Содержание
Что относится к административным расходам
Для группы административных издержек характерно косвенное влияние на эффективность работы всего предприятия. Их завышенная величина может свидетельствовать о нерациональном использовании финансовых ресурсов фирмы, наличии проблем в кадровой политике. Административные расходы включают в себя издержки, направляемые на содержание управленческого персонала, на оплату консультационных услуг и погашение счетов, выставленных коммунальными службами.
В эту категорию затрат целесообразно причислять потраченные средства на компенсацию командировочных расходов, организацию встреч с партнерами и оплату государственных пошлин. При участии предприятия в судебном процессе в качестве заинтересованной стороны все судебные издержки должны быть показаны в учете в составе административных трат.
О том, как в бухгалтерском учете отражаются административные расходы (счет и типовые проводки), рассказано в статье на нашем сайте.
К этой категории издержек относятся расходы по оплате труда управленческого штата работников, персонала, обслуживающего административные отделы. К ним причисляют суммы социальных пособий, начисленных и переведенных в пользу офисных сотрудников. В их состав входят мероприятия по обучению работников, проведению тренингов и мотивирующих акций. Административно-управленческие расходы включают в себя:
- оплату по счетам за полученные аутсорсинговые услуги;
- стоимость банковского обслуживания компании;
- проведение маркетингового анализа рынка;
- возмещение затрат рекрутинговых учреждений при подборе специалистов на вакантные должности;
- платежи по водоснабжению и водоотведению, за электрическую и тепловую энергию;
- издержки, связанные с содержанием основных средств (зданий, сооружений, оборудования);
- закупку вычислительной техники для бухгалтерии и других групп управленческого персонала.
Административно-хозяйственные расходы включают в себя стоимость закупок канцтоваров и других материалов для обеспечения офисного персонала. К ним можно отнести затраты, направленные на приобретение ГСМ для служебного транспорта, на расширение офисного автопарка. Установку и техническое обслуживание охранных систем, коммуникационных установок и инвентаря для пожаротушения можно записать в учете в хозяйственные издержки.
Как административно-управленческие расходы, не могут быть показаны затратные операции, которые принесли выгоду отдельному подразделению, но не сказались на деятельности других отделов. Главным критерием, по которому определяется принадлежность к административному ресурсу, является наличие прямого или косвенного влияния на итоги работы компании в целом. Например, удовлетворение потребностей бухгалтерской службы способствует минимизации рисков налоговой безопасности, что предотвращает возникновение штрафов. Финансирование маркетингового отдела имеет признаки общих административных издержек, это позволяет получить выгоды предприятию в целом:
- возможность регулярно проводить анализ рынка конкуренции;
- разработка эффективной стратегии продвижения товара и увеличения продаж;
- улучшение репутации компании.
Административные расходы могут быть представлены арендными платежами за предоставленные во временное пользование помещения и инвентарь, затратами на отправку корреспонденции, распечатку в типографии бланков, издержками по ремонту офисных зданий, отчислениями в резерв по предстоящим ремонтным мероприятиям.
Формирование бюджета административных расходов
Формирование бюджета административных расходов важно для учета так называемых административно-управленческих расходов. Они не могут превышать 5 % от всей выручки. Если они больше, это служит сигналом о проблемах на предприятии. В таких случаях нужно проанализировать ситуацию и найти причины нерационального использования финансовых ресурсов.
Пример показателей, входящих в административный бюджет и характеризующих эффективность процесса управления на предприятии:
- процент административных расходов предприятия от общей выручки;
- доля общехозяйственных издержек для каждого отдела или подразделения;
- сумма всех административных расходов предприятия.
Составленный бюджет административных расходов требует внимательного изучения и анализа с целью дальнейшего его снижения. Дело в том, что эти затраты напрямую не связаны с процессом производства, но имеют тенденцию к увеличению. Даже если финансово-экономическое состояние предприятия снижается.
Если предприятие в процессе своего основного производства пользуется услугами сторонних организаций или подрядчиков, то их оплата должна быть включена в бюджет административных расходов. Сами статьи затрат формирует подрядчик в виде калькуляции или сметной ведомости, а предприятие-заказчик рассчитывается за них по договору. Необходимо проверять и контролировать предоставленную контрагентами смету с целью корректировки и оптимизации перечня услуг. Кроме того, предложения от поставщиков, их расчеты и расценки должны быть всегда экономически обоснованны и разумны.
Принципы формирования бюджета на обучение персонала
На большинстве предприятий в бюджет общих затрат включены расходы на обучение сотрудников. В отношении данной статьи необходимо соблюдение определенных норм.
Первый – это выделение постоянной суммы денежных средств на проведение тренингов и других обучающих мероприятий. Этот принцип требует строгого контроля, потому что сначала работники охотно записываются на курсы, но через некоторое время интерес у них становится меньше. Также в течение года на крупном предприятии могут увольняться и приниматься новые сотрудники, которых нужно обязательно обучать. При этом движение кадров может быть неравномерным, а сумма расходов на подготовку не изменяется и, хуже того, увеличивается. Без контроля такая система теряет свою эффективность. Отдел кадров начинает в принудительном порядке обучать сотрудников, не придавая значения пользе от таких мероприятий. Происходит нерациональное освоение бюджета. Теряются цели обучения и тратится полезное рабочее время. Это оказывает негативное влияние на весь производственный процесс.
В небольших компаниях, которые более ограничены финансовыми возможностями, определение бюджета происходит по другому принципу. Отдел, сотрудники которого нуждаются в обучении, направляет требование руководству на согласование определенной суммы затрат. Это предложение рассматривается, обосновывается. Далее – утверждается или нет. Сумма не постоянная и каждый раз может изменяться. Также средства допустимо резервировать на определенное необходимое время. Этот подход к составлению бюджета позволяет фактически отследить эффективность производимых затрат.
Исходя из понимания принципов формирования бюджетов и использования финансовых средств предприятия, можно сделать главный вывод: общехозяйственные расходы требуют жесткого и обязательного контроля. Для регулирования управленческих издержек можно применить систему лимитирования. Это одна из лучших мер ограничения затрат.
Ввести нормы можно как на весь объем административных расходов, так и на некоторые большие статьи из общего бюджета.
Режим регистрации, планирования, контроля и анализа общих расходов компании – это регламент бюджетирования управленческих затрат, которые не привязаны к основной деятельности предприятия. Для любой организации необходима определенная руководящая структура. Стоимость ее устанавливается как раз в бюджете административных расходов.
Ответственность за административные расходы обычно не переходит по отделам, а полностью возлагается на руководство, то есть на более высокий уровень управления. Зачастую ее несут генеральный директор предприятия или собственник. Другими словами, вся ответственность и окончательное решение – прерогатива первых лиц организации. Отсюда появляется главная трудность у финансового подразделения – это преодоление психологических моментов при регламенте бюджетирования административно-управленческих затрат.
Чтобы добиться от финансовой дирекции максимальной отдачи и результативности, необходимо настроить особые правила работы с любыми расходами предприятия. Несмотря на то что траты могут формироваться не только в производственных структурах и подразделениях, но и в управленческих (в том числе на уровне первых руководителей), надо с опасением и даже с недоверием относиться к любым статьям расходов. Такой подход позволит получить наиболее глубокое обоснование того или иного пункта бюджета. Ведь право на расходы придется защищать. При этом финансист должен быть готов к сильному сопротивлению со стороны генерального директора. Недостаточность приведенных аргументов по расходу будет означать ошибку руководителя. И допускать промахи может любой сотрудник, но в случае с генеральным директором ситуация осложняется преодолением психологических барьеров специалистом финансового отдела. В конечном итоге последний получит признание от собственника компании, потому что обоснованное расходование любых денежных средств предприятия приносит положительный результат и ведет организацию к достижению коммерческого успеха.
Как рассчитать административные расходы
- Необходимо убедиться в целевом использовании тех или иных затрат. Например, оплата услуг связи, которые могут быть применены сотрудниками как по работе, так и в личных целях, не относящихся к их деятельности. Ярким примером также является использование канцелярских товаров. В целях оптимизации таких расходов можно установить определенные лимиты.
- Использование и расчет транспортных затрат. Необходимо учитывать предполагаемые расходы на услуги сторонних организаций и на собственные транспортные возможности.
- Улучшение цифровых технологий и программное обеспечение для различных подразделений и сотрудников организации. Нет необходимости в расходах по всей компании, но обоснованные затраты для определенных специалистов необходимо учитывать при составлении бюджета.
- Учет издержек на обновление и абонентское обслуживание существующих программ, так как предприятие уже работает с определенными пакетами. А также улучшение системы в области оперативного управления предприятием на основе отчетности. Пример: установка и запуск CRM-системы.
- Статьи по арендным платежам и расходам, а также амортизационные отчисления на арендуемые здания и сооружения. Условия аренды регламентируются договорными отношениями, а износ рассчитывается согласно нормативам и не меняется.
- Руководители всех подразделений должны предоставить отчеты по всем своим предполагаемым заменам и обновлениям.
- Необходимо учитывать всю компьютерную технику, имеющуюся на предприятии, – в каком состоянии, задействована или нет, имеет ли смысл приобретать оборудование дополнительно.
- Стоит не забывать уделять внимание возможным судебным издержкам в компании. А если уже есть дела в судах, то подобные затраты становятся неизбежными и обязательно включаются в бюджет административных расходов предприятия. Такими издержками могут быть: оплата юристов и консалтинговых услуг, поездки в места расположения ответчика и другие.
- Аутсорсинг и консалтинговые услуги, которые могут быть оплачены за один раз или за пользование данными услугами за непродолжительный период времени, или на постоянной основе (на длительный срок).
- Учет затрат на запланированные аудиторские проверки. Эти расходы могут быть неизбежными и с определенной периодичностью. В таком случае изучается рынок организаций, предоставляющих данный вид услуг. Рассматривается и анализируется стоимость.
- Обязательный учет расходов при работе с банками. Необходимо владеть всей информацией по тарифам, правилам банка, движениям финансовых средств и прочими данными.
- Затраты по постоянным услугам банков по заключенным договорам. Такие суммы списываются банком самостоятельно, поэтому нельзя их забывать и всегда учитывать в бюджете.
Бухгалтерский учет административных расходов
В бухгалтерском учете есть специальный счет для административных расходов – это счет 26 «Общехозяйственные расходы». Ниже приведены примеры начисления административных расходов бухгалтерией (по дебету).
Дебет 26 кредит 02 – амортизационные отчисления для здания;
дебет 26 кредит 60 – по услугам связи;
дебет 26 кредит 70 – заработная плата руководителю;
дебет 26 кредит 10 – канцелярские принадлежности.
Со счета 26 по завершении месяца списываются и закрываются все суммы, включая все административные расходы.
Для закрытия в конце месяца счета 26 существует 2 метода: полное включение в себестоимость и директ-костинг. Каждая организация выбирает подходящий метод в зависимости от своих особенностей.
Предприятиям, которым необходимо отслеживать и проверять себестоимость, подойдет способ полного включения в себестоимость. Бухгалтерская проводка будет такая: дебет 20 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).
Есть предприятия, у которых полная и неполная себестоимость практически не отличаются друг от друга. Тогда административные расходы не распределяются. В этом просто нет смысла. Другими словами, доля затрат, не связанных с производством, очень мала. Для таких предприятий подходит способ, который называют директ-костинг. Бухгалтерская проводка следующая: дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).
Необходимо зафиксировать подходящий способ списания общехозяйственных расходов (включая административные) в учетной политике предприятия.