Отдел снабжения

Определение основных терминов

Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством.

Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами.

Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

Структура системы снабжения

В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание.

Отдел снабжения еще известен под другим названием – «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

  • Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
  • Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
  • Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
  • Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

  • Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
  • Планирование поставок на месяц, квартал, год.
  • Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
  • Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
  • Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
  • Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
  • Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
  • Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

  1. Масштабы компании.
  2. Тип производства.
  3. Отрасль, к которой относится предприятие.
  4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
  5. Количество поставщиков и их географическое положение.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

  • отдел закупок;
  • транспортный;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • группа таможенного оформления грузов;
  • складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

  • План продаж для менеджера: правила и рекомендации по его составлению
  • Аутсорсинг персонала
  • Как контролировать менеджераа

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

  • Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

  • Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Читайте также: Методика бережливого производства: в чем ее смысл и какими инструментами она оперирует

  • Контролируйте склады.

Если в ближайшее время вам не потребуются материалы, хранящиеся на складах, попробуйте их продать. Предварительно убедитесь, что эти ресурсы не пригодятся для других бизнес-направлений, вспомогательного производства и общехозяйственных служб.

Отдел продаж может не согласиться с тем, что материалы, ненужные в данный момент, следует реализовать. Он будет убеждать покупателей, что запасы – это преимущество компании, учитывая ее надежность и стабильность поставки. В любом случае на складах должен быть порядок. На производственных предприятиях, помимо центрального склада, есть участковые и цеховые, куда можно перенаправить материалы с основного хранилища фирмы.

В обязанности отдела снабжения входит контроль центрального склада. Все ресурсы, в том числе те, которые лежат около станков и на кладовках, нужно оприходовать на основное хранилище. Если предприятие работает 24/7, то и склад должен работать круглосуточно. Не забывайте периодически проводить инвентаризацию, т. к. она поможет обнаружить неучтенные запасы ресурсов.

  • Проводите грамотную кадровую политику.

Под грамотной кадровой политикой подразумеваются распределение обязанностей, мотивация и контроль персонала, а вовсе не сокращение штата и переход на сокращенную рабочую неделю. Руководитель отдела закупок нужен не всегда. Если менеджеры получают распоряжения сверху, то и начальника можно не принимать в штат.

Компания будет эффективной, если сотрудники наилучшим образом исполняют свои обязанности: ищут выгодные предложения от поставщиков, занимаются проверками на складах, умеют прогнозировать изменения цен. В свою очередь руководство должно четко донести до персонала распределение функций между отделами снабжения, закупок и другими подразделениями. В качестве мотивации следует подготовить схему, при которой от работы и эффективности решений службы зависит зарплата специалистов. Например, в качестве критериев могут выступать показатели их мониторинга рынка, условия закупок и цены.
Принятая в компании система мотивации должна быть прозрачной для сотрудников. Если руководство понимает, что схема не учитывает ряд нюансов, это повод пересмотреть ее и донести изменения до персонала.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

  • E-mail: client@pg-consult.ru
  • Телефон: +7 (495) 792-99-62
  • Форма обратной связи

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!

Служба закупок на предприятии

Генеральный директор

Существуют следующие варианты организации службы снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

Рис. 9.Реализация функций снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

На рис. 9 показан вариант организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупать решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках (рис.10).

Рис. 10.Реализация функций снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

В торговле организация службы закупки определяется размером предприятия. Так, решением задач по закупке в небольших магазинах занимается директор или его заместитель (зав. секцией). В средних и крупных по масштабам деятельности торговых предприятиях (оптовом, розничном) создается структурное подразделение – отдел или служба закупки.

2.2.3 Определение потребности и планирование закупок

Для эффективного осуществления закупок необходимо определить, какие материалы необходимы для производства, составить план закупок, обеспечить согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

Ø Анализ определение потребностей, расчет количества заказанных материалов;

Ø Выбор источников ресурсов;

Ø Определение метода закупок;

Ø Согласование цены и заключение договора;

Ø Контроль выполнения и экспедирования грузов;

Ø Получение, приемка, организация размещения товара на складе.

Рис.2. Функциональный цикл снабже6ия

Потребность в материалах можно рассчитать исходя из определенной программы производства конечного продукта. В этом случае речь идет о независимом спросе, который рассчитывается при помощи методики МRР-1 потребности в материалах.


Исходная точка расчета – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывается:

· наличный запас;

· плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство;

· минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основе данных расчетов определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ (фактическое потребление в предшествующем периоде – прогноз на предшествующий период)

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора “а”, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше “а”, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах: детерминированный, стохастический и эвристический.


Первый используется, когда известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

В торговле наиболее часто применяются эвристический метод и экстраполяция временных рядов. Оба эти метода предполагают учет тенденции продаж за прошлый период.

Так, при эвристическом методе рассматривается объем продаж за аналогичный прошлый период и с учетом сложившейся ситуации в данный момент принимается решение об объеме и структуре закупки товаров. Понятны возможные ошибки при использовании данного метода: перенос тенденций прошлого периода на прогнозируемый, недоучет многих факторов будущего времени. Более обоснованным представляется метод экстраполяции.

Рассмотрим на конкретном примере использование метода экстраполяции для определения потребности в закупаемых товарах.

Пример. Пусть торговое предприятие по определенной товарной группе имеет следующую динамику продаж.

Таблица 2.Товарооборот торгового предприятия за пять периодов

Периоды

Товарооборот, тыс.руб.

На графике строим кривую динамики продаж.

Данная кривая продаж описывается уравнением параболы 2-го порядка,

уt = а2 + bt + ct

и решается с помощью системы уравнений:

na0 + a1åt + a2åt2 = åy

a0åt + a1å t2 + a2åt3 = åyt

a0åt2 + a1åt3 + a2åt4 = åyt2

Решение системы уравнений показало следующий результат: а = 122, b = -29, c = 10

У=122-29 t+10 t, тогда прогноз продаж на шестой период

У=122-29х6+10х36

У=308 тыс. руб.

Таким образом, прогноз потребности на шестой период составляет 308 тыс. руб., что должно учитываться при закупке товаров. Качество прогноза увеличивается при совместном использовании разных методов прогнозирования спроса. После определения потребности в товарах составляется план закупки.

В торговом предприятии при планировании закупок товаров повседневного спроса может быть использована формула товарного баланса:

Зн + П = Р + Зк + Д, где

Зн – товарные запасы на начало изучаемого периода,

П – поступление товара за изучаемый период ( объем закупки),

Р – реализация товара за изучаемый период,

Зк – запасы товаров на конец изучаемого периода,

Д – документированный расход за этот период (кражи и пр.)

Если Р – определяется из прогноза потребности в закупаемых товарах, Зн, Зк – по данным инвентаризации или других видов учета, то

П -= Зк – Зн + Р + Д

Форма плана закупок может иметь следующий вид:

Таблица 3. План закупок товаров в торговом предприятии на период…

Товарные группы, виды товаров Планируемый объем продаж, (прогноз сбыта) Р Остатки на начало периода, Зн Остатки на конец периода, Зк Документированный расход. Д Объем закупки – годовой и по квартальный П
Товарная группа А,
в т.ч.

Эта форма планирования закупок может использоваться по обязательным товарам в ассортиментном перечне, по товарам повседневного спроса.

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства используются различные виды расчетов:

1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

2. Калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усреднено);

3. Постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

Транспортные расходы также должны находиться в поле зрения закупочной службы. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы разгрузки в случае смешанных сообщений.

Основные методы закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

ü оптовые закупки;

ü регулярные закупки мелкими партиями;

ü закупки по мере необходимости;

ü различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

1.Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2.Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества метода: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3.Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

1. Полный перечень товаров;

2. Количество товара, имеющегося на складе;

3. Требуемое количество товара.

Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4.Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

§ количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

§ поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

§ оплачивается только поставленное количество товара;

§ по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5.Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе.

Выбор поставщика

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы:

1. изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, справочников, объявлений в средствах массовой информации (газетах, журналах) и т.п.;

2. посещение выставок и ярмарок;

3. с помощью брокеров на товарно-сырьевой бирже;

4. с помощью торговых агентов, осуществляющих закупку товаров (выездные товароведы, коммивояжеры, торговые агенты и т.д.);

5. через систему Интернет;

6. с помощью информации на упаковке интересующего товара;

7. рекламное сообщение о желании купить товар в специализированных журналах, справочниках, каталогах;

8. приобретение базы данных о поставщиках:

· “Бизнес-карта”.Эту базу данных (БД) можно приобретать целиком, можно отдельными регионами, отраслями, а также возможна оплата различного объема информации, представленной по каждому предприятию, что компенсирует относительно высокую стоимость базы. К сожалению, программная оболочка доставляет пользователю массу сложностей, в том числе при выводе информации на печать. Добавить новое предприятие в “Бизнес-карту” нельзя. Возможно редактирование существующей информации.

· “МИСС” – “Маркетинговая информационная справочная система”.Содержит дату последней актуализации данных. К относительным неудобствам базы можно отнести DOS-оболочку, ограниченные возможности печати – три стандартные формы вывода. БД “МИСС” – открытая, ее можно дополнять и редактировать без ограничений. Пополняется “МИСС” регулярно, раз в квартал.

· “WA-2 Регистр”.Из всех БД подобного класса обладает наивысшей достоверностью информации (обновление раз в год) и удобной оболочкой. Это единственная БД, о которой можно сказать, что она действительно обновляется. Главный недостаток – БД закрытая, не позволяет ни вводить новую информацию, ни редактировать имеющуюся: существует только записная книжка для каждого предприятия.

· “Наутилус”. Обновляется два раза в год. Информация закупается непосредственно в регионах. Программная оболочка вполне приличная: печать в нескольких формах, в том числе и на конверт, набор телефонного номера прямо из программы. Недостаток – нельзя внести в БД новую фирму. Редактирование имеющейся информации возможно.

· “Информсистема”. Открытая БД. Редактирование и ввод информации – без всяких ограничений. Windows – версия программы реализована на Access, то есть данные хранятся в удобном для работы формате. По многим предприятиям дается очень подробная информация. Удобный поиск по любым параметрам (полям БД). Среди недостатков –большой объем занимаемой памяти на жестком диске.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Конкурсные торги(тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем;

Основными критериями выбора поставщика являются:

1)стоимость приобретения продукции или услуги,

2) качество обслуживания.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

К другим вспомогательным критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят:

1. удаленность поставщика от потребителя;

2. сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3. наличие резервных мощностей;

4. организация управления качеством у поставщика;

5. психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

6. способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

7. финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

8. и другие.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

На выбор оптимального поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика.

Закупаемые сырье, комплектующие изделия, товары неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. При выборе поставщика основных материалов (товаров) главным критерием рассматривается надежность поставки, вспомогательных – затраты на приобретение и доставку. Значимость критериев устанавливается экспертным путем сотрудниками службы снабжения.

Таблица 4.Расчет рейтинга поставщика

Критерии выбора поставщика Удельный вес критерия Оценка значения критерия по десятибалльной шкале Произведение удельного веса критерия на оценку
1.Надежность поставки
2.Цена
3.Качество товара
4.Условия платежа
5.Возможность внеплановых поставок
6.Финансовое состояние поставщика
Итого 1.00

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиков, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери.

В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков. Например, получение информации о финансовом состоянии поставщика, в том числе:

1. отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

2. отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

3. отношение чистой прибыли к объему продаж;

4. движение денежной наличности;

5. оборачиваемость запасов.

2.2.6. Документальное оформление заказа. Приемка продукции (товаров)

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих служб целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

1. Название документа.

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.

2. Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7. Описание товаров.

8. Адрес поставки.

В случае, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

9. Цену.

10. Расчетный счет.

В реализации плана закупок важным моментом является приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

1. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и затрат необходимо, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузкенаправляетпоставщик после подготовки продукции к отправке. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы. Документ поставщикаприменяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. Подтверждение получения поставкииспользуют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к дополнительным расходам по возврату бракованных и недоброкачественных товаров. Возможные методы приемки товаров приведены в таблице 5.

Таблица 5.Методы приемки товаров

Методы приемки партий Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль 1.приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, 2.непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, 3.приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии, 4.приемочный выборочный контроль по качественным признакам, 5.ревизионный выборочный контроль А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение качества показателей продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

В соответствии с концепцией логистики в процессе обес­печения предприятия предметами труда должны иметь ме­сто мероприятия по реализации системного подхода к уп­равлению материальными потоками в пределах самой служ­бы снабжения.

В России решение перечисленных в предыдущем пара­графе задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объе­ме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распреде­лялись.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, прин­ципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материаль­ными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

На рис.9 представлен вариант организационной струк­туры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделени­ями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполня­ются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого закупить и на каких условиях заку­пить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выпол­няются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заклю­чаются договоры, контролируется их исполнение, органи­зуется доставка закупленных предметов труда. В результа­те функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализа­ция затруднена.

Решение задач: Решение задач:

— что закупить; — у кого закупить;

— сколько закупить. — на каких условиях закупить.

Выполнение работ: Выполнение работ:

— операция складирования — заключение договоров;

закупленных предметов труда — контроль за исполнением договоров;

— организация доставки закупленных

предметов труда

ЗАДАЧИ И РАБОТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ФУНКЦИЙ СНАБЖЕНИЯ

Рис. 9. Реализация функции снабжения в процессе работы различных

подразделений предприятия

Другой вариант, представленный на рис.10, предпола­гает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-тех­ническому снабжению.

Такая структура создает широкие возможности логис­тической оптимизации материального потока на стадии за­купок предметов труда.

Решение задач: Решение задач: Выполнение работ:

— что закупить; — у кого закупить; — организация

— сколько закупить. — на каких условиях закупить. складирования

Выполнение работ: закупленных

— заключение договоров; предметов

— контроль за исполнением труда

договоров;

— организация доставки товаров

| следующая лекция ==>
Сроки поставки и количество поставляемых товаров. | Получение и оценка предложений

Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 466;

Как оценить работу руководителя отдела снабжения

Поработав почти два месяца на новой для меня позиции руководителя отдела снабжения, я понял, что это очень интересная должность, требующая массу интеллекта. Но также я удивился тому, что наше снабжение находится на очень низком уровне, учитывая тот факт, что выручка бьет рекорды.

Так получилось, что за все время работы нашей компании, на должность руководителя отдела снабжения я нанимал совершенно не тех людей. Эта должность в шутку была названа «проклятым местом». Всего на этой позиции работало четыре человека, причём с каждым происходила какая-то не хорошая история: от банального разгильдяйства до воровства интеллектуальной собственности компании.

В конце концов я понял, что виноваты не эти люди, а тот, кто их нанимает – то есть я. Поэтому было решено проанализировать эту профессию, так сказать, на молекулярно-микроскопическом уровне. Через некоторое время я пал в шок: Боже, сколько же здесь потенциала для улучшений! Итак, 4 марта 2016 года, покинув место генерального директора и директора по продажам (формально ничего не изменилось), я начал активно, вдумчиво и ритмично работать…

Хотите понять, насколько хорошо работает ваш руководитель в отделе снабжения? Задайте ему несколько вопросов:

  1. Какое количество номенклатуры закупается вашей компанией на регулярной основе? Какое количество этой номенклатуры является оптимальным на одного человека (сколько позиций ведёт один специалист снабжения?)
  2. Назовите те самые 20% номенклатуры которые заставляют вас тратить 80% денег?
  3. Каким образом выглядит график поступлений номенклатуры каждой позиции по дням, неделям и месяцам?
  4. Назовите позиции, по которым активно ведётся поиск более выгодной альтернативы? Когда последний раз по ним были коммуникации (обязательно нужно показать их) и сколько проведено коммуникаций за последние два месяца?
  5. Какое количество предложений от поставщиков имеется на какую-либо позицию (из тех 20% самых «затратных»)? Сколько предложений является оптимальным для принятия решения?
  6. Сколько аналогов у этой позиции?
  7. Каков показатель конкретного специалиста отдела снабжения на данный момент по кредиторской задолженности? Это хороший показатель для таких, курируемых им, позиций?
  8. Какое количество задержек поставок номенклатуры было за предыдущий месяц?
  9. Сколько номенклатурных изделий поступает на склад в среднем за неделю?
  10. Какая была средняя задержка поставки комплектующих относительно графика за какой-либо период (называете промежуток времени)? По каким позициям?
  11. Какая цена за единицу конкретной позиции является целевой (плановой или таргетовой)?
  12. Каков показатель эффективности работы конкретного специалиста с ценой за единицу вверенных ему позиций?
  13. Каков бюджет на конкретную позицию/группу/снабженца на тот или иной период?
  14. Какое количество заказов размещено за последний месяц? Какое количество заказов у конкретного поставщика? Сколько запросов было сделано перед тем, как заключить эту сделку?

Да, в общем-то и хватит. Вопросов на самом деле масса!

Чтобы ответить на эти незначительные вопросы, мне пришлось немало потрудиться, так как у нас отсутствовала соответствующая система измерения. Дело ведь не в том, что вопросы сложные, а в том, что на них сложно ответить, если у вас ничего не измеряется. А для того, чтобы производить измерения, используя системный подход (правильно, точно и постоянно), нужно поработать! Ведь каждый «правильный» менеджер должен стремиться измерить свою работу и работу подчиненных.

На самом деле, не все руководители снабжения могут ответить на эти вопросы. Но на самом деле, правило работает очень просто: если постоянно думаешь о том, что ты делаешь, то тебя нельзя удивить. И, важно отметить то, что я не видел зависимости между суммой заработка человека и качества ответов на эти вопросы (или качества работы управленца). Другими словами, не факт, что более «дорогой» руководитель будет справляться с работой лучше и вообще сможет решать поставленные ему задачи в отделе снабжения.

Также обязательно задайте руководителю такой вопрос: как он относится к работе после 18:00 или на выходных?

Как правило (это сугубо моё мнение), хорошие управленцы любят работать по выходным или в нерабочее время, так как получают удовольствие от самого процесса и хотят быть лучшими в том, что они делают.

Что должен знать претендент на вакансию

Начальник отдела снабжения относится к руководителям среднего звена и находится в подчинении коммерческого директора предприятия. При отборе претендентов на данную вакансию существует определенный перечень условий, соответствие которым повышает шанс трудоустройства:

  • наличие высшего профессионального образования (экономика или менеджмент);
  • стаж работы на руководящих должностях не менее 3-5 лет (в зависимости от размера организации, предлагающей вакансию);
  • приветствуется опыт работы в качестве менеджера по снабжению (то есть наличие четкого представления о специфике работы системы материально-технического обеспечения на разных уровнях);
  • знание основ трудового законодательства, основ материально-технического обеспечения и складского хозяйства, ведения необходимого документооборота, организации учета выполненных работ;
  • наличие навыков стратегического планирования деятельности с учетом изменяющейся конъюнктуры рынка, высокого уровня ответственности и самостоятельности в принятии решений;
  • умение пользоваться техническими средствами, обеспечивающими эффективность и оперативность выполнения возложенных задач.

Что входит в обязанности начальника отдела снабжения

Деятельность руководителя отдела снабжения многофункциональна и требует высокой профессиональной подготовки: умения предвидеть возможные проблемы в процессе организации поставок необходимого оборудования, сырья и других материально-технических ценностей для обеспечения бесперебойной работы предприятия, а также способности грамотно планировать и контролировать деятельность вверенного ему персонала.

Исходя из этого, функционал должностного лица выглядит следующим образом:

  • организация деятельности по обеспечению структурных подразделений фирмы всеми необходимыми материалами для осуществления бесперебойной работы, контроль над их рациональным использованием, минимизация производственных издержек путем совершенствования системы снабжения предприятия;
  • осуществление общего руководства отделом снабжения;
  • изучение маркетинговой информации с целью обеспечения наиболее выгодных условий поставок;
  • заключение предварительных договоренностей с поставщиками;
  • контроль над выполнением условий и сроков поставок, сохранностью товарно-материальных ценностей;
  • осуществление учета используемых средств, ведение работы по оптимизации расходов производственных запасов;
  • разработка и внедрение способов организации деятельности, способных повысить эффективность деятельности отдела снабжения;
  • ведение документации установленного образца, предоставление аналитических отчетов вышестоящему руководству.

Имея представление о специфике работы на посту начальника отдела снабжения и предъявляемых работодателями требованиях к кандидатам на эту должность можно оформить самопрезентацию таким образом, чтобы представить ее автора в выгодном свете и повысить шансы на успешное трудоустройство.

Главная цель резюме – привлечь внимание потенциального работодателя и повысить вероятность приглашения на дальнейшее собеседование. Существует ряд общепринятых правил составления документа, соблюдение которых обеспечит ему дополнительное преимущество в процессе обработки кадровой службой организации.

Как привлечь внимание к резюме

Повысить интерес к самопрезентации можно, используя простые принципы оформления:

  1. Документ следует разбить на информационные блоки, удобные для обработки кадровыми служащими. Располагать их лучше в том порядке, который принят большинством работодателей: раздел персональных данных и образования, раздел трудового стажа, раздел дополнительной информации. Соблюдение правила единообразия резюме помогает рекрутерам без дополнительных временных потерь отыскать в документе важную информацию.
  2. В разделе персональных сведений, кроме личных данных и способов связи с кандидатом, следует перечислить учебные заведения, в которых соискатель получал образование, сроки и формы обучения, присвоенную квалификацию, свидетельства, сертификаты и дипломы, выданные по его результату. Кроме этого важное значение при трудоустройстве имеет дополнительное образование: стоит указать данные о курсах переподготовки или повышения квалификации, учебных семинарах, бизнес-тренингах, пройденных претендентом на должность.
  3. В разделе с описанием опыта работы указывается трудовой стаж, занимаемые должности и функциональные обязанности, выполняемые на предыдущих местах трудоустройства. Перечень рабочих мест располагается в обратном порядке: начиная с последнего и заканчивая началом трудовой деятельности. Основной акцент при описании профессиональных навыков нужно делать на их подобии требованиям, выдвигаемым к соискателям должности начальника отдела снабжения. Наличие опыта руководства или работы в смежных областях придаст резюме дополнительный вес. Для повышения интереса работодателя следует использовать фактические данные, свидетельствующие об успехах на предыдущих местах работы и указывающие на профессионализм и компетентность претендента (лучше применять утвердительные выражения – возглавил, организовал, заключил долгосрочных контрактов и т.д.). Здесь же размещают контактные данные должностного лица с предыдущего места работы, способного предоставить рекомендации автору резюме.
  4. В разделе с дополнительными сведениями располагается информация о личных качествах, характеризующих претендента как человека и профессионала в своем виде деятельности (высоком уровне развития организаторских способностей, аналитическом складе ума, умении действовать в условиях ограниченного времени и многозадачности, обладании лидерскими качествами, высокой мотивации достижения успеха). Дополнительно можно указать желаемый размер оплаты труда, возможность командировок, знание иностранных языков, семейное положение и другую информацию на усмотрение автора резюме.

Применив на практике правила написания стандартной самопрезентации, сумев выгодно подчеркнуть в ней достоинства и компетенции автора документа, требуемые для замещения вакансии – можно добиться реального результата в процессе трудоустройства. Образец резюме начальника отдела снабжения можно посмотреть, пройдя по ссылке .

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *