчет учета расходов на модернизацию) Кт 10 – учтены затраты на приобретение и установку элемента.
  • Дт 01 Кт 08 – увеличение стоимости актива в результате замены накопителя будет отражаться в карточке ОС.

Касса не относится к основным средствам компании: затраты на новый фискальный накопитель будут сразу отнесены на соответствующие счета:

  • Дт 10 Кт 60 – покупка ФН.
  • Дт 26 (44) Кт 10 – списание издержек.

Примечание от автора! После окончания срока действия фискального накопителя необходимо сохранять его в течение 5 календарных лет.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

  • Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
  • Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

  • из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
  • из услуг консультационного характера;
  • из услуг по установке и отладке оборудования.

Пример

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

  • Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
  • Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
  • Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Новый накопитель приобретен за 5000 руб., в т.ч. НДС — 833,33 руб., услуги по его замене сторонней фирмой составили 2000 руб., в т.ч. НДС – 333,33 руб.

Операции отразятся в БУ так:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
  • Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет.

В составе материальных запасов

Если стоимость позволяет, ККТ вместе с фискальным накопителем ставят на учет как материальные ценности и списывают сумму на затраты в начале эксплуатации. Фискальный накопитель учитывают на сч. 10 детализацией его аналитических данных или за балансом.

Пусть теперь стоимость ККТ при приобретении — 25 тыс. руб. плюс НДС. Воспользуемся данными предыдущего примера и сформируем проводки:

  • Дт 10 Кт 60 25000,00 руб. – оприходована ККТ с фискальным накопителем;
  • Дт 19 Кт 60 5000,00 руб. – отражен НДС по ККТ;
  • Дт 26 (44) Кт 60 12000,00 руб. — услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – отражен НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 7400,00 руб. (5000+2400) – налог к вычету;
  • Дт 44 Кт 10 25000,00 – списана стоимость введенной в эксплуатацию ККТ.

При замене накопителя данных проводки, по сравнению с предыдущим примером, значительно упрощаются:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 44 Кт 10 4166,67 руб. – отражен в затратах ФН;
  • Дт 44 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Помимо счетов 44 и 26, в проводках их функцию могут выполнять счета 20, 25.

Обязанность хранить отслужившие свое фискальные накопители приводит к необходимости учитывать их за балансом. Это особенно актуально, если у фирмы несколько точек продаж, использующих ККТ. Для забалансового учета рекомендуется открыть счет 012, прописав его наличие в учетной политике. Некоторые хозяйствующие субъекты учитывают за балансом и сами ККТ.

Что в итоге

  1. Фискальный накопитель учитывается первоначально в составе кассовой техники. В бухгалтерском учете ККТ может фиксироваться как основное средство и как МЦ.
  2. При замене фискального накопителя проводки формируются с участием счета 10. В зависимости от способа учета ККТ затраты по покупке и установке накопителя отражаются либо на счете 08, увеличивая затем стоимость ОС, либо на счетах накопления затрат.
  3. Целесообразно вести учет использованных устройств и за балансом, поскольку организация обязана обеспечить их хранение еще 5 лет после замены.

Какие преимущества дает автоматизация бухучета

Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…

Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.

А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня». Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых. Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.

Прошло 5-10 лет…

Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы, автоматизация учета никого не удивляет. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет. В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня. Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.

То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.

Автоматизация бухучета сегодня

Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.

При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.

Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.

Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.

Конечно, 1С Бухгалтерия 7.7 была практически стандартом бухгалтерского учета на компьютере, обеспечивая исчерпывающие возможности для эффективной работы бухгалтерии, но современные технологии она уже не поддерживает, а из-за отсутствия обновлений не может соответствовать актуальным требованиям законодательства.

Именно эти факторы говорят в пользу использования максимально современной версии платформы для рабочих конфигураций. Но при этом нельзя не заметить, что ставить новую платформу сразу после выхода не всегда оправданно: в ней могут быть ошибки, которые разработчик устраняет уже в процессе эксплуатации, от части «по заявкам» пользователей. Поэтому, пара лет существования платформы в режиме эксплуатации обычно говорит о том, что платформа обкатана в «боевых условиях» и пригодная для работы.

Два очень вредных мифа о возможностях автоматизации бухучета

  • Учет, ведущийся с помощью компьютера и согласно программе, будет идеально правильным, поскольку машина управляет процессом и «человеческий фактор» исключен.

Даже если пользователь хорошо представляет, какие отчеты он должен получить на основании введенных данных, он не застрахован от ошибок ввода и ошибок программы, то есть технических сбоев. Конечно, задача разработчиков не только реализовать алгоритмы, которые необходимы конечным пользователям, а также отработать системные баги, но и предусмотреть алгоритмы действий в случае пользовательских ошибок. Но это происходит не сразу, а с течением времени, при котором программными продуктами уже активно пользуются. Поэтому исключать ошибки программы полностью – нельзя ни в коем случае, а также не стоит пренебрегать обновлениями, которые могут серьезно облегчить работу.

  • Если учет ведется на компьютере, то можно практически ничего не знать, правильный баланс получается автоматически.

Следует помнить, что программа по бухучету – это просто инструмент. При этом современные реалии учета и отчетности таковы, что бухгалтерская программа может сделать этот миф реальностью, при условии правильной настройки огромной массы параметров. А для того чтобы пользователь понимал, какие именно значения, какие проводки он хочет видеть в программе, он все-таки должен знать бухучет. То есть программа не разбирается в налоговом кодексе или ПБУ, но действует по заложенному в нее алгоритму. При этом алгоритм, содержащий явные ошибки или не учитывающий какой-то вариант действий, все-таки задан пользователем. Поэтому зона ответственности за данные, сформированные в программе, лежит на пользователе.

Именно для того чтобы нивелировать отрицательные последствия распространения этого мифа и избежать недовольства некомпетентных покупателей программы, фирма 1С предлагает широкую линейку бухгалтерских программ и сервисов, способных удовлетворить нужды и требования всех своих потребителей – от владельца стартапа, который не представляет себе что такое «проводка», до главного бухгалтера крупного производственного холдинга.

Этапы внедрения автоматизированного бухгалтерского учета

Преимущества комплексной автоматизации бухгалтерского учета на 1С с не вызывает сомнений. Но непосредственно внедрение программы, особенно если автоматизация проходит фактически «с нуля», многих заставляет задуматься о необходимой «глубине» процесса.

Если на предприятии бухгалтеров больше, чем один, к процессу автоматизации следует привлечь интеграторов. Выбор партнера по проекту, как правило, обусловлен пределами бюджета, наличием понимания у будущего партнера предметной области вашего предприятия, а также наличия специалистов по автоматизации необходимого вида учета – людей, которые знают все возможности системы, могут подсказать, какие выгоды вы получите от внедрения*.

*Для достижения максимальной эффективности следует быть готовым к тому, что придется изменить некоторые бизнес-процессы, чтобы вписать их в логику программы (которая, к слову, базируется на лучших практиках и огромном опыте).

Именно партнер поможет сделать выбор из семейства программ 1С, о котором было написано выше, под конкретные нужды.

Основные данные о вашем предприятии для определения решения 1С:

  • Предметная область;
  • Система налогообложения;
  • Сегмент по выручке: малый, средний, крупный бизнес или крупнейшие налогоплательщики;
  • Наличие филиалов, обособленных подразделений, планов по их открытию в дальнейшем;
  • География нахождения бизнеса, особенно если есть обособленные подразделения или зарубежные представительства;
  • Наличие счетов в иностранной валюте;
  • Ведение ВЭД;
  • Структура предприятия: сколько цехов, складов и т.д.;
  • Структура выпускаемой продукции;*
  • Планы по развитию (открыть филиалы, новые типы продукции и т.д.).

*Данные по структурам предприятия и продукции очень нужны, т.к. позволяют в дальнейшем показывать отдельно доходы и затраты по каждой выделенной группе, но очень часто это сложно понять пользователю, который не имел возможность увидеть это в программе заранее.

При первоначальной установке программы заполняются параметры настроек, учетной политики и т.д. Затем наступает этап ввода остатков,* который может занять продолжительное время, если данных много и они вводятся вручную. Если данные представлены в электронном виде (в какой-то другой программе, более ранней версии 1С или даже в Excel), то, скорее всего, их можно конвертировать и перенести в 1С с помощью отдельно созданной программы (здесь стоит соотнести объем данных и стоимость часа работы программиста, умноженный на время создания такой программы).

*На этом этапе зачастую вырабатываются правила наименования номенклатуры, что целесообразно при большом количестве выпускаемой продукции или получаемых товаров. На крупных предприятиях даже появилась должность специалиста НСИ (нормативно-справочная информация), который разрабатывает подобные регламенты и следит за правильностью их использования.

Затем, уже в рамках работы, производится ввод текущих документов. Обычно большая часть первички более-менее однотипна, и, внеся все имеющееся количество однотипных документов, пользователь начинает осваивать возможности программы*.

*Сегодня каждый документ в 1С, а также отчеты по ним, имеют широчайшие возможности настройке (об этом уже упоминалось). Информацию по работе с ними можно найти в учебной литературе 1С, на специализированных курсах, или сайтах.

Работа в автоматизированной бухгалтерской системе

В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов. С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.

И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются. При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.

*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.

Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета

Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.

*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.

Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то без сомнения можно выбрать 1С:Бухгалтерия 8.3 версии ПРОФ. Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.

*Существует заблуждение, что есть отдельно 1С:Бухгалтерия для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку 1С:Бухгалтерия – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.

Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия. При этом цена 1С Бухгалтерия 8.3 ПРОФ ниже цены 1С Бухгалтерия КОРПв два раза.

Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).

Для крупных компаний 1С предлагает системы класса ERP. Термин ERP означает системы планирования ресурсами предприятия (от англ. Enterprise Resource Planning). Это флагманский продукт фирмы 1С, включающий функциональные блоки для удовлетворения всех потребностей крупнейших производственных компаний и холдингов в части автоматизации:

  • Бухгалтерский и налоговый учет
  • Производство
  • Закупки и продажи
  • Склад и запасы
  • Учет затрат и расчет себестоимости
  • Расчет зарплаты и кадры
  • Управленческий учет и бюджетирование
  • Консолидация информации по холдингу
  • Консолидация информации по холдингу
  • Документооборот и делопроизводство
  • Бизнес-процессы
  • Взаимоотношения с клиентами (CRM)
  • Ремонты и техническое обслуживание и др.

Изначально системы такого класса были представлены западными разработками, которые по своей специфики не до конца соответствовали стандартам российского законодательства и быстро меняющимся реалиям отечественного бухучета, поэтому требовали серьезных доработок. Сегодня 1С:ERP не уступает и даже превосходит западные аналоги по своей функциональности и технологическим возможностям. При этом стоит обратить внимание на такой интересный факт: предприятия, построившие свои системы на базе данного продукта, также приобретают и КОРП-версию 1С:Бухгалтерия. Это легко объяснить тем, что регламентированный учет предпочитают вести в отдельной базе, не имеющей никаких доработок, а потому регулярно обновляемой.

Стоит отметить, что в «1С:Бухгалтерия» есть функциональность по кадровому учету и расчету зарплаты, хотя и ограниченная, но способная удовлетворить нужды предприятия до 60 сотрудников с простым учетом. При большем количестве сотрудников и сложных схемах учета следует установить «1С:Зарплата и управление персоналом». Данные из нее в виде проводок можно выгружать в «1С:Бухгалтерия».

>1. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

1.1 Понятие информационной системы

Эффективное управление предприятием в современных условиях зависит не только от квалификации работников предприятия но и от информационных системах применяемых на нем. Поэтому правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика может существенно повлиять на работоспособность предприятия, а это значит что к выбор программных продуктов надо подходить более тщательно и разборчиво подбирая конкретные программные решения именно для своего предприятия.

Основные понятия

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

— информационной базы объекта управления;

— программного обеспечения;

— вычислительной системы;

— пользователей.

Основу БИС составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи БИС:

— обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

— получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

— интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

— получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

— автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

1.2 Структура бухгалтерских информационных систем

Обеспечивающая часть ИС

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

— качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);

— количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

— качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

— количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

— качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);

— количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

— качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);

— количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная часть ИС

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

>
Автоматизация финансовой отчетности

Тот, кто несет фонарь, спотыкается чаще,
чем тот, кто идет следом
Жан Поль

Начало

— Мы тебя берем -, сказал мой будущий руководитель, — но надо посетить ещё один кабинет.
Я стоял в душном коридоре, рядом шуршал принтер, а передо мной была закрытая дверь. За дверью кто-то громко говорил по телефону. Вот голос умолк, мы постучались. За дверью в кресле сидел мужчина, он посмотрел на меня, потом на руководителя и спросил:
— Подходит?
— Да, вполне. – Ответил мой будущий босс.
— Ок, берём.
Так незамысловато начался мой трудовой путь в Банке.
Первая, озвученная мне задача — Автоматизация сбора данных и предоставление, на их основе, управленческой отчетности. Я начал работу с Microsoft SharePoint 2010. Версия 2007 уже была развернута до меня. И первым моим подвигом была попытка перенести пользователей со старой версии SharePoint на новую, в ходе которой, я случайно всех этих пользователей удалил. В связи с этим, знакомство с администратором сервера для портала с отчетами проходило в процессе восстановления данных: нервно, печально, тихо. Я дрожащими руками и мокрым лбом, восстанавливал удаленных, а он смотрел, чтобы я ещё что-нибудь не выкинул.

Первая ласточка

Спустя какое-то время Microsoft SharePoint вместе со встроенным Microsoft Reporting Services был развернут. После XSLT преобразований и css вёрстки портал приобрел корпоративный вид. И начался процесс создания “Хранилища”.
“Хранилищем” называли Базу Данных на Oracle, в которой предполагалось строить “витрины”. А под “витринами” понимались данные для аналитики. Первый отчет я создавал в одиночку, так как штат расширялся медленно, а сделать надо было как обычно — “вчера”. На первых порах не было даже серверов под базу данных и под портал SharePoint. Использовали стандартный пользовательский компьютер, раздобыв к нему пароль администратора. Эксплуатация этого самого пароля администратора являлся строгим нарушением дисциплины. Так что с первых дней работы в Банке мне пришлось смириться с мыслью о том, что успеха тут можно достичь, только нарушая правила. Вторым нарушением был списанный компьютер, который почему-то забыли у нас забрать. Так как он не был настроен под использование в корпоративной сети банка, я воткнул в него Yota и пользовался им как точкой доступа в интернет. В общем, из подручных средств удалось построить рабочее место программиста.
Стоит отметить, что департамент, в который меня взяли на работу, не был связан с программированием и занимался исключительно экономическими задачами. А меня и моих коллег брали как-бы нелегально. В Банке не принято интересоваться, как человек будет решать задачу, она просто спускается сверху и если ты её решил, то молодец, если нет, то будут неприятности (как с реальными нелегалами). Отсюда моё непосредственное руководство, понимая, что автоматизировать управленческую отчетность могут только программисты, пошло на риск и под видом экономистов стало набирать нас.
Так как ресурсов изначально не было, то первой базой данных был Microsoft SQL Server, который использовался так же порталом SharePoint и Reporting Services. Данные я строил по схеме “Звезда”, в отчетах широко использовал контрол – Matrix, с его помощью группировал по строкам, и столбцам. Публике понравились мои отчеты и через пару дней нас: меня, администратора, двух начальников и двух аналитиков, пригласили в самую главную комнату Банка. Комната была обставлена старинной мебелью, за столом сидел Большой человек. В торжественной обстановке он рассказал нам про важность нашей работы и вдохновил на дальнейшие подвиги.

Что не устраивает в Microsoft Reporting Services.

Но то, что нравилось руководству не совсем удовлетворяло сотрудников Банка, которые должны были ежедневно работать с нашими отчетами. Работая с Microsoft Reporting Services, пользователи отмечали следующие неудобства:

  1. Отчеты типа Matrix выглядят как сводные таблицы, с группировками. Группировки могут разворачиваться, посредством нажатия на + у каждого члена группы. На Web-форме, это нормально работает, но при выгрузке в Microsoft Excel, при большом объеме данных всё очень сильно тормозит.
  2. В некоторых отчетах, при определенном наборе значений, запрос, получающий данные из Базы Данных в Reporting выполнялся очень долго, и в итоге выскакивала ошибка превышения интервала ожидания. Попытки увеличения интервала не решили проблему, т.к. существует ограничение на время возврата данных от сервера. В случае с Internet Explorer это ReceiveTimeout. Его можно изменить, но только на машине клиента, а такой возможности у нас не было.
  3. Объемы данных в отчете для клиента могли превысить все мыслимые значения. В первую же неделю работы я с этим столкнулся. Пользователь хотел выгрузить 1 миллион строк из базы, чтобы, как он выразился: “Просто сверить их хочу, вдруг, где ошибка!”. Выгружая такое количество информации в Excel, Reporting не мог завершить выгрузку, т.к. у него заканчивалась память на сервере. Сервера, первое время, были довольно слабые и такие ошибки заводили ситуацию в тупик.
  4. Запросы, используемые в отчетах, MS Reporting сохраняет у себя на сервере. Но хотелось, чтобы они хранились в БД Oracle, в которой располагалось Хранилище. Та же проблема были и с проверкой доступа к отчетам, который хранится в Microsoft SharePoint. Пришлось писать утилиты, которые, ежедневно, копировали эти данные с исходных систем в хранилище БД Oracle.

Так же следует отметить, что в Банке пользователи работают с данными чаще всего в Microsoft Excel. Большинству из них отчеты на Web-форме не нужны. Делая какой-нибудь доклад, или презентацию, пользователь хочет как-то “поиграть” с цифрами. Добавить что-то своё, провести какую-то аналитику или сравнить с предыдущими отчетами. Только бухгалтерские и статистические данные формировались в стандартных формах. Но таких отчетов было меньшинство, большинство же предоставляло данные пользователю, в целях дальнейшей работы с ними.

Microsoft Reporting Services не может, Analysis Services поможет

Если гора не идет к Магомету,
Магомет идет к горе
рассказ о Ходже Насреддине
Перечисленные выше проблемы доставили немало хлопот. Пока я искал их решение, к нам пришли ребята из QlikView и стали предлагать свой продукт. Народ был колоритный, кто берцы с костюмом одел, кто пиджак поверх футболки. В общем, экономили они на продажниках, хотели своими силами всё сделать. Но сам продукт произвел впечатление и заставил задуматься над тем, как улучшить то, что делаем мы. Минусом этого продукта, в случае нашего хранилища было то, что он использовал память для построения своих отчетов. А в нашем случае предполагались огромные объёмы данных, и ограниченность памяти потенциально могла быть серьёзной проблемой. Вторым моментом было то, что непосредственное руководство хотело у себя иметь команду собственных персональных разработчиков, а не людей со стороны. В общем, несмотря на их шикарные презентации, им отказали. Но QlikView был похож на OLAP, а я в своё время был на курсах Microsoft Analysis Services. Это послужило толчком к тому, что я стал строить кубы поверх нашего хранилища. А с помощью ASPxPivotGrid от компании DexExpress я показывал их на Web-форме. Так же выяснилось, что Microsoft Excel может выступать клиентом Analysis Services, что оказалось очень удобно. Т.к. пользователь мог сам построить и проанализировать то, что ему нужно.

Трудности с Microsoft Analysis Services

Но не обошлось без ложки дёгтя. Microsoft Analysis Services не очень удобен для администрирования и у него есть ряд проблем:

  1. Массовая раздача доступа — например, пользователям нужно дать доступ к 30-ти различным кубам. При решении этой задачи стандартными средствами надо давать в каждом кубе доступ по отдельности.
  2. Автопартиционирование — нет штатного способа сделать так, чтобы новые партиции добавлялись автоматически.
  3. Обновление кубов — когда кубов очень много, с множеством партиций в каждом, сложность администрирования многократно возрастает. Microsoft Integration Services удобен в случае одного куба, но при росте числа кубов удобство теряется.
  4. При удалении пользователя из Active Directory, развернуть проект куба на сервер становится невозможно, если удаленный пользователь имел доступ к этому кубу. Приходится выяснять, какая учетная запись была удалена и так же удалять её из куба.
  5. Сложность с разворачиванием измененного проекта.
    Для решения этих проблем, Microsoft предоставил API, c помощью которого можно разработать утилиты, облегчающие работу. Так же проекты, в которых описывается создаваемый куб, хранят всю информацию в xml файлах. Это существенно облегчает разработку ПО, для удобного администрирования MS Analysis Services.

В общем, в своём стиле, дядя Билл, вместо того чтобы дать готовый дом вручил молоток доски и гвозди.

Укрощение Microsoft Analysis Services

Опытность — это школа, в которой уроки стоят дорого,
но это — единственная школа, в которой можно научиться.
Франклин Б.
С помощью инструментария от Microsoft, я разработал и активно использую следующие утилиты:

  1. Утилита массовой раздачи доступа, которая позволяет раздавать доступ одновременно во множество кубов, в определенные роли в каждом. Так же она автоматически удаляет пользователей, которых больше нет в Active Directory.
  2. Утилита автообновления, которая определяет когда и какой куб надо обновить, и что необходимо в нем обновить (какую партицию и т.п.) и запускает обновление. У неё есть возможность сохранять ошибки, возникшие в процессе обновления, и так же, есть возможность добавления новых кубов, их администрирование, приостановка обновлений.

К сожалению, текущая рабочая нагрузка не позволяет заняться разработкой утилит, способных существенно облегчить работу с MS Analysis Services. Хотя мыслей и идей на этот счёт множество.
Стоит так же отметить ошибку, которую я сделал, когда только начал их строить. Она заключалась в том, что факты и измерения я строил с помощью сложных селектов. Когда настала пора резать куб на партиции, они перекочевали в каждую партицию. Что привело к их многократному дублированию, что есть очень плохо. С другой стороны, некоторые селекты выполнялись довольно долго и в случае, когда требовалось пересобрать весь куб заново, время его перестроения сильно возрастало. Спустя какое-то время, пришло понимание того, что прежде чем создать куб необходимо создать таблицы в базе, которые будут содержать все данные для него. А новые данные доливать в них, ежедневно, с помощью Job’ов. На основе этих таблиц, в итоге, строить куб. Так же стоит выработать правила наименования сущностей и решить в каких случаях необходимо создавать отдельные схемы в Базе Данных.

Всегда хочется большего.

OLAP кубы существенно облегчили работу пользователей, но не решили всех проблем. По-прежнему оставались отчеты, которые по различным причинам не могли быть загружены в Analysis Services. Определенные трудности были связанны с тем, что время обновления куба или его партиции может составлять от нескольких минут до нескольких часов. Когда это время есть в наличии, проблем нет, но бывают ситуации, когда данные надо предоставить ”чем раньше, тем лучше” и тут кубы не помощник. Решение было найдено в процессе работы с пользователями. В смежном со мной подразделении работала одна очень толковая сотрудница. Видя её высокий профессиональный уровень, было решено, предоставить ей доступ к базе через Web-форму. Задача не казалась мне слишком сложной, и я написал приложение, которое позволяло писать запросы к базе и возвращать результат в виде файла в формате csv. Это была Web-форма с полем для ввода текста и кнопкой, по нажатию на которую выполнялся запрос и возвращались данные.
Благодаря этому сотрудница написала множество шаблонов на MS Excel, использующих OLAP кубы и выгрузки. Последние она анализировала как с помощью формул, так и с помощью Power Pivot. Как результат, она стала делать хорошо и слишком много и… уволилась. Чуть позже таким же образом уволилась ещё одна сотрудница. Мыслями об этом я поделился с бывалым коллегой, пенсионного возраста, на что получил замысловатый ответ:
— Паровозик из Ромашково должен соответствовать Ромашкову, иначе рельсы не выдержат. (ну, что – то вроде, сотрудницы профессионально переросли свой отдел)
В итоге, я переработал программу, которая выгружала данные из базы. Теперь она может выгружать в файл формата Microsoft Excel. При её создании я использовал OpenXML SDK. Система состояла из трех Web-форм. Одна для удобного администрирования, вторая для того, чтобы пользователь мог видеть список существующих отчетов и третья для формирования отчета. По сравнению с Microsof Reporting Sevices, данная система требовала минимум оперативной памяти при своей работе, т.к. она использовала модель SAX для формирования Excel файла. Также она могла ждать выполнение запроса сколь угодно долго. Сделал я это с помощью отсылки проверочных запросов от клиента серверу. Другим преимуществом был существенно больший объём информации, который она могла выгрузить. Это я сделал, формируя определенное количество строк на одну закладку(Sheet) в файле Excel. Как только это количество достигалось, создавалась следующая закладка. Данное приложение, вначале, было спрятано за 7-мью замками, а доступ давался только особо попросившим. Но, постепенно, оно набрало популярность, и его вывели из тени.

Задач много, людей мало

Команда разработчиков потихоньку расширялась. Взяли ещё одного, мне в помощь и человек 5 программистов БД Oracle. Моего помощника тут же нагрузили дизайном SharePoint и системой премирования, так что помощь была лишь в том, что c этого момента его делал не я.
Задачей программистов, работающих с базой, было наполнение её данными. Отчеты же строил я, в одиночку. Параллельно, я администрировал OLAP Кубы и все программы, которые написал. Тестированием всего этого тоже занимался я. Так же мне надо было, постоянно, всем желающим, по заявкам, раздавать доступ ко всем нашим ресурсам. Ещё необходимо было поддерживать ряд отчетов, которые отправлялись в центр. В отделе работал принцип – тот, кто делает, на том и едут. Попытки передать часть своего функционала кому-нибудь ещё встречали непонимание со стороны руководства. Чтобы скинуть с себя хотя бы отчеты пришлось уйти в отпуск на месяц. Мне повезло, так как после этого случая, на такой срок в отпуск уходил только руководитель. Пока я отдыхал, руководство было вне себя от гнева, так как некому было делать отчеты. В итоге, программисты БД разобрались с Microsoft Reporting Services и научились с ним работать. Вернувшись из отпуска, я почувствовал некоторое облегчение. Теперь можно было уходить домой не в 8 вечера, а немного пораньше.

Ох уж эти файлы!

Для передачи информации между системами в Банке широко используются файлы. Причём чаще всего это файлы формата Excel. Откуда идёт эта традиция мне не известно, но грузить их необходимо, и файлов очень много. Загрузку делали, кто как мог. Кто-то использовал средства Oracle, я писал утилитки на C#, один из коллег использовал Microsoft Integration Service, другой Informatica.
И вот, как то, придя из отпуска, я увидел длинный список требований-пожеланий, которые написали коллеги в моё отсутствие. Это был универсальный загрузчик из файлов в базу. Договорились, что разбирать он будет Excel файлы старого и нового форматов, а так же любые текстовые файлы. Для Excel он будет конвертировать всё в string и писать колонку за колонкой в staging таблицу, для обычных же текстовых файлов, всё писать в другую таблицу, по принципу – одна строчка — одна запись в колонке. Интерфейсом ввода должна стать Web-форма. А само приложение должно быть единым и работать на Web-сервере. Что осложняло его разработку, так как у пользователей, с одной стороны, должна быть возможность загрузить данные в реальном времени через браузер, с другой – загрузка должна запускаться в автономном режиме, по расписанию.
Как-то утром зовёт меня к себе босс и ставит перед фактом: “Сделать надо за неделю, не прекращая администрировать всё то, что ты написал раньше.” В попытках увеличить сроки выполнения задачи, руководитель, с видом профессионала, по пунктам перечислил, что я должен делать и сколько на это тратить времени. В общем, удалось договориться на 3 недели. Но реально работа была закончена через 3 месяца. Это, наверное, менеджерская традиция — ставить короткие сроки.
Чтобы не разгневать руководство, сотрудники, в течение отведенного на разработку времени, спешно делают прототип, который как-то работает. Демонстрируют его начальству, оно ставит галочку – “сделано” и бежит всем показывать и рассказывать, что за чудо штуку написали их подчинённые и как это всё работает. Причём, вскользь упоминается, о том, что проект находится на стадии тестирования и в нём есть ошибки. После того как руководство обо всем отчиталось, все забывают о проекте и ты, не спеша, можешь его доделать. Были случаи, когда к моменту реальной готовности приложения, оно было уже никому не нужно.
Спустя три месяца загрузчик был готов. При его разработке использовались контролы jQWidgets. Приложение оказалось очень полезным, т.к. пользователи видели все загрузки в одном месте и могли легко и удобно управлять загрузками из Web браузера. Исчезла проблема – “Что и откуда мы грузим, почему оно не загружается и как с этим разобраться”.

В поисках волшебной кнопки

Нет мастерства без волшебства.
Валентин Борисов
Если обычных сотрудников Банка мы как-то смогли удовлетворить, то руководство хотело от нас нечто большего. Им виделась Web-форма с большим светофором и кнопкой с надписью “Нажми меня и всё станет лучше”. Этот светофор пытались сделать с момента старта проекта. Но серьёзная работа началась только спустя 3 года.
Были взяты все плановые показатели и сопоставлены с фактами. Из этого всего сделали дерево, обходя которое открывались графики с табличками по каждому показателю. В проекте предусмотрели возможность загружать и отражать действия по улучшению ситуации с выполнением плана. Решение оказалось очень интересным и полезным, но оно требовало очень много человеческих ресурсов, т.к. по каждому показателю надо было подгружать прогнозы на то, как будет он выполняться и в случае невыполнения, подгружать объяснения и изменения, для улучшения ситуации. В этом был и свой большой плюс. С этим приложением позиции нашего отдела в Банке очень сильно укрепились. Руководство обязало работать с данной программой сотрудников различных подразделений.
Параллельно с ней, я, по своей инициативе, разработал программу, которая объединила все аналитические кубы. Помимо сводных таблиц она, так же, отображала информацию в графическом виде. Результат этой работы оказался косвенно полезен. Приложением пользовались больше в ознакомительных целях, т. к. оно наглядно показывало удобство работы с кубами. В итоге, возросло число сотрудников активно работающих с ними. Другим плюсом этого решения оказалась возможность быстро обнаружить ошибки в системе, т.к. на графиках, построенных с помощью аналитических кубов, видны аномальные всплески, либо провалы в те дни, которые содержат ошибочные данные. А поиск и исправление ошибок было второй частью работы.

Налоговый учет

Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным налоговым кодексом Российской Федерации.

Ведение налогового учета входит в обязанность всех компаний, в том числе применяющих специальные налоговые режимы.

Именно налоговый учет дает возможность формирования полной и достоверной информации о порядке учета в целях налогообложения хозяйственных операций.

Налоговый учёт ведется в специальных формах — налоговых регистрах.

Организации — налогоплательщики самостоятельно формируют свою систему налогового учета.

Порядок ведения налогового учета должен быть прописан в учетной политике для целей налогообложения, которая утверждается приказом (распоряжением) руководителя компании и является основным документом, необходимым для исчисления налогов.

Целями налогового учёта являются:

1) формирование полной и достоверной информации о суммах доходов и расходов налогоплательщика, определяющих размер налоговой базы отчётного (налогового) периода;

2) обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты налога в бюджет;

3) обеспечение внутренних пользователей информацией, позволяющей минимизировать свои налоговые риски и оптимизировать налоги.

При этом внутренним пользователем информации является администрация организации.

Внешними пользователями информации являются налоговые органы, которые производят оценку правильности формирования налоговой базы, налоговых расчётов, а также осуществляют контроль за поступлением налогов в бюджет.

Средством достижения цели налогового учёта является группировка данных первичных документов.

Налоговый учёт состоит только из этапа обобщения информации. Сбор и регистрация информации путём её документирования осуществляется в системе бухгалтерского учёта.

Данные налогового учета должны содержать следующую информацию:

  • порядок формирования суммы доходов и расходов;

  • порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде;

  • сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах;

  • порядок формирования сумм создаваемых резервов;

  • сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета выступают:

  • первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

  • аналитические регистры налогового учета;

  • расчет налоговой базы.

Одной из главных задач налогового учёта является определение суммы платежей в бюджет и задолженности перед бюджетом по налогам на определённую дату.

Предметом налогового учёта выступают производственная и непроизводственная деятельность предприятия, в результате чего у налогоплательщика возникают обязательства по исчислению и уплате налога.

Налоговым кодексом РФ определены следующие принципы ведения налогового учета:

  • принцип денежного измерения. В налоговом учёте отражается информация о доходах и расходах, представленных, прежде всего, в денежном выражении;

  • принцип имущественной обособленности. Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящееся у данной организации.

  • принцип непрерывности деятельности организации. Учёт должен вестись непрерывно с момента её регистрации в качестве юридического лица до её реорганизации или ликвидации.;

  • принцип временной определённости фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определённости фактов хозяйственной деятельности является доминирующим. Доходы признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств, иного имущества или имущественных прав (принцип начисления). Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчётном (налоговом) периоде, к которому они относятся независимо от времени фактической выплаты денежных средств или иной формы оплаты.;

  • принцип последовательности применения норм и правил налогового учёта. Нормы и правила должны применяться последовательно от одного налогового периода к другому. Этот принцип распространяется на все объекты налогового учёта;

  • принцип равномерности признания доходов и расходов. Данный принцип предполагает отражение для целей налогообложения расходов в том же отчётном периоде, что и доходы, для получения которых они были произведены.

Существуют следующие варианты ведения налогового учёта:

  • налоговый учет ведется отдельно от бухгалтерского учета. Этот вариант наиболее целесообразен для использования в крупных компаниях, где такой учет ведется в специальном подразделении организации;

  • налоговый учет ведется на базе бухгалтерского учета, что предполагает максимальное сближение налогового и бухгалтерского учета, специальные налоговые регистры ведутся лишь в тех случаях, когда налоговое законодательство предусматривает иные правила учета;

  • налоговый учет ведется способом корректировки данных бухгалтерского учета: в налоговых регистрах отражается лишь разница между данными бухгалтерского и налогового учета в тех ситуациях, когда такие отклонения возникают;

  • налоговый учет ведется в специальном налоговом плане счетов. Данный способ предполагает разработку и введение дополнительных счетов налогового учета к рабочему плану счетов. Этот способ является наиболее оптимальным и чаще всего используется в небольших и средних организациях.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *