Разъездной характер работы

Содержание

В каких случаях возможна такая доплата

Исходя из положений статей 146-148 ТК РФ, учреждения должны выплачивать своим сотрудникам дополнительную финансовую помощь за деятельность, осуществляемую не в самых «нормальных» условиях.

Доплаты необходимы сотрудникам для стимулирования их трудовой деятельности

Трудовая доплата возможна за:

  1. Сверхурочную работу.
  2. За работу в выходные либо праздничные дни.
  3. Деятельность по ночам.
  4. За осуществление деятельности на вредном для здоровья производстве.
  5. За деятельность в специфических условиях климатического характера.

Условия, которые отличаются от нормальных – это, в том числе и работа разъездного характера, поскольку почти все свое рабочее время в подобной ситуации сотрудник находится не на одном месте, а это серьезная дополнительная нагрузка. Нюанс заключается в том, что соответствующие доплаты или надбавки конкретно за такую деятельность ТК РФ не относит к обязательным (кроме обозначенных выше ситуаций). В статье 168.1 ТК просто обозначено следующее: руководство учреждения должно покрыть затраты сотрудника (на проезд, проживание и т.д.). Доплачивать по часам, как, допустим, за осуществление деятельности по ночам, начальник не должен.

Несмотря на этот факт, материальное стимулирование работников, осуществляющих разъездную деятельность, встречается довольно часто. Такая доплата – это рациональное решение, чтобы работники выполняли свои обязанности и добросовестно относились к рабочему процессу.

Поскольку в ТК РФ нет прямого указания на то, что такое «разъездная работа», в жизни появляются самые разные вопросы – какие профессии и должности подпадают под данную категорию. Таким образом, появляются проблемы и с начислением материальной выплаты. Сначала скажем несколько слов о том, чем отличается разъездная работа от командировки.

Чем отличается командировка от работы разъездного плана

Трудовой кодекс РФ, а конкретно статья 166-ая, дает пояснение, что работа разъездного характера – это не командировка. То есть, их необходимо строго разграничивать.

Командировка не относится к работе разъездного характера

Командировка имеет следующие отличия от разъездной деятельности:

  1. Исходя из положений 3-го пункта постановления № 749, направить сотрудника в командировку может только административный орган учреждения. Это распоряжение нуждается в документальном оформлении и определении конкретного временного периода командировки.
  2. Пункт 7-й постановления № 749, на практике временной период нахождения в командировке исчисляется с учетом информации, отраженной в билете либо другом документе, подтверждающем поездку. Если таких документов нет – применяются документы о найме гостиничного номера. Также работник может предоставить служебную записку.
  3. В 166-й статье ТК прямо указано – командировка имеет неразрывную связь с рабочим местом. Другими словами, командированный сотрудник обладает собственным рабочим местом в своем учреждении. То есть, эта деятельности не относится к разъездной.

Каким образом оплачивается работа при разъездной деятельности

Оплата такой деятельности серьезно отличается от оплаты командировки. Если работник едет в командировку, ему сохраняют среднюю заработную плату. Если речь идет о вахте, надбавка начисляется обязательно (исходя из положений 302-й статьи).

Если же работа предполагает разъездной характер, специалист должен получить заработную плату, прописанную трудовым соглашением, внутренней документацией учреждения. Другими словами, ничего особенного закон в подобной ситуации не предусматривает.

Еще администрация учреждения должна присмотреться к требованию 2-й части 57-й статьи ТК РФ. Согласно положениям этой статьи, в договоре с сотрудником обязательно нужно указывать, в каком режиме он будет осуществлять свою деятельность. В статье 168.1 ТК прописано следующее: администрация учреждения должна возместить все затраты, касающиеся разъездной работы.

Ими считаются:

  1. Затраты на транспорт (покупка различных билетов, оплата других расходов).
  2. Затраты на наем гостиничного номера, если работника отправили в иной город.
  3. Расходы, касающиеся проживания вне своего дома.

Важный момент: в ТК РФ не прописаны ни размеры, ни порядок, исходя из которого рассчитывается и выплачивается такое возмещение. Данные вопросы должны быть расписаны административным органом учреждения во внутренней документации либо трудовом соглашении (если оно содержит указание – что работа будет разъездной).

Работодатель обязан возмещать все расходы, связанные с разъездами

Какие профессии предполагают разъездную работу

Нюанс такой деятельности заключается еще и в следующем: нормы трудового законодательства не прописывают весь список профессий, должностей, считающихся разъездными. Во второй части 168.1 статьи указано, что этот вопрос должна решить администрация учреждения. Она должна прописать в своей внутренней документации, деятельность каких работников относится к разъездной.

Как правило, деятельность разъездного характера – это деятельность работников, у которых отсутствует рабочее место в рамках учреждения (или тех, кто почти все время находится в дороге).

То есть, это могут быть:

  1. Проводники и стюарды.
  2. Экспедиторы.
  3. Сотрудники, занимающиеся снабжением, обслуживанием, логистикой – если они постоянно находятся за пределами фирмы.

Если рассматривать учреждения бюджетного типа, здесь стандартные примеры выглядят следующим образом:

  1. Работа докторов скорой помощи.
  2. Работники МЧС.
  3. Работники ППС МВД.

Их работа нередко прописывается в специальной документации. Кроме того, возможна и доплата за разъездной характер работы водителям.

Каким образом стимулируется сотрудник, занимающийся разъездной работой

ТК РФ не говорит о том, что сотрудника, занимающегося разъездной работой, необходимо отдельно стимулировать. Если руководство учреждения считает нужным поощрять своих работников, осуществляющих разъездную работу, оно должно придерживаться такого порядка:

  1. Внутренняя документация учреждения должна содержать список профессий работников, занимающихся разъездной деятельностью. Обязательно отражение порядка, размеров начисленных им выплат.
  2. Если работа разъездная, это необходимо отразить в трудовом соглашении – при его заключении с самим работником.

Какие-то другие дополнительные требования законодательством РФ не предусмотрены.

ТК РФ не прописывает точный перечень профессий, относящихся к разъездным

Если исполнены все вышеобозначенные требования, начальник имеет право на выплату определенных надбавок.

Сумму выплаты также исчисляет административный орган учреждения. Самый оптимальный способ – когда процентная надбавка определяется, исходя из отработанного временного периода. Допустим, разные категории таких сотрудников могут рассчитывать на надбавку от 5 до 15% оклада (который также может быть разным – почасовым, месячным либо сменным).

Если говорить про налогообложение этой доплаты, то здесь необходимо руководствоваться подпунктом 6-м пунктом 1-ым 208 статьи НК РФ – поощрение, выплаченное за исполнение рабочих функций, также облагается налогом. Еще один важный момент: при начислении такой доплаты обязательной является уплата страховых взносов.

Как можно отметить, практически все вопросы ТК РФ оставляет на усмотрение административного органа учреждения. Он может использовать различные маневры и начислять надбавку конкретно тем работникам, деятельность которых связана с дополнительной нагрузкой (то есть, тем, которые часто находятся в дороге).

Несмотря на это, вакансии на работу разъездного характера, как правило, пользуются огромной популярностью. Многие люди рассматривают подобную деятельность в качестве дополнительной (второй работы, подработки) и желают, таким образом, улучшить свое финансовое положение.

Из нашей статьи вы узнали о том, что представляет собой доплата за разъездной характер работы, ознакомились с особенностями и нюансами ее начисления. Надеемся, что информация принесла вам пользу!

Вконтакте ЛУЧШИЕ КРЕДИТЫ ЭТОГО МЕСЯЦА

быть в разъездах

Смотреть что такое «быть в разъездах» в других словарях:

  • быть — наст. вр. нет (кроме 3 л. ед.: есть; книжн., 3 л. мн.: суть); будь, будьте; был, была, было (с отриц.: не был, не была, не было, не были); буду, будешь; бывший; будучи; нсв. 1. Существовать. Думаю, инопланетяне есть. Здесь когда то была Троя. * В … Энциклопедический словарь

  • быть — наст. вр. нет (кроме 3 л. ед.: есть; книжн., 3 л. мн.: суть); будь, бу/дьте; был, была/, бы/ло см. тж. быть по сему, быть так, как не быть, может быть, быть може … Словарь многих выражений

  • ВОЯЖИРОВАТЬ — франц. странствовать, странничать, путешествовать, разъезжать, путничать, ехать в путь, в дорогу, ездить, пуститься в поездку быть в разъездах, колесить, прокатиться. Вояж, путь, путешествие, путничанье, путина, перепутье, подорожье, дорога; езда … Толковый словарь Даля

  • Электрические железные дороги — Идея о применении электричества в передвижению упорно стала разрабатываться с тех пор, как Fontaine в 1873 г. на Венской выставке демонстрировал превратимость динамо машины в электродвигатель. Первый опыт, заставивший технический мир обратить… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

  • Договор — (Contract) Понятие договора, виды договоров, условия договоров Информация о понятии договора, виды договоров, условия договоров Содержание > Содержание Понятие и значение . Договор и сфера его применения. Законодательное регулирование соглашения … Энциклопедия инвестора

  • ГКИНП 02-121-79: Руководство по дешифрированию аэроснимков при топографической съемке и обновлении планов масштабов 1:2000 и 1:5000 — Терминология ГКИНП 02 121 79: Руководство по дешифрированию аэроснимков при топографической съемке и обновлении планов масштабов 1:2000 и 1:5000: 7.8.43. «Кусты» свай в воде остатки свайных мостов, некоторых плотин и других сооружений на реках с… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ВОКЗАЛ — ВОКЗАЛ, пассажирские зданияжел. дор. станций, часть станционных зданий, предназначенных для нужд пассажиров и жел. дор. агентов, обслуживающих пассажирское движение. Согласно «Техническим условиям проектирования и сооружения магистральных… … Большая медицинская энциклопедия

  • Чернявская-Бохановская, Галина Федоровна — Чернявская Бохановская Г. Ф. Родители. Отец мой, Федор Михайлович Чернявский, принадлежал к поместному дворянству Екатеринославской губернии. Родился в 1827 г., умер в 1908 г.… … Большая биографическая энциклопедия

  • ВОДОСНАБЖЕНИЕ — ВОДОСНАБЖЕНИЕ. I. Водоснабжение населенных мест. Цель и назначение водоснабжения. В. организованное и регулярное доставление массовому потребителю воды установл. качества и в определенном количестве, обеспечивающем с той или иной полнотой… … Большая медицинская энциклопедия

  • Крылов, Иван Андреевич — знаменитый русский баснописец, род, 2 февраля 1769 г., по преданию в Москве, ум. 9 ноября 1844 г. в Петербурге. Раннее детство Крылова прошло в Оренбурге, где служил в то время отец его, Андрей Прохорович, имеющий некоторое право на известность в … Большая биографическая энциклопедия

  • Державин, Гавриил Романович — — знаменитый поэт, государственный человек и общественный деятель второй половины прошлого и первой четверти нынешнего столетия (р. 3 июля 1743, ум. 8 июля 1816). Предок его, татарский мурза Багрим, в ХV столетии, в княжение Василия… … Большая биографическая энциклопедия

Что говорит закон

В ст. 57 ТК РФ закреплено среди обязательных для включения в трудовой договор условие, определяющее характер предстоящей работы (он может быть подвижным, разъездным, в пути или иным).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

В ст. 168.1 ТК РФ перечислены категории работников, имеющие право на возмещение связанных со служебными поездками расходов:

  • те, у которых постоянная работа — в пути;
  • у которых она имеет разъездной характер;
  • трудящиеся в полевых условиях;
  • участвующие в экспедиционных работах.

Там же установлено, что в организации, практикующей постоянное применение разъездных работ, должен быть утвержден и закреплен колдоговором или локальным актом перечень таких работ (профессий, должностей).

То есть работодатель имеет право в случаях, когда трудовая функция сотрудника подразумевает постоянную работу в разъездах, установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов.

Само понятие «разъездной характер работы» закон четко не определяет (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Разъезды – это постоянная работа

Под разъездной понимается работа, при которой работник трудится за пределами организации. Но в отличие от иных служебных поездок (командировок одно- и многодневных) разъездная работа имеет постоянный, а не временный характер, и не ограничена определенным сроком.

Никаких критериев отнесения работы к разъездной закон не устанавливает; это могут быть любые профессии, должности и работы, при которых постоянны разъезды работника.

К таковой могут быть отнесены работы:

  • при выполнении которых регулярно происходят служебные поездки по обслуживаемой территории;
  • на удаленных от места дислокации организации объектах и т.п.

Например, этот характер работы может быть установлен и водителю служебного автомобиля, и постоянно участвующему в судебных заседаниях юрисконсульту организации, и менеджеру по продажам, часть своего рабочего времени проводящего у клиентов для оформления заказов.

То есть работодатель на свое усмотрение определяет, по каким должностям/работам установить разъездной характер работы, руководствуясь спецификой организации.

Разъездной характер работы: как установить правильно?

Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:

  • служебные командировки;
  • разъездной характер работы.

Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.

ЧТО ТАКОЕ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?

Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.

Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:

  • Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
  • Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
  • Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»

к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

  • работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
  • работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

Работодателю следует знать отличия разъездного характера работы от командировки. В таблице представлена сравнительная характеристика:


Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:

  • закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
  • компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.

Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Надбавка или возмещение по документам?

1. Возмещение расходов по документам.

Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.

При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:

  1. Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.

2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.

2. Установление надбавки за разъездной характер работы.

Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности. В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51, предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА.

В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Например:

  • Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);
  • Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.

Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.

Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы. Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.

При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант.

3. Комбинированный вариант компенсации расходов.

Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных. Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.

ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, ЛНА.

Чтобы у проверяющих не возникало вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, необходимо:

  • отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре либо ЛНА;
  • установить в коллективном договоре или ЛНА порядок документационного подтверждения поездок;
  • прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

Шаг 1 Разработать и утвердить ЛНА о разъездном характере работы

Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.

Шаг 2 Закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если в течение работы — с работником заключается дополнительное соглашение (пример 2). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Шаг 3 Издать приказ об установлении разъездного характера работы

Как нам представляется, имеет смысл отразить установление разъездного характера работы в приказе (пример 3).

Если работник принимается на работу, то в приказе о приеме на работу (по форме № Т-1 или по локальной форме, разработанной работодателем) необходимо дать указание на характер его работы.

Если работник уже работал, то издается приказ в произвольной форме.

Приказ об установлении разъездного характера работы стоит издать для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Содержание трудового договора, где устанавливается разъездной характер работы, не является открытой информацией для всех работников организации (например, о необходимости начислять такому работнику надбавку бухгалтер по расчету с персоналом узнает непосредственно из приказа).


Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».

Суточные с разъездным «характером»… (Дымова Л.)

С начала 2017 года суточные, выплачиваемые сотрудникам за каждый день нахождения в командировке, не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами только в пределах норм, установленных Налоговым кодексом. В то же время Трудовой кодекс предусматривает выплату суточных не только командированным работникам, но и сотрудникам, работа которых носит разъездной характер. Требуется ли для целей обложения НДФЛ и исчисления взносов «разъездные» суточные также нормировать?
Работникам, постоянная работа которых производится в пути или имеет разъездной характер, работодатель согласно статье 168.1 Трудового кодекса (далее — ТК) возмещает связанные со служебными поездками расходы:
— по проезду;
— по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Размеры и порядок возмещения названных «разъездных» расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Прописать их можно и в трудовом договоре.
Обратите внимание! Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК).
«Природа» разъездных компенсаций
Наиболее полно выплаты, производимые «разъездным» работникам, охарактеризовал Верховный Суд в пункте 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса (далее — Кодекс), от 21 октября 2015 года. Высшие судьи отметили, что Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Исходя из статьи 164 ТК под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Второй вид компенсационных выплат определен статьей 129 ТК. На основании этой статьи заработная плата работников состоит из двух основных частей: непосредственно вознаграждения за труд и выплат компенсационного и стимулирующего характера. При этом компенсации в смысле статьи 129 ТК являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физлицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.
То есть согласно трудовому законодательству различаются два вида компенсаций. Одни направлены на компенсацию затрат, связанных с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. Другие являются частью оплаты труда.
По мнению представителей ВС, выплаты, производимые «разъездным» работникам на основании статьи 168.1 ТК, относятся к первому виду компенсаций. То есть в данном случае речь идет о компенсациях, которые предусмотрены законодательством и не являются частью оплаты труда. При этом не важно, как компания их именует в коллективном или трудовом договоре, в ином локальном акте организации и т.д. Главное — характер «разъездной» выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных статьей 164 ТК, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота и т.п.).
НДФЛ и взносы
Указанная характеристика «разъездных» компенсаций важна для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Так, в пункте 3 статьи 217 Кодекса сказано, что не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Совершенно аналогичное положение прописано в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса, но уже в части обложения компенсаций страховыми взносами. То есть страховыми взносами также не облагаются установленные законодательством компенсации, связанные в том числе с выполнением работником своих трудовых обязанностей.
Тот факт, что «разъездные» компенсации установлены законодательством и связаны с выполнением сотрудником «разъездных» обязанностей, признают и контролирующие органы (см., напр., письмо Минфина от 19 апреля 2017 г. N 03-04-06/23538). Финансисты отмечают, что если работа физлица по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение ему расходов, связанных с его «разъездами», не подлежат обложению НДФЛ. При выполнении данных условий такие выплаты не облагаются и страховыми взносами (см. также п. 2 письма Минфина от 14 апреля 2017 г. N 03-04-06/22286).
Нормы для «разъездных компенсаций
Здесь стоит отметить, что и в пункте 3 статьи 217 Кодекса, и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса говорится об освобождении от обложения НДФЛ и страховых взносов сумм «трудовых» компенсаций в пределах установленных законодательством норм. Есть ли такие нормы для «разъездных» компенсаций?
Положения статьи 168.1 ТК делегируют полномочия по установлению размера и порядка выплаты компенсаций сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодателям. То есть нормы таких выплат должны быть установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или же в трудовом договоре. Никаких ограничений в этой части ТК не устанавливает.
В то же время, как правило, работодатели при установлении тех или иных компенсаций учитывают также и положения налогового законодательства. Если говорить о «разъездных» компенсациях, то в первую очередь внимание стоит уделить компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства сотрудника с разъездным характером работы. То есть речь идет о суточных, выплачиваемых «разъездному» сотруднику.
Как уже было отмечено, с точки зрения трудового законодательства суточные для «разъездных» работников не нормируются — работодатель может установить их практически в любом размере.
Между тем в Налоговом кодексе «ограничители» для суточных имеют место быть. Так, в пункте 3 статьи 217 Кодекса сказано, что суточные не облагаются НДФЛ в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей — за каждый день нахождения в заграничной командировке. А согласно положениям пункта 2 статьи 422 Кодекса при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные в пункте 3 статьи 217 Кодекса.
Распространяются ли эти нормы на суточные, выплачиваемые «разъездным» сотрудникам? Конечно же нет. Ведь в пункте 3 статьи 217 Кодекса установлены нормы суточных, выплачиваемых работникам при их направлении в командировку. В то же время в соответствии со статьей 166 ТК служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет место в пути или носит разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что к «разъездным» суточным нормы, установленные пунктом 3 статьи 217 Кодекса, не применяются. А значит, такие суточные, выплаченные в размере, предусмотренном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или же трудовым договором, не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (см. также письмо Минфина от 14 апреля 2017 г. N 03-04-06/22286).
Таким образом, «разъездным» компенсациям налоговые нормы для целей обложения НДФЛ и исчисления страховых взносов, что называется, не страшны. Тем не менее злоупотреблять в этой части не стоит. Если при проверке, к примеру, окажется, что суточные при командировках по РФ выплачиваются в размере «налогового» лимита, то есть 700 руб., а суточные «разъездным» сотрудникам установлены в размере, к примеру, 3 000 руб., то у налоговиков возникнет резонный вопрос: почему имеет место такая разница?

Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов

Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов. Но только в пределах, установленными вышеназванными актами и при наличии документов, подтверждающих расходы.

Примечание: Письмо Минтруда от 30.09.14 № 17-4/В-462.

Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными.

Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:

  1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
  2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);
  3. имеются документы, подтверждающие расходы.

Итак, что согласно позиции Роструда, перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть прописан в коллективном договоре, соглашениях или иных локальных нормативных актах, а условие о разъездном характере — в трудовом договоре. к меню

Разъездной характер работы и командировка

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы. Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 166. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. к меню

В чем отличие служебных поездок от командировок?

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:

  • Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
  • Не облагается страховыми взносами;
  • С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

Обратите внимание:в данном случае органы государственной власти отстранены от регулирования выплаты компенсаций. Однако условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных, содержащихся в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

к меню

Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1. Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ.

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками, а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром»
ПРИКАЗ № 9
о перечне должностей работников с разъездным характером работы
г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2019
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):
– курьер;
– менеджер по продажам;
– водитель.
Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:

  • по проезду (в том числе в общественном транспорте);
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.
6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.
7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.
8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

Примечание: В должностных инструкциях работников пропишите, что их работа носит разъездной характер.
к меню

2. Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) !!!!
3. Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.
Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок. Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок (приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:

  • авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
  • документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).

к меню

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

к меню

Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592).

Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ

Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09.

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях. В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах?

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек, подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны.

к меню

Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией

Примечание: Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ). Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Примечание: Письмо Минфина России от 04.06.2008 г. № 03-03-06/1/344
к меню

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

к меню

Что такое командировка работника

Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:

  1. В командировку можно направить только то физическое лицо, с которым работодатель заключил трудовой договор. Например, лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не могут быть направлены в служебную командировку. Так как отношения между данными лицами и работодателем не являются трудовыми, то есть не подпадают под действие ТК РФ.
  2. В организации должен быть оформлен распорядительный документ о направлении работника в служебную командировку (например, приказ), который подписывается руководителем.
  3. Срок командировки и служебное поручение должны быть четко определены. Несмотря на то, что согласно действующему законодательству, срок командировки не ограничен, не следует забывать о том, что он должен быть целесообразным. Вряд ли можно поручить работнику выполнение служебного задания сроком в один год. Здесь уже речь может идти не о служебной поездке, а о временном переводе работника на работу в другую местность или в другое подразделение.
    Также следует добавить и о служебном поручении: оно должно носить только производственный характер. Например, запрещено направлять работника в командировку для выполнения личных поручений руководителя. Данный факт будет указывать на нарушение норм ст.60 ТК РФ. В соответствии с указанной нормой запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовой функцией, которая определена ему трудовым договором.
  4. Служебное поручение должно выполняться вне места постоянной работы.

Служебная поездка. В чем отличие от командировки

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.

То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.

Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.

Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.

Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:

  1. Характер работы работника (например, разъездной, в пути) должен найти свое отражение в трудовом договоре, так как является его обязательным условием, а вот информацию о том, что работника будут направлять в служебные командировки, совсем не обязательно закреплять в трудовом договоре. Командировку нельзя считать постоянным условием труда. При этом есть категории работников, которые вообще имеют право отказаться от выполнения таких служебных поездок как командировка.
  2. За время командировки за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. В свою очередь работникам, которым установлен характер работы в пути или разъездной характер работы, не требуется за время поездок платить средний заработок, им выплачивается заработная плата.
  3. Служебная командировка обязательно должна оформляться приказом или иным распорядительным документом о направлении в такую поездку. При разъездном же характере работы и работе в пути на каждую из поездок выпускать приказ не требуется.

Разъездная работа или командировка? Найдите отличия

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 июля 2016 г.

Содержание журнала № 16 за 2016 г.

Не всегда легко определить, когда работнику надо оформлять командировку, а когда его поездки укладываются в рамки разъездной работы. Мы поможем разобраться, ответив на вопросы наших читателей.

Разъездной характер работы командировке не помеха

Надежда

Как документально подтвердить суточные по командировке при длительных поездках (2—3 суток), если с работником-водителем заключен трудовой договор с разъездным характером работы?

: При разъездном характере работы, как и при командировке, сотрудникам нужно возмещать расходы на проезд, а также в некоторых ситуациях выплачивать суточные, если это можно обосновать. Например, это возможно, если время, затрачиваемое на проезд до места выполнения работ, составляет несколько часов, то есть водителю нужно несколько часов добираться до гаража, где находятся автомобили. Размеры компенсаций и порядок их выплаты должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организациист. 168.1 ТК РФ.

Однако разъездная работа и командировка — это не одно и то же. При направлении в командировку работник, как правило, не имеет возможности ежедневно возвращаться домой. Таким образом, сотрудник, работа которого носит разъездной характер, например водитель, может быть направлен в командировку в общем порядкест. 166 ТК РФ. И длительные поездки водителей целесообразно оформлять как командировки.

За время командировки им положены суточные, которые документально подтверждать не нужно. Также при командировке работнику компенсируются расходы на проезд и проживание (при их наличии)ст. 168 ТК РФ.

Суточные при командировке положены не всегда

Татьяна

Водитель находится в командировке 2 дня — в том районе, где он живет. Нужно ли ему выплачивать суточные?

: Ответ на этот вопрос зависит от того, имел ли работник возможность ежедневно возвращаться домой.

СИТУАЦИЯ 1. Работник, направленный в командировку, мог ежедневно возвращаться домой, например, потому, что место командировки незначительно удалено от места, где он живет. Тогда суточные ему выплачиваться не должнып. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Однако вы обязаны компенсировать все расходы, связанные с такой командировкой и произведенные работником с разрешения или ведома работодателяст. 168 ТК РФ (кроме оплаты питанияПисьмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885). Размер и порядок компенсации таких расходов нужно прописать в локальном нормативном акте организации. При условии документального подтверждения (чеки, квитанции и т. д.) суммы компенсации таких расходов можно включить в налоговые расходы в составе прочих расходов, связанных с производствомподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Эти суммы не облагаются:

  • НДФЛ в пределах 700 руб.п. 3 ст. 217 НК РФ; Постановление Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12; Письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-04-07/6189;
  • страховыми взносами, в том числе «на травматизм»подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Письмо Минтруда от 01.04.2015 № 17-3/В-156.

СИТУАЦИЯ 2. Водитель, находясь в командировке в течение 2 дней в своем районе, не имел возможности ежедневно возвращаться домой, так как, к примеру, место командировки значительно удалено от места, где он живет. Тогда суточные ему выплачиваются в общем порядке и не требуют документального подтвержденияст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения.

Однако рекомендуем зафиксировать то, что он не возвращался домой, например, взяв соответствующее заявление у самого работника, а также счетом из гостиницы, подтверждающим проживание в ней во время командировки.

Командировка шоферам оплачивается так же, как и другим работникам

Татьяна

Нужно ли за время командировок начислять шоферам заработную плату по среднему заработку?

: ТК РФ устанавливает, что за время командировки работнику выплачивается средний заработокст. 167 ТК РФ. Поэтому, если поездка оформлена как командировка, водителю должен начисляться средний заработок, а не выплачиваться текущая зарплатаПисьмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0.

Компенсации нужны и при разъездной работе

Ольга Анатольевна

В нашей компании работают менеджеры по продажам. Они в среднем 3—4 раза в месяц выезжают в регионы для работы с клиентами по продвижению товара. Помимо этого, менеджеры выезжают к клиентам в Москве и Московской области с возвратом и без возврата в офис. Можем ли мы указанным сотрудникам установить разъездной характер работы? Или это командировки? Каким образом компенсировать все расходы, связанные с таким характером работы?

: Разъездная работа не является командировкой, и наоборотст. 166 ТК РФ. Как мы уже сказали, в отличие от разъездного характера работы, при направлении в командировку работник, как правило, не имеет возможности ежедневно возвращаться домой.

Перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельност. 168.1 ТК РФ. Поэтому можете включить в него менеджеров по продажам, которые по роду своей работы перемещаются в пределах Москвы и по Московской области.

И при разъездном характере работы, и при командировке работодатель обязан возместить работнику при условии документального подтвержденияст. 168.1 ТК РФ:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

При командировке, если она продолжается более 1 дня, вы обязаны выплатить работнику суточные. При разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, выплата суточных возможна, но не обязательна. Вы самостоятельно принимаете решение о выплате суточных и устанавливаете их размер. Как правило, этот размер меньше, чем при командировках. При этом вам нужно экономически обосновать расходы на выплату суточных «разъездным» работникам. Например, указать расстояние до клиента, к которому менеджеру нужно добраться, потратив на это несколько часов нерабочего времени.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносып. 3 ст. 217, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

Однако поездки ваших менеджеров по продажам 3—4 раза в месяц в регионы для работы с клиентами по продвижению товара являются командировками независимо от того, установите вы им разъездной характер работы или нет. Ведь менеджеры работают с клиентами вне места постоянной работы — в населенном пункте за пределами той территории, где они обычно работаютст. 166 ТК РФ.

При командировке за дни, совпадающие с рабочими днями по месту работы, вы обязаны выплатить работнику средний заработокст. 167 ТК РФ.

Суточные при командировках включаются в расходы в размере, установленном работодателем, не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, полностью не облагаются страховыми взносами. Остальные расходы компенсируются на основании представленных документов на проезд и проживаниеп. 3 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 168 ТК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Разъездная работа выгоднее командировки

Валентина

Строительная организация направляет в командировку своих сотрудников-строителей, не имеющих стационарного рабочего места в офисе организации (по месту ее нахождения).
Обособленных подразделений на местах объектов организация не создает. При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение и выплачиваются суточные 700 руб. в сутки.
Возможно, для обоснования затрат правильнее считать характер работы сотрудников разъездным (подвижным) и выплачивать им вместо суточных особую компенсацию, пусть даже в сумме 700 руб. в сутки? Ведь если оставить все как есть, то велик риск непризнания расходов. Необоснованные суточные могут признать доходами сотрудника и обложить НДФЛ, а компенсация за разъездной (подвижной) характер работы этим налогом не облагается.

: Вашим работникам приходится проживать там, где в тот или иной момент находится их рабочее место. Такая работа по своей сути схожа с командировкой. Сравним командировку и разъездную работу с точки зрения выплат сотрудникам.

Вид выплаты Командировка Разъездная работа
Суточные — компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне домастатьи 168, 168.1 ТК РФ Выплачиваются (за исключением однодневных командировок на территории РФп. 11 Положения) Выплачиваются, если:

  • <или>»разъездные» работники оторваны от места, где они живут;
  • <или>»разъездным» работникам ежедневно, чтобы добраться до места выполнения работы и обратно, нужно преодолеть значительное расстояние и затратить несколько часов нерабочего времени
Компенсация расходов на проездстатьи 168, 168.1 ТК РФ Выплачивается
Компенсация расходов по найму жильястатьи 168, 168.1 ТК РФ Выплачивается
Оплата труда работниковстатьи 129, 167 ТК РФ Выплачивается средний заработок Выплачивается оклад (тарифная ставка)

А теперь посмотрим, в чем разница при налогообложении компенсаций в случае командировки и разъездной работы.

Вид компенсации НДФЛ Страховые взносы Учет в «прибыльных» расходах
Командировка Разъездная работа Командировка Разъездная работа Командировка Разъездная работа
Суточные Не удерживается в пределах норматива — 700 руб. в суткип. 3 ст. 217 НК РФ Не удерживается со всей суммып. 3 ст. 217 НК РФ, установленной ЛНА Не начисляются на всю суммуподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ Можно учесть в том размере, который установлен самой организацией, без каких-либо ограниченийподп. 12, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
C 01.01.2017 будет установлен лимит суточных, не облагаемых страховыми взносами. При командировке по России это 700 руб. в сутки, а при загранкомандировке — 2500 руб. в сутки. На сумму превышения нужно будет начислить страховые взносыЗакон от 03.07.2016 № 243-ФЗ. В отношении суточных при разъездном характере работы такой лимит не установлен. То есть взносы по-прежнему не будут начисляться на всю сумму суточных
На проезд и наем жилого помещениястатьи 168, 168.1 ТК РФ Не начисляются на всю сумму компенсациип. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ Учитываются документально подтвержденные расходы на проезд и проживаниеподп. 12, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

ВЫВОД

Все зависит от того, как вы оформите поездку. Но все же, исходя из специфики работы, лучше оформлять такую работу как разъездную (подвижную). При этом, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характераст. 168.1 ТК РФ.

Дальность поездки не всегда важна

Наталья

У сотрудника разъездной характер работы. В положении о компенсации при разъездном характере работы прописано, что компенсация требуется, если сотрудник направляется в место, которое находится от постоянного места работы на расстоянии более 100 км.
Место, куда направляют сотрудника, удалено более чем на 100 км. Там он остается на 2—3 дня. Расстояния при перемещении сотрудника там не превышают 100 км. Выплачивать ли ему в эти дни компенсацию?

: Ваш сотрудник остается в пункте назначения на 2—3 дня и не имеет возможности вернуться домой. Поэтому такую поездку нужно оформить как командировку и, соответственно, именно как командировку ее и оплачиватьст. 166 ТК РФ. Отметим, что удаленность от места постоянной работы в этом случае значения не имеет.

***

На этом обзор ваших вопросов, связанных с командировками, не закончен. В скором времени мы рассмотрим не менее интересные вопросы, посвященные командировкам со смещенным сроком.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *