Документы при приеме

Содержание

Ознакомление с документами при приеме на работу

Цитата (xConnect):Здравствуйте!
С какими документами работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника? Желательно максимально полный список.
Здравствуйте!
«При приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). При этом форма и порядок ознакомления с документами и перечень этих документов не установлены. Можно выделить только два требования закона:
Ознакомление работника с документами должно производиться под роспись.
Работника следует ознакомить с документами до подписания трудового договора.
Это:
1.Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
2.Иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.
3. Коллективный договор, если он заключен у данного работодателя.
У работодателя могут действовать следующие локальные нормативные акты
– документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ), например Положение о персональных данных;
– документы, устанавливающие систему оплаты труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ), например Положение об оплате труда, Положение о премировании.
У отдельных работодателей, с учетом специфики их деятельности, должны действовать следующие локальные акты:
– Перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
– графики сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);
– документы, устанавливающие порядок проведения аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), например Положение об аттестации;
– документы, устанавливающие разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
– документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни (ч. 3 ст. 112 ТК РФ);
– документы, устанавливающие нормы труда (ч. 1 ст. 162 ТК РФ);
– документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), например Положение о командировках;
– документы, устанавливающие условия и порядок проведения профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, обучения их вторым профессиям (ч. 2 ст. 196 ТК РФ).
Работодатели могут по своему усмотрению разрабатывать и утверждать другие документы: Положение о повышении квалификации, Положения о структурных подразделениях, Должностные инструкции и др.»
С сайта «Pro-персанал»

Основополагающие бумаги

Предприятию необходимо определиться, с какими документами при приеме на работу работник должен быть ознакомлен в первую очередь.

В перечень внутренних бумаг для ознакомления входят:

  1. Коллективный трудовой договор.
  2. Акты, отражающие принципы рабочей дисциплины.
  3. Иные документы, регламентирующие условия трудового процесса.

Документы из первых двух пунктов – стандартный набор локальных нормативных актов для обязательного изучения. Список иных бумаг, с которыми работник должен быть ознакомлен при поступлении на работу, в каждой компании разрабатывается самостоятельно, в зависимости от разных факторов:

  • организационной формы предприятия;
  • численности сотрудников;
  • видов осуществляемой деятельности.

Примерами дополнительных бумаг, с которыми при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника, являются:

  1. Различные правила, инструкции, касающиеся охраны труда.
  2. Положения, несущие сведения о порядке обработки личных данных трудящихся.
  3. Положения, регламентирующие порядок оплаты трудовой деятельности и премирования.
  4. Должностные инструкции.
  5. Положение об особенностях отправки в служебные командировки.
  6. Положения, оговаривающие ответственность в материальной сфере.
  7. Иные внутренние нормативные акты, разработанные с учетом особенностей текущей деятельности хозяйствующего субъекта.

Помимо локальных актов, работник должен изучить следующие бумаги:

  • графики сменности;
  • листы расчета заработной платы;
  • кадровые документы;
  • приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно его деятельности.

Выдача внутренних бумаг предприятия для изучения работником всегда относится к обязанностям работодателя. Как правило, руководитель поручает проведение данной процедуры отделу кадров. Специалист отдела кадров обязан знать, с чем должен быть ознакомлен работник при приеме на работу.

Порядок предоставления бумаг для изучения

При предоставлении для изучения кадровых и организационных бумаг (например, приказов) вопросов, как правило, не возникает, так как сотрудник, изучив их, просто ставит подпись в специальной графе.

Рекомендуем почитать:

Порядок ознакомления не урегулирован на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие разрабатывает свою систему. Единственное, чего требует закон, – личного ознакомления, под роспись. Возникает вопрос: где именно она должна стоять?

Это зависит от того, какой вариант ознакомления выбран на предприятии. Их три:

  1. К нормативному акту прилагается отдельный лист, в котором ознакомившиеся с документом сотрудники и ставят подписи.
  2. Дата и подпись ознакомления ставится в табеле или специальном журнале.
  3. Работник ставит подпись и дату в приложении к трудовому соглашению либо список бумаг вносится в текст договора.

Если сотрудник не будет ознакомлен должным образом с внутренними нормативами предприятия, то в случае нарушения с его стороны установленных правил и требований работодатель не сможет предъявлять ему каких-либо претензий.

Соответственно, о привлечении такого сотрудника к ответственности не будет идти и речи. Подобная неосмотрительность невыгодна для работодателя.

Сроки

Определенные сроки для ознакомления и предоставления документов сотруднику при приеме на работу законом не оговорены. В нормативах речь идет о том, что с основными актами сотрудники должны знакомиться до наступления трудовых отношений с работодателем, а с остальными – после подписания договора, в процессе осуществления рабочей деятельности.

Такие простые правила не всегда соблюдаются со стороны работодателя. Довольно часто при возникновении различных неприятных ситуаций сотрудника знакомят с бумагами «задним числом». Такой подход, безусловно, незаконен. Но доказать, что сотрудник ознакомился с нормативными актами не в срок, невозможно, если он сам поставит свою подпись на бумагах уже после начала трудовых взаимоотношений с работодателем.

Ответственность

Если процедура ознакомления сотрудников с внутренними нормативами не соблюдена, то может быть наложен административный штраф на работодателя или вынесено решение о приостановлении деятельности предприятия до трех месяцев.

Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ.

При привлечении к ответственности контролирующие органы будут обращать внимание на соответствие внутренних нормативных бумаг требованиям действующего законодательства, порядку их принятия и введения в действие. Если локальные акты будут признаны незаконно принятыми, но на основании их трудящийся привлекался к ответственности, то такое наказание может быть оспорено им в судебном порядке.

Во избежание проблем при ознакомлении работника с внутренними актами предприятия от работодателя требуется проявить максимальную внимательность и стремление вести рабочий процесс в соответствии с требованиями законодательства.

Какие документы нужно предъявлять при приёме на работу?

Итак, при заключении трудового договора вы должны предъявить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт обязаны иметь все граждане России, достигшие 14 лет. Паспорт с истекшим сроком действия считается недействительным, и вам вправе отказать в приеме на работу. На период оформления нового паспорта выдается временное удостоверение личности, которое тоже может быть предъявлено при приеме на работу.

У российского гражданина может не быть общегражданского паспорта в случае, если местом его постоянного проживания является другое государство, а сам гражданин выехал за пределы России до достижения возраста 14 лет. Документом, подтверждающим личность такого гражданина, будет заграничный паспорт. Работодатели, однако, стараются не принимать на работу лиц, имеющих только заграничный паспорт, так как это сопряжено с налоговыми, финансовыми, управленческими и иными рисками. Лицо до 14 лет обязано предъявить свидетельство о рождении. Иностранный гражданин предъявляет работодателю паспорт, подтверждающий гражданство другого государства, разрешение на временное проживание либо вид на жительство.

• Трудовую книжку. Ее не нужно предъявлять, если вы поступаете на работу: 1) впервые (тогда трудовую книжку вам заведет сам работодатель); 2) на условиях совместительства. Если трудовая книжка утрачена или повреждена, то работодатель не может отказать вам в приеме на работу, поэтому в ваших интересах восстановить ее.

• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. В народе его называют по-разному: «пластиковая карточка», «пенсионное свидетельство», «СНИЛС» и т.п. Его не нужно предъявлять, если: 1) вы поступаете на работу впервые (оформление свидетельства является обязанностью работодателя); 2) свидетельство утрачено или испорчено.

• Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

• Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Как правило, для замещения конкретной должности в квалификационных требованиях определяется уровень образования. Так, для должности делопроизводителя требуется начальное профессиональное образование, для должности агента по продаже недвижимости – среднее профессиональное образование, а бухгалтера – высшее профессиональное. Подтвердить уровень образования можно дипломом государственного или установленного образца. К иным документам, подтверждающим наличие специальных знаний, относятся водительское удостоверение, свидетельство пилота, штурмана, квалификационное свидетельство члена экипажа судна внутреннего плавания и т.п.

• Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такую справку должны предъявлять лица, осуществляющие педагогическую деятельность; лица, осуществляющие деятельность с участием несовершеннолетних; авиационный персонал; сотрудники органов федеральной службы безопасности; судебные приставы; сотрудники таможенных органов; работники клиринговых организаций; прокуроры; лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса; лица, обеспечивающие транспортную безопасность, и некоторые другие категории работников. Для получения справки нужно обратиться в территориальный орган МВД России на районном уровне (ОВД, например) и предъявить заявление, паспорт и копии всех его заполненных страниц.

Если на работу поступает несовершеннолетний, то, помимо указанных документов, он предоставляет медицинскую справку о состоянии здоровья. Если несовершеннолетнему от 15 до 16 лет, он должен предоставить документ, подтверждающий освоение основной общеобразовательной программы общего образования по иной, чем очная, форме обучения, или документ, подтверждающий оставление общеобразовательного учреждения до получения общего образования. Несовершеннолетний в возрасте от 14 до 16 лет предоставляет документ, подтверждающий согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора; письменное согласие органа опеки и попечительства; документ из образовательного учреждения с указанием режима обучения. Лица, не достигшие 14-летнего возраста, обязаны предоставить работодателю письменное согласие на его трудоустройство одного из родителей (опекуна); разрешение органа опеки и попечительства, где должна быть указана продолжительность работы и другие условия.

Законами и иными нормативными актами может быть предусмотрена обязанность предоставить автобиографию, анкету, справку о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах супруги(а) и несовершеннолетних детей.

Если законом не предусмотрена обязанность представить работодателю какие-либо документы (например, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту проживания или пребывания), требование последнего предъявить их при заключении трудового договора является незаконным.

Хочу обратить ваше внимание, что предъявлять документы и их копии вы должны только в случае, если вас гарантированно берут на работу, и вы уже заключаете трудовой договор. На собеседованиях, «пробных» испытаниях и т.п. вы вовсе не обязаны знакомить потенциального работодателя со своими документами. В конце концов это ваши персональные данные, и вы вправе не раскрывать их посторонним по первому требованию.

Источник: Школа жизни

>
Правильно оформляем нового сотрудника в организацию — весь перечень обязательных документов необходимых при приеме на работу

Оформление на работу нового сотрудника

Как происходит оформление работника на работу?

Собственно, вся процедура очень проста, порядок оформления следующий:

  • собеседование;
  • принятие решения;
  • запрос необходимого пакета документов;
  • ознакомление с локальной документацией;
  • заключение договора (гражданско-правового или трудового);
  • оформление стажировки (испытательный срок).

Нет, предпоследний и последний пункты вовсе не перепутаны местами, как это может показаться поначалу. Дело в том, что, согласно положениям трудового законодательства, требовать что-то с работника (например, это касается материальной ответственности) можно только после того, как его ознакомили с местными правилами и инструкциями.

Что означает — не просто пересказали в двух словах, а предоставили бумаги для изучения и под подпись. И пренебрегать этим правилом нельзя, если руководитель не желает быть привлечен по административной, а в иных случаях — и уголовной статье. Более того, без такой процедуры невозможно будет привлечь сотрудника к материальной ответственности.

Скачать образец положения о приеме на работу можно .

Требуемые документы

Какие документы нужны при приеме на работу?

Их совсем немного.

Согласно ст. 65 Трудового кодекса, в список документов при приеме на работу входят: паспорт, документ, подтверждающий квалификацию (и то не всегда), СНИЛС, трудовая книжка (если кандидат ранее уже где-то работал), военный билет.

Это все. Никакие дополнительные бумаги, включая заявление о приеме на работу, ИНН, автобиографию, фото, документ о прописке (если речь идет о гражданине России) работодатель не может возводить в ранг обязательных.

И нельзя отказывать человеку в приеме на должность, если он вдруг не хочет предоставлять их. Иначе для директора это чревато статьей 5.27 КоАП РФ.

Давайте по подробнее рассмотрим необходимые документы при приеме на работу:

Паспорт

При приеме на работу работник обязан представить паспорт. Это основной документ гражданина, его требуют при приеме на любую должность — он содержит данные о человеке, месте его рождения, семейном статусе, по какому адресу он числится и прочие данные.

Трудовая книжка

Входит в число обязательных документов, за исключением одного случая — если до прихода к вам кандидат еще нигде не работал. В этом случае обязанности по оформлению трудовой книжки ложатся на организацию.

Документ об образовании

Нужен ли диплом при приеме на работу? Является обязательным для тех случаев, когда должность подразумевает обладание определенными знаниями и умениями, квалификацию.

СНИЛС

Эта пресловутая маленькая карточка — документ обязательного пенсионного страхования.

Относится к числу обязательных — ведь без него работодатель не сможет осуществлять страховые отчисления, что является обязательным.

Но опять же — если он уже есть у сотрудника.

Если нет, то это не повод отказывать в найме — СНИЛС оформит работодатель.

Справка об отсутствии судимости

Работник должен предоставить справку об отсутствии судимости.

Она нужна, но не всегда — только при устройстве на должности в определенных сферах — это педагогическая, социальная и медицинская, а также все, что связано с работой с несовершеннолетними, их обслуживанием, социальным обеспечением (ст. 331, ст. 351.1 ТК РФ).

Это касается как государственных, так и частных учреждений. Например, это работа воспитателя в оздоровительном патриотическом лагере.

Если же выяснится, предоставляемый сотрудником документ фальшивый , это будет причиной для разрыва трудового договора (ст. 81 ТК)

В остальных случаях кадровик не вправе требовать у претендента такой документ.

Документы воинского учета

Работодатель вправе требовать военный билет при приеме на работу. Предъявляемый документ является подтверждением возраста и воинского статуса (призыв прекращается после 27 лет), а также обязательным документом (Федеральный закон № 53-ФЗ, от 28 марта 1998 г, ст. 65 ТК). И отказ его показывать — обоснованный повод для отказа кандидату в должности. Почему? Возможен ли прием на работу без военного билета?

Дело в том, что работодатель почти всегда обязан оповещать военный комиссариат о том, что к ним поступил на работу новый кадр. При поступлении в некоторые ведомства (к примеру, полиция, ФСБ), будет учитываться годность или негодность, а также в какой физической форме находится кандидат.

Конечно, гнобить тучных людей очень некрасиво, но если, скажем в ЧОП решат, что такой увесистый секьюрити будет скорее помехой, чем защитой, ему откажут именно по этой причине и закон будет на их стороне. А некоторые директора прямо отказывают в принятии на работу, если претендент еще не отслужил в армии.

Призыв — причина для «паузы» в трудовых отношениях нанимателя и сотрудника, это необходимо помнить обеим сторонам до подписания договора.

Работодатель может требовать в отдельных случаях

Медицинская книжка

Медкнижка — это обязательный документ (ст. 213 ТК и Федеральный закон № 52-ФЗ, ст. 34) для всех, кто хочет устроиться на должность, относящуюся к:

  • торговле;
  • продуктооборотом, хранением и транспортировкой питьевой воды;
  • образовательной и воспитательной деятельности;
  • коммунальным услугам.

Он необходим, чтобы работодатель удостоверился — человек, которого он подпустит в сферы особых требований, здоров и не является носителем инфекции. Медосмотр проводится накануне оформления и далее раз в установленный период. Для трудящихся, чей возраст составляет менее 21 года это — раз в год.

Справка о здоровье требуется и для несовершеннолетних соискателей.

Рекомендуем ознакомится со следующими полезными статьями на тему медосмотра: «Порядок прохождения», «Кто оплачивает первичный медосмотр?»

Регистрация

Документ нужен, если на работу устраивается не гражданин РФ.

ИНН

Обязательно ли инн при приеме на работу? Не обязателен. Но если наниматель все-таки настаивает, а соискатель заинтересован в этом месте, то лучше не упрямиться. Это значительно повышает шансы того, что ответ будет положительным — особенно это касается должностей в муниципальных образованиях.

Характеристика с прежнего места работы

Характеристика при приеме на работу (образец представлен ниже). Эта бумага не просто не обязательна, но кадровик даже не имеет права ее требовать. Характеристика при приеме на работу — это неприкосновенность персональной информации, которую пусть запрашивают сами, что им нужно, с прежнего места, где трудился кандидат.

И на основании полученной информации делают выводы о пригодности. Если, конечно, та сторона согласится и он сам разрешит (ст. 88 ТК) — а для этого необходима его «галочка» в соответствующей графе, означающая согласие и подпись.

Но и это еще не все. Никто не вправе обязать руководство фирм выдавать такой документ — даже если это просит сам работник, кадровая служба вправе ответить отказом.

Из этого правила есть исключение — если гражданин претендует на должность судьи (Закон РФ № 3132-1, посвященный статусу судей). В этом случае отвечающая сторона не имеет права отклонить требование в выдаче характеристике — причем, будет указан даже срок, в который нужно успеть с ответом.

Образец характеристики на прием на работу вы можете .

Справка о зарплате с прежнего места работы

К слову сказать, это и встречается довольно редко — нужна справка о зарплате с прежнего места работы для расчета больничного ведь нужно точно просчитать, какую сумму выплатить выздоровевшему.

Но иногда эйчары ее требуют для того, чтобы бухгалтер смог рассчитать сумму подоходного налога.

А для этого нужно знать, какая зарплата была у человека с начала года. Отказать в такой справке по запросу прежние начальники не могут. Если отказывают, это верный признак того, что прежний работодатель «намудрил» с оформлением документов, а то и вовсе им не озаботился.

Анкета при приеме на работу

Закон никак не утверждает обязательность этого документа, равно как и единый его стандарт. Однако, в том, что он действительно обязателен, мало кто сомневается. Форма утверждена для каждой организации своя, но «костяк» остается прежним — паспортные данные, фото, данные об образовании и стаже работы, личная характеристика, на какую должность человек нацелен и чего от нее хотел бы получить, чем увлекается в свободное время.

Анкета заполняется рукой кандидата перед собеседованием. Именно на стадии анкеты наниматель видит примерную картину того, что за человек перед ним — как относится к работе, какой стаж имеет, можно ли ему доверять, насколько склонен к творческим решениям, какую цену себе заявляет, насколько объективно оценивает свои особенности.

Существует три типа анкет:

  • соискательская («плюсы» и «минусы» кандидата);
  • для собеседования (содержит вопросы, специфические как раз для той должности, о которой идет речь);
  • для трудоустройства (на стадии резюме).

Документы для оформления льгот

Справка о составе семьи

Другие названия этой бумаги — «форма-9», «выписка из домовой книги», или просто «справка регистрации».

Она содержит сведения о том, сколько человек прописано по конкретному данному адресу.

Такую информацию берут из домовой книги, отсюда и название.

В форме-9 содержится следующая информация:

  • паспортные данные;
  • кем приходится собственнику;
  • предыдущее место прописки;
  • с какого времени прописан;
  • временная регистрация или постоянная;
  • гражданство;
  • военнообязанный или нет.

Документы о возрасте детей

Эти бумаги необходимы для того, чтобы реализовать обязанность каждого начальника — предоставление льгот соответствующим категориям граждан. Если речь идет о маме или папе ребенка -инвалида, то помимо свидетельства о рождении необходимо также предоставить соответствующий документ МСЭ, подтверждающий инвалидность.

Беременности

Эта бумага является своего рода «охранной грамотой» сотрудницы — будущей мамы. Правда, не от последствий совершенных ею на работе нарушений, если таковые имеются.

Документ требуется на случай сокращения, увольнения (которое станет невозможным — ст. 261 ТК), более легкого графика труда.

Документы подтверждающие право на доп гарантии

Некоторым сотрудникам законом предусмотрены особые гарантии (ст. 269 ТК), сверх того, что получают другие.

Так те, кто трудится в сфере особой опасности или вредности, имеют право на некоторые льготы, а также ограничения — это касается работы в ночное время, перевода на более щадящую должность, дополнительных отпусков, возможности взять перерыв, также — что касается условий для инвалидов.

К таковым относятся:

  • медицинские справки для беременных сотрудниц, также МСЭ;
  • документ, подтверждающий наличие детей, воспитываемых без матери;
  • метрики детей;
  • характеристика условий труда.

Какие документы должен оформить работодатель при приеме на работу сотрудника

При приеме на работу сотрудника оформляются следующие документы:

Трудовой договор

Прежде всего в перечень документов при приеме на работу входит трудовой договор. Также возможен договор гражданско-правового характера, что встречается все чаще и чаще — особенно если нанимателю нужно не длительное сотрудничество, а некая конечная цель услуг. В трудовом договоре указывается:

  • паспортные данные нанимающегося;
  • наименование должности;
  • права и обязанности работника, нанимателя;
  • размер заработной платы;
  • условия расторжения;
  • дополнительные условия (например, это касается ограниченной материальной ответственности);
  • форс-мажор;
  • дата, подписи.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается на руках у работника.

Если должность предполагает полную материальную ответственность, то об этом, помимо основного документа, составляется особый договор.

Это не относится к директорату и главному бухгалтеру — для них существуют особые формы трудовых договоров, где такая ответственность уже прописана.

Приказ о приеме на работу

Осуществляя прием на работу, помимо трудового договора должен оформляться приказ. Он может быть оформлен в соответствии с формой Т-1 или Т-1а, а может — в свободном варианте, все зависит от порядков той или иной фирмы. Основанием для издания является подписанный трудовой контракт с нанимаемым.

В бумаге всегда должны содержаться данные:

  • полное название фирмы;
  • дата составления;
  • номер;
  • кто назначается (паспортная информация);
  • наименование должности (в точности как в трудовом договоре);
  • номер трудового договора;
  • временные рамки: когда принят на работу и когда истечет трудовой контракт;
  • отдел, подразделение;
  • характер работы;
  • какой оклад положен;
  • подписи генерального директора и новичка.

Уведомление военкомата

Каждый раз, когда ряды организации пополняются новым членом или наоборот кто-то их покидает — об этом необходимо ставить в известность военный комиссариат. За игнорирование этого требования главе организации грозит штраф — ст. 21.4 КоАП.

Сообщение в военкомат содержит:

  • полное наименование военного комиссариата;
  • полное название, телефон и адрес фирмы;
  • данные работника — паспортная информация, кем трудится, отдел;
  • номер воинской учетной специальности;
  • номер приказа о приеме или увольнении, дата подписания;
  • подпись директора и дата.

Образец сообщения в военкомат о приеме на работу .

Иными словами, принять нового человека в организацию — дело не такое простое, как может показаться. И здесь как нигде, важны формальности — ведь любая досадная мелочь может серьезно отравить жизнь руководству, а то и привести к закрытию фирмы.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *