Письмо ответ на запрос

В каких случаях пишут письма ответы?

Письма ответы пишут по самым разнообразным поводам.

Наиболее часто письма ответы пишут на письменные запросы, претензии (рекламации), на просьбы и предложения (оферты, коммерческие предложения).

Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма и другие. Письмом ответом также является письмо подтверждение. Вот полезная ссылка на тему писем подтверждений https://delovoe-pismo.com/pismo-podtverzhdenie-pismo-podtverzhdenie-obrazets/

Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.

Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям:

  1. Как в обращении, так и в тексте вашего ответа пишите так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому (например, уважаемый Имя Отчество…, в ответ на Ваше письмо Исх.№234-11 от 24.05.2017г. сообщаем… и т.п.)
  2. На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов. Своевременность — это дань деловому этикету.
  3. Если по каким-то причинам вы не можете дать своевременный ответ, то в течение 2-х часов с момента получения письма отправьте сообщение адресату следующего содержания: «Благодарим Вас за письмо. К сожалению, мы не сможем ответить вам в ближайшее время. Мы обязательно отправим Вам ответ в течение 48-ми часов.». Или укажите другой срок, в который вы сможете ответить адресату, и по возможности укажите причину задержки вашего ответа. Ответив таким образом, вы выразите уважение и внимание к адресату. И это положительно отразится на ваших деловых взаимоотношениях.
  4. Всегда пишите ответ, используя информацию полученного письма. Например, Благодарим Вас за предложение участвовать в конкурсе молодых талантов…
  5. Если в полученном вами письме есть вопрос, дайте на него исчерпывающий ответ. Например, Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен.
  6. Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему. Например, Чтобы уточнить детали будущего Договора свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по тел. ХХХХХХХ…
  7. Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь. Например, в соответствии с Регламентом корпоративного этикета №444-1 от 12.09.2017г. сотрудники операционных подразделений банка обязаны приходить на работу в специальной форме одежды.
  8. Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г. Новосибирск? …
  9. Можно писать короткие ответы, но так чтобы они давали исчерпывающий ответ или побуждали адресата к определенным действиям. На какие виды писем можно написать короткий ответ? Это письма о сотрудничестве, коммерческие предложения (оферта), приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, ответы на которые предполагают краткого ответа.
  10. Более развернутого ответа требуют письма -запросы, рекламации, просьбы, претензии и жалобы. Причем все эти виды писем могут быть отправлены вам по самым разнообразным поводам, обстоятельствам и ситуациям. Поэтому написать короткий ответ на подобные письма сложнее. Такие ответы требуют более детального и критического подхода.
  11. Поставьте подпись — с уважением, ФИО.
  12. Оставьте ваши контактные данные — Контакты: e- mail: com, телефон +7xxxxxxxx98

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

«В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», » Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена» и так далее. Прочитайте также полезную статью по этой теме https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Пример письма ответа на запрос.

Уважаемый Имя Отчество,

Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании. Также Вы можете ознакомиться с актуальной информацией и анонсами интересных акций на нашем веб-сайте www.reklama.com.

В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы обращайтесь к нам по телефону +7ХХХХХХХХ.

с уважением, ….

Пример ответа на письмо об оферте.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях.

с уважением, …

Пример ответа на претензию о поставке товара.

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

с уважением, …

Пример развернутого ответа на письмо запрос (обращение физического лица к гос. органу)

Уважаемый Имя Отчество,

Рассмотрев Ваше обращение, поступившее с Акимата г. Алматы за вх. №ТР-А-2247 от 15.09.2018 года по поводу законности проведения строительно-монтажных работ на асфальтировнной дороге, прилегающей к южной стороне земельного участка и жилого дома переулок 2, дом 3 в коттеджном городке «ЗХ» г. Алматы и принятии соответствующих мер, Управление градостроительного контроля сообщает следующее.

По вышеуказанному адресу произведены аварийно-восстановительные работы на водопроводных сетях силами ТОО «Ж» . В настоящее время прорыв устранен. ТОО «Ж» обязуется восстановить места производства аварийных работ в срок до 30.09.2018 года.

В соответствии с пунктом 32 статьи 1 Закона РК «Об архитектурной и строительной деятельности в РК» аварийно-восстановительные работы не входят в перечень строительно-монтажных работ и контролю со стороны Управления градостроительного контроля.

Ставим Вас в известность о том, что на основании п.6 ст.14, п.1 ст.10, ст.12 Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», настоящее письмо может быть обжаловано или опротестовано в порядке, предусмотренном законодательством РК в вышестоящий орган или в суде.

Приложение: письмо от ТОО «Ж» на 1 листе.

с уважением, …

Образец письма-ответа

Помещено в тему: Образцы писем

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

К записи 326 комментариев

наталья | 14 11 2018

Помогите сформировать письмо отказ заявителю предоставить копию протокола заседания комиссии, который является внутренним документом

admin | 19 11 2018

Здравствуйте! Можно написать: «В ответ на Ваше обращение сообщаем, что протоколы заседаний ревизионной комиссии являются внутренними документами организации, поэтому копию протокола предоставить не можем».

Ольга | 21 11 2018

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, если в одном письме (поручении, полученном из «головного» офиса) есть несколько пунктов, которые требуют ответа, как правильно отвечать: одним письмом на поручение, с ответом на все пункты (!) этого поручения или на пункты поручения разными письмами. Что первично при ответе: поручение или пункты? Каким нормативным документом это регламентируется?

Заранее спасибо за ответ.

admin | 26 11 2018

Здравствуйте! Нормативных документов по этому поводу, конечно, нет. Но, исходя из логики и практики деловой переписки, отвечать надо одним письмом.

Алексей | 06 12 2018

Здравствуйте! Подскажите, как ответить на письмо, в котором просят составить акт, но данного в нашем предприятии не существует.

admin | 10 12 2018

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «В ответ на Ваш запрос сообщаем, что оформить акт приема-передачи документов не представляется возможным, так как фактически передачи документов не было».

Анна | 31 01 2019

Напишите где именно написано о том, что по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от…???

Хотелось бы ссылку на официальный источник.

admin | 04 02 2019

Здравствуйте! Это написано в «Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (М., 2005) : наличие реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. К ГОСТу Р. 7.0.97-2016 не составлены подробные пояснения или методические рекомендации. Однако это не меняет смысла. И во всех учебных пособиях по деловой переписке не рекомендуется начинать служебные письма с фразы «на ваш №… от…».

Марина | 26 03 2019

Добрый день. пришло письмо с ген прокуратуры наказать сотрудника. который в неправильной форме подал уведомление о принятии работника. который работал на гос.службе cогласно закона о противодействии коррупции. Как юр. отделу дать смягчающий ответ. что будут приняты меры.

admin | 29 03 2019

Здравствуйте! Можно написать: «Сообщаем Вам, что в отношении сотрудника (должность, ФИО) будет проведено служебное расследование. По результатам расследования будут приняты соответствующие меры».

Эльдар | 02 04 2019

Здравствуйте!

Необходимо ли в письме-ответе о согласии участвовать в совещании указывать наименование этого совещания? Или ссылка на номер и дату письма-запроса в шапке ответного письма позволит понять, о каком совещании идет речь в нашем согласии? Спасибо!

admin | 05 04 2019

Здравствуйте! Это на ваше усмотрение. Можно указать название семинара, а можно и не указывать, если это ответ на письмо. Ссылку на номер и дату письма-запроса всегда надо делать в шапке ответного письма.

Анастасия | 10 04 2019

Здравствуйте! Подскажите мне пожалуйста, я, как физ. лицо, хочу отправить в организацию рапорт на перевод, как правильно сформулировать, чтобы мне дали письменный ответ?? Заранее спасибо

admin | 15 04 2019

Здравствуйте! Напишите рапорт или заявление, сделав в конце приписку: «Прошу Вас выслать в мой адрес письменный ответ о результатах рассмотрения рапорта».

Письма-ответы

  • Письма-ответы

    Письмо-согласие — это письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Примеры творческого мышления при решении задач

    Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)

  • Пример практического самоопределения своего типа характера

    Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)

  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)
  • Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)
  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)
  • Интересно отметить, что приведенная на рис. 5.12 система шкал Айзенка представляет собой удачный пример минимизированного базиса факторов, на основании которого описываются многие типы и варианты человеческих характеров и темпераментов, или, другими словами, многие варианты человеческого поведения. Ниже…
    (Психология и педагогика)
  • Письма претензионного характера

    Письмо-наиоминание — письмо, используемое при невыполнении орга- низацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Вторично напоминаем Вам… Напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Ставим Вас в известность, что……
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Буквенно-звуковой характер письма

    Тип письма определяется по значению письменных знаков — по тому, какие элементы или единицы языка передаются отдельными знаками письма. Современное русское письмо в основном является буквенно-звуковым: в нем используются буквы, которые обозначают звуки речи. Однако буквенно-звуковой тип лишь преобладающий,…
    (Современный русский литературный язык)

  • Примеры писем-напоминаний

    Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания) Напоминаем, что Ваша организация ПАР «Закрома» (лицевой счет № 17368) является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого доступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2014 г. составила 2550,74…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )

  • Рассмотрим примеры некоторых конкретных задач, при решении которых используется творческое мышление. Анализ хода решения профессиональных значимых задач требует специальных глубоких знаний в той или иной предметной области. Поэтому для нашего рассмотрения такие задачи не подходят. Тем не менее существует…
    (Психология и педагогика)

>Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Положительно Отрицательно

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
  3. Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  4. Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  5. Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  6. Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.

Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

ИНН/КПП 77894364/773553

13.12.17 № _46__

На № 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

Приложение на __5__ л.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

  • Отрицательно

    ООО «Эксим» Петровой Е. П.

    г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

    тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

    ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

    ИНН/КПП 7746475/7748576

    11.10.17 № _33__

    На № 01-19/412 от 05.10.17

    Уважаемая Елена Павловна!

    В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

    • опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
    • ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

    Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

    С уважением,

    Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

    Подводя итог, следует отметить, что письмо — ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *