Передача дел при смене директора

Смена директора -— стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

  • положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
  • ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
  • решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
  • методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22), одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -— при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Читайте также статью ⇒ Увольнение генерального директора в 2019.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -— констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Содержание

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи Что включают
Шапка Датировка и место оформления документа
Основание составления акта

(дается ссылка)

Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации ФИО присутствующих учредителей

(рекомендовано 3 человека)

Суть вопроса Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы) Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию:

· учредительную;

· кадровую;

· бухгалтерскую;

· с включением материально-—товарных ценностей,

· штампов, печатей и др.

Подписи Акт подписывают:

бывший и избранный директор;

а также главбух и иные уполномоченные лица

Примерный бланк акта приема-передачи дел при смене директора

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -— 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

  1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
  2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
  3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
  4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей -—
  6. Приказы по личному составу -—
  7. Личные дела -—
  8. Личные карточки -—
  9. Договоры с контрагентами -—
  10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Пример составленного акта приема-передачи дел

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -— Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -— члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).

Читайте также статью ⇒ Как сделать запись в трудовую книжку об увольнении.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Когда проводится инвентаризация документации при смене директора, и где зафиксировать отсутствие документов?

Оптимальный вариант проведения инвентаризации всех документов вкупе с наличествующим имуществом -— до передачи их новому директору. Если результат проверки покажет нехватку каких-либо документов, этот факт отображается обязательно в акте (приложении к нему).

Вопрос №2: Какие последствия ожидают бывшего директора, если при нем не оформлялась передача документации новому руководителю по акту?

Собственно факт отсутствия акта приема-передачи документации не влечет за собой никаких серьезных последствий. К ответственности за это никого не привлекают. Обоснование: законодательно порядок передачи дел не регламентирован. Отсутствуют даже разработанные утвержденные формы самого акта.

Но, следует понимать, что директор -— материально-ответственное лицо. На нем лежит вся полнота ответственности за деятельность в рамках трудовых отношений по части утери документации, ценностей, допущении нарушений. Самоочевидно, своевременное письменное документирование передачи дел позволит значительно облегчить ведение хозяйственной деятельности.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:>Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов

Получение сотрудником имущества работодателя

Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.

Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.

Сведения, которые указываются в акте:

  1. Дата и место составления.
  2. Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
  3. Сведения об организации.
  4. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
  5. Перечень передаваемых ценностей.
  6. Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
  7. Сведения о свидетелях процесса.
  • Прочтите о других не менее важных документах при увольнении:
    • Заявление.
    • Записка-расчет.
    • Уведомление о расторжении ТД.
    • Запись в трудовой книжке.
    • Личная карточка: основания для прекращения трудового договора.
    • Справки, выдающиеся при уходе с работы.
    • Документы, которые работодатель обязан выдать сотруднику.

    Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ И АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ МИНИСТЕРСТВА СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

    МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

    ПРИКАЗ

    от 4 апреля 2014 года N 128

    Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей государственных бюджетных учреждений Министерства социальной политики Калининградской области и акта приема-передачи дел при смене руководителей государственных бюджетных учреждений Министерства социальной политики Калининградской области

    В целях укрепления дисциплины и повышения ответственности руководителей государственных бюджетных учреждений за сохранность государственного имущества Калининградской области, переданного бюджетным учреждениям (в хозяйственное ведение и оперативное управление), а также за состоянием дел предприятий и учреждений, руководствуясь Федеральным законом от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25.03.2011 N 33н, Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить Порядок приема-передачи дел при смене руководителей государственных бюджетных учреждений Министерства социальной политики Калининградской области (далее — Министерство) (приложение N 1).
    2. Утвердить примерную форму акта приема-передачи дел при смене руководителя государственного бюджетного учреждения Министерства (приложение N 2).
    3. Отделу развития учреждений и организационно-кадровой работы Министерства учесть при увольнении руководителей государственных бюджетных учреждений обязательное наличие акта приема-передачи дел.
    4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника департамента финансово-экономического и правового обеспечения Е.В. Фомченкову.

    Министр
    социальной политики
    А.В. Майстер

    Приложение N 1. ПОРЯДОК приема-передачи дел при смене руководителей государственных бюджетных учреждений Министерства социальной политики Калининградской области

    Приложение N 1
    к Приказу Министерства
    социальной политики
    Калининградской области
    от 4 апреля 2014 года N 128

    1. При смене руководителей государственных бюджетных учреждений прежний руководитель (или исполняющий обязанности) обязан осуществить передачу дел ответственному лицу, назначенному приказом Министерства. Прием-передача дел оформляется в соответствии с утвержденной настоящим Приказом примерной формой акта приема-передачи.
    2. Акт приема-передачи дел должен содержать основные данные бухгалтерской годовой отчетности по состоянию на 1 января текущего года или квартальной, при ее наличии, учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отчетности государственных бюджетных учреждений в соответствии с нормативно-правовыми актами Министерства, а также полностью отражать все существенные недостатки и нарушения в организации работы государственного бюджетного учреждения, утвержденных планах финансово-хозяйственной деятельности.
    3. Акт приема-передачи подписывается комиссией, прежним руководителем (или исполняющим обязанности) и ответственным лицом.
    4. При подписании акта приема-передачи дел при наличии возражений по пунктам акта прежний руководитель (или исполняющий обязанности) и ответственное лицо, принимающее дела, излагают их в письменной форме в присутствии комиссии.
    5. В случае обнаружения в ходе приема-передачи дел финансово-хозяйственных нарушений Министерство принимает решение о проведении полной документальной ревизии и инвентаризации имущества учреждения.
    6. Акт приема-передачи дел оформляется в срок, установленный Министерством, но не позднее одного месяца со дня подачи руководителем государственного бюджетного учреждения заявления об увольнении согласно ст. 280 ТК РФ.
    7. При назначении нового руководителя учреждения прием-передача дел от ответственного лица новому руководителю учреждения осуществляется с п. 1-4 настоящего Порядка.

    Министр
    А.В. Майстер

    Приложение N 2. АКТ приема-передачи дел при смене руководителей государственных бюджетных учреждений Министерства социальной политики Калининградской области

    Приложение N 2
    к Приказу Министерства
    социальной политики
    Калининградской области
    от 4 апреля 2014 года N 128

    Дата составления «___» 20___ г.
    Место составления: г. Калининград
    Основание составления:
    I. Мы нижеподписавшиеся,
    руководитель (который увольняется) _______________________________Ф.И.О.
    Ответственное лицо _______________________________________________Ф.И.О.
    Составили настоящий акт о том, что при увольнении ______________________
    руководитель (который увольняется) ______________________________ Ф.И.О.
    и назначении ___________________ ответственное лицо _____________ Ф.И.О.
    передаются следующие документы:
    1) о выполнении основных показателей плана финансово-хозяйственной деятельности;
    2) о состоянии финансового хозяйства государственного бюджетного учреждения на основании данных по балансу на 1 января текущего года, следующего за отчетным;
    3) о расходах государственного бюджетного учреждения;
    4) о задолженности государственного бюджетного учреждения, в том числе по кредитам и по уплате налогов;
    5) о состоянии документации по бухгалтерскому учету;
    6) о банковских счетах организации;
    7) акт о состоянии кассы, составленный на основании ревизии кассы и скрепленный подписью главного (старшего) бухгалтера;
    8) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных бумаг;
    9) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов государственного бюджетного учреждения;
    10) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины организации на основании данных по балансу на «___» _________ 20_____ г.;
    11) о заключенных договорах (контрактах, соглашениях — виды, количество);
    12) о недвижимом имуществе, транспортных средствах государственного бюджетного учреждения;
    13) о запасах сырья, готовой продукции, топлива, иных товарно-материальных ценностей;
    14) о результатах проведения последней инвентаризации товарно-материальных ценностей;
    15) о результатах документальной ревизии;
    16) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического контроля;
    17) о кадровой документации;
    18) о филиалах и представительствах государственного бюджетного учреждения;
    19) учредительные документы государственного бюджетного учреждения;
    20) печати и штампы государственного бюджетного учреждения.
    Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту. При проверке наличия документов выявлено (не выявлено) отсутствие ряда документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.
    Бухгалтерская документация предприятия (учреждения) на момент передачи дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления.
    II. Последняя проверка контролирующим органом проводилась в период ______ (с _________ дата по _________ дата). Результаты проверки оформлены актом _____________. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.
    Деятельность государственного бюджетного учреждения за период (с _______ дата по ____________ дата) на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась. Выявлены следующие нарушения: _________________________________.
    Лица, подписавшие настоящий Акт приема-передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности государственного бюджетного учреждения, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.
    Подписи сторон:
    Руководитель (который увольняется) _______________________________ Ф.И.О.
    Ответственное лицо _______________________________________________ Ф.И.О.
    Приложения:
    1. Реестр документов,
    2. Реестр недостающих документов,
    3. Реестр замечаний к бухгалтерской отчетности.
    Примерный список реестра документов:
    — учредительные документы; свидетельства (постановка на учет, присвоение номеров, внесение записей в единый реестр, кодов и т.п.);
    — договоры с кредитными организациями;
    — приказы по основной деятельности, иная организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и т.д.);
    — приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и прочие), заявления работников, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, карточки работников и прочие;
    — договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, аренды и т.д.;
    — договоры с клиентами;
    — учетная и бухгалтерская документация (документы по учету основных средств, документы реализации, учетные регистры, бухгалтерская отчетность, ведомости, кассовые документы, документы по учету заработной платы, приказы, иная документация);
    — количество печатей с их оттиском, бланки строгой отчетности, ценные бумаги;
    — документы по охране труда и технике безопасности;
    — переписка и иная документация, свидетельствующая о деятельности государственного бюджетного учреждения.

    Министр
    А.В. Майстер

    Общие основания увольнения руководителя

    В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:

    Основание увольнения Описание
    Расторжение трудового договора с руководителем по обоюдному согласию сторон Этот вид увольнения мало чем отличается от применяемого к другим гражданам. Правда, необходимо учитывать, что директору потребуется передать все числящиеся за ним материальные ценности и активы своему приемнику.
    По собственному желанию Право любого гражданина на увольнение гарантировано главным законом страны. При этом придется выдержать максимальный период до даты увольнения. Это также связано с передачей дел.
    Когда увольняют по решению учредителя (собственник, собрание акционеров) Может приниматься в любой момент, вне зависимости от срока действия контракта с руководителем. Принимается без объяснений причин такого увольнения. В качестве компенсации полагаются дополнительные выплаты на условиях контракта.
    Если в действиях руководителя обнаружен грубый дисциплинарный проступок Увольняют на общих основаниях, предусмотренных ТК, дополнительных выплат директору не полагается.
    Из-за банкротства компании Процедура увольнения здесь предусматривает выполнение ряда действий по закрытию компании, а уже потом расторгается трудовой договор с его руководителем.

    Помните, руководитель, как и любой гражданин, может уволиться в любой момент либо быть уволенным на законных основаниях нанимателем. При этом он обязан передать все дела своему преемнику.

    Порядок передачи дел при смене руководителя

    Директор компании может прекратить свои полномочия по собственному желанию либо по окончании действия заключенного с ним контракта. В отдельных ситуациях основанием прекращения полномочий руководителя является решение собственника (собрания акционеров).

    Первое лицо компании обязано передать своему преемнику документы, где он несет персональную ответственность:

    • учредительные документы компании;
    • оригиналы лицензий, сертификатов, других разрешений на право осуществления хозяйственной деятельности;
    • оригиналы выданных собственником доверенностей;
    • первичные документы, ответственность за которые лежит на руководителе;
    • первые экземпляры векселей, акций, прочих финансовых документов;
    • оригиналы крупных международных контрактов, договоров;
    • другие документы, ответственность за хранение которых лежит персонально на директоре компании.

    Не стоит забывать, руководитель является материально ответственным лицом, имеет право первой финансовой подписи. Все это должно быть учтено до момента, когда директору выдадут трудовую книжку и попрощаются.

    Поэтому до начала процедуры передачи имущества и документов, необходимо создать на предприятии инвентаризационную комиссию, проверить наличие всех числящихся по бухгалтерской описи за директором материальных ценностей.

    Для этого издается приказ по предприятию, определяют ответственных за эту работу лиц, устанавливаются сроки ее выполнения, а также форма отчета, что должен получиться на выходе и кто его будет утверждать. Тут же указывается перечень документов, хранящихся персонально директором, которые он обязан передать своему преемнику (временному заместителю) на ответственное хранение.

    Передачу имеющихся материалов необходимо зафиксировать на бумаге, полностью перечислить какие типы документов передаются, и в каком они состоянии. Факт перехода официальных бумаг должен фиксироваться личными подписями передающей и принимающей стороны. Обычно тут же должны быть третьи лица, подтверждающие прохождение такой процедуры.

    Помните, смена руководителя должна сопровождаться документальным оформлением передачи всех числящихся за ним документов, материальных ценностей и дел, с тем, чтобы в дальнейшем у сторон не возникало претензий друг к другу.

    Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен

    В делопроизводстве акт считается документом, подтверждающим, что какое-то событие действительно совершилось. Он может иметь стандартную форму либо составляться в произвольной форме. Документы такого типа подписываются не менее чему двумя лицами (оптимально, если подписантов три и более человека).

    Акт должен в обязательном порядке иметь такую реквизитную часть:

    • название документа;
    • дата и место составления;
    • кто присутствовал во время его составления;
    • краткая суть вопроса (излагается в виде перечисления свершившихся фактов, без каких-либо домыслов, собственных мыслей, предположений);
    • подписи и расшифровки подписей лиц, участвовавших в составлении акта.

    Акт в развернутом виде отображает действия, которые происходят в момент смены руководителя компании. И если учесть, что первое лицо отвечает за все процессы, хозяйственную деятельность, только его подпись действительна в качестве подтверждения отдельных операций, наличие таких документов у приемника обязательно.

    Подтвердить в будущем, что вы ничего не потеряли, а документы попросту вам не передали, будет крайне сложно. Особенно если на этапе передачи это не зафиксировать соответствующим актом.

    Помните, передача документов по акту позволяет сторонам снять с себя ответственность в случае недостачи, потери, повреждения бумажных носителей информации.

    В этом видео рассказано, что такое для компании смена генерального директора и как она происходит:

    Что должно быть в акте передачи документов

    Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:

    Название части Описание
    Информационная часть Тут указывается наименование документа, место и дата его составления, полностью название должности уходящего руководителя, а также наименование должности приемника (временно замещающего лица). А также указываются присутствующие в качестве свидетелей лица. Их должности пишутся также полностью. Указываются развернутые Ф. И. О. всех участников процедуры.
    Описательная часть процедуры В этой части должно быть обозначено основания для составления акта, какие действия выполняются, на конкретный момент. Сами же документы, что подлежат передаче, должны обозначаться общим списком с указанием количества страниц (если оригинальный экземпляр содержит более чем 1 лист). В случае наличия текста на документе с двух сторон, об этом также целесообразно упомянуть. Оптимально, если перечень документов будет сведен в таблицу, где обозначается порядковый номер, наименование документа, количество листов, а также остается чистой графа для примечаний, которые могут возникнуть во время процедуры передачи (например, документ может быть в наличии, но иметь определенные физические повреждения).
    Часть, где участники передачи оставляют свои подписи Здесь целесообразно указывать полное наименование должности, а также Ф. И. О. (тут можно в сокращенном виде) подписантов. Напротив каждой фамилии проставляется подпись участника.

    В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.

    В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.

    В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.

    Количество оригинальных экземпляров акта должно составлять не менее двух – по одному для сторон передачи материалов. Остальные участники могут получить для себя копию документа.

    Помните, по своему назначению акт должен четко расшифровывать, что, когда и кому было передано и в каком состоянии, а также указывать на свидетелей этой процедуры, чтобы при возникновении спорного вопроса в будущем они могли подтвердить либо опровергнуть какие-либо заявления или жалобы.

    Кого уведомляют о смене директора

    Увольнение первого лица также отличается дополнительными обязательствами, ложащимися на собственника компании либо уполномоченное им лицо.

    Дело в том, что сразу после подписания приказа об увольнении необходимо письменно известить об этом:

    1. Банковские учреждения, где компания открыла счета.
    2. Органы регистрации предприятия.
    3. Налоговые органы, другие контролирующие организации.
    4. Компании, с которыми ведется сотрудничество либо подписаны различные хозяйственные договоры, контракты, соглашения.
    5. Других заинтересованных в сотрудничестве юридических и физических лиц.

    Делается это не позднее 3 дней с момента увольнения старого и назначения нового директора компании. Одновременно с этим в банковское учреждение должно подаваться нотариально заверенное заявление о смене права подписи.

    К нему прикладывается заверенная копия решения собственника (вышестоящего органа) о смене руководителя и назначении на эту должность нового лица, добавляется его личная оригинальная подпись. Невыполнение этих требований может стать основанием административной ответственности для компании.

    Аналогичные действия выполняются в случае необходимости замены именных разрешительных документов, на право выполнять какие-либо хозяйственные операции, выданных на старого директора. Тут может потребоваться вернуть ранее выданные разрешения для их уничтожения. Поэтому целесообразно до этого момента по акту приема-передачи выполнить процедуру законного перехода важных документов между старым и новым руководителями.

    Учитывая, что большинство компаний не может обходиться без имеющего право подписывать документы руководителя, часто право подписи финансовых документов имеет не одно, а два и более лица (не более 3–4 руководителей). В этом случае, если новый руководитель еще не назначен, необходимо уведомить контролирующие и регистрационные органы об увольнении руководителя. Хозяйственная деятельность компании от этого не пострадает.

    Помните, несвоевременное оповещение компетентных организаций, а также контрагентов о смене руководителя может вызвать недоразумения во время ведения дел, а также возможного злоупотребления со стороны старого директора, особенно если его уволили за аналогичные действия.

    Смотрите этот вебинар о смене участников в российском обществе с ограниченной ответственностью:

    Форма для приема вопроса, напишите свой

    Основные правила оформления акта приема-передачи документов

    Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

    При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

    Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

    Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

    В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

    Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

    С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

    • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
    • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
    • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
    • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

    После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

    Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

    В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

    При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

    Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

    После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

    Первичные документы

    Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

    Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

    • наименование;
    • номер документа;
    • суть сделки или операции;
    • данные составителя;
    • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

    Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

    Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

    При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

    • учредительные (регистрационные);
    • первичка;
    • лицензии и разрешительные документы;
    • доверенности;
    • международные договоры.

    Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

    Подписываться данные экземпляры могут:

    1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

    Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

    2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

    В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

    Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

    • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
    • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

    Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

    Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

    • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
    • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
    • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

    Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

    Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

    Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

    Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

    1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

    В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

    • учредительные (регистрационные) документы;
    • первичка;
    • лицензии и разрешительные документы;
    • доверенности;
    • международные соглашения.

    Также можно определить такие категории:

    • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
    • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
    • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
    • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

    2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

    Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

    3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

    Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

    Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

    В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

    1. Информационный блок, в котором отражаются:

    • дата, место составления акта;
    • Ф. И. О. увольняющегося директора;
    • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

    2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

    3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

    Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

    • порядковый номер позиции;
    • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
    • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
    • необходимые примечания.

    4. Блок с подписями:

    • лица, передающего полномочия и документы;
    • лица, принимающего полномочия и документы.

    В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

    Передача документов по акту: нюансы

    Речь идет о следующих нюансах:

    1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

    2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

    3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

    Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

    В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *