Менеджер по закупкам обязанности

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера ООО «Нижегородметалл-Сервис» (далее — Общество).

1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.

1.3. Менеджер относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику ПЗУ Общества.

1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 1 года.

1.5. Менеджер должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

— рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

— конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения;

— основы маркетинга;

— теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;

— теорию и практику работы с персоналом;

— формы и методы ведения рекламных кампаний;

— этику делового общения;

— основы технологии производства;

— основы делопроизводства;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Менеджер в своей деятельности руководствуется:

— бизнес-планом Общества;

— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия менеджера его обязанности возлагаются на лицо, назначенное Директором Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функциональные обязанности

Менеджер осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Организация и ведение закупок:

— поиск потенциальных поставщиков;

— ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Общества;

— оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника ПЗУ;

— мотивация поставщиков на работу с Обществом.

2.2. Планирование и аналитическая работа:

— составление ежемесячного плана закупок;

— анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

— предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом Общества;

— обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта;

— составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

2.3. Обеспечение закупок:

— прием и обработка заказов от клиентов Общества;

— окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

— взаимодействие с подразделениями Общества с целью выполнения возложенных задач;

— участие в рабочих совещаниях;

— ведение рабочей и отчетной документации.

— поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.

— участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.

2.4. Контрольная:

— обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

— недопущение дебиторской задолжности по расчетам с поставщиками;

3. Права

Менеджер имеет право:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника ПЗУ отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.3. Требовать от Начальника ПЗУ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.4. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера.

4. Ответственность

Менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

Общее описание профессии

В зависимости от компании обязанности менеджера по закупкам могут сильно разниться. К примеру, существуют такие виды бизнеса, где объемы продаж по каждому из наименований можно с достаточной степенью точности просчитать заранее. В этой ситуации менеджер должен всего лишь с максимальной тщательностью следовать изначальному плану закупок.

Иногда требуется эксклюзивный товар: одежда, обувь, мебель, парфюмерия, ювелирные изделия и так далее. В этом случае надо найти то, что будет продано в ближайшее время, и в таком количестве, в котором такой товар реально продать.

Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие профи, которые умеют эффективно общаться с людьми и получать то, чего хотят. Результатом их деятельности будет нахождение хорошего поставщика, который готов предоставлять самый лучший товар по минимальным ценам, с правом отсроченного платежа или даже возврата нереализованной партии.

Однако условия нынешнего рынка таковы, что нахождение низких цен порой становится трудно достижимым. Компании предпочитают работать с проверенными поставщиками на давно оговоренных условиях.

С учетом вышесказанного, основными обязанностями менеджера по закупкам становятся оптимизация процесса закупок, нахождение оптимального количества товара и забота о том, чтобы этот товар оказался в нужное время в нужном месте и нашел своего потребителя.

Основные должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам должен:

  • постоянно обеспечивать наличие товаров по своим товарным группам;
  • выстраивать отношения с имеющимися поставщиками и находить новых, предлагающих требуемый товар по выгодным ценам;
  • составлять заказы для поставщиков;
  • осуществлять информационную поддержку других отделов;
  • обобщать информацию и доводить ее до сведения руководства;
  • отслеживать, выполнен заказ или нет;
  • проводить мониторинг рынка и обеспечивать наличие товаров, спрос на которые повышенный;
  • отслеживать продажи по каждому товару;
  • обеспечивать требуемое количество товаров на складе;
  • изучать новые предложения поставщиков;
  • определять виды товаров, которые необходимо вывести из ассортимента или ввести в него;
  • обеспечивать постоянное наличие в компании рекламных материалов от поставщиков;
  • контролировать исполнение обязанностей по отношению к поставщикам;
  • консультировать продавцов, а иногда и покупателей;
  • контролировать движение грузов и сроки отгрузки товаров;
  • разбирать претензии поставщиков и улаживать конфликты;
  • контролировать качество продукции.

Профессия — закупщик. Звучит гордо?

Какова роль профессионального закупщика в современном мире. Какими компетенциями он должен обладать, что знать и уметь и нужно ли этому учиться?

На английском профессия именуется buyer, она очень молодая в сравнении с другими. Эта специальность не всегда так называлась. В прошлом столетии в каждой организации существовали специалисты, которые выполняли закупочные функции и назывались техническими специалистами, инженерами. Они выполняли различные задачи, связанные с расчетом потребностей в поставках, поиском необходимых решений по материалам, налаживанием контактов с поставщиками и многим другим. И в итоге они стали называться снабженцами или специалистами материально-технического снабжения.

В СССР практически в каждом вузе существовали такие кафедры и специальности, где готовили специалистов материально-технического снабжения в том или ином направлении или отрасли промышленности. Вообще в Советском Союзе как в стране с плановой экономикой роль снабжения и снабженцев была весьма значима. Но она в основном сводилась к тому, что надо было все правильно просчитать в рамках спущенных сверху планов. Это были в большинстве своем хорошие экономисты, которые могли сделать правильные расчеты по количеству материалов с учетом их технических характеристик (недаром все экономисты раньше учили сопромат и технологию производства материалов). Также необходимо было рассчитать все поставки согласно планам работы производств. В плановой экономике другие закупочные компетенции были просто не нужны и не задействованы. Необходимо было просто выполнять план (месячный, ежеквартальный, годовой, пятилетки), не о каких других показателях эффективности речи не шло.

Традиционно в профессию закупщик в основном приходят специалисты из смежных сфер деятельности и достаточно витиевато. Приходят люди с разным образованием и опытом: математики, экономисты, инженеры, технологи, гуманитарии. Например, в ИТ-закупки приходят люди из сферы информационных технологий, в маркетинговые — из агентств или отделов маркетинга, экономисты или даже учителя. В узкие технологические (сырьевые закупки) приходят со специальным образованием и пониманием технологий и процессов. Также популярно брать в закупки логистов, офис-менеджеров и менеджеров по продажам. Но все эти знания и опыт не гарантируют правильного и грамотного применения современных инструментов в закупках, которые надо знать и уметь их применять.

Современное состояние профессии

За последние десятилетия произошла существенная эволюция. Как показывает история профессии закупщик, раньше роль специалистов сводилась к поддерживающей или обслуживающей функции, иногда их так и называли — back-office. К сожалению, зачастую работа закупщика серьезно не воспринималась, и эта тенденция прослеживается до сих пор. Но мир не стоит на месте, и последнее время от закупщиков все чаще требуется работа на высоком стратегическом уровне. Сегодня отмечается тенденция вводить директоров по закупкам в состав топ-менеджмента компании, и без них не принимают важные стратегические решения. Пока это не массовое явление, но тенденция уже радует, и хочется надеяться, что она сохранится. Именно этот фактор является одним из важных в изменении роли закупок в бизнесе.

В последнее время в кругах закупщиков активно обсуждается вопрос, почему закупщиков воспринимают в компаниях как сервисную функцию, отводят им вторые роли? Это вина руководителей компаний или самих закупщиков? Частично это вопрос восприятия закупщиков в компании менеджментом и другими сотрудниками. Но и сами закупщики должны быть более инициативными, вовлекаться в различные проекты, не бояться брать на себя ведущую роль, роль менеджера проектов. Не руководствоваться принципом «Здесь заканчивается моя зона ответственности, дальше не мое». Такое поведение и порождает восприятие закупщиков как «передаточных звеньев» в бизнесе.

Необходимо также отметить, насколько важны профессионализм и понимание сути закупаемых товаров, работ, услуг. Например, материалы и услуги необходимо по-разному закупать, по-разному проводить оценку предложений поставщиков, по-разному готовить технические задания. Особенно ярко это проявляется при закупке услуг. После неудачных попыток осуществить закупку услуг по такому же принципу, как и материалов, начинаются разговоры, что закупщики ничего не понимают, не знают, рушат все идеи и задумки. В результате такой деятельности бизнес и внутренние клиенты жалуются: закупщики только мешают, тормозят, хотят купить самое дешевое и все в том же духе. От поставщиков и рынка слышится то же самое: как только закупщики вмешиваются, они из-за незнания и непрофессионализма не могут оценить идеи, творчество, адекватность услуг, просто нормально сравнить услуги. Именно поэтому в таких дискуссиях следует настаивать на отделении «мух от котлет». Нельзя всех закупщиков относить к тем, кто мешает делать бизнес. Есть просто непрофессиональные закупщики, которые не погружаются в детали и суть вопросов.

Насколько популярна среди студентов и соискателей работа в закупках? К сожалению, пока не очень. Если проанализировать рейтинги сайтов по поиску работы, получится, что среди самых востребованных профессий, к огромному сожалению, не числятся закупщики или руководители отделов закупок. Эти профессии также не найдешь среди самых желанных и интересных для выпускников вузов, не говоря уже о самых оплачиваемых. Ситуация сохраняется и на мировом уровне. Все это говорит о сложном и неоднозначном восприятии закупок в современной экономике. Иногда люди даже не понимают, кто такой закупщик. Финансист, бухгалтер — понятно, а закупщик? Что он делает?

Причины такой непопулярности кроются в нескольких направлениях:

  1. Надо честно сказать, что закупщиков воспринимают как «не очень хорошую профессию», коррупционную. Принято считать, что в закупщики не идут люди честные и порядочные, а лишь те, кто наживается на откатах и обворовывании компаний.
  2. Также закупщиков не очень жалуют в компаниях и не ценят их работу или их вклад. Как часто звучат возгласы: «Ну что там сложного в закупках! Это же так просто — взять и купить!» или «Большого ума не надо, чтобы купить компьютеры, услуги мобильной связи и прочее». Это отражается на отношении к закупщикам, их роли в компании, карьерных возможностях.
  3. Низкая оплата труда закупщиков. В компаниях говорят, что закупщикам никогда не будут платить столько же, как платят, например, маркетологам, финансистам и сотрудникам других функций! То есть грамотные люди, которые ценят свой труд и хотят честно зарабатывать деньги, скорее всего, не пойдут в эту профессию! И это факт.

Но почему такое отношение к людям, через руки которых проходит львиная доля бюджетов компании, которые решают, почем купить и у кого? Эти специалисты могут как показать эффективное управление ресурсами и реальные результаты, выраженные в денежных единицах, так и, наоборот, навредить компании и привести к огромным убыткам.

Зря руководители недооценивают роль закупщиков в компании. На показатели прибыли, как известно, влияют в основном два ключевых фактора: объем продаж (валовый доход) и объем расходов, где львиная доля — это закупки. Про продажи и продавцов все помнят, а про закупщиков, к сожалению, забывают. И уже доказано, что намного проще увеличить продажи и соответственно выручку, чем сократить расходы на закупки без сокращения объемов.

Поэтому очевидно, что низко оплачиваемый непрофессиональный закупщик — это угроза для компании. Нельзя экономить на людях, через которых проходят финансовые потоки и от чьих решений зависит качество конечного продукта или услуги.

Компетенции закупщиков

Замедление темпов роста мировой экономики, ограниченность ресурсов, запрос на устойчивое развитие и сохранение окружающей среды, диджитализация экономики и ведения бизнеса показывают рост интереса к этой профессии, происходит ее четкая специализация. Сейчас при поиске таких специалистов работодатели говорят, что им нужны не просто закупщики, а закупщики-аналитики, категорийные менеджеры, специалисты, работающие с ERP-системами, и прочие.

С другой стороны, мировые тенденции показывают, что закупщик становится «универсальным солдатом» с очень широким кругозором и гибким мышлением. А самое главное качество, которое востребовано у профессиональных закупщиков, — это не выполнение операционных задач, а стратегическое видение, умение видеть наперед и быть партнером для бизнеса. В стратегическое видение вкладывают такие компетенции, как понимание задач бизнеса, роли закупок, важности принятых решений и ответственности за них, умение налаживать взаимоотношения и поддерживать коммуникации.

Да, по-прежнему осталась важной компетенция «успешно вести переговоры», но этого уже совершенно недостаточно, чтобы быть успешным закупщиком. Необходимо еще много других компетенций. Большое значение сейчас уделяется выстраиванию взаимоотношений внутри компании с внутренними клиентами, со стейкхолдерами, так как от этого может зависеть успех всего проекта.

Также набирает актуальность умение проводить расчеты эффективности закупок, использования ТСО (Total cost of Ownership) или общей стоимость владения, расчет сроков оплаты, рассрочек и понимание всего операционного цикла и других финансовых показателей.

Отдельными пунктами стоит отметить знания и навыки работать с различными категориями, использование различных инструментов анализа (SWOT, пять сил Портера, анализ рисков и прочее), понимание методики матрицы Кралича, построение аналогичных моделей для закупок и многое другое.

Существуют компании, которые хотят иметь такого «универсального солдата», умеющего и переговоры вести, и с бумагами работать, и с цифрами быстро разобраться. Однако, как показывают практика и наблюдения, такие «универсальные солдаты» — большая редкость. Да и реальность требует узких специфических знаний и навыков. Именно поэтому сейчас наблюдается специализация в закупках, набирает большую популярность и аутсорсинг закупок.

Руководителям стоит задуматься, а каких людей они берут на работу в закупки? Какие компетенции считают главными для такой работы? Ищут только хороших исполнителей, аналитиков, специалистов, которые будут аккуратно работать с документами и цифрами, или ставят во главу угла инициативность, умение налаживать контакты, стратегически думать, убеждать, лидерство, креативность и прочие компетенции? Эти вопросы затрагивают саму суть профессии. А от ответов на них зависит и роль закупщика в отдельно взятой компании и среди других профессий.

Где учиться закупщикам?

Один из самых сложных вопросов, с которым сталкиваются как сами закупщики, которые хотят получить знания и повысить свою квалификацию, так и HR-специалисты, рекрутеры, руководители компаний, финансовые директора — где получить знания закупщику?

Как уже отмечалось, с исчезновением Советского Союза прекратилось и обучение в вузах людей, которые осуществляют закупки. В итоге оказалось, что в России нет системного обучения закупщиков, нет системы аккредитации закупщиков, как во многих странах Европы и Северной Америки. Если нет аккредитации, соответственно нет «знака качества» в этой профессии и нет стандартов, по которым меряют и оценивают уровень профессионала и его право быть допущенным к деньгам компаний.

Обучиться этой профессии и получить знания можно только в Европе, США и некоторых других странах. В Европе много институтов и университетов, которые предлагают как бакалаврские, так и магистерские программы на разных языках. Существует достаточно большое количество таких заведений с разной стоимостью обучения. Среди самых известных CIPS (Charted Institute of Procurement and Supply), EIPM (European Institute of Purchasing Management), IPM (Institute for Supply Management), University of Rome for Vergata (Public Procurement Management). Некоторые из них предлагают дистанционные программы со сдачей письменных экзаменов. Все они проводят обучение на английском или языках других европейских стран.

Обучаться не на английском языке закупщики или те, кто хочет стать закупщиками, могут только на тренингах или курсах, собирая знания по крупицам. Ну и конечно, они учатся на рабочем месте на собственных ошибках. Таких тренингов проводится немного, и необходимо особенно тщательно изучать, кто их проводит, так как тренер без практики не может владеть деталями и секретами этой профессии.

Можно возразить, что есть обучение государственным закупкам. Да, есть, но это обучение проведению процедуры государственных закупок и законодательства. Это не системные и не комплексные знания о закупках, к сожалению. Не учат россиян пока грамотно вести закупки, в том числе и государственные.

Будущее закупщиков

И напоследок небольшой экскурс в будущее. Вероятнее всего, что профессия закупщика будет становиться все более востребованной, и работодатели начнут отдавать предпочтение узкой специализации закупщиков с опытом и образованием. Уже сейчас в Европе есть программы по обучению закупщиков в государственном секторе и в секторе газа и нефтяной добычи. Все это дает надежду, что впереди новые этапы развития этой профессии.

Также профессия закупщика будет все больше автоматизироваться, освобождая время для аналитической и стратегической деятельности, работы с внутренними клиентами и более качественной подготовки к переговорам. Провайдеры будут совершенствовать имеющиеся инструменты и появятся новые компании, которые начнут предлагать как полную автоматизацию, так и автоматизацию отдельных процессов.

И последняя тенденция, которая существенно изменит характер работы закупщиков, — это переход закупок на аутсорсинг. Будут появляться специализированные структуры и компании, ориентированные на узкие закупочные функции. То есть изменится сам характер работы закупщиков в компаниях. Они перестанут заниматься рутиной, а будут решать стратегические задачи. Узкие специалисты сконцентрируются в соответствующих компаниях, рост которых будет наблюдаться в ближайшие несколько лет.

Ну и конечно, ожидается, что появятся как переведенные и адаптированные международные программы, так и программы в вузах для обучения закупщиков. Перед закупками и закупщиками стоят большие вызовы и озвучиваются большие ожидания от бизнеса. Главное теперь — поймать волну, удержаться и постоянно совершенствоваться. Не надо забывать, что закупочная функция находится в конкуренции с другими функциями и другими профессиями. Это и есть самый большой вызов сейчас! Смогут ли прийти в профессию талантливые, дерзкие, умные, порядочные и увлеченные люди? Жизнь покажет.

Наша ассоциация предлагает всем желающим пройти курсы обучения закупкам

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Общие принципы составления резюме

Хоть резюме по общему правилу и относится к документам, составляемым в свободной форме, правила написания успешного резюме всë же существуют. Среди них и классическая структура документа, предполагающая логичное последовательное изложение фактов, и принципы, относящиеся к содержанию и оформлению.

Составить резюме, преподносящее менеджера по закупкам в лучшем виде, сложнее, чем кажется

Для того чтобы написать резюме, обречённое на успех, необходимо знать и общие правила составления этого документа, и личностные качества идеального работника, занимающего такую должность.

Структура резюме специалиста

Традиционная структура резюме — шаблон, включающий в себя несколько разделов, следующих друг за другом:

  1. Название документа — «Резюме» (можно здесь же указать и персональные данные — «Резюме Свиридова Алексея Павловича»).
  2. Общие сведения о личности: возраст (или дата рождения), место жительства, семейное положение, контактные данные — телефон и e-mail.
  3. Образование — перечисление всех оконченных учебных заведений (кроме школы) от первого к последнему. Раздел можно дополнить сведениями о повышении квалификации — прослушанных курсах, семинарах.
  4. Опыт — перечисление мест работы (всех или самых основных, если их много) от последнего к первому. Здесь требуется расшифровать выполняемые должностные обязанности, однако делать это в отношении каждого места работы вовсе не обязательно — достаточно выбрать одно или два актуальных (родственных или идентичных желаемой должности).
  5. Профессиональные знания, умения и навыки, имеющие отношение к должности, на которую претендует соискатель.
  6. Личные качества.
  7. Рекомендации с предшествующих мест работы (можно как приложить в письменном виде, так и представить контактные данные прежнего руководства для личного обращения потенциального нанимателя).
  8. Дополнительные сведения (например, наличие водительских прав и собственного автомобиля, владение иностранными языками и прочее).

Шаблон классического резюме включает в себя не менее семи разделов

К резюме можно приложить свою фотографию, однако это необязательное условие. Следует помнить, что фото может стать как «плюсом» резюме (если снимок качественный, изображëнный на нëм человек опрятно и по-деловому одет, выглядит в соответствии с общепринятыми представлениями об идеальном представителе профессии), так и его «минусом» (при несоблюдении вышеописанных правил).

Образец резюме: содержание и оформление

Рассматривая резюме, опытный работодатель сознательно, а иногда и автоматически обращает внимание не только на факты, в нëм изложенные, но и на способ их преподнесения. Ведь человека характеризует его способность выделять главное, грамотно изъясняться, регулировать собственные требования к должности, облекать текст в приятную глазу форму.

Огромную и не самую лучшую для соискателя роль может сыграть раздражающий фактор — субъективно негативное отношение специалиста, осуществляющего подбор кадров, к многословности, неряшливому оформлению, орфографическим и грамматическим ошибкам. Поэтому резюме обязательно должно быть идеальным в плане общих вопросов оформления.

Общие принципы правильного оформления резюме:

  1. Грамотность — текст следует несколько раз вычитать, прежде чем направлять на рассмотрение, а ещë лучше — проверить специализированной программой.
  2. Единообразное форматирование — перед отправкой следует обратить внимание на стиль шрифта и его размер, отступы, междустрочный интервал (всë это должно быть одинаковым по всему тексту).
  3. Отсутствие излишних сведений в документе, другими словами — лаконичность. Оптимальный объëм резюме — 1–1,5 страницы печатного текста. Если текст резюме затянут, изобилует лишней информацией, такой презентационный документ рискует быть недочитанным до конца.
  4. Определëнность и чëткая направленность — указание в резюме желаемого уровня оплаты труда, составление отдельного резюме на каждое направление деятельности или даже вакансию. Наниматели ценят людей, заявляющих конкретные и разумные требования, тех, кто нацелен на занятие конкретной должности, а не идëт «туда, куда получится». Это важный признак заинтересованности работника в труде.

Соискателю следует помнить о необходимости составления к резюме дополнительного документа — сопроводительного письма. Оно пишется при направлении резюме в крупную зарубежную компанию, а также во всех случаях отправки презентующего работника документа вложенным файлом по электронной почте. Письмо должно содержать:

  • наименование адресата, его адрес;
  • ФИО отправителя, его адрес;
  • приветствие;
  • информацию о том, на соискание какой конкретно должности направляется резюме;
  • сведения о том, из каких источников соискателю стало известно о наличии соответствующей вакансии.

Как презентовать себя менеджеру по закупкам

Менеджер по закупкам — специалист, который выполняет широкий перечень функций

Менеджер по закупкам — лицо, отвечающее за непрерывность, качество, а значит, и успех работы компании. В его должностные обязанности обычно включают:

  • анализ рынка соответствующих потребностям фирмы товаров;
  • планирование закупок и бюджета по ним;
  • проведение процедуры выбора контрагента;
  • заключение договора на приобретение товара;
  • контроль за исполнением обязательств по договору как контрагентом, так и организацией, которую он представляет;
  • контроль наличия необходимых для производства товаров на складах, их оборачиваемости (недопущение образования излишков и остатков);
  • приëмка товаров по количеству, качеству, ведение их учëта;
  • работа по претензиям поставщиков;
  • участие в мероприятиях, направленных на внедрение в производство новых материалов, сырья, комплектующих и прочее.

В резюме менеджера одинаково важны все разделы — и образование, и опыт, и навыки, и личные качества

Выводя специальные правила составления резюме для менеджера по закупкам, заметим, что требования к уровню и профилю образования кандидатов на эту должность наниматели выставляют абсолютно разные. Всë зависит от уровня вакансии (от специалиста до руководителя отдела снабжения), размера, подчинëнности и специфики деятельности самой компании.

Так, для специалиста по закупкам небольшой частной компании может быть вполне достаточно среднего специального образования как с предъявлением требований к профилю (например, обязательна специальность «Товаровед»), так и вовсе без них. Если же компания крупная, государственная, а вакансия подразумевает руководство целым отделом, без высшего образования юридического или экономического профиля не обойтись (к слову, в такой ситуации потребуется ещë и минимальный опыт работы в направлении снабжения).

Опыт работы специалиста, достижения

Перечисляя места работы, следует расшифровать должностные обязанности по тем из них, что связаны с управлением производственным процессом, взаимодействием с контрагентами, заключением договоров, учëтом товарно-материальных ценностей.

Если об опыте работы в резюме написать и вовсе нечего, упор следует сделать на раздел «Личные качества», указав там среди прочего свойство легко и быстро усваивать новую информацию, обучаться.

Раздел резюме «Опыт работы» можно дополнить подразделом «Достижения», где перечисляются наиболее значимые в свете поиска работы в области снабжения высокие результаты труда. Например:

  • «расширил ассортимент используемых в организации ТМЦ новыми качественными и эффективными товарами»;
  • «организовал своевременную и непрерывную поставку необходимых в работе ТМЦ»;
  • «разработал и внедрил новые методики распределения товарно-материальных ресурсов, позволившие сократить потребление при сохранении высоких результатов производства»;
  • «был отмечен благодарностью (почëтной грамотой) руководства за успехи в работе и высокие достижения».

Профессиональные навыки

Опыт работы в сфере закупок — главный «козырь» в резюме менеджера по закупкам. При этом важную роль может сыграть даже труд в смежной области — юридическое или экономическое сопровождение закупок компании.

Отсутствие же опыта подобной работы можно компенсировать указанием, например, на факт прохождения практики в организации, если во время неё были изучены функции снабжения, приобретены соответствующие навыки.

Навыки менеджера по закупкам разнообразны — от знания юридических тонкостей снабжения до умения анализировать рынок и отчитываться перед бухгалтерией

Набор навыков, необходимых в работе менеджеру по снабжению, может быть назван широким или разноплановым. Здесь пригодятся как технические и технологические знания, так и экономические, и даже юридические. Кроме того, специалисту рассматриваемого профиля необходимо уметь обращаться с офисной техникой, общаться с людьми (как коллегами, так и контрагентами).

Среди ключевых навыков и знаний идеального менеджера по закупкам:

  1. Знание законодательства о закупках (особенно это актуально для менеджеров государственных компаний в свете того, что в этой сфере повсеместно применяется ФЗ 44 от 05.04.2013, определяющий правила планирования госзакупок, проведения процедуры выбора поставщиков и прочее) и соответствующие практические навыки (планирование госзакупок, проведение переговоров, тендеров, конкурсов).
  2. Умение анализировать использование ресурсов, разрабатывать и внедрять меры по повышению эффективности их потребления.
  3. Навыки контроля расходов ТМЦ, знания в области планирования бюджета компании.
  4. Знания в области производственного процесса, технологии того направления деятельности, в котором работает фирма.
  5. Навыки заключения хозяйственных договоров, минимизации затрат на транспортировку ТМЦ.
  6. Создание схем поставок необходимых товаров.
  7. Умение контролировать и поддерживать минимально необходимые остатки ТМЦ на складах.
  8. Навыки ведения переговоров и заключения контрактов.
  9. Умение отслеживать поставки и платежи по ним.
  10. Знание основ складской логистики.
  11. Навыки проведения инвентаризации склада.
  12. Умение вести документооборот и отчитываться перед бухгалтерией.
  13. Навыки анализа рынка, потребности компании в товарно-материальных ресурсах.
  14. Опыт обращения с компьютерной и другой офисной техникой.
  15. Навыки управления коллективом — для руководящих должностей.

Личные качества

Слишком много личных качеств в резюме писать не стоит

Менеджер по закупкам — активный участник всех процессов, происходящих в компании, а также еë лицо перед контрагентами. Этот специалист выполняет разноплановую работу, а потому и положительные качества его характера должны быть разносторонними. Среди самых важных:

  • коммуникабельность — ведь общаться придëтся не только с коллегами, но и с массой поставщиков;
  • энергичность, креативность и инициативность — работа снабженца в некотором смысле творческая, приемлющая новации;
  • аналитический склад ума — анализ ситуации как внутри компании, так и на рынке — основная сфера деятельности менеджера по закупкам;
  • лëгкая обучаемость — каким бы большим ни был опыт в области снабжения, придëтся адаптироваться под правила определëнной компании;
  • организованность и ответственность — придëтся чëтко следовать достигнутым с контрагентами договорëнностям и контролировать их выполнение другими;
  • настойчивость и целеустремлëнность, нацеленность на результат — снабженец является полноценным участником команды в еë пути к успеху, а значит, должен быть заинтересован в общем деле.

Разделы резюме «Рекомендации» и «Дополнительные сведения» — необязательны, но их наличие иногда также может сыграть решающую роль. Так, имеющаяся у менеджера возможность передвигаться на личном транспорте не всегда заявляется в требованиях к претенденту, однако может сильно упростить процесс закупок, а, соответственно, и повлиять на решение потенциального нанимателя относительно выбора подходящего кандидата. Наличие же рекомендаций в сложных и спорных ситуациях может дать преимущество перед конкурентом на занятие должности.

О чëм менеджеру по закупкам писать не стоит

Правила составления резюме включают в себя не только только информацию о том как надо делать, но и о том, как делать не надо

В резюме не рекомендуется указывать:

  • излишне подробные сведения о себе (вес, рост, другие параметры тела) и те данные, что нанимателю понадобятся лишь на этапе трудоустройства (например, подробный адрес, подробную дату рождения и пр.);
  • широкий перечень условий труда, которыми наниматель должен обеспечить работника;
  • малозначительную информацию — не стоит перечислять все места работы, если их слишком много, достаточно лишь тех из них, что наиболее приближены к должности, на которую составляется резюме;
  • слишком большое количество положительных личных качеств (оптимально — около пяти), о негативных качествах характера лучше и вовсе умолчать;
  • причины расторжения трудовых правоотношений с прежними работодателями.

Если же говорить о резюме менеджера по закупкам, то претендентам на эту должность лучше не упоминать о применëнных к ним на прежних местах работы дисциплинарных взысканиях, о фактах привлечения к административной или уголовной ответственности.

Менеджер по закупкам — один из основных участников производственного процесса любой компании, он тесно взаимодействует со всеми её подразделениями, в том числе и с руководством. Выбирая среди претендентов на должность менеджера, наниматель в равной степени учитывает абсолютно все показатели — и образование, и опыт, и личные качества. Многое о человеке говорит и оформление документа, поэтому игнорировать общие принципы написания резюме не рекомендуется.

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Менеджер по закупкам отвечает за снабжение организации или торговой точки

Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.

Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.

Функциональные обязанности менеджера

Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

  • работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
  • составление ассортимента магазина или торговой сети;
  • выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
  • взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
  • обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
  • отправление заявок потенциальным партнёрам;
  • обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
  • разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
  • анализ оборота товаров в торговых точках;
  • определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
  • разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
  • предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
  • подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

  • планирование и контроль логистики продукции;
  • разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
  • работа с таможенными документами;
  • планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик. В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно. Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.

Обязанности менеджеров по снабжению в разных компаниях могут существенно отличаться

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.

Базовые требования к менеджерам по закупкам:

  • высшее образование по экономической специальности;
  • коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
  • аналитический склад ума;
  • хорошая память;
  • уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
  • знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
  • знания в области ценообразования и себестоимости;
  • многозадачность;
  • внимательность и аккуратность;
  • целеустремленность, стремление работать на результат;
  • опыт в сфере закупок (как преимущество).

Специальные требования:

  • знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
  • профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
  • английский язык от Intermediate и выше;
  • готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

  • гражданское законодательство;
  • локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
  • требования к документам и отчётности;
  • ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
  • порядок заключения договоров с контрагентами;
  • порядок приёма и передачи материальных ценностей;
  • принципы ценообразования;
  • нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
  • подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
  • своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
  • предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
  • требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

  • результаты действий и принятые решения;
  • соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
  • выполнение поставленных задач и планов;
  • соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
  • неразглашение коммерческой тайны;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • добросовестное исполнение служебных обязанностей;
  • своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу. Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции. Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *