Классификация и виды документов

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

  1. по способу документирования;

  2. по сфере использования;

  3. по наименованию;

  4. по содержанию;

  5. по характеру содержания;

  6. по месту составления;

  7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

  8. по происхождению;

  9. по юридической силе;

  10. по форме изложения (степени унификации);

  11. по срокам исполнения;

  12. по срокам хранения;

  13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

  1. рукописные;

  2. электронные;

  3. графические;

  4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

  1. организационно-распорядительные;

  2. финансово-бухгалтерские;

  3. научно-технические;

  4. документы по труду;

  5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

  1. первичные (содержащие исходную информацию);

  2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

  1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

  2. входящие (поступившие в организацию);

  3. исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

  1. открытые (несекретные документы);

  2. с грифом ограничения доступа.

    Работа с документами ДСП>>

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

  1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

  2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

  1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

  2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

  3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

  4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

  5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

  6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По&nbsp форме изложения (степени унификации):

  1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

  2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

  3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

  4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

  5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

  1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

  2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

  1. временного хранения (до 10 лет);

  2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

  3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

  1. информационные (содержащие сведения и факты);

  2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

  1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

  2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

  3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

  • •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
  • •Санкт-Петербург 2008 г.
  • •Оглавление
  • •1. Цель и задачи изучения дисциплины
  • •2. Содержание дисциплины
  • •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
  • •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
  • •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
  • •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
  • •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
  • •Тема 21. Система распорядительной документации
  • •Тема 22. Система информационно-справочной документации
  • •Тема 23. Документы личного характера
  • •3. Структура дисциплины
  • •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
  • •5. Источники и литература
  • •Тема 13. Документационное обеспечение — основа технологии управления
  • •Опорный конспект лекции
  • •13.1. История делопроизводства в России
  • •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
  • •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
  • •Опорный конспект лекции
  • •14.1. Современная структура управления документацией в России
  • •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
  • •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
  • •Опорный конспект лекции
  • •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
  • •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
  • •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
  • •Опорный конспект лекции
  • •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
  • •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
  • •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
  • •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
  • •Управление делами приказ
  • •Федеральная архивная служба россии
  • •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
  • •Комитет по содержанию жилищного фонда
  • •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
  • •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
  • •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
  • •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
  • •Опорный конспект лекции
  • •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
  • •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
  • •Министерство труда и социального развития российской федерации
  • •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
  • •Опорный конспект лекции
  • •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
  • •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
  • •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
  • •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
  • •Опорный конспект лекции
  • •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
  • •19.2. Рубрикация текста документа
  • •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
  • •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
  • •Опорный конспект лекции
  • •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
  • •1) По видам деятельности:
  • •10) По стадиям создания:
  • •11) По срокам хранения:
  • •12) По функции управления:
  • •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
  • •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
  • •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
  • •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
  • •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
  • •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 21. Система распорядительной документации
  • •Опорный конспект лекции
  • •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
  • •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
  • •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
  • •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
  • •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
  • •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
  • •00.00.200__ №
  • •12.05.2008 № 26-Л/с
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 22. Система информационно-справочной документации
  • •Опорный конспект лекции
  • •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
  • •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
  • •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
  • •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
  • •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •Тема 23. Документы личного характера
  • •Опорный конспект лекции
  • •23.1. Назначение и состав документов личного характера
  • •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
  • •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
  • •Характеристика на __________________________________
  • •Контрольные вопросы для самопроверки:
  • •Литература
  • •5. Заключение
  • •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
  • •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
  • •6. Темы курсовых работ по курсу
  • •Оглавление
  • •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
  • •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
  • •Часть 2. Основы делопроизводства»
  • •Тема 13. Документационное обеспечение — основа технологии управления
  • •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
  • •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
  • •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
  • •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
  • •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
  • •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
  • •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
  • •Тема 21. Система распорядительной документации
  • •Тема 22. Система информационно-справочной документации
  • •Тема 23. Документы личного характера
  • •9. Словарь основных терминов

>Виды документов и их классификация — 03.03.2009

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. // 03.03.2009

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям:

  • служебные письма,
  • приказы,
  • протоколы,
  • акты,
  • докладные записки,
  • договоры и т.д.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

  • по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
  • по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
  • по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
  • по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
  • по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
  • по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
  • по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Узнайте больше о том, как правильно организовать делопроизводство и документооборот на предприятии в подборке статей по данной тематике!

ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов — это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. — Красноярск, 2008. — 92 с

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. — М.: Книга-сервис, 2003. — 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-бытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка — копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно — распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. — М.: Приор, 1997. — 254 с, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

— рукописные;

— электронные;

— графические;

— кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

— организационно-распорядительные;

— финансово-бухгалтерские;

— научно-технические;

— по труду;

— отчетно-статистические.

3. По месту составления:

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации);

— внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

— открытые (несекретные);

— с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

— «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

— «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

— «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

— официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

— личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

— подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

— копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

— заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

— индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

— трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

— типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

— постоянного хранения;

— долговременного хранения (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — 6-е изд. — М. : ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

— по наименованиям — служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

— по содержанию — простые и сложные;

— по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство : учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. — 3-е изд. — М. : ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

— по стадиям создания — черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

— по степени гласности — обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

— по юридической силе — подлинные, подложные;

— по роду деятельности — система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

— по форме — табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного

торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. — Красноярск, 2008. :

1. По способу фиксации информации:

— письменные (рукописные и печатные);

— фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

— кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

— фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

— аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

— электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

— внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

— входящие документы, поступившие в организации;

— исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

— простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

— сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

— обычные (открытые, несекретные);

— секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

— для служебного пользования (ДСП) — служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

— конфиденциально — информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

— коммерческая тайна (КТ) — информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

— индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

— трафаретные — структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

— типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

— черновик — предварительная редакция документа;

— беловик — чистовик;

— отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

— автограф — документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

— подлинник или оригинал — документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

— копия документа — точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления — ксерокс, факс, фотокопия);

— дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

— документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

— документы, имеющие длительные сроки хранения — свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

— документы временного хранения — до 10 лет;

10. По происхождению:

— служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

— личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

— срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

— несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *