Контроль кредиторской задолженности

Содержание

Для чего необходим контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью является неотъемлемой частью в формировании финансовых потоков на предприятии. На практике встречается множество методов по осуществлению контроля задолженности. Данные методы позволяют вовремя отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность организации. А также выявить причины неуплаты.

Дебиторская задолженность – это актив предприятия, поэтому контроль за дебиторской задолженностью необходим для предприятия. Иначе организация сможет столкнуться с рядом проблем, а именно с ростом задолженности. Что в свою очередь может привести к неуплате по текущим обязательствам. А в дальнейшем и к банкротству.

— Как происходит отслеживание задолженности?

Отслеживание дебиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с покупателями и заказчиками. Стоит отметить, что бывает отсрочка платежа. Таким образом, нужно учитывать текущую дату оплаты. Если покупатель не смог оплатить за продукцию (работу, услугу), то возникает просроченная дебиторская задолженность.

Отслеживание кредиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с поставщиками и подрядчиками. Если предприятие не смогло оплатить вовремя долг, то может запросить отсрочку платежа у поставщика. Просроченная кредиторская задолженность возникает в том случае, если поставщик произвел реализацию компании, а оплата так и не поступила.

Для подтверждения задолженности необходимо проводить сверки с контрагентами (хотя бы раз в квартал). Данная сверка обеспечит предприятию возможность правильного отслеживания задолженности. Так как данные между контрагентами и компанией могут расходиться. В таком случае, в бухгалтерском учете происходит отражение хозяйственных операций и делается повторная сверка.

ВАЖНО. Если срок исковой давности прошел (3 года), то организация вправе списать дебиторскую или кредиторскую задолженность на прибыль (убыток). Также можно списать долг раньше срока, если предприятие ликвидировалось или обанкротилось. В данном случае при образовании просроченной задолженности нужно проверить действующее предприятие или нет.

— Что такое контроль за дебиторской задолженностью?

Анализируя деятельность компании, необходимо в первую очередь провести анализ дебиторской задолженности. Так как дебиторская задолженность является главным аспектом в формировании финансового потока предприятия. В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность представляет оборотный актив предприятия. Если не контролировать дебиторскую задолженность, то могут возникнуть финансовые трудности.

На практике многие компании не контролируют дебиторскую задолженность и задаются вопросом: что такое контроль дебиторской задолженности. Этот вопрос несомненно важен в жизнедеятельности компании. Контроль дебиторской задолженности – это управление задолженностью перед предприятием у покупателя. Отвечая на вопрос другими словами, это долг покупателя, который образовался в течении отчетного периода.

Контроль могут осуществлять специальные отделы, которые проводят анализ дебиторской задолженности на отчетную дату. Специалист должен провести следующие процедуры по контролю дебиторской задолженности:

1) запросить у контрагента акты сверок на текущую дату;

2) согласно, акту сверки потребовать оплату от покупателя;

3) если оплата не поступила – отправление официального письма руководителю компании об оплате долга;

4) если оплата не поступила – обращение в суд.

Для упрощения работы, можно создать таблицу по взысканию долгов.

Таблица 1

Контрагент Сумма долга 1 обращение 2 обращение 3 обращение

Данная таблица позволит специалисту проанализировать действия компании и вовремя взыскать долги. Также можно добавить сроки взыскания. Например, перед запросом актов сверок и отправки письма должно пройти 15 дней и т.д. Раз в год компания должна проводить инвентаризацию по долгам, это позволит отследить сомнительную задолженность. На время взыскания долга бухгалтер должен отнести его на забалансовый счет. Следовательно у специалиста будет возможность взыскать долг за определенный период и избежать отражения убытка предприятия. Таким образом, следует тщательно отслеживать и контролировать оплату от покупателей и заказчиков, а также от прочих дебиторов.

— Что такое контроль за кредиторской задолженностью?

Контроль кредиторской задолженности представляет собой урегулирование задолженности между предприятием и поставщиком. Контроль за задолженностью осуществляется следующим образом:

1) подтверждение задолженности у поставщика – составление акт сверок на отчетную дату и исправление ошибок в бухгалтерском учете, если это требуется;

2) при обнаружении задолженности необходимо учесть сроки оплаты по договору. Если срок по договору с поставщиком истек, то у предприятия возникает возможность попросить отсрочку платежа у контрагента.

Кредиторская задолженность подразделяется на:

— перед поставщиками и подрядчиками;

— перед персоналом по оплате труда;

— перед бюджетными и внебюджетными органами;

— перед прочими кредиторами;

— перед учредителями.

ВАЖНО. В первую очередь необходимо контролировать долг перед бюджетными и внебюджетными фондами, чтобы избежать штрафных санкций, а также пени. Далее следует оплата по заработной плате сотрудникам. За задержку оплаты труда работникам выплачивается компенсация. А за последующие задержки по оплате труда предприятию грозит штраф от 100 000 рублей.

Контроль за кредиторской задолженностью представляет собой также контроль над расходами предприятия. Оптимальное использование средств позволит повысить эффективность работы организации с целью соответствия кредитной политики. Управление своими расходами — залог успешного развития предприятия. Оплата поставщику должна осуществляться в максимальные сроки, как предусмотрено в договоре.

Следует отметить, что осуществление контроля дебиторов и кредиторов играет важную роль в хозяйственной деятельности организации. Анализ позволит взыскать денежные средства и вовремя погасить текущие обязательства. А также избежать финансового убытка.

Контролировать дебиторскую задолженность по предприятию необходимо не только ради анализа и отслеживания необходимой информации по должникам, но и для того, чтобы руководство предприятия всегда имело доступ к реальной информации о состоянии оборотных средств на тот или иной период.

Такие долги со стороны физических, юридических лиц или даже государственных учреждений грозят предприятию финансовыми потерями, рисками утраты материальных ценностей. Поэтому они обязательно должны быть на контроле, а как это сделать, следует изучить способы и схемы подробнее.

Что это такое

Контроль дебиторской задолженности – это урегулирование, управление и бухгалтерский учет суммы долгов по предприятию, образованных пользователями оборотных средств юридического лица – дебиторами (должниками), которыми могут быть другие предприятия, компании, организации, а также физические лица.

Важность такого контроля актуальна не только для крупных корпораций, концернов или производств, но также и для предприятий малого и среднего уровня бизнеса. Что будет, если не контролировать, так называемую, «дебиторку» по предприятию?

В этом случае возможно развитие следующих сценариев:

  1. Суммы денежных средств могут потеряться, причем, во внушительных объемах, найти которые будет очень сложно. Придется дополнительно нанимать специалистов, аудиторов, экспертов, чтобы провел расследование по финансам предприятия. Особенно утрата сумм может оказаться при сотрудничестве с компаниями-однодневками, например.
  2. Будет фиксироваться из месяца в месяц финансовая нестабильность по предприятию. Это, в свою очередь, будет сказываться на регулярности оплаты труда рабочим, погашению обязательств перед государством – налоговые или коммунальные платежи и так далее.
  3. Возникает неэффективность расходования ресурсной базы предприятия. За счет того, что потребуется задействовать силы всех ключевых должностных лиц (директора, бухгалтеров, менеджеров, юристов и прочих) новые проекты будут притормаживаться, а затраты на судебные издержки при тяжбах с должниками будут попросту уменьшать доходные средства предприятия.
  4. Деловая репутация предприятия может пострадать перед лицом новых заказчиков, которые поймут, что им угрожают просрочки по поставкам или изготовлению заказов из-за снижения денежно-ресурсной базы предприятия его должниками.
  5. Степень конкурентоспособности снижается по причине того, что из-за дебиторской задолженности предприятие терпит лишние расходы.

Как видно, все идет как по цепочке – из-за чьих-то долгов предприятие начинает утрачивать свою активность, стабильность, надежность и производительность.

Но главная опасность при игнорировании данного пункта бухучета и аудита заключается в том, что предприятие попросту придет к неизбежному и неуправляемому росту задолженности и материальных потерь. А это, в свою очередь, создаст большие препятствия для развития бизнеса, его роста.

Дебиторскую задолженность воспринимают как актив (то есть возвратные средства считаются пополнением кассы, частью имущества предприятия) и различают по следующей классификации:

по сроку возврата долга краткосрочная, долгосрочная задолженность
по возможностям взыскивания долга текущая, сомнительная и безнадежная задолженность
по факту возврата долга невыплаченная (потому что еще срок не наступил) и просроченная

Краткосрочная задолженность предполагает получение предприятием обратно платежей в течение 1 календарного года, если брать точкой отсчета отчетную дату.

При долгосрочном варианте – сроки увеличиваются и переваливают за 12 месяцев после отчетных дат. Когда определена текущая задолженность, то это говорит о том, что платежи ожидаются в течение того отрезка времени, который указан в договоре.

При сомнительных долгах само предприятие уверено, что получит обратно свои денежные средства, несмотря на то, что сроки их выплат были дебитором уже пропущены.

Безнадежная задолженность свидетельствует о невозможности возврата долгов и отсутствии реальных способов и возможностей для возврата долга.

Обратите внимание! Крупные корпорации или компании, либо, наоборот, малые предприятия, вполне могут установить свои собственные типы дебиторской задолженности. Все зависит от масштабов деятельности юридического лица.

Срок исковой давности по задолженности по алиментам после 18 лет, узнайте в статье: задолженность по алиментам после 18 лет срок исковой давности.

Как узнать задолженность по ЖКХ в Банке Москвы, описывается в этой статье.

Как контролировать

Разумный подход к ведению хозяйственной деятельности заключается в том, чтобы максимально точно и постоянно, методично измерять и учитывать все финансовые показатели, в том числе и дебиторскую задолженность.

Для того, чтобы обеспечит грамотный контроль дебиторской задолженности, каждый руководитель предприятия обязан знать целый ряд важных мероприятий, которые при этом должны быть проведены.

Контролировать «дебиторку» следует по определенному алгоритму действий, которые выражены в следующих этапах:

  1. Назначение должного лица, уполномоченного вести регулярный контроль над состоянием дебиторской задолженности. Такая должность часто называется просто – ревизор.
  2. Выявление дат для проведения контрольных действий.
  3. Если применяется такой механизм, как отсрочка платежа, тогда – ввести конкретный и понятный регламент по передаче продукции и проконтролировать его выполнение.
  4. Учетные действия объемов, размеров задолженности.
  5. Установление лимитов отсрочек платежей и их длительности для всех контрагентов без исключения.
  6. Взвешивание состава задолженности – какой величины долг, когда он образовался.
  7. Проведение сравнительного анализа между сроками устранения задолженности и сроками получения кредитования.
  8. Проведение инкассационных расчетов по специальным коэффициентам, которые бы показали, какова доля оплат, которые были сделаны за текущий период времени до того, как продукцию отгрузили.

Очень важно при всем этом обязательно вести постоянный учет компаний, предприятий, организаций и даже физических лиц, с которыми так или иначе предприятие ведет партнерскую деятельность.

При этом не важно, насколько сотрудничество между сторонами окажется долгосрочным или краткосрочным. Параллельно ведется учет всех контрагентов, причисляемых уже к тем, что задолжали предприятию.

Такие маневры позволят вовремя отслеживать сроки, того, кто задолжал и сколько. А такая своевременность на выходе дает возможность вовремя принять те или иные меры, чтобы долги были возвращены в максимально короткие сроки или имели бы высокую степень возвратной гарантии.

Процедурные этапы контроля дебиторской задолженности заключаются в следующих шагах:

  • отгрузка потребителю готовой продукции;
  • контроль над тем, чтобы оплаты за отгруженную продукцию осуществлялись вовремя;
  • инвентаризация задолженности;
  • выставление штрафных санкций нарушителю договорных обязательств при задержках оплат;
  • судебные разбирательства с целью истребования долгов из должников;
  • подключение резервных средств.

Методы

За последнее время большинство предприятий ощущают на себе все более и более растущую дебиторскую задолженность. По мнению экспертов и исследователей, такое положение вещей чаще всего показывает себя из-за замедленных темпов платежных операций (оборотов) между организациями, фирмами, предприятиями.

Для этого, чтобы не опускать подобные явления требуется управлять задолженностью постоянно. При этом наряду с управлением должно проводить корреспондирование «дебиторки» с другими пунктами общей финансовой политики предприятия.

При этом контроль и управление такой задолженности в обязательном порядке должно согласовываться еще и с маркетинговой политикой.

Существуют вполне оптимальные методы контроля дебиторской задолженности, которые заключаются в следующем:

  1. Контроль за состоянием дебиторских счетов.
  2. Ранжирование дебиторов, где выявляются должники с большими долгами.
  3. Анализирование долгов по видам продукции, выгодных, невыгодных товаров.
  4. Реальное оценивание бумаг, возможностей их выгодной реализации.
  5. Проведение работ с должниками в судебном и досудебном порядке.
  6. Отслеживание баланса кредиторской и дебиторской задолженностей.
  7. Расширение рынка, увеличение потребителей.
  8. Нахождение способов, как оптимизировать кредитную политику.
  9. Мотивировать сотрудников, работающих на сбыт продукции.
  10. Способствовать и стимулировать досрочную и своевременную оплату за продукцию.

При решении контролирующих «дебиторку» задач пользуются специальными показателями, которые представлены в относительных величинах, да еще и в динамике за определенный период времени – кварталов, годов.

Самыми ключевыми показателями являются следующие:

  • коэффициент инкассации – благодаря нему можно определять величину и время поступления денег от продаж в конкретный отрезок времени, это ожидаемые поступления от реализации продукции;

  • коэффициент оборотов «дебиторки»;

  • период, когда «дебиторка» погашается;

  • коэффициент нормальной погашаемости «дебиторки».

Результаты от расчетов, которые делаются по таким формулам, можно даже использовать при отслеживании и управлении кредитной политики организации.

Есть также способы рефинансирования «дебиторки», которые заключаются в следующих методах – факторинге, форфейтинг, учеты и подача в залог векселей, а также другие формы финансирования «дебиторки» на недлительный период времени.

Когда изучается состав задолженности, обязательно учитывается результаты анализа по резервным данным, сомнительным долгам, потерях, что зафиксированы фактическими.

Чтобы не допустить роста дебиторской задолженности, можно принять во внимание и использовать следующие методы ее оптимизации:

  1. Требовать предоплату с новых покупателей до отгрузки продукции.
  2. Обеспечить гарантию выплат потребителем в виде залогового имущества, поручительства, либо какой-нибудь банковской гарантии.
  3. Перекрыть «дыры» дебиторской задолженности кредиторской.
  4. Подключить аккредитив – третью сторону, способную решить вопрос платежеспособности потребителя продукции.
  5. Получение кредита в качестве рефинансирования задолженности.

Обратите внимание! Услуга аккредитива весьма дорогостоящая, поэтому ею пользуются крайне редко, и из-за этого она не славится особой популярностью при решении вопросов с дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль дебиторской задолженности

Необходимо отметить, что нет каких-либо универсальных методов борьбы с ростом «дебиторки».

Все настолько относительно и каждый случай в отдельности имеет свою специфику, что приходится специалистам каждый раз подыскивать все новые и новые способы контроля и управления дебиторской задолженностью.

Во многом большую роль играет сама хозяйственная деятельность предприятия, какие сумм проходят между бухгалтерией и заказчиками или клиентами, а также ситуации на самом рынке, в нише которого ведет свою деятельность организация.

Но есть уже проверенные способы, которые при стандартной ситуации выступят классическим методом внутреннего контроля «дебиторки»:

  1. Должен существовать всегда плановый уровень задолженности. При выходе за рамки запланированного уровня предпринимаются меры по снижению роста долгов.
  2. Использование отсрочек платежей либо кредитов, но не всем клиентам, а тем, которые гарантированно выплатят свой долг. При этом всегда следует устанавливать конкретный срок отсрочки и закрепить это дополнительным соглашением к договору сотрудничества. Обычно используют 15 или 30 дней отсрочки.
  3. Мотивировать работу сотрудников с целью повышения производительности. Здесь желательно использовать такую систему, которая могла бы сделать выплату заработка сотрудникам в тесной зависимости от сроков дебиторской задолженности.
  4. Разработать саму схему, по которой будет проходить процедура отсрочки платежей, предоставляемые клиентам.
  5. Важно определить параметры и оценить предоставляемую потребителем информации о ценном имуществе, которым можно перекрывать дебиторскую задолженность в случае ее интенсивного роста.
  6. Следует грамотно распределить ответственность, которую несут юридические, коммерческие и финансовые службы, отделы корпорации при контроле за дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль желательно проводить 1 раз в год с выборочной проверкой причин и времени появления задолженности.

При этом всегда должны анализироваться все акты сверок, а также при необходимости начинают разработку мероприятий по нейтрализации роста долгов.

Важно здесь также проводить не комплексную работу по выставлению претензий или процессу возмещения ущерба, возникшего как следствие после долгов.

Получается, что если совсем не контролировать дебиторскую задолженность, либо заниматься ею в редких случаях, то по предприятию могут начать вырастать долги, снижаться уровень конкурентоспособности, могут возникать задержки по оплате труда, погашению налогов, оплате коммунальных услуг и прочего.

Для контроля над «дебиторкой» обязательно в штате должны быть люди с соответствующим образованием и опытом.

Либо же регулярно приглашать для управления задолженностью специалистов – аудиторов, которые смогли бы помочь выровнять финансовое состояние предприятия.

Как узнать задолженность по транспортному налогу физического лица по ИНН, рассказывается в статье: узнать задолженность по транспортному налогу по ИНН.

Причины уменьшения дебиторской задолженности .

Определение задолженности по алиментам рассматривается на этой странице.

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

  • срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
  • уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
  • создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
  • создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
  • предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Однако, как показывает практика, самая совершенная система фильтрации заказчиков, покупающих товар на договорных условиях, не способна обеспечить стопроцентный результат. Дебиторская задолженность сама по себе не является злом для компании, хотя при этом надо точно знать, какие размер, качество и период задолженности приемлемы или неприемлемы для поставщика. Для этого разработан определенный механизм.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

Кдз = З/А,

где Кдз – коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З – сумма задолженности;

А – общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

КО = ОР/З,

где КО – количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР – сумма оборота в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Кпр = Зпр/З,

где Кпр – коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр – задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз — Здз — Пдз,

где Эдз – коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз – прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз – затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз – сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Далее определяем необходимую сумму оборотных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, используя формулу:

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз – сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор – запланированный объем сбыта в кредит;

Кс – соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн – средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр – период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

Пг = Цс х 360/Сп,

где Пг – норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс – скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп – срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Этап управления дебиторской задолженностью

Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью

Ответственное подразделение

Установление срока оплаты в пределах действия договора Подписание договора Финансовый директор
Выписывание счета на оплату Отдел сбыта
Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве) Отдел сбыта
Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора) Отдел сбыта
Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней Выяснение причин задержки платежа Отдел сбыта
Согласование графика погашения просроченной задолженности Финансовый отдел
Прекращение дальнейших отгрузок Коммерческий директор
Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций Финансовый директор
от 7 до 30 рабочих дней Начисление штрафа Финансовый директор
Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты Отдел сбыта
Личная встреча с руководителем или собственником компании должника Коммерческий директор, отдел сбыта
Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству Юридическая служба
от 30 до 60 рабочих дней Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения Начальник службы безопасности, отдел сбыта
Официальная претензия (письменно) Юридическая служба
более 60 рабочих дней Подача иска в суд Юридическая служба

Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.

Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (англ. Accounts receivable (A/R)) — сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами, что соответствует как международным, так и российским стандартам бухгалтерского учёта.

Дебиторская задолженность в соответствии с международными стандартами финансовой отчётности определяется как сумма, причитающаяся компании от покупателей (дебиторов).

Дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию из хозяйственного оборота собственных оборотных средств, этот процесс сопровождается косвенными потерями в доходах предприятия.

Дебиторская задолженность возникает в случае, если услуга (или товар) проданы, а денежные средства не получены. Как правило, покупателем не предоставляется какого-либо письменного подтверждения задолженности за исключением подписи о приёмке товара на товаросопроводительном документе.

Дебиторская задолженность относится к оборотным активам компании вне зависимости от срока её погашения.

Классификация дебиторской задолженности по времени просрочки

  • Текущая дебиторская задолженность — задолженность, срок неисполнения которой не превышает 90 дней.
  • Проблемная задолженность — задолженность, срок неисполнения которой составляет от 90 дней до одного года.
  • Хроническая задолженность — задолженность с просрочкой от одного до трех лет.
  • Безнадежная задолженность — задолженность, срок неисполнения которой превышает три года.

Значение указанной классификации позволяет определить вероятность взыскания задолженности с дебитора. Так, срок 90 дней используется в бухгалтерском учёте при формировании резервов по сомнительным долгам. Кроме того, когда долг просрочен более чем на 90 дней, появляются признаки банкротства. Признание задолженности безнадежной объясняется истечением трехлетнего срока исковой давности, предусмотренного гражданским законодательством. В последнее время часто используют понятие токсичного долга, под которым понимается задолженность, выплата которой может привести лицо к полной финансовой несостоятельности (банкротству).

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности (receivables turnover ratio — RTR) — отношение выручки от реализации к средней сумме счетов к получению за минусом резервов на сомнительные позиции.

RTR = (продажи в кредит или выручка) / (средняя дебиторская задолженность).

Коэффициент показывает, сколько раз счета к получению превращались в денежные средства или сколько единиц выручки получено с 1 руб. дебиторской задолженности. Чем выше его значение, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции потребителям и моментом её оплаты. Высокие значения этого показателя положительно отражаются на его ликвидности и платёжеспособности.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях (day’s sales outstanding — DSO) рассчитывают по формуле:

DSO = (Средняя деб. задолженность * 365) / (Продажи в кредит или Выручка).

Характеризует средний период времени, в течение которого средства от покупателей поступают на расчётные счета предприятия. Отсюда его другое распространённое название и аббревиатура — ACP (average collection period). Чем меньше значение данного показателя, тем в более выгодных условиях находится предприятие.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, рассчитанный на основе финансовой отчетности показывает среднее значение оборачиваемости за период, на основании которого нельзя сделать точный вывод о финансовом состоянии предприятия.

Оценка оборачиваемости дебиторской задолженности на основе показателей финансовой отчётности не даёт достоверной информации, поскольку общий объем дебиторской задолженности и общая выручка — это агрегированные показатели. Если объем дебиторской задолженности составляет ¼ от годовой выручки, это не значит, что ее период оборота составляет 90 дней и вся она погашается в этот срок. Такой показатель может означать, что один контрагент оплачивает продукцию в течение 30 дней, а другой — в течение 180 дней.

Для более точной оценки оборачиваемости дебиторской задолженности необходим ее анализ в динамике за несколько периодов отдельно по разным контрагентам. Такой анализ можно сделать в виде финансовой модели в среде Excel

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью — отдельная функция финансового менеджмента, основной целью которой является увеличение прибыли компании за счёт эффективного использования дебиторской задолженности как экономического инструмента.

Основные задачи

  • комплексная проверка дебитора на начальном этапе
  • юридическое сопровождение сделок
  • финансирование дебиторской задолженности
  • учёт, контроль, оценка эффективности дебиторской задолженности
  • взыскание просроченного долга
  • претензионная работа с недисциплинированными дебиторами
  • выражение экономических отношений, возникающих у государства с предприятиями

Функции

  • использование (определение финансовых и управленческих целей)
  • организационная функция (обеспечение выполнения запланированных целей)
  • мотивирование (утверждение системы мотивации для сотрудников, участвующих в процессе управления дебиторской задолженностью)
  • контроль
  • анализ результатов и обратная связь

Участники

В современной экономике управление дебиторской задолженностью давно вышло за пределы функций только лишь финансового менеджмента. В современной коммерческой организации в процессе управления задействованы следующие лица и структурные подразделения:

  • Генеральный директор
  • Коммерческий отдел и отдел продаж (коммерческий директор, руководитель отдела продаж, менеджеры по продажам)
  • Финансовый отдел (финансовый директор, финансовый менеджер)
  • Юридический отдел и служба безопасности

Процесс

Проблема ликвидности дебиторской задолженности становится ключевой проблемой почти каждой организации. Она, в свою очередь, расчленяется на несколько проблем: оптимальный объём, оборачиваемость, качество дебиторской задолженности.

Решение этих проблем требует квалифицированного управления дебиторской задолженностью, что является одним из методов укрепления финансового положения предприятия. Мероприятия по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счёт внутренних резервов предприятия и могут быстро принести положительный результат. Возврат задолженности в сжатые сроки — реальная возможность восполнения дефицита оборотных средств.

Одним из важнейших параметров имеющейся в организации дебиторской задолженности является вероятность ее взыскания. Оценка данного показателя может производиться с использованием различных подходов. В реальной практике антикризисного управления, для оценки состояния дебиторской задолженности и ее качества обычно используются сложные, комплексные и многофакторные карты рисков вероятности взыскания дебиторской задолженности, сочетающие в себе процедуры сбора и всестороннего изучения информации о дебиторах и обладающие широкими возможностями аналитические инструменты, формируемые с помощью последних достижений различных разделов математической науки и различных инноваций.

Подобные карты рисков представляют собой пакет взаимосвязанных процедур, направленных на поиск и комплексную перекрестную оценку информации о том или ином дебиторе, сопоставление полученных в результате выводов с рядом других, значимых в данном контексте сведений (состояние соответствующих тематике деятельности дебитора рыночных и финансовых конъюнктур, данные о ретроспективе отношений должника со своими контрагентами и т. п.) и генерацию экспертного заключения, содержащего ключевые выводы о финансовом состоянии дебитора и вероятности погашения им задолженности услуги, обоснование этих выводов, а в ряде случаев — общие рекомендации, касающиеся выбора максимально эффективного метода (стратегии) взыскания данной задолженности.

Управление дебиторской задолженностью может быть отождествлено с любым другим видом управления как процесс реализации специфических управленческих функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

  • Планирование — это предварительные финансовые решения. Чтобы оно было эффективным, необходимо определить долгосрочную цель организации, сформулировать стратегию организации, определить политику действий, выбрать рациональные процедуры действий.
  • Организация управления означает координацию действий по такой последовательности: вся область действий должна быть сгруппирована по выбранным функциям; лицам, которые ответственны за свою деятельность, должны быть предоставлены адекватные права.
  • Под мотивацией подразумевается совокупность психологических моментов, которыми определяется поведение человека в целом.
  • Действия по контролю это подготовка стандартов действий и сравнение фактических результатов со стандартными.

Таким образом, управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объёма реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной её инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

  • учёт дебиторской задолженности на каждую отчётную дату;
  • диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
  • разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
  • контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.

Задачами управления дебиторской задолженностью являются:

  • ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
  • выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
  • определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платёжной дисциплины;
  • ускорение востребования долга;
  • уменьшение бюджетных долгов;
  • оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока уже не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

Однако плановый уровень дебиторской задолженности нужно время от времени пересматривать. Зачем? Объясняет Евгений Найденов, руководитель департамента налогового аудита ООО «Бизнес аудит»:

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Проверка состояния дебиторской и кредиторской задолженности в учреждении (Обухова Т.)

Наличие дебиторской и кредиторской задолженности у учреждения — нежелательное явление. Оно в той или иной степени характеризует профессионализм руководителя учреждения и ответственность, с которой он подходит к работе. Превышение предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности влечет расторжение трудового договора с руководителем учреждения по инициативе работодателя. Поэтому при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения контролеры обращают внимание на наличие дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе невозможной к взысканию дебиторской задолженности и просроченной кредиторской задолженности, проводят анализ причин возникновения каждого факта задолженности учреждения, принимают меры по исправлению создавшейся ситуации.
Предмет проверки
Проверка состояния дебиторской и кредиторской задолженности в учреждении может быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования средств бюджета, приносящей доход деятельности, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.
При внешней проверке наличия дебиторской и кредиторской задолженности ревизоры проводят:
1) в отношении дебиторской задолженности:
а) анализ организации учета с покупателями и заказчиками на предмет полноты и достоверности информации, подлежащей отражению на счетах бухгалтерского учета и отчетности;
б) проверку полноты и правильности расчетов с покупателями и заказчиками, включая расчеты по полученным авансам;
в) проверку ведения регистров бухгалтерского учета (журналов операций, главной книги);
2) в отношении кредиторской задолженности:
а) проверку состояния учета и контроля по расчетам с контрагентами;
б) выявление причин возникновения кредиторской задолженности;
г) проверку полноты, своевременности и правильности расчетов с поставщиками и подрядчиками, прочими кредиторами.
Порядок проведения проверки
Проверка расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в анализе обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета у учреждения, в отношении которого проводится проверка. Для этого проверяющие сопоставляют сведения, отраженные в регистрах учета (журналах операций), с информацией, отраженной в первичных учрежденных документах, запрашивают акты сверки расчетов с контрагентами (если таковые имеются у учреждения). Форма актов сверки законодательно не утверждена, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно или использует ту форму, которую предлагает программный продукт, с помощью которого в учреждении ведется бухгалтерский учет.
В ходе проведения мероприятий может быть выявлена дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Напомним, что исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 ГК РФ). Данный срок равен трем годам со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ. По общему правилу (если законом не установлено иное) течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Учреждению необходимо следить за сроком исковой давности, так как по его истечении ограничена возможность организации воспользоваться судебной защитой нарушенных прав. По истечении срока исковой давности учреждение перестает иметь право требовать получения оплаты поставленного по договору товара (работ, услуг) и возмещения убытков, вызванных неисполнением обязательства, через суд в принудительном порядке.
Истечение срока исковой давности должно быть подтверждено, в частности:
— документами на отгрузку материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг покупателям (заказчикам), не оплатившим их;
— платежными документами, содержащими дату оплаты аванса поставщику (исполнителю), который не выполнил договорные обязательства;
— актами сверки задолженности.
Течение срока исковой давности может прерываться. Согласно нормам ст. 203 ГК РФ оно прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (частичная оплата задолженности, обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа, подписание акта сверки задолженности и др.). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Если срок исковой давности истек, то организация вправе списать дебиторскую (кредиторскую) задолженность. Ее списание производится по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.
Задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета и отражается на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». В ходе проверки правильности списания дебиторской задолженности ревизор должен помнить, что на забалансовом счете она учитывается пять лет (в течение иного срока, установленного законодательством РФ). В течение этого срока учреждение должно наблюдать за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников. При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.
По истечении пяти лет задолженность должна быть списана с забалансового учета на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно действующему законодательству.
Основаниями для признания дебиторской задолженности безнадежной являются:
— долги, по которым истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
— долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
— долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ).
— долги, по которым обязательство прекращено смертью должника (ст. 418 ГК РФ);
— долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).
Проводя проверку финансового состояния учреждения, контролеры обращают внимание на кредитовый остаток по счетам 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты», поскольку он говорит о наличии у учреждения кредиторской задолженности. При этом выявляются причины ее возникновения, период, в течение которого данная задолженность числится на счетах бухгалтерского учета учреждения. В ходе проверки ревизоры могут обнаружить задолженность, не востребованную кредиторами, которая образовалась в результате:
— переплаты по договору, административного штрафа по вынесенному постановлению;
— совершения ошибочных платежей;
— ликвидации кредитора; и др.
Отсутствие требований со стороны кредитора в отношении погашения задолженности может быть вызвано и другими причинами, например кредитор ошибочно в своем учете отразил поступление денежных средств, в результате чего задолженность за учреждением, по сведениям кредитора, не числится. В случаях возникновения задолженности, не востребованной кредитором, следует предпринять меры по его информированию об этом факте, в частности путем совершения совместной сверки расчетов. Проверяющие при ревизии обращают внимание на мероприятия, которые проводились учреждением с целью погашения кредиторской задолженности.
Нарушения, выявляемые в ходе проведения контрольных мероприятий
Анализ отчетов контрольных органов по результатам проверок финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений позволил обобщить причины, приводящие к возникновению дебиторской и кредиторской задолженностей.
Проводится анализ годовых, квартальных отчетных форм, при котором сопоставляются утвержденные суммы расходов, отраженные в плане финансово-хозяйственной деятельности, бюджетной смете, и данные бухгалтерского учета и показатели бухгалтерской отчетности. В ходе сопоставления форм отчетности, журналов операций, плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, бюджетной сметы может быть выявлена кредиторская задолженность, возникшая в результате недофинансирования учреждения, принятия обязательств сверх утвержденных учреждению лимитов бюджетных обязательств, сумм субсидий и т.п. Поскольку принятие обязательств учреждением производится на основании договоров, ревизоры проводят их проверку на предмет полноты и своевременности оплаты учреждением своих обязательств, принятия обязательств в пределах сумм, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности, бюджетной сметой. В ходе проверки нередко выявляется:
— отсутствие договора на поставку товаров, работ, услуг, несмотря на принятие обязательств якобы по договору, в результате чего может числиться кредиторская задолженность за учреждением, не подтвержденная документально;
— отсутствие в договоре суммы и количества предоставляемых услуг, штрафных санкций и срока действия договора;
— неправомерное перечисление авансовых платежей по договорам, которое приводит к возникновению необоснованной дебиторской задолженности у учреждения;
— отражение расчетов с поставщиками, подрядчиками при отсутствии документов, подтверждающих выполнение ими условий договора.
Закупка товаров, работ, услуг производится учреждениями в соответствии с нормами Федеральных законов от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон N 223-ФЗ), от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ). При закупке товаров, работ, услуг заказчики руководствуются не только этими законами, но и Конституцией РФ, ГК РФ и другими нормативными актами (ст. 2 Закона N 223-ФЗ, ст. 2 Закона N 44-ФЗ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 11 Инструкции N 157н <1>, ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <2>). Такой документ должен, в частности, оформляться при передаче товаров, работ, услуг в рамках исполнения договора купли-продажи и договора возмездного оказания услуг.
———————————
<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Правовые нормы в отношении договора купли-продажи установлены гл. 30 ГК РФ. Согласно п. 2 ст. 456 ГК РФ продавец одновременно с передачей вещи должен передать покупателю относящиеся к ней документы. В связи с тем, что в ст. 456 ГК РФ не перечислены документы, которые должны быть переданы вместе с товаром, нередко возникают споры о том, какие именно документы необходимо передать покупателю в рамках исполнения продавцом обязанности, предусмотренной п. 2 ст. 456 ГК РФ, а также о том, какие последствия возникают в связи с неисполнением данной обязанности. То же самое можно сказать в отношении документального подтверждения исполнения договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Статья 780 ГК РФ не содержит указаний относительно того, оформляется ли документально прием-передача выполненных работ, оказанных услуг между заказчиком и исполнителем, а если оформляется, то каким документом.
В отношении договора купли-продажи документом, подтверждающим прием-передачу товара, может быть как акт, так и товарная накладная. Что касается договора возмездного оказания услуг, доказательством передачи работы, услуги от исполнителя к заказчику является акт приема-передачи (Определение ВАС РФ от 05.03.2012 N ВАС-1932/12, Постановление ФАС ВСО от 25.11.2013 N А58-1800/2013, Письмо Минфина России от 09.04.2014 N 02-06-10/16186).
Отсутствие акта выполненных работ, товарной накладной при отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учете (кредит счета 0 302 00 000) нарушает п. 11 Инструкции N 157н и может привести к отражению в учете кредиторской задолженности, которой по факту нет.
3. Проверка правильности применения поставщиками тарифов на коммунальные услуги на проверяемый период. В соответствии с п. 1 ст. 424 ГК РФ исполнение договора в предусмотренных законом случаях оплачивается по тарифам и ставкам, устанавливаемым или регулируемым уполномоченными государственными органами. При проверке может быть выявлено завышение тарифов на коммунальные услуги, что приводит к неправомерной оплате поставщику оказанных коммунальных услуг в связи с завышением тарифов.
4. Проверка полноты и своевременности возмещения арендаторами стоимости коммунальных и других услуг в соответствии с заключенными договорами. На основании договоров аренды и безвозмездного пользования с арендатором, как правило, заключается договор о компенсации стоимости коммунальных услуг. Проверке подлежат полнота и своевременность оплаты услуг в соответствии с договорами, платежными поручениями, данными счетов-фактур. В результате иногда выявляются факты невыставления или несвоевременного выставления арендаторам счетов на оплату коммунальных и других услуг, наличие дебиторской задолженности по оплате коммунальных услуг.
5. Проведение встречных проверок. Встречная проверка проводится путем сличения записей, документов и данных в организациях, получивших от проверяемой организации денежные средства, материальные ценности и документы, с соответствующими записями, документами и данными проверяемой организации. В ходе проверки могут быть выявлены факты неправомерной оплаты услуг и наличие задолженности, которой на самом деле нет.

Аудит дебиторской задолженности



Цель аудита дебиторской задолженности состоит в формировании мнения аудитора о достоверности показателей бухгалтерской, налоговой отчетности в отношении дебиторской задолженности, в проверке законности возникновения дебиторской задолженности и своевременности ее погашения, в определении правильности учета расчетов и мероприятий, проводимых руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение просроченной задолженности.Для достижения поставленных целей в ходе аудита должны быть решены следующие задачи:

1) подтверждение соблюдение порядка документального отражения по возникновению дебиторской задолженности (наличие необходимых первичных документов, договоров, расчетных документов, актов сверки расчетов);

2) контроль за отсутствием искажений данных при отражении на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (соответствие данных первичных документов данным аналитического учета, взаимного соответствия данных аналитического и синтетического учета, бухгалтерской отчетности);

3) подтверждение соответствия оформленных бухгалтерский операций действующим нормативным актам;

4) проверка наличия инвентаризации расчетов согласно учетной политике организации и законодательству;

5) проверка своевременности списания просроченной дебиторской задолженности на финансовые результаты;

6) проверка правомерности и своевременности отражения в учете прекращения обязательств неденежными формами расчетов.

Аудит включает 4 этапа: предварительный, начальный, основной и заключительный.

На предварительном этапе аудитор должен понять сферу деятельности предприятия, изучить отрасль, ее основные показатели, провести анализ дебиторской задолженности и выявить соответствие правильности отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете. Предварительный этап начинается получением письма от потенциальной аудируемой организации.Аудитор получает предварительные сведения о деятельности предприятия, о структуре собственности, что и определяет понимание деятельности аудируемого лица. Аудитор должен понять, чем занимается предприятие, а затем он должен принять решение о возможности и целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Аудитор разрабатывает необходимый документ, который содержит информацию об экономической деятельности предприятия. Это может быть анкета с набором ряда вопросов и тестов:проводится первичное анкетирование предприятия. В конце предварительного этапа планирования аудитор должен определить наличие возможностей для проведения качественного аудита. При принятии положительного решения, аудитор подтверждает возможность проведения аудиторской проверки.

На начальном этапе проводится планирование аудита. Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным, но иметь небольшой объем для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности планируемой проверки и конкретных методик, применяемых аудитором. Далее аудиторская компания приступает к расчету рисков, выборки, существенности. Изначально по программе аудита проверяется первичный документ, согласно программе аудита. Исходя из рассчитанной выборки рассчитывается стоимость договора об оказании аудиторских услуг.Если на этом этапе партнеры принимают положительное решение, то подписывается договор.

На основном этапе аудитор приступает к выполнению аудиторских процедур и к сбору аудиторских доказательств.На начальной стадии основного этапасоставляется план аудита. Программа аудиторской проверки дебиторской задолженности включает следующие этапы:

‒ проверка организации документооборота, отражающего образование дебиторской задолженности;

‒ проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета операций по формированию дебиторской задолженности;

‒ проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности.

Аудитор проверяет первичные документы на правильность составления, оформления, проверяет все реквизиты. Иногда аудитор не в состоянии применить запланированные аудиторские процедуры к отобранному элементу, поскольку, например, документы, касающиеся данного элемента, были утрачены . Если нельзя в этом случае применить альтернативные процедуры, то аудитор обычно считает, что данная статья бухгалтерского учета имеет ошибку.Также проверяются правила отнесения на расчетные счета. Далее проверяется оценка дебиторской задолженности. Важно определить нормальная или просроченная задолженности на предприятии. На заключительной стадии основного этапа составляем рабочие документы, заполняем, фиксируем аудиторские доказательства.

На заключительном этапе производятся обобщение и оценка результатов аудиторских процедур. Аудитор дает окончательную оценку обоснованности и разумности характера оценочных значений, основываясь на знании деятельности аудируемого лица и согласованности оценки с другими аудиторскими доказательствами, полученными в ходе аудита. На этом этапе аудитор формирует мнение о достоверности отражения оценочных значений в бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом мнение может быть выражено как в положительной, так и в отрицательной форме. При положительной оценке результатов проверки аудитор в своем отчете раскрывает информацию о методике проведения аудита, дает рекомендации по формированию и принятию к учету оценочных значений, приводит показатели оценки влияния оценочных значений в будущих периодах. В случае расхождения между оценкой стоимости, порядком формирования и отражения оценочных значений, подтвержденных аудиторскими доказательствами, и оценочным значением, отраженным в бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудитор определяет необходимость корректировки показателей отчетности в связи с наличием такого расхождения и подготавливает рекомендации по исправлению нарушений. Корректировка показателей проводится в случае, когда существующая разница не имеет разумного характера и находится за пределами допустимой ошибки. Действия аудитора в таком случае сводятся к обращению к руководству организации с предложением пересмотреть оценочное значение. В случае отказа разница в оценке является искажением и рассматривается как фактор существенных последствий для бухгалтерской (финансовой) отчетности. Аудитор в ходе сбора аудиторских доказательств при проверке оценочных значений достигает основной цели — формирует мнение о достоверности информации данных бухгалтерской (финансовой) отчетности и, в частности, достоверности, разумности применения и адекватности отражения информации об оценочных значениях в отношении дебиторский задолженности.

Таким образом, важно найти различные варианты и способы раскрытия возможных нарушений, злоупотреблений, незаконного образования дебиторской задолженности. Рассмотренные 4 этапа и дают полное представление о состоянии бухгалтерской, налоговой отчетности в отношении дебиторской задолженности на разных стадиях ее формирования.

Литература:

  1. Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности: : : СПС Консультант Плюс 2017 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_38848/ (25.02.2017)
  2. Батуева, О. Б. Аудит оценочных значений как проверка взаимосвязанных областей финансово-хозяйственной деятельности: Аудитор от 2013 № 2: : СПС Консультант Плюс, 2017,http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=PBI&n=191138#0 (25.02.2017)
  3. Войко, А. В. Аудиторская проверка учета дебиторской задолженности организации: Аудиторские ведомости от 2007 № 7: : Аудиторские ведомости, 2017, http://avjournal.ru/archive.php?mag=200707&lang=en (25.02.2017)

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *