Организационные документы

Организационные документы

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации. Фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, правила, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.

Устав – это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (например: Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).

Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения, перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; сведения о порядке их образования и их полномочиях.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Текс устава предполагает наличие следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Основные функции предприятия.

3. Права и обязанности.

4. Руководство.

5. Взаимоотношения и связи.

6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.

7. Имущество и средства.

8. Контроль, проверка и ревизия.

9. Реорганизация или ликвидация.

10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).

11. Порядок распределения прибыли.

12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

13. Органы управления (внутренняя организационная структура).

Положениеопределяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организации, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.

Положения бывают:

· общие – разрабатываются для однородных организаций;

· типовые – действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы, утверждаются вышестоящими органами управления;

· индивидуальные – разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица, утверждаются руководителями организации и предприятий.

Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения – указывается точное официальное наименование организации (полное и сокращенное), цели ее создания, степень самостоятельности, орган управления (или должностное лицо), в чьем распоряжении находится данная организация, непосредственный руководитель, наличие печатей и официальных бланков. Здесь же дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи организации, характер и основные направления ее деятельности.

3. Структура – приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимосвязей между ними, определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

4. Функции – дается всесторонняя характеристика деятельности организации, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

5. Права и обязанности – перечисляются права и обязанности, необходимые для выполнения функций, порядок их осуществления (к правам относятся: право запрашивать информацию, право ведения переписки, право представительствовать в вышестоящих органах, право издавать распорядительные и нормативные документы и др.; к обязанностям относятся действия, необходимые для выполнения основных задач). При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству.

6. Ответственность – излагаются позиции, по которым руководитель организации несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач.

7. Руководство – устанавливаются принципы руководства организацией, порядок назначения (освобождения) на руководящую должность, сфера компетенции руководителя.

8. Контроль, проверка и ревизия деятельности – определяется, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.

9. Реорганизация и ликвидация – устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации организации

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. В данном документе должны быть закреплены основные функции и задачи, которые должны выполнять подразделения для выполнения общих задач. Так, в акционерном обществе, руководимом советом директоров, разрабатывается Положение о совете директоров, в котором закрепляется статус совета, компетенция совета директоров, порядок избрания совета, полномочия его членов и их срок, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов совета директоров и другие организационные вопросы.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.

Правила – это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

По сфере применения правила можно разделить на:

· общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности);

· отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).

В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом Правила внутреннего распорядка и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работниками меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».

Обычно Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников.

3. Основные права и обязанности работников.

4. Основные права и обязанности работодателя.

5. Режим труда и отдых.

6. Поощрения за успехи в труде.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Ленинградской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция, определяемая как правовой акт, который издается в целях регламентации организационно-правового положения специалиста, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности. На должностную инструкцию часто опираются при конфликтных ситуациях между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При ее разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика).

Трудовой кодекс РФ, а также положение организации и структурного подразделения. Основные положения инструкции должны быть согласованы с юрисконсультантом, а затем она утверждается руководителем предприятия и при заключении трудового договора доводится до сведения сотрудника под расписку. Все изменения в должностной инструкции должны вносится специальным приказом руководителя.

Основной текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения. В разделе указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т.е. название структурного подразделения и подчиненность; устанавливается сфера деятельности сотрудника, режим работы, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия; определяются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Кроме того, в разделе содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми специалист руководствуется в своей деятельности.

2. Функции и должностные обязанности. Этот раздел требует как можно большей детализации. Здесь в максимальном объеме перечисляются обязанности работника, согласующиеся с задачами структурного подразделения; приводится перечень видов работ (в последовательности от главных к второстепенным), которые должен выполнять сотрудник; указывается форма его участия в управленческом процессе; определяются этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник.

3. Права. В разделе описываются права и полномочия работника, необходимые для выполнения его обязанностей: право принимать решения по определенному кругу вопросов, получать необходимую информацию, визировать или подписывать документы, контролировать действия каких-либо сотрудников и т.д.

4. Ответственность. В данном разделе указываются формы ответственности работника за результаты его деятельности, возложенные на него обязанности; устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей.

5. Взаимоотношения. Данный раздел призван регулировать трудовые взаимоотношения между должностными лицами. В нем устанавливается круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления документов и др.

6. Оценка работы. В этом разделе обычно указывают критерии своевременности работы и ее качество, например отсутствие жалоб, претензий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и др. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (три года или пять лет).

К организационным документам относятся и такой документ, как структура и штатная численность – правовой акт регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Его составление предусматривается уставом (положением) об организации. В нем устанавливаются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на календарный год, а если в течение происходят изменения, то они оформляются приказом руководителя.

Документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются:

· название структурного подразделения;

· код структурного подразделения;

· штатная численность (по отделам и организации в целом).

В каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, разрабатывается и утверждается штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание, как и другие документы, разрабатывается в соответствии с уставом (положение) организации. В нем определяются структурные подразделения (наименование и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Документ оформляется по унифицированной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономический отдел и отдел кадров.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

  • устав;
  • положение;
  • правила и инструкции;
  • штатное расписание;
  • структура и штатная численность;
  • правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

  1. Типовые уставы.
  2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

  • общие положения,
  • основные функции организации,
  • права и обязанности,
  • руководство,
  • взаимоотношения и связи,
  • производственная и коммерческая деятельность компании,
  • имущество и основные средства,
  • контроль и ревизия,
  • реорганизация или ликвидация,
  • порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
  • порядок распределения прибыли,
  • порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
  • внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

  1. Цели и задачи деятельности компании.
  2. Структура подразделений и отделов компании.
  3. Функции.
  4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
  5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
  6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
  7. Ревизия деятельности и проверки.
  8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

  1. Общие положения.
  2. Функции и должностные обязанности участников компании.
  3. Права участников.
  4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
  5. Взаимоотношения внутри фирмы.
  6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

  1. Упорядочивание рабочего графика.
  2. Оформление на вакантные должности.
  3. Начисление заработной платы.
  4. Возможность карьерного роста сотрудников.
  5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

  • название отдела,
  • код отдела (структурного подразделения),
  • численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Организационные документы: понятие и виды

  1. PR: понятие и определение.
  2. А) понятие и задачи
  3. Агропромышленная интеграция и кооперация в сельскохозяйственном производстве (значение, понятие, виды)
  4. Адвокатура. Понятие, задачи и виды юридической помощи
  5. Админ правонарушения: понятие и юр состав.
  6. Админ. правонарушения: понятие и юридический состав.
  7. Административная ответственность: понятие и виды.
  8. Административное наказание: понятие, виды, правила назначения.
  9. Административный договор: понятие, признаки, виды
  10. Активы и капитал организации: понятие и классификация.

Понятие «организационные документы». Виды организационных документов: устав, положение, инструкция, должностная инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность учреждения (предприятия) выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие его статус, компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав утверждает высший орган управления учреждения (предприятия).

Содержание устава зависит от формы собственности компании и способа управления ее деятельностью.

Так в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устав унитарного предприятия должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

2. указание на место нахождения унитарного предприятия;

3. цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

4. сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

5. наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор и др.);

6. порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

7. перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

8. иные предусмотренные законодательством сведения этих фондов, в том числе:

– сведения о размере уставного фонда государственного или муниципального унитарного предприятия, порядке источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли;

— сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами РФ, государственными органами субъекта РФ или органами местного самоуправления.

Устав оформляют на стандартном листе с внесение необходимых реквизитов общего бланка:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа.

16 гриф утверждения документа;

20 текст устава;

22 подпись.

2. Положение–это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (см. рис). (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т. д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа

16 гриф утверждения документа;

12 регистрационный номер документа;

18 заголовок к тексту

20 текст документа

22 подпись

24 визы согласования

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией–разработчиком.
Структура текста Положения о подразделении (службы) обычно включает следующие разделы:

Общие положения (полное официальное наименование подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделений, наличие печатей)

Основные задачи

Функции

Права

Ответственность (устанавливается виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности)

Взаимоотношения (взаимодействия с другими подразделениями и организациями).

3. Инструкция–правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

18 заголовок к тексту;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

27 отметка об исполнителе;

30 идентификатор электронной копии документа.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция– документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы;

2) должностные обязанности (виды работ, выполняемые специалистом);

3) права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);

4) ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность специалист).

Пример оформления должностной инструкции представлен в Приложении 3.

4. Штатное расписание–документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Форма документа определена постановлением Госкомстатат РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

20 текст документа;

22 подпись;

24 визы согласования документа.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

5. Структура и штатная численность–организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Составляется и подписывается также как и штатное расписание.

6. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы:

­ организация работы предприятия;

­ взаимные обязанности работников и администрации;

­ предоставление отпусков;

­ командирование сотрудников;

­ внутриобъектный режим.

Конкретные требования к порядку оформления проекта документа не определены. В этой связи учреждение вправе самостоятельно определить соответствующие требования, в частности к составу и оформлению реквизитов.

Документирование основных видов деятельности организации

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Курсовая работа на тему: » Документирование основных видов деятельности организации»

Выполнил: студентка Гудошникова Е,Ю

2-ого курса заочного отделения

спец. ДОУА группа 21

г.Камышлов 2013г.

Общество с ограниченной ответственностью

«Торговый дом » Кожевенный завод»

624860, г.Камышлов, Свердловская обл., ул.Пролетарская,70,

ИНН 6613004020 КПп 661301001

р/сч 40702810100000007640 в ОАО «СКБ- банк» г.Екатеринбург

к/сч 30101810800000000756 БИК 046577756

Директор Оганесян Г.К

Введение…………………………………………………………………………………………………….4

Глава1.Теоритические аспекты документирования деятельности организации. ………………………………………………………………………………….5

1.1Документирование: Характерные особенности организации ……………………………………………………………………………………………………….5

1.2Подготовка и оформление основных видов документов……………………………………………………………………….7

1.3. ……………………………………………………………………………….10

Глава 2 Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»……………………………………………………………………………10

2.1Характеристика предприятия…………………………………………………………………10

2.2 Анализ эффективности управления документооборот ООО «Торговый дом»Кожевенный завод»……………………………………………………………………………..12

2.3Оптиматизация внутри организации …………………………………………………………………………………….21

заключение………………………………………………………………………………………………22

Список используемой литературы……………………………………………………….

Приложение……………………………………………………………………………………….

Ведение:

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота организации, хранение документов и их использование в текущей деятельности . Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие , внутренние документы; документы, направляемые в контролирующие органы и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам организации, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация документооборота основного вида деятельности организации

Целью курсовой работы является рассмотрение организации документации и документооборота.

Задачи:

— изучить организационные формы делопроизводства;

— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

— описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Глава 1.

Теоретические аспекты документирования деятельности организации

1.1 Документирование: Характерные особенности организации

В своей деятельности организации руководствуются набором целей, различающимся как по содержанию, так и с точки зрения временной перспективы. Можно выделить три основные вида организационных целей: базисные принципы (ценности), стратегические задачи и краткосрочные планы. Базисные ценности определяют основные цели функционирования организации и являются своеобразным raison d’etre, который существует у каждого объединения людей. Кредо является формальным выражением базисных ценностей организации, однако его отсутствие отнюдь не означает, что у организации не существует таких целей Базисные цели организации являются наиболее устойчивыми и остаются неизменными в течение длительного периода времени, обеспечивая преемственность и стабильность в ее развитии. Стратегические задачи вырабатываются организацией на основании анализа возможностей развития, предоставляемых внешней средой, и потенциала самой организации с учетом базисных целей ее существования. По существу, это – планы реализации базисных целей в конкретных условиях функционирования организации. Стратегические задачи включают в себя конечную цель, временной интервал и способ достижения цели. Они в гораздо большей степени, чем фундаментальные цели, зависят от внешней среды и требуют периодического обновления. В то же время противоречие стратегических задач фундаментальным целям организации может привести к глубокому организационному кризису.

Еще одной важной характеристикой организационной структуры является иерархичность или величина расстояния между высшим и низшим звеном организации. Чем больше расстояние (число уровней) между руководителем и рядовым исполнителем, тем выше степень иерархичности в организации. Иерархические организации эффективны с точки зрения контроля за распределением и использованием ресурсов, обеспечивают высокую степень их концентрации на отдельных направлениях деятельности. В то же время в таких структурах малоэффективным является процесс коммуникации (особенно снизу вверх), ограничена самостоятельность сотрудников, высока инертность. Организации с меньшим числом иерархических уровней более динамичны, легче приспосабливаются к переменам, однако требуют более высокого уровня ответственности и подготовленности от своих сотрудников.

Структура создается для достижения организационных целей, поэтому по мере изменения этих целей или условий их реализация (состояния внешней среды) может и должна претерпевать изменения, в противном случае эффективность организации может существенно снизиться. Организационная структура является формальным средством организации сотрудников любого учреждения. Помимо этого в каждой организации существует особая организационная культура, т.е. ценности и поведенческие нормы разделяемые ее сотрудниками. Существует несколько уровней организационной культуры.

Однако влияние организационной культуры на результаты очень велико – в случае несоответствия организационных целей или ее структуры ценностям и поведенческим нормам сотрудников возникает внутренний конфликт, который может перерасти в глубокий кризис.

1.2. Подготовка и оформление основных видов документов

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами являются:

— устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

— приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно — хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно — справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно — справочными документами являются:

— протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора учреждения.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения.

Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Глава2. Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»

2.1 Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом «Кожевенный завод» создано на основании единоличного решения физического лица в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (часть первая) от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ , Федерального Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» .

Зарегистрировано Постановлением Администрации «город Камышлов» № 1207 от 30.11.1998 года (Свидетельство о государственной регистрации : серия II-КИ № 05200 от 30.11.1998 года )

Юридический адрес: 624860 Свердловская область г. Камышлов ул. Пролетарская 70;

Почтовый адрес : 624860 Свердловская область г. Камышлов ул. Пролетарская 70;

Свидетельство о постановке на налоговый учет: серия 66 № 0031151 от 25 марта 1999 года

ИНН 6613004020 КПП 661301001

Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц:

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *