Как вести кадровый учет

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для ИП, так и для ООО, вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате. Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами. Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал. Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов. Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

Содержание

Из чего строится к/у

  • Ведение документации;
  • Поиск персонала;
  • Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
  • Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

  • Самостоятельно;
  • С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
  • С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Документация по кадрам, обязательная к ведению при наличии наемного персонала

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

  • Трудового договора;
  • Приказа о приеме на работу;
  • Личной карточки работника;
  • Трудовой книжки;
  • Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Приказа о предоставлении отпусков;
  • Графика отпусков;
  • Приказа о премировании работников;
  • Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
  • Правил внутреннего распорядка;
  • Штатного расписания;
  • Книги учета движения трудовых книжек;
  • Книги учета приказов и иных кадровых документов;
  • Командировочных документов;
  • Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
  • Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Должностной инструкций;
  • Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Административная

Ответственность по КоАП РФ следует за:

  • Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20 000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
  • Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) – 3000 – 5 000 руб.
  • Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства – штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
  • Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике – 500-1 000 руб.

Материальная

При несвоевременной выплате з/п работодатель обязан возместить работнику проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.

Уголовная

К уголовной ответственности ИП может быть привлечен за необоснованный отказ в приеме на работу, увольнение беременной женщины или женщины имеющей детей не достигших возраста 3-х лет. Совершение указанное правонарушения грозит штрафом до 200 тыс. руб.

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

или заработком на период до полутора лет, также могут быть применены исполнительные работы на срок до 180 часов.

Невыплата (частичная или полная) з/п свыше 2-х месяцев по корыстной или личной заинтересованности может грозить предпринимателю штрафом до 500 тыс. руб.

Порядок приема на работу

  1. Получение документов от сотрудника (паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы о получении образования, свидетельства о повышении квалификации);
  2. Заключение трудового договора и договора о материальной ответственности (если это необходимо);
  3. Регистрация заключенных договоров;
  4. Издание приказа о приеме на работе и его регистрация;
  5. Ознакомление сотрудника с изданным приказом;
  6. Внесение записи в трудовую книжку;
  7. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек;
  8. Оформление личной карточки сотрудника;
  9. Включение сотрудника в табель учета рабочего времени.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства, подведем итоги:

  • К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
  • Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
  • В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
  • Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет — ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

Полезная ссылка: Сервис «Мое дело»: простой способ ведения кадрового учета. Узнай больше на официальном сайте сервиса.

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Правильно вести отдел кадров

Отдел кадров на предприятии

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Есть даже теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник – это как раз данное подразделение.

Что входит в функции и задачи отдела кадров предприятия?

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

  • определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;
  • анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
  • подготовка штатного расписания предприятия;
  • оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
  • комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
  • ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
  • организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
  • подготовка планов повышения квалификации трудящихся.

Структура и взаимоотношения отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности. Решение о создании либо ликвидации структурных подразделений самого отдела кадров принимает начальник отдела, он же утверждает положения о совместной работе подразделений.

Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

  • с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;
  • юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;
  • по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Квалифицированный сотрудник отдела кадров напоминает семейного доктора, в спектр обязанностей которого входит решения множества важных вопросов. Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Только опытный кадровик сможет вовремя определить, подходит ли конкретный работник для занимаемой им должности, и подскажет, куда можно перевести такого сотрудника. Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.

Как вести отдел кадров

С учетом российской специфики, один сотрудник отдела кадров должен приходиться на 100-150 человек. Разберитесь с необходимым штатным количеством кадровой службы и затем распределите обязанности по группам или отдельным сотрудникам.

Сотрудник или группа подбора персонала должны заниматься разработкой методологии приема на работу, составлением квалификационных требований к соискателям и инструкций по подбору персонала. В функции группы также входит организация сотрудничества с рекрутинговыми агентствами и использования других альтернативных источников поиска персонала. Сотрудники группы должны производить набор, тестирование и отбор кандидатов, их предварительную ориентацию, а также вести базу данных потенциального кадрового резерва.

В функции работников отдела кадров должны входить традиционные обязанности: ведение кадрового делопроизводства, разработка инструктивного материала по методике и процедурам работы с кадрами, сбор статистических сведений. Кроме этого, они должны разрабатывать формы кадрового документооборота и оформлять кадровые решения в форме приказов и распоряжений.

Отдельным направлением работы отдела кадров должно быть осуществление контрольных функций. Это проверки исполнения подразделениями предприятия и его сотрудниками своих функций и обязанностей, регламентируемых положениями об отделах и должностными инструкциями. К этому же направлению деятельности можно отнести курирование прохождения испытательного срока, мероприятия по адаптации новичков, проведение аттестаций и планирование карьеры персонала компании.

Современный отдел кадров должен заниматься и профессиональным развитием сотрудников. Эта работа включает в себя разработку и внедрение программ профессиональной подготовки, планирование и организацию обучения, повышения квалификации, стажировок. Сюда же относится взаимодействие с вузами, другими учебными заведениями и центрами.

Кадровая служба, конечно, должна курировать вопросы труда и заработной платы. К ним относится проведение маркетинговых исследований по имеющимся системам нормирования труда, тарификация работ, разработка системы оплаты труда, льгот и компенсаций, а также ее актуализация и корректировка. Сотрудники службы, занимающиеся этими вопросами, также должны начислять и выдавать заработную плату, вести учет затрат на персонал и вложенных в него инвестиций.

В отдельное направление также должны быть выделены вопросы:- по охране труда, разработке и реализации мероприятий по ее обеспечению;- разработки и реализации социальных программ;- юридического обеспечения трудовых процессов.

Что делает отдел кадров

Отдел кадров выполняет важную роль – контролирует и учитывает весь персонал организации. Его структура и виды деятельности могут немного различаться, это зависит и от размера, и от направления работы предприятий. Но отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицо компании, ведь именно здесь любой соискатель начинает знакомиться с нею.

Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Что делает отдел кадров" Как нумеровать штатное расписание Как вести отдел кадров Куда устроиться без образования Название говорит само за себя: здесь ведется работа с кадрами, персоналом. Сотрудники занимаются формированием штата предприятия. Отдел кадров должен обеспечить организацию соответствующими специалистами, и в этих целях составляет штатное расписание. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации. В современном мире последние процедуры стали актуальными и применяются в большинстве крупных компаний.

Но мало принять человека на работу. Найм, увольнение, перемещение любого сотрудника должны быть документально оформлены, в соответствии с законодательством страны. За правильностью кадровой документации следят еще и контролирующие органы в сфере труда. Для каждой должности должны быть прописаны должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, а также технологические или производственные. Все они заверяются руководителями, отдел кадров следит за ознакомлением с ними сотрудников, ведет журналы учета инструктажа.

Оплата труда – один из мотивирующих факторов в работе по найму. Современные отделы кадров имеют специалистов и по внедрению систем мотивации труда. Но основная задача отдела — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации. Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы, а также может выступать доверенным лицом при получении документов из этих организаций.

В зависимости от размеров организации, функционал отдела кадров может дополняться и другими функциями, например, организаторскими. В идеале отдел должен обеспечить не только правильный документооборот компании, но и успешность ее дел с помощью грамотной кадровой политики. Повышая управляемость, мотивацию и сплоченность сотрудников, эта структурная единица позволяет многим компаниям снижать текучесть кадров и расходы на подбор персонала.

Другие новости по теме:

Как определить текучесть кадров
Показатель текучести кадров на предприятии относится к важнейшим — по нему можно судить об эффективности деятельности не только кадровой службы, но и самого предприятия. Чтобы он действительно объективно отражал реально существующую ситуацию с кадрами, при расчете необходимо учитывать множество

Как оформить уголок по охране труда
После того, как профсоюзы перестали быть неотъемлемой частью каждой организации, обязанности по охране труда возложили на отдел кадров. И в кабинете этого отдела должен быть уголок, в котором сотрудники смогут найти полезную информацию и узнать последние новости. Спонсор размещения P&G Статьи по

Как посчитать текучесть кадров
Показатели текучести кадров, сигнализирующие, насколько комфортно в работать в компании, говорят не только о деятельности служб персонала. По ним можно судить о существующей системе мотивации, принципах управления, наличии системы адаптации новичков и системы работы с увольняющимися. Это показатели

Как ввести новое штатное расписание
Штатное расписание представляет собой организационно-распорядительный документ, где прописана структура предприятия, перечень должностей, размер должностных окладов, надбавок и доплат по каждой конкретной должности. Штатное расписание составляется по единой форме для различных организаций. Штат

Как нумеровать штатное расписание
Штатное расписание — это специальный документ, в котором содержится информация о кадровом составе организации и о зарплате сотрудников. Это документ, относящийся к отчетности, поэтому его необходимо заполнять в соответствии с правилами, например, корректно нумеровать. Как же это сделать? Спонсор

Как открыть отдел
Так как отдел не является самостоятельным юридическим лицом, то его регистрации не требуется. Однако ряд документов при создании отдела заполнить придется. Вам понадобится штатное расписание, положение об отделе, должностные инструкции Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как открыть отдел" Как

Как вести отдел кадров
Функции кадровой службы, организованной на динамично и успешно развивающемся предприятии, значительно отличаются от тех, что выполняют отделы кадров, работающие традиционными методами, использовавшимися еще на советских предприятиях. Вести отдел кадров современными методами значит охватить все

Как организовать работу в отделе кадров
В небольших организациях функции кадровой службы и ведение кадрового делопроизводства часто является дополнительной обязанностью секретаря или бухгалтера. Но по мере развития компании и увеличения штата ее работников вам не обойтись без создания отдела кадров.

Какие кадровые документы являются обязательными для ип?

На каждые 100-150 человек вам

Как организовать отдел кадров
Одним из важнейших структурных подразделений любого предприятия является отдел кадров. Если считать, что именно от квалификации и профессионализма сотрудников предприятия зависит его коммерческий успех, то подбор персонала, обладающего такими качествами – задача сотрудников этого подразделения.

Как создать новый отдел
В процессе развития компании возникает необходимость найма новых работников и создания для них отдельного структурного подразделения. Для осуществления этой процедуры следует разработать и утвердить новую организационную структуру с введением нового отдела. Затем нужно внести соответствующие

Комментариев пока нет!

Известно, что ИП без работников может подать заявление по форме Р26001 на прекращение своей деятельности без предварительного погашения долгов и представления в налоговую справки из пенсионного фонда об отсутствии задолженности. Наличие задолженности по налогам и страховым взносам не является основанием для отказа в государственной регистрации прекращения деятельности ИП. Уплата задолженности перед налоговой и фондами в этом случае производится после закрытия ИП в установленные законом сроки.

В случае же, когда ИП привлекал на работу сотрудников, необходимо произвести увольнение и полный расчет со всеми сотрудниками, а также отчитаться по страховым взносам в ПФР и ФСС по каждому сотруднику до подачи в ИФНС документов на прекращение деятельности ИП (п. 15 ст. 15 ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).



Пошаговая инструкция по закрытию ИП с работниками 2018

1. Уведомить сотрудников о предстоящем увольнении согласно условиям трудового договора. На основании п. 1 ст. 81 ТК РФ разрешается увольнять любых работников, в том числе и беременных женщин (ч. 1 ст. 261 ТК РФ);2. Уведомить в письменной форме службу занятости не позднее, чем за две недели до первого увольнения по данному обстоятельству (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).3. Внести записи в трудовые книжки с формулировкой: «Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, п. 1 ст. 81 ТК РФ»;4. Подготовить и выдать работникам необходимые документы в соответствии со ст. 62 ТК РФ;5. Предоставить персонифицированную отчетность и расчеты по страховым взносам в ПФР (форма РСВ-1) и ФСС (форма 4-ФСС), после чего в течение 15 календарных дней уплатить все необходимые отчисления;6. Сняться с учета в ФСС, после расторжения трудового договора с последним из работников, путем подачи соответствующего заявления и документов, подтверждающих увольнение.

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

При отсутствии недоимки по платежам, ФСС снимает ИП с учета, по истечении 14 календарных дней.

Внимание! Если подать персонифицированную отчетность и расчеты по страховым взносам в ПФР и ФСС после закрытия ИП, либо в день подачи документов в ИФНС, либо позже, законом предусмотрен штраф в размере 1000 руб. за каждый расчет (п.1 ст. 46 ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

7. Следующим шагом после снятия ИП с учета в качестве работодателя будет регистрация прекращения деятельности в качестве ИП путем подачи заявления Р26001 в налоговую инспекцию по месту регистрации. Подробная процедура закрытия ИП описана в статье – Как закрыть ИП в 2018 году.

Статьей 230 НК РФ установлено, что ИП с работниками предоставляют в налоговый орган по месту своего учета справки 2-НДФЛ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Каких-либо иных сроков сдачи формы 2-НДФЛ для ИП, прекращающих свою деятельность, Налоговым кодексом не установлено.

Для расширения географии ведения бизнеса и расширения рынка сбыта многие крупные организации открывают филиалы или представительства в различных уголках страны. Если представительство только представляет интересы юрлица, филиалы выполняют весь комплекс операций головной организации, включая представительские.

Централизованная и децентрализованная организация ведения учета кадров

При наличии филиалов, учет кадров может осуществляться компанией централизованно (составлением, ведением, хранением документов по сотрудникам выполняет головная компания), либо децентрализовано – с предоставлением соответствующих функций филиалу. Если делопроизводство центральный офис осуществляет самостоятельно, в подразделения отправляются дубликаты распорядительной документации. Передача может осуществляться при помощи факса, электронной почты. Если по ряду причин это невозможно, выполняется почтовая или курьерская доставка.

Если ведение учета проводится филиалами, на руководителя возлагаются полные или частичные полномочия. Частичные – предполагают внесение записей в трудовые книги, проведение ознакомительных бесед с кандидатами при приеме на работу, отдачу распоряжений. Полные – включают широкий круг функций, в том числе заключение трудовых соглашений, подписание приказов по перемещению кадров.

Выбор метода кадропроизводства зависит от финансовых возможностей головной компании и количества сотрудников, работающих на подразделениях. Если речь идет об одном-двух небольших филиалах, целесообразно поручить ведение учета одному из работников с дальнейшей передачей документации в ЦО (центральный офис). Если у компании разветвленная сеть дочерних предприятий по всей стране, обычно полномочия по части кадров передаются филиалам, в которых имеется специальный сотрудник или полноценный отдел.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах

Каждый способ имеет преимущества и недостатки. Плюс централизованного учета – полный контроль над документацией и процессом ее формирования. Недостаток – много расходуется денег и времени на организацию делопроизводства, командировки, связанные с передачей некоторых видов документов. Также организация самостоятельного процесса управления подразумевает обеспечение сотрудникам возможности ознакомиться с оригиналами кадровых бумаг.

К плюсам децентрализации можно отнести своевременность издания документации и ознакомления с ней сотрудников под подпись. Но данный способ целесообразен при наличии у филиала достаточного количества полномочий, позволяющих принимать отдельные решения по кадрам, делать аудит персонала, восстанавливать документы, прочее. При выборе децентрализованного способа ведения отчетности важно, чтобы это не оказало негативного влияния на работу компании.

Какие необходимы документы при централизованном ведении учета персонала

Изданием документов, регулирующих ведение делопроизводства кадров, занимается центральный офис компании. Вся документация, сформированная ЦО, является обязательной для филиалов. Что касается штатного расписания, оно также разрабатывается и утверждается главным офисом и содержит информацию по всем подразделениям. Оригинал документа находится в ЦО, а на подразделения отправляется выписка, заверенная печатью и подписью руководителя.

Хорошо, если в компании имеется внутренний нормативный акт, детально описывающий нюансы ведения документации, ее передачи из подразделений в головной офис и наоборот, прочие особенности.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

Это позволяет грамотно организовать функционирование отделов кадров во всех филиалах, исключает допущение ошибок в процессе кадрового делопроизводства и отсутствие необходимых бумаг.

Если учет кадров осуществляется централизованно, документы, предоставляемые кандидатами при оформлении на службу или в процессе работы, передаются подразделением в головную компанию. Это касается и других кадровых документов, которые формируются и ведутся в ЦО – бумаг, содержащих данные обо всех штатных единицах структуры в том числе подразделений, а также контролирующих перемещение сотрудников, их прием, увольнение, поощрение, прочее. Наряду с локальными (внутренними) актами наличие которых вправе определять компания самостоятельно, имеются обязательные документы по кадрам, указанные в ФЗ №152:

  • штатное расписание;
  • трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные дела сотрудников (карточки);
  • должностные приказы;
  • отпускные распоряжения, график отпусков;
  • приказы о прекращении трудовых отношений;
  • карточка учета рабочего времени;
  • правила распределения трудовых обязанностей (должностные инструкции);
  • расчетные документы по зарплатам, премиям;
  • акты по ОТ (охране труда).

Порядок их формирования, ведения, регламентирован Постановлением Правительства РФ №225.

При децентрализованном кадровом производстве передача полномочий руководителю подразделения осуществляется на основании доверенности. Она содержит полный перечень функций, которые может выполнять должностное лицо. Распределением, наделением полномочий занимается гендиректор компании. Только он вправе решать, насколько расширить функции управляющего филиалом, сможет ли он проводить подбор кадров, их прием, увольнение, подписывать соответствующую документацию, решать другие вопросы по сотрудникам.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *