Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив организации докумен­ты хранятся по месту их формирования в дела (в небольших органи­зациях целесообразно централизованное хранение дел).

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответствен­ные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Предприятие для централизованного хранения документов создает специальное структурное подразделение — архив, деятельность кото­рого регулируется Положением об архиве организации.

Во многих организациях для документационного обеспечения уп­равления, контроля соблюдения в структурных подразделениях еди­ной системы делопроизводства, методического руководства работой с документами и обучения работников основам делопроизводства соз­дана служба документационного обеспечения управления.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохран­ность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, ко­пия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещает­ся. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в спе­циально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключаю­щих возможность их пропажи или порчи.

В случае обнаружения пропажи дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обна­руженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о при­чинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структур­ного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта — заместитель дела, в которой указывают номер и заголовок дела, номер и название описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и под­пись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта — заместитель изымается.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допуска­ется в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением для архива заве­ренной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Передача дел в архив организации

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02,

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях.

В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Передача дел производится только по сдаточным описям установленной формы.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

  • заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

  • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

  • порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

  • графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы. График утверждается руководителем организации.

В ходе подготовки дел к передаче на хранение заведующий архивом организации (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки.

Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если будет обнаружено отсутствие каких-либо дел, томов или частей дела, заведующий архивом (ответственный за архив) вправе требовать от работников соответствующего структурного подразделения организации проведения розыска недостающих дел либо разъяснения причин незаведения положенных дел.

Если утрата документов произошла в результате пожара, затопления или какого-либо другого несчастного случая, необходимо составить акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих служб (пожарной охраны, водоканала и т. п.).

По мере возможности информацию о трудовом стаже или заработной плате работников, содержавшуюся в утраченных документах, необходимо восполнить другими документами, имеющими временный срок хранения.

Так, например, информацию об оплате труда, содержавшуюся в лицевых счетах по начислению заработной платы, в случае их утраты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для начисления заработной платы, имеющими 5-летний срок хранения.

В случае утраты подлинников приказов, распоряжений по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

В случае невосполнимой утраты дел составляется соответствующая справка, в которой указываются виды (разновидности) утраченных документов, их количество, период, за который они составлялись, причины их утраты.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (кадровой службы, бухгалтерии) и представляется заведующему архивом (ответственному за архив), который докладывает руководителю организации о происшедшем факте, а также высказывает предложения и выводы о наказании виновных и принятии соответствующих мер по обеспечению сохранности документов, подлежащих длительному хранению.

В период подготовки дел к передаче на хранение в архив организации заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При этом проверяется соблюдение хронологического порядка расположения документов в делах.

Например, приказы, распоряжения по личному составу должны быть сформированы в пределах одного календарного года, в валовом порядке их номеров и в хронологической последовательности (дело с приказами должно начинаться с приказа за № 1 и соответственно с января).

В процессе подготовки дел к передаче проверяют наличие всех приложений к приказам, распоряжениям. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к распорядительным документам, которыми они были утверждены или введены в действие.

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также наличие и соответствие всех реквизитов документов, подлежащих передаче в архив.

Особое внимание при этом уделяется распорядительным документам. Проверяют наличие дат, номеров приказов, соответствие их по книге регистрации приказов, распоряжений, а также наличие подписи руководителя, а в необходимых случаях — наличие виз.

Если в дело взамен подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть заверена.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

— заверительную надпись «Верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

— дату заверения.

Например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В личных делах или нарядах личных дел уволенных работников проверяется наличие внутренней описи и качество ее составления.

Кроме того, в ходе подготовки документов проводится проверка формирования дел лицевых счетов по заработной плате: они группируются в дела по алфавиту фамилий*.

В случае формирования лицевых счетов, расчетных листков по начислению заработной платы по табельным номерам (кодам) работников организации необходимо составить указатель к описи (в состав которой включены эти документы), где перечислить фамилии, имена и отчества (указать полностью) работников и привести их поисковые данные (номера единиц хранения, листы единиц хранения, в которых содержатся сведения о данных работниках).

Работники архива проверяют также заполнение всех граф установленной формы лицевого счета. Расчетные ведомости по заработной плате, как правило, формируются в дела в хронологической последовательности (по месяцам начисления зарплаты: январь-декабрь).

В ходе проверки качества подготовки документов к передаче на хранение в архив проверяется также качество проведения экспертизы ценности документов дел.

В случае обнаружения в них копийных экземпляров имеющегося в деле подлинника документа, а также черновых проектов документа они изымаются, и дело переоформляется. Листы дел нумеруют заново, при этом старые номера зачеркивают, рядом проставляют новый номер, пересоставляют заверительную надпись дела.

Кроме того, проверяется и нумерация листов в деле, правильность составления заверительной надписи дела, соответствие фактического количества листов дела тому, которое указано в листе-заверителе.

Если в ходе проверки качества проведенных работ по переплету, подшивке документов обнаружится, что часть документов выпадает — не захвачена переплетом или не подшита, дело необходимо расшить, заново переплести и подшить. Запрещается приклеивать не подшитые документы, даже если этот документ на одном листе (кроме листа — заверителя дела).

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет правильность оформления обложек дел, наличие всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела (по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов дела, срок хранения документов дела, архивный шифр.

Если дело состоит из нескольких томов, на обложках дел должны быть проставлены их номера. Небрежно оформленные обложки дел переоформляются заново.

Не менее важным моментом проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации является проверка составления сдаточной описи, правильности заполнения всех ее граф. Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. Заголовок каждого дела, подлежащего передаче в архив, имеет в описи свой самостоятельный номер.

Также проверяется правильность заполнения итоговой записи к описи дел и соответствие количества дел, указанных в описи, их фактическому наличию.

Дополнительно обнаруженные заголовки дел могут вноситься в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации дел или же в конец раздела описи. По требованию заведующего архивом (ответственного за архив) организации к описи могут составляться список сокращений, указатели, оглавление.

Все недостатки, выявленные в ходе проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации, доводятся до сведения руководителя структурного подразделения или сотрудника, ответственного за проведение этой работы, которые должны принять меры по их устранению.

В соответствии с достигнутой договоренностью в установленный день ответственные лица проводят совместный прием-передачу документов в архив организации.

Сотрудник структурного подразделения, передающего документы, доставляет дела в архив организации.

Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название структурного подразделения, номер описи, номера дел, номер связки. При необходимости можно указать срок хранения.

Прием-передача каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы.

Передача-прием дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. В случае отсутствия по каким-либо причинам дел, подлежащих передаче в архив, в графе «Примечание» описи делается соответствующая запись.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.

Тема 11. Организация оперативного хранения и использования документов Основные вопросы темы

1. Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации.

2. Формирование документов в дело.

3. Номенклатура дел.

1. В процессе документирования в структурных подразделениях обычно накапливается значительный комплекс документов (как исполненных, так и находящихся на исполнении).

Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оперативным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.

Виды оперативного хранения:

— хранение документов в процессе их исполнения;

— хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Получили распространение электронные хранилища документов на базе программных продуктов «Microsoft SharePoint Portal Server» или «1C-Битрикс: Корпоративный портал».

Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оптимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструкциями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.

Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:

• документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;

• хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;

• документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров; • особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.

Сроки хранения документов:

• преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 января по 31 декабря 2012 г.);

• документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Такие документы называются переходящими.

Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т.д.) имеют право долговременного хранения документов.

К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т.д.

2. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Основания для группировки документов в деле:

• по номинальному признаку – название видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, справки и т.д.);

• по предметно-вопросному признаку – содержание документов;

• по авторскому признаку – принадлежность документов одному автору;

• по корреспондентскому признаку – отправка документов конкретному лицу или организации;

• по географическому признаку – отправка документов в конкретный регион;

• по хронологическому признаку – принадлежность комплекса документов к определенному периоду.

Дело формируется в соответствии с номенклатурой организации. В дело помещаются документы, своей содержательной частью соответствующие заголовку дела.

Требования к формированию дел:

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;

• подлинники отделяются от копий;

• годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года, кроме переходящих документов.

Правила устанавливают объем дела: не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи (копии – заверительную надпись), дату, индекс, отметку «В дело».

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в определенном порядке: основ- ной документ и относящиеся к нему приложения, а затем по хронологии – документы, возникающие по мере решения вопроса.

Существуют определенные правила группировки документов по видам и хронологии (см.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документа- ми, представляют собой приложения к ним и группируются вместе с указанными документами.

3. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного 93(свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел включаются все документы организации, за исключением технической документации и печатных изданий. Требования к номенклатуре дел содержат ГСДОУ, основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения.

Реквизиты номенклатуры дел: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Графы таблицы номенклатуры дел: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.

Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разделов – наименования структурных подразделений (для организаций без структуры – направлений деятельности).

Требования к заголовкам дел:

• точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

• краткость, четкость формулировки;

• не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п.

Состав заголовка дела:

• наименование вида или разновидности документов;

• название организации или его структурного подразделения;

• адресат или корреспондент документа;

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность документов дела.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, относятся к «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые могут быть затем присвоены делам, не предусмотренным номенклатурой.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По окончании делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-30лк ; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации — 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20єС), а относительную влажность воздуха — 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.

документ хранение делопроизводство

Каковы сроки хранения внутренней вх/исх документации организации?

Для начала попробуем разобраться с определениями.

Как правило, значение «внутренняя» не соответствует значению входящая/исходящая.

Термин Вх/исх документация подозревает переписку с «внешними» организациями(партнерами). Внутренними документами называют документы, которые издаются для ведения работ в данной организации, и как правило не выходят за ее стены. К таким документам относятся приказы, распоряжения, разного рода служебные записки и т.д.

Вх/исч документацию составляют, главным образом письма, а также жалобы, в зависимости от профиля деятельности учреждения.

Каждый входящий документ должен быть зарегистрирован(получить свой входящий номер) и направлен на рассмотрение специалисту. Это действие выполняет канцелярия.

Специалист рассматривает документ и подготавливает ответ — исходящий документ. Далее специалист в зависимости от темы документа выбирает по «номенклатуре дел» (перечень всех дел организации) №дела, в котором будет хранится входящий документ совместно с копией исходящего на него ответа.

В Номенклатуре дел все дела пронумерованы и указаны сроки их хранения.

Сроки хранения дела назначаются при составлении Номенклатуры дел(эти занимается специальная комиссия) и должны соотносится с общепринятым Российским стандартом.

Таким образом срок хранения зависит от темы документа, но не от его принадлежности к вх/исх.

Например, малозначительные дела по переписке могут хранится не более 3-х лет, документы, затрагивающие долговременные проекты, могут хранится и 20лет. Имеются документы с постоянным сроком хранения(обычно внутренние учредительные документы), которые также требуется сдавать в общегородской архив.

Срок хранения входящей документации

Входящая документация – это все письма, документы или заявления, которые поступают в организацию.

Любая компания ежедневно обрабатывает массу входящей деловой документации. Чтобы документы не затерялись и ответственные лица могли получить отметку о доставке, ведется регистрация входящих писем. Сами письма хранятся в организации.

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Формируя дела, помните, что нежелательно разрывать связанные письма, такие как письмо-просьба и письмо-ответ. Эти деловые письма объединяют в одном деле.

Отклоняющиеся от общего правила сроки хранения входящих деловых писем устанавливают после систематизации типов писем, поступающих в организацию. Каждому виду писем присваивается свой срок. Можно различать письма с перепиской, письма с информации об оказании услуг. При формировании дел нельзя объединять в одно дело письма с разным сроком хранения.

Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах. Журналы нужны, чтобы систематизировать поток документации, найти запись о письмах по запросу, удостовериться, что государственный орган, который прислал запрос, получил ответ. Журналы оформляются типографским способом и закупаются ежегодно.

Начиная с первого числа нового года нужно начать новый журнал с первого рабочего дня. Учет входящей и исходящей документации можно вести в электронном виде, но в традиционном делопроизводстве все электронные записи должны дублироваться в бумажном варианте. Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя. Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами.

Журналы изготавливаются разного формата, в жестком и мягком переплете. Выбирайте тот, с которым будет удобнее работать.

Есть и другие преимущества журналов регистрации. По ним можно установить, верны ли реквизиты письма, когда оно было отправлено. Это поможет избежать недоразумений и разрешить сомнения в случае ошибки или задержки письма.

Журналы регистрации хранятся 3 года.

По истечении срока хранения входящей и исходящей документации все документы и письма уничтожают, о чем составляют акт.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *