Деловая переписка пример

Содержание

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

  1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
  2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

  • информационные деловые письма;
  • рекламную корреспонденцию;
  • письма-запросы;
  • письма-рецензии;
  • коммерческие предложения;
  • письма-отчеты;
  • бизнес-планы;
  • письма-претензии;
  • письма-заявления;
  • письма-просьбы;
  • гарантийные письма;
  • сопроводительные письма;
  • письма-приглашения;
  • благодарности;
  • поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

  1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
  2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат. По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

  • реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
  • реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
  • дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
  • строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
  • официальное обращение к адресату/адресатам;
  • короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
  • основной текст, объясняющий суть обращения;
  • при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
  • лаконичный заключительный абзац;
  • приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
  • подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»). Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности.

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Электронная деловая переписка

Большинство современных компаний отправляют и получают деловую корреспонденцию в электронной форме через почтовые интернет-сервисы. Этот вид официальных писем имеет немало преимуществ.

Плюсы электронной деловой переписки:

  • Экономия времени — адресат получает требующуюся информацию в течение нескольких секунд и так же быстро может отправить ответное письмо.
  • При необходимости один и тот же запрос или предложение в виде копий можно отправить по email сразу нескольким адресатам, создать списки рассылки.
  • Удобство письменного общения — многие почтовые программы сохраняют деловую переписку в виде диалогов с помощью опции цитирования предыдущих сообщений.
  • К электронному деловому письму можно приложить достаточно большой объем файлов с нужными документами, графиками, диаграммами, отчетами, фото и т. п.
  • Email-сервисы архивируют и систематизируют все отправленные и полученные электронные письма по заданным настройкам — нужную деловую корреспонденцию при необходимости легко находить и просматривать.
  • Настроив в почтовой программе опцию «уведомление о прочтении» или подобную, можно удостовериться, что деловое письмо не только получено, но и прочитано адресатом.

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

  • В строке «Кому» указывают email основного получателя.
  • Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
  • Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
  • Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
  • Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
  • Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
  • Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
  • Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

>Образец электронное письмо

Электронное письмо-предупреждение

>Деловая переписка поздравления, образец

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

  1. Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
  2. Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
  3. Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
  4. В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
  5. Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности. Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
  6. Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
  7. При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
  8. В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
  9. В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.

Правила делового письма на английском языке

  1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
  2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
  3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
  4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
  5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
  6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка «Работа с корреспонденцией»

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута «Согласование исходящей корреспонденции»

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  2. Прессу и периодику.
  3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
  4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
  7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

  1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
  2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
  3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на регистрацию служебных записок, по инструктажу по охране труда, учета выдачи трудовых книжек и проверок воинского учета вы сможете узнать в наших статьях. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал учета рабочего времени, огнетушителей, проверки и испытаний электроинструмента, регистрации инструктажа по пожарной безопасности, книга кассира-операциониста и санитарный журнал.

Особенности ведения

В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Нет: «Idea».
Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да: «Dear», «Hello», «Hi».
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

  • I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
  • I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
  • Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
  • Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

  • Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
  • Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
  • Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

  • I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
  • Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
  • I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
  • I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
Нет
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
Да
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально Полуформально Нейтрально
I am writing to…
Пишу, чтобы…
Just a quick note to tell you that…
Короткая ремарка, …
Thank you for your mail…
Спасибо за письмо…
In accordance with your request…
В соответствии с вашим запросом…
This is to…
Это письмо, чтобы…
Thank you for your mail regarding…
Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding …
Ссылаясь на наше письмо относительно …
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…
Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…
In reply to your mail …
В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to…
Пишу насчет…
Referring to your email dated …
Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding…
Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…
Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm…
Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:

Формально Нейтрально
We would also like to inform you…
Мы так же хотели бы сообщить вам о…
I’ll keep you in the loop.
Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about…
В ответ на ваш вопрос (запрос) о…
I’ll keep you posted.
Я буду держать вас в курсе.
I will include you in the loop.
Я включу вас в переписку.
Regarding your question about…
Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:

Формально Нейтрально
I would be grateful if you could…
Я был бы признателен вам, если бы вы могли…
For further details…
Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain…
Не могли бы вы объяснить…
I do not fully understand what…
Я не до конца понял, что…
Could you please let me know…
Не могли бы вы мне сообщить…
I also wonder if…
Меня также интересует, если…
Please could you send me…
Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…
2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».
3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround — выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».
2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.
3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально Нейтрально
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Unfortunately…
К сожалению…
I am sorry to inform you that…
Мне тяжело сообщать вам, но…
I am afraid that…
Боюсь, что…
Please accept our apologies for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
I would be glad / delighted to/happy to…
Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… I’m sorry, but I can’t make it tomorrow.
Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused.
Я прошу прощения за причиненные неудобства.
Thank you for your understanding.
Спасибо за понимание.
We apologize for…
Мы извиняемся за…
I am (extremely) sorry that/for…
Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально Нейтрально
If you wish, I would be happy to…
Если хотите, я с радостью…
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with…
Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…
Would you like me to…?
Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me.
Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.
How about I come and help you out?
Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me.
Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance.
Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Формально Нейтрально
Could you please… (for me)?
Не могли бы вы…
Can I ask you to…?
Могу я вас попросить?
Could I ask you a favor?
Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…?
Не могли бы вы…
Please let me know…
Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate…
Я был бы очень признателен
Would you mind…?
Могли бы вы…
I was wondering if you could come.
Скажите, могли бы вы прийти.
Could you do me a favor?
Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.
Выражаем удовлетворение:

Формально Нейтрально
We were very pleased to…
Нам было очень приятно…
We are delighted that…
Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated…
Мы будем очень признательны…
I am pleased to…
Рад (что-то сделать)…
I will be happy to discuss with you…
Буду рад обсудить с вами…
We are glad/happy to inform you…
Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

Формально Нейтрально
We’d like to propose that…
Я бы хотел предложить…
We propose / suggest…
Я предлагаю…
Maybe it would be better to…
Возможно, было бы лучше…
May we offer an alternative?
Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

  • I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
  • You have a strong point there. → Здесь вы правы.
  • I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
  • I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:

Формально Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь. From my perspective…
С моей точки зрения…
I’m afraid that doesn’t work for me.
Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

Формально Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us.
Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.
I’d like to invite you to…
Я бы хотел вас пригласить…
Would you like to join us for (event) at (time)?
Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

Формально Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with…
Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…
I’m sorry to say that you’re…
Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with…
Я не совсем доволен…
I hope you won’t mind me saying that…
Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

  • Please find attached → К настоящему письму прилагается.
  • You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
  • I am enclosing… → Я прикладываю…
  • I forward to you… → Я пересылаю вам…
  • We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
  • Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально Нейтрально
I look forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
Looking forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
I look forward to your reply.
Жду вашего ответа
Hope to hear from you soon.
Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.
Let me know if you need anything else.
Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Have a nice day/weekend.
Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance.
Спасибо большое за помощь.
Thank you for your help.
Спасибо за помощь.
Thank you in advance!
Заранее благодарю.
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience!
Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.
  • OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
  • FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
  • POC (point of contact) → контактное лицо.
  • FYI (for your information) → для вашей информации.
  • AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
  • AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
  • BTW (By The Way) →кстати.
  • CU (see you) → увидимся
  • F2F (face to face) → наедине.
  • IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

>Прощание
Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).
>Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.
Объявление о продвижении по службе Subject Line: Firstname Lastname — New Position
I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .
attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.
Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.
Warm Regards,
Name
Title
Тема: Имя, фамилия — новая должность
Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).
(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.
Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).
С уважением,
Имя
Должность
Поздравление с новой должностью Subject line: Congratulations on Your Promotion
Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title
Тема: Поздравляю с новой должностью
(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для соискателя) Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!
You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.
I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.
Best wishes,
Name
Title
Тема: Добро пожаловать!
(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для коллег)Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.
So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.
has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .
’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .
has a passion for .
I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .
With excitement,
Name of Department Manager / Boss
Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).
Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.
(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).
(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).
(Имя) увлекается (название).
Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).
С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.
Уход из компанииDear colleagues,
I’d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .
Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.
Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.
Best Regards,
Your
Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).
Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.
Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.
С уважением,
Ваш (имя)
День РожденияЕсли нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

  • May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
  • I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
  • Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
  • I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
  • Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонкаHi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name
Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя
Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title
Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность
Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com.

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.
Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.
Строение словарной статьи:

  • часть речи,
  • транскрипция с возможностью прослушать произношение,
  • определение,
  • примеры использования,
  • синонимы,
  • часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.


Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.
Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly.

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

  • Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
  • Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
  • Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
  • Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
  • Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
  • Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
  • Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
  • Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
  • Нажмите Send!

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Вопрос 1. Значение и виды деловой переписки.

Каждому деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами и подчиненными. В век научно-технического прогресса для этого существует множество возможностей: телефон, электронная почта, факс и, конечно, телеграф и пр. Но, не смотря на широкое распространение средств голосовой связи, деловая переписка не утратила своей актуальности. Напротив, умение грамотно вести деловую переписку стало существенным элементом репутации бизнесмена.

С помощью писем ведутся предварительные переговоры перед заключением сделки. Выясняются отношения между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма могут сопровождать материальные ценности и важные документы.

Преимущества писем не сводятся только к тому, что в них можно более четко зафиксировать необходимую информацию. Важен и психологический фактор: хорошо оформленное письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.

В том, что в России не умеют писать деловые письма — начиная от служебной записки и заканчивая сопроводительным письмом к резюме, — согласны и лингвисты, и люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской. Вице-президент управляющей компании «Ренессанс Капитал» Вячеслав Давиденко согласен с выводами специалистов на 110%. «Дело в том, что в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом», — говорит он.

Однако, понимание того, как должна выглядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, например, считают, что современный деловой русский язык теряет все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию западного письма. Менеджеры, напротив, называют это естественным процессом по замене неудобного удобным.

Языковеды считают подражание западным стандартам в этикетных правилах и формулах деловых писем серьезной проблемой. Например, организуют кампании в защиту отчества. Проанализировав материалы сегодняшних газет, языковеды обнаружили, что на долю сочетания полного имени и фамилии сегодня приходится 72% употреблений, упоминание только одной фамилии составляет 22,2%, на долю имени-отчества остается 5,8%.

Президент Magram Market Reserch Марина Малыхина считает, что западный стиль обращения приживается у нас не случайно. Российский бизнес очень молодой, и обращение по имени-отчеству иногда выглядит довольно смешно. Это не вопрос культуры, а вопрос возраста, считает она.


У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетие, приводя языковые средства к единому стандарту и оттачивая деловые формулы.

В России письменное общение тяготеет к использованию стандартных фраз, строгому закреплению их в тексте документа. В то время как у американцев, например, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи. В их деловой переписке можно встретить цитаты из Библии или стихов, риторические вопросы и восклицания. У них составление делового письма — настоящее творчество. Рон Теппер, автор известной книги «Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру», говорит, что хорошее деловое письмо — это произведение искусства.

В деловой письменной речи отражается разница в культурных традициях и особенностях поведения. Например, оценка среднего американца несколько завышена, а оценка среднего россиянина чаще занижена. Поэтому американец может в собственном резюме на пяти страницах писать себе лестные характеристики, что будет странно для нас.

К разновидностям деловой корреспонденции относятся:

· деловое письмо (письмо-запрос, сопроводительное, информационное, рекомендательное письмо, письмо-просьба, письмо-ответ и др.);

· телеграмма;

· телефонограмма;

· телефакс и пр.

Содержание делового письма должно удовлетворять определенным требованиям, которые мы подробно рассмотрим в следующих разделах. Но главное то, что адресат (его принято называть респондентом) обязан правильно понять суть излагаемого в письме. Для этого необходимо придерживаться простого и ясного стиля, избегать употребления слишком сложных слов и специальных терминов.


Если автор письма умеет добиться легкости изложения и создать положительный фон общения, можно считать, что он создал прочный фундамент для достижения успеха в деловых отношениях. Доброжелательность, искренность и естественность имеют существенное значение. Каждое слово или выражение в деловой переписке целесообразно «примерять» на себя и, даже в случае легкого сомнения, отказываться от высказываний, которые могут вызвать отрицательную реакцию.

Вопрос 2. Подготовка к созданию делового документа.

Прежде всего, хотим дать совет: каким бы опытным специалистом вы себя ни считали, для грамотного составления делового документа полезно всегда иметь под рукой не только справочник по делопроизводству, но и толковый словарь русского языка. Это поможет наиболее точно подобрать по смыслу нужное слово или уточнить, как правильно его написать.

Приступая к созданию любого документа необходимо подумать:

· Зачем вы собираетесь писать.

· Кто окажется адресатом данного послания. Это документ для внутреннего пользования или он уйдет за пределы организации, увидит ли его еще кто-либо? Какие термины могут оказаться непонятными респонденту?

· О чем конкретно вы собираетесь написать. Если не решить сразу, какие данные необходимо включить в содержание, в дальнейшем придется потратить много времени на его редактирование или письмо окажется перегруженным лишней информацией.

· Какимспособом передать данный документ получателю? По почте, факсу или через Интернет? Кстати, обязательно ли писать или достаточно телефонного звонка? Если связаться с партнером действительно необходимо в письменной форме, можно приступать к созданию делового документа.

Директор консультации «Writing for you business» описывает специальные приемы подготовки делового письма, которые базируются на четырех основных аспектах:

· планирование документа;

· распределение времени;

· выбор средств (технических);

· сотрудничество с коллегами (в разнообразной форме: от соавторства до наблюдения и анализа способов выполнения работы другими сотрудниками)

Таким образом, необходимо спланировать структуру своего письма, отметить ключевые пункты содержания (составить план). Сразу же нужно продумать и иерархию заголовков. О планировании документа и логической структуре деловых писем мы поговорим в следующем разделе.

Следует также подумать о том, каким должен быть общий стиль документа, то есть, выдержан ли в нем должный уровень дружелюбия и официальности? Для этого нужно сосредоточиться на следующих аспектах:

1. получатель, его ожидания и особенности (что ему может понравиться, а что нет);

2. эмоциональный тон письма (официальный, дружеский, почтительный, возмущенный или др.);

3. шанс на прочтение (будет ли документ прочитан в любом случае, либо необходимо завоевать внимание получателя);

4. задача (просто информирование или оказание влияния на респондента).

Полезный документ должен содержать исключительно простые словесные конструкции и содержать самые необходимые данные (отчет, докладная, письмо-запрос и пр.)

Если же документ написан с целью оказать влияние и в этом случае важно произвести впечатление, то письмо может включать в себя рекламные тексты, лозунги и пр.

Планируя документ, очень полезно воспользоваться методом составления мысленной карты. Для этого советуем выполнить следующие шаги:

1) В центре большого листа бумаги напишите название темы.

2) Вокруг названия темы в произвольном порядке отметьте все вопросы, которые с ней связаны.

3) Когда все вопросы исчерпаны, объедините их в группы по содержанию. Эти группы потом могут дать начало глав или параграфов (дублирующие друг друга по содержанию можно объединить).

4) Сформировав группы вопросов, пронумеруйте их как параграфы или разделы документа.

5) Приступайте к раскрытию основных мыслей внутри каждого из разделов.

Метод мысленной карты особенно продуктивен, если составлять карту коллективно. Это позволяет:

· воспользоваться помощью других людей;

· быстро упорядочить много идей и наиболее полно охватить круг необходимых вопросов;

· обеспечить наглядность планирования (и сразу скорректировать неточности);

· использовать завершенную схему при проверке законченной работы.

Этикетные требования к деловой переписке

Поиск Лекций

1234

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ ЗАКОНОВЕДЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ

ВСЕРОССИЙСКОЙ ПОЛИЦЕЙСКОЙ АССОЦИАЦИИ

КАФЕДРА ОБЩИХ ГУМАНИТАРНЫХ И СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ

ДИСЦИПЛИН

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

ЛЕКЦИЯ

ПО ТЕМЕ №8 «Деловая переписка и культура телефонного общения»

ТУЛА-2014

Тема №8: Деловая переписка и культура телефонного общения

План:

1.Этикетные требования к деловой переписке

2. Правила составления резюме

3. Этикетные требования к телефонной и сотовой связи

Этикетные требования к деловой переписке

Деловая переписка является разновидностью официальной переписки, поэтому стиль письма и его оформление должны основываться на правилах, определяемых международной практикой и условностями.

Протокольные требования к официальной переписке предусматривают: оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность написания фамилии адреса и его титулования (по рангу или должности).

Деловые письма желательно писать на бланке организации. Чем официальнее бланк, тем официальнее тон письма. Но следует заранее узнать, может быть, письмо на таком бланке подписывает только высшее руководство фирмы.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

· Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

· Письмо-заявление об уходе.

· Рекомендательное письмо.

· Письмо-отказ.

· Письмо-запрос о ходе исполнения дела

· Письмо-напоминание

· Письмо-уведомление

· Письмо-благодарность.

Конверт. Мы перешли на мировую практику написания адреса, начиная с имени. Полагается писать сначала инициалы, потом фамилию. Сейчас перед инициалами часто пишут Г-ну или Г-же. Если Вы знаете титул, то лучше указать его. Во всех странах Европы и США опускать титулы в устной и письменной речи считается невежливым. В Германии пишут Господин + Титул + Фамилия. Возможные варианты: Г-ну И. И. Иванову Генеральному директору…; Генеральному директору… Г-ну И. И. Иванову; И. И. Иванову Генеральному директору….

Обращение: Г-н, Г-жа. Г-да. Имя Фамилия, титул или звание. «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия»

Цельноблочный стиль, без отступов. Но с интервалами.

Нужно помнить, что первое предложение письма имеет важное значение, т. к. задает тон для остального текста. Итак, следуйте первому правилу деловой корреспонденции – первое же предложение начните с благодарности. «Спасибо за ваше внимание…», «Для меня было большим удовольствием встретиться с Вами» и т. д. Это не только задаст вашему письму благожелательный и любезный тон, но и создает впечатление, что вы ставите на первое место своего читателя. Избегайте использовать вначале письма местоимение «я», т. к. иначе возникает впечатление, что вы ставите себя на первое место.

В деловом письме обязательно должны присутствовать обращение, личная подпись, дата, адрес, комплимент.

Обращение указывает официальный и почетный титул адресата.

Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо (например, «Искренне Ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.).

Подпись – удостоверяет данный документ. Фамилия лица уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце письма.

Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес – полная фамилия, титул и адрес помещаются либо в левом верхнем углу листа, либо внизу страницы ниже даты письма и воспроизводятся на конверте.

Эти формы обеспечивают уважение служебного положения, как отправителя, так и адресата. Всякое изменение этих форм (неправильное обращение, отсутствие комплимента в конце письма или отсутствие титулования в адресе и др.) может быть воспринято, как намеренное игнорирование этикета или недостаточное уважение. В неясных случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить о том, что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.

Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.

Однако как бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит содержанию.

Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.

Деловое письмо (коммерческое, научное, юридическое и др.) должно быть составлено на языке официальной переписки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакцией с его стороны.

Если вы пишите человеку, которого не знаете, необходимо вначале потратить время на поиск имени человека, который получит ваше письмо. Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

1. Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;

2. В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;

4. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы на экземпляре, который остается у отправителя;

5. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются;

6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;

7. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней. На письмо – до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней;

8. В случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений.

Поздравления, благодарности, соболезнования, так же как заявления пишутся от руки.

Типы деловых писем:

Письмо – просьба «Прошу Вас…» Коротко, аргументировано. Подчеркнуть личную заинтересованность и заранее поблагодарить за исполнение. Вариант «Служебная записка», «Заявление». Адресат, резолюции и визы.

Сопроводительное письмо. Может быть послано вместе с Вашим Резюме. Конкретное обращение в фирму или к ее руководителю с просьбой рассмотреть документы.

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка — это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

— наименование организации — в именительном падеже;

— должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже;

— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Заголовок к тексту

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа — просим, направляем, предлагаем — или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Подпись

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель — это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 64

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

Стандартные фразы

В целях ознакомления с… , проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию…

…просим предоставить…

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

— информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Ключевые фразы:

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

— письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

Убедительно/настоятельно просим…

— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Письмо содержит:

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

Обоснование просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим руководствоваться… и т.п.

— письма — отказы

Логическая схема такая:

повторение просьбы

обоснование причины отказа

констатация отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Стандартные фразы;

Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
  • Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
  • Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату — «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.


Warning: mysqli_query(): MySQL server has gone away in D:\OpenServer\domains\photomayya.ru\wp-includes\wp-db.php on line 1924

Warning: mysqli_query(): Error reading result set's header in D:\OpenServer\domains\photomayya.ru\wp-includes\wp-db.php on line 1924

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *