Аутсорсинговую компанию

Что такое аутсорсинг?

О системе аутсорсинга знают уже многие предприниматели на российском рынке. Что это такое простыми словами? Аутсорсинг – инструмент бизнес-деятельности, который заключается в возможности передачи стороннему исполнителю определенных функций компании на требуемый период времени. По оценкам экспертов, потенциал рынка для успешного развития аутсорсинговых агентств огромен.

И если раньше к услугам сторонних организаций прибегали только небольшие фирмы, то сегодня в целях экономии бюджета даже крупные компании передают дела некоторых подразделений в руки приходящих специалистов. Можно сделать вывод, что аутсорсинг как бизнес – выгодное дело, которое при грамотном подходе дает шанс предпринимателю на получение высоких прибылей в дальнейшем.

В зависимости от конкретного рода деятельности, которым будут заниматься приходящие сотрудники, выделяют следующие виды аутсорсинговых услуг:

  • Производственный аутсорсинг. В данном случае, компания передает на аутсорсинг часть производственных процессов. Предпринимателям это выгодно, поскольку рабочая сила будет стоить гораздо дешевле, чем при найме в штат постоянных сотрудников.
  • Аутсорсинг бизнес-процессов. Аутсорсинговые услуги распространяются на ведение тех или иных второстепенных процессов на предприятии заказчика – бухгалтерский учет, продажи продукции, маркетинг.

Вы можете открыть аутсорсинговую фирму, работающую по одному профилю, выбрав востребованную нишу – для новичков в бизнесе это станет оптимальным вариантом, поскольку будет проще наладить деятельность. Но прибыльнее окажется агентство, работающее сразу по нескольким направлениям – но здесь и затрат, и знаний потребуется больше.

Какие услуги предлагать?

В первом же пункте бизнес-плана определитесь с профилем деятельности. От этого будут зависеть многие дальнейшие шаги – поиск клиентов, раскрутка агентства. В настоящее время значительным спросом среди заказчиков востребована аутсорсинговая деятельность по следующим направлениям:

  • ведение бухгалтерии,
  • юридическое сопровождение бизнес-деятельности,
  • логистика,
  • IT-сервис,
  • ведение кадрового менеджмента,
  • клининговые услуги,
  • обеспечение магазинов торговым и обслуживающим персоналом.

Начинающим предпринимателям стоит обратить внимание на IT-аутсорсинг (ремонт и сервисное обслуживание компьютерной техники, создание и ведение сайтов, программирование, обеспечение информационной безопасности) – это направление сейчас очень востребовано. Предоставление аутсорсинговых услуг в сфере бухучета и юриспруденции уже успели стать «классикой» – небольшие компании предпочитают сотрудничать с приходящими специалистами. Выгодным для новичков станет и предоставление заказчикам обслуживающего и торгового персонала, рабочих низких квалификаций.

Начинающим предпринимателям будет сложно организовать аутсорсинговую компанию, предоставляющую услуги в сфере логистики – очень большие затраты, высокий уровень конкуренции.

С чего начать собственное дело?

Что такое аутсорсинговая компания и какое направление деятельности выбрать, мы разобрались. А как начать бизнес?

Первый шаг – регистрация агентства в контролирующих органах. Вы можете выбрать форму ИП или ООО. Если не планируется открывать крупную фирму, первый вариант станет самым оптимальным. Но чтобы в дальнейшем иметь возможность заключить договор аутсорсинга с крупным заказчиком, лучше выбирайте форму ведения деятельности ООО. Это относится и к случаям, когда бизнес организовывается несколькими учредителями. С учетом того, чем занимается аутсорсинговая компания, выбирается ее название. Собственный «бренд» лучше зарегистрировать, чтобы исключить появление в одном населенном пункте «одноименных» фирм. Название будущей компании может быть любым.

Следующее, что предстоит продумать предпринимателю – аренда офиса. Здесь вы будете проводить собеседования с персоналом и встречать заказчиков. Отлично, если помещение будет располагаться в каком-нибудь бизнес-центре в деловой части города – сюда будет удобнее добраться. Перед тем как открыть аутсорсинговую компанию, позаботьтесь о ремонте в офисе – все должно выглядеть респектабельно.

Желательно зонировать рабочее пространство – приемная, переговорная, комната для проведения собеседований. Оснастите офис всем необходимым, чтобы аутсорсинговое агентство работало без «сбоев» – телефоны и компьютеры для сотрудников, мебель (столы, шкафы, стулья, кресла или диванчики для ожидающих). На организацию работы офиса у предпринимателя могут уйти значительные средства.

Не менее ответственно подойдите к набору персонала. Поначалу, конечно, можно осуществлять все функции самостоятельно – так вы сэкономите на переменных затратах. Но только специалисты смогут привлечь выгодных заказчиков и предоставить им квалифицированных сотрудников для выполнения поставленных задач. Работа на аутсорсинге потребует найма в штат юриста, менеджеров по набору персонала и поиску клиентов, бухгалтера.

Чем занимаются аутсорсинговые компании? Клиент обращается в подобные фирмы за временным персоналом. Для начала сотрудничества вы заключаете договор, где будут прописаны ответственности обеих сторон. Outsource предполагает заключение соглашения и с нанятыми специалистами. Часть получаемых денег вы отдаете нанятому сотруднику и определенный процент забираете себе.

Выходит, что основой успеха бизнес-деятельности станет то, каких сотрудников вы предложите заказчику – чем лучше они будут работать на благо нанимателя, тем больше у вашей компании будет положительных отзывов! А значит, особое внимание уделите поиску профессионалов, которые будут выполнять поставленные задачи – менеджеры по кадрам должны хорошо знать свое дело.

Работа в аутсорсинговой компании, в связи с высоким уровнем безработицы на рынке, интересует сегодня не только соискателей с низкой квалификацией, но и специалистов с высшим образованием – с этим проблем возникнуть не должно. Ищите кадры через интернет, биржи занятости, газеты.

Продвижение бизнеса на рынке

Чтобы аутсорсинг деловых услуг занял свою нишу на рынке, нужно позаботиться о раскрутке вновь открытой компании. Реклама здесь имеет первостепенное значение – обязательно предусмотрите в бизнес-плане пункт расходов на продвижение своей фирмы.

Чем больше потенциальных клиентов узнает о предлагаемых вами услуге, тем больше денег вы заработаете.

Большую роль в продвижении бизнеса играет репутация компании – хорошая слава о вас быстро распространиться среди предпринимателей, которым часто нужен аутсорсинг персонала. Высокое качество услуг должно стать вашей визитной карточкой. Но не забывайте и об эффективных маркетинговых инструментах – рекламе на ТВ и радио, объявления и статьи в деловых изданиях.

Не все еще знают, что значит аутсорсинг. Поэтому не помешает создать собственный сайт, где будет размещена вся информация о компании и прайс-листы. Продвижение бизнеса в сфере услуг через интернет – один из самых действенных способов раскрутки.

Возможно, заинтересует:

Как открыть соляную пещеру или комнату с нуля?

Бизнес идея: детское развлекательное кафе.

Инструкция, как продать товар через интернет магазин.

Стартовые вложения и динамика развития

Идея создания бизнеса родилась у Майи еще в 90-х, когда она начала работать в сфере бухгалтерии. В 1991 году после специализированных трехмесячных курсов будущая руководительница проекта «Би-Консалтинг» заняла должность главного бухгалтера на небольшом предприятии. Во время учебы стало понятно, что бухгалтерия может быть очень интересным делом и стоит заниматься ею и дальше.

Карьера начиналась с очень интенсивной профессиональной деятельности. После 6 месяцев работы она подыскала себе еще одно место трудоустройства, а в конце первого года работы бухгалтером предоставляла свои услуги 5 разным компаниям. Однако все это не совсем соответствовало интересам и приоритетам молодой амбициозной женщины – она стремилась к реализации новых идей и проектов.

На тот момент уже начала зарождаться идея создания бухгалтерской компании, работающей одновременно на несколько организаций и являющейся независимым предприятием. С опытом приходило стратегическое видение развития бизнеса – рассматривались возможности распределения обязанностей будущих сотрудников и организации работы компании. Так идея постепенно оформлялась в конкретный бизнес-план.

Однако на тот момент для открытия собственной компании возможности еще не было. На разных этапах своей жизни будущая предпринимательница занимала должности главного бухгалтера и финансового директора в пищевом холдинге. В 2000 году возможности и желания наконец совпали, и собственная бухгалтерская компания была создана.

Бизнес оказания услуг не капиталоемкий, поэтому стартовый капитал был немногим больше 50 тысяч рублей. Даже в то время эта сумма была вполне доступна. Но довольно долгое время прибыль компании приходилось вкладывать в развитие – приобретение программ, информационных систем, систем безопасности, компьютерной и серверной техники.

Майя Зиновьева: «Первые клиенты очень плохо разбирались в принципах привлечения компании-аутсорсера, много вещей приходилось разъяснять по пунктам, что-то корректировать в процессе. Но бизнес есть бизнес – если ты хочешь быть эффективным, приходится учиться и учить других. Сначала я работала как индивидуальный предприниматель, потом появилась возможность оформления юридического лица. Со мной вместе над проектом трудился мой брат Дмитрий. Так и появилось ООО «Би-Консалтинг» – наше совместное детище, семейное дело, можно сказать».

В то время никто не знал, как вести бизнес по аутсорсингу, фактически Майя создавала собственную систему оказания услуг методом проб и ошибок. А от ошибок в начале пути никто не застрахован.

Майя Зиновьева: «Возникала та или иная ситуация с клиентом – и это находило отражение в следующем договоре, во внутренних правилах для сотрудников. Так, за несколько лет каждая наша ошибка в общении с клиентами и в работе изменяла договор. В итоге мы создали договор на 22 страницах, который отвечает практически на все возможные вопросы клиента. Документ последние 4 года не меняем».

Рентабельность и финансовая эффективность

Если бизнес по бухгалтерскому аутсорсингу выстроен правильно, то на окупаемость можно выйти довольно быстро: примерно за полгода. Сроки окупаемости таких проектов даже более короткие, чем в других видах бизнеса, поскольку работа с клиентами имеет регулярную основу. Например, многие клиенты работают с компанией «Би-Консалтинг» более 15 лет, почти с момента открытия.

Майя Зиновьева: «В начале пути мы о многом не знали, допускали ошибки. Не в самом учете, а в отношениях с клиентами – не могли быстро реагировать на запросы, не договаривались, так сказать, «на берегу» о многих деталях работы. Как следствие, теряли таких клиентов, а значит, и прибыль. К 2005 году нам удалось сформировать аудиторию постоянных клиентов, которая обеспечивала прибыльную бесперебойную работу без задержек заработной платы, без долгов поставщикам и с получением стабильной прибыли».

Сейчас у компании «Би-Консалтинг» 140 постоянных клиентов. В периоды отчетности появляются и те, кто обращается только за сдачей отчетности или другими разовыми услугами. Средний чек составляет 7-8 тысяч рублей.

Формирование команды

Специалисты, работающие в компании «Би-Консалтинг», – ценный актив профессиональных знаний и опыта. Однако корпоративная политика компании ориентирована на формирование команды. Только в ней можно добиться того, что никогда не сможет достичь одинокий специалист. Это и объединенные знания, и поддержка друг друга, и совместное решение сложных проблем. И, конечно, очень важным фактором является деятельность руководителя как управляющего звена и своеобразной оси, вокруг которой выстраивается структура компании.

Майя Зиновьева: «В самом начале я была единственным специалистом. Первые компании вела сама. На работу принимала только помощников, которые в лучшем случае могли ввести документы в программу. А по большей части нужны были только для того, чтобы ходить в налоговые органы, банки, забирать и относить документы. Сейчас эти процедуры оцифрованы, с клиентами почти не видимся, даже если находятся недалеко. Клиент-банк, операторы по электронной отчетности, сканы, облачные программы – о таком в начале бизнеса нам приходилось только мечтать».

Постепенно количество клиентов увеличивалось, компания стала набирать уже квалифицированных бухгалтеров. Но брать уже готовых специалистов оказалось неудачной идеей.

Майя Зиновьева: «Амбиций много, запросы большие, а работа оставляет желать лучшего. Предпочитаю обучать работе главбуха девочек, которые приходили к нам после колледжей или институтов без опыта работы. Из них и получились самые лучшие специалисты. Они работают в нашей дружной команде до сих пор».

Система управления: методы, приемы, техники

В процессе финансового роста и структурирования компании «Би-Консалтинг» была создана особая уникальная система внутренних правил и стандартов, позволяющая работать без сбоев и ошибок, без больничных и отпусков.

В процессе работы компании используются все доступные средства коммуникации – электронная почта, мессенджеры, телефоны – для оперативной связи с клиентами. Задача компании – чтобы клиент не ощущал дискомфорта оттого, что бухгалтер работает удаленно.

«Би-Консалтинг» активно внедряет в работу все доступные в современном мире технические средства: программу и документы в облачных решениях, удаленную работу с банками, автоматизированную отправку отчетности.

Индустрия бухгалтерского учета стала высокотехнологичной отраслью. И, конечно, это требует от руководителя навыков и знаний в автоматизации. Все еще часто изменяющееся законодательство заставляет держать руку на пульсе – нельзя и месяца пропустить без отслеживания изменений в документах на самых разных уровнях. Так что руководитель бухгалтерской компании просто обязан быть и бухгалтером, и специалистом по налогам, и юристом, и программистом, и IT-специалистом, и знаниевым работником. И, конечно, имеет значение выбор специальных техник и методов управления, поиск собственного оптимального пути взаимодействия с командой сотрудников.

Майя Зиновьева: «Мне кажется, фишка у меня одна – учитывать способности и потребности каждого работника. Это создает атмосферу доверия в организации и возможности для каждого сотрудника реализоваться внутри компании. Ну и, конечно, поддержка коллег. Работать должно быть приятно и легко, необходимо видеть результаты своей деятельности, понимать, что ты делаешь и как это связано с работой других. Тогда и эффективность вырастет».

Особенности конкурентной среды и работа с клиентами

Когда «Би-Консалтинг» начинала работать как компания, предоставляющая услуги бухгалтерского аутсорсинга, то конкурентов в этой сфере практически не было. И это было крайне трудная задача – работать в среде, где нет предложения, а значит, и спроса. Сейчас на рынке прямо противоположенная проблема – слишком много компаний, и далеко не все оказывают качественные услуги. И, как следствие, формируется плохая репутация бухгалтерского аутсорсинга в принципе. Теперь одна из главных задач маркетингового продвижения – не объяснять, что такое бухгалтерская компания, а доказывать, что услуги «Би-Консалтинг» принципиально отличаются от остальных.

Аутсорсинг – это особая система работы. Просто нанять главного бухгалтера с опытом, взять документы в офис для ввода в базу – это еще не значит оказать услугу по ведению бухучета. Работа компании «Би-Консалтинг» заключается в полноценной замене целого бизнес-процесса со всеми вытекающими последствиями: ответственностью, организацией удаленной работы, решением сложных ситуаций с индивидуальным подходом, но и соблюдением законодательства. Основная «фишка» работы компании – управление активами знаний. Потому что самое ценное – это знания специалистов и знания, полученные в результате богатого опыта работы с самыми разными компаниями.

Специфика рыночной конъюнктуры в отрасли диктует необходимость модернизироваться и постоянно развиваться. В то же время основным фактором является формирование правильных компетенций и накопление делового опыта.

Отрасль развивается медленно, рынок в настоящий момент буквально наводнен маленькими компаниями, которые просто не в состоянии оказать качественную услугу. Отчасти из-за ограниченных ресурсов, но в основном из-за непонимания того, как должен работать аутсорсинг в принципе. Поэтому появляется большое количество клиентов, недовольных услугами аутсорсеров и вынужденных возвращаться к уже изжившим себя наемным бухгалтерам. И если крупные компании еще могут позволить себе найти приличного специалиста, то для малого и среднего бизнеса аутсорсинг – это единственное цивилизованное решение организации учета.

Но на этом проблемы развития бухгалтерской компании не заканчиваются. Наряду с отраслевыми сложностями и высокой конкурентностью, одним из главных приоритетов развития является привлечение новых клиентов. Это проблема сложности перехода на аутсорсинг.

Оценить качество бухгалтерских услуг клиент может только со временем, потому что продукт рассчитан на долгосрочную перспективу. К тому же переход на обслуживание в компанию представляется потенциальному клиенту сложной процедурой, хотя в «Би-Консалтинг» свели ее к нескольким часам.

Еще один нюанс работы с компанией-аутсорсером – клиентам достаточно трудно проконтролировать качество получаемых услуг в процессе их предоставления. Ориентироваться можно лишь на окончательный результат.

Майя Зиновьева: «Как узнать, что услуга некачественная? Об этом компания может узнать спустя полгода или год. Да и то, если обнаружат штраф или заблокируют счет. Проконтролировать работу бухгалтера можно, только если сам в ней разбираешься. Но если разбираешься, то зачем тогда нужен аутсорсер? Вот и получается, что приходится просто довериться словам руководителя компании-аутсорсера».

Достижения, результаты, планы развития

Основное достижение компании – создание собственной эффективной системы организации работы. В 2005 году в «Би-Консалтинг» работало 25 человек. Это были и бухгалтеры, и курьеры, и IT-специалисты. Они обслуживали около 40 компаний. Сейчас в штате 9 человек, включая руководство, а на обслуживании находится 140 компаний. «Би-Консалтинг» работает без авралов и «ночных посиделок», в спокойном и регулярном режиме.

Однако компания не планирует останавливаться на достигнутом. В планах – дальнейшее расширение географии деятельности. Сейчас география проекта не ограничивается Москвой и Тулой, где расположены офисы компании. Работает «Би-Консалтинг» с компаниями в разных регионах – среди клиентов и Калининград, и Ижевск, и многие другие.

Эффективная и удобная удаленная работа позволяет компании работать качественно на любом расстоянии – вся работа ведется через интернет. Расширению географии мешает, скорее, психологический барьер у самих бизнесменов. Им кажется, что бухгалтерская компания должна быть в шаговой доступности, некоторых пугают значительные расстояния.

Кризис немного замедлил экономическое продвижение компании. Кто-то из клиентов сократил деятельность, кто-то и вовсе ликвидировался. Но «в сухом остатке» (приход новых клиентов за вычетом отвалов) каждый год «Би-Консалтинг» приобретает новых клиентов и наращивает обороты.

Майя Зиновьева: «На самом деле я думаю, что наше развитие возможно не только за счет регионального расширения. Даже в Москве далеко не все компании работают с аутсорсерами, а тем более не получают услуги такого высокого качества, как наши. Что же касается не российского рынка – это, пожалуй, пока не для нас. Во-первых, мы специализируемся на российском законодательстве. Так что уж скорее готовы видеть среди наших клиентов зарубежные компании, которые работают на территории России, чем будем выходить на рынки других стран. Во-вторых, как бы пафосно это ни звучало, наша миссия – это организация цивилизованного учета для российских компаний. Хочется, чтобы бизнес в России стал бизнесом мирового уровня».

Компания «Би-Консалтинг» в цифрах и фактах

Год основания

2000 год.

Стартовый капитал

50 тыс. рублей.

Срок окупаемости

6 месяцев.

Оборот на сегодняшний день

12 млн руб.

Рентабельность

Около 30%.

Количество постоянных клиентов

140 компаний.

Аутсорсинг — это бизнес, основанный на получении дохода от предоставления услуг другим коммерческим предприятиям. Зачастую у компаний возникает потребность в привлечении сторонних специалистов, чтобы возложить на них выполнение определенных задач. Именно этим и занимаются сотрудники аутсорсинговых фирм — предоставляют услуги по дополнительному управлению бизнесом.

В настоящее время аутсорсинговые компании считаются легким бизнесом. За рубежом такая сфера предоставления услуг уже давно освоена и пользуется большим спросом как у огромных компаний, так и у небольших предприятий. На отечественном рынке этот бизнес только развивается и является одним из перспективных направлений на данный момент.

В чем заключаются выгоды аутсорсингового бизнеса?

  1. Концентрация на основной деятельности. Выбираю услуги фирмы, компания заказчик получает больше времени и средств на исполнение своих первостепенных задач.
  2. Качество. Компетентные сотрудники аутсорсинга выполнят свою функцию лучше штатных работников, так как они имеют более профессиональную подготовку.
  3. Уменьшение расходов. В отличие от постоянных кадров, которые получают ежемесячную зарплату, найм специалистов фирмы имеет одноразовый и менее оплачиваемый характер.
  4. Контакты. Такое сотрудничество расширяет сеть деловых связей и число потенциальных партнеров.
  5. Страховка. Руководители предохраняют свой бизнес от ошибок. Аутсорсинговая фирма берет на себя всю ответственность за качественное выполнение задачи.

Регистрация

Чтобы открыть аутсорсинговую компанию с нуля требуется регистрация с открытием учета в налоговой службе и Пенсионном фонде. Выбираете подходящее название в зависимости от направления агентства и форму предприятия (ИП или ООО).

Материально-техническая база

Для открытия потребуется совсем немного инвестировать в материальное обеспечение предприятия:

  • Аренда просторного офиса (желательно в бизнес-центре города);
  • Если потребуется, провести ремонт в помещении для придания ему презентабельного вида;
  • Закупить офисную мебель;
  • Обеспечить сотрудников персональными ПК, копировальной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • Наладить телефонную связь, хороший Интернет и приобрести необходимое программное обеспечение.

Персонал

Требуется подобрать квалифицированных работников, которые будут выполнять задачи на профессиональном уровне. От того насколько хорошо они подготовлены зависит “доброе имя” фирмы и доверие клиентов.

Советы по управлению:

  1. Для начала лучше заняться одним видом деятельности узкой направленности. Хорошо подойдет то, в чем вы сами неплохо разбираетесь.
  2. Проводить постепенное развитие, со временем расширяясь;
  3. Особое внимание уделять составлению договора. Не пренебрегайте консультациями. Практически идеальным решение будет нанять штатного юриста для такой работы.
  4. Ответственно подойти к рекламному продвижению. От этого зависит сколько клиентов обратятся к Вам за услугами;
  5. Презентабельное обустройство офиса. Желательно разделить его на помещения для приема клиентов и работы специалистов. Хороший офис вызывает доверие и привлекает новых клиентов;
  6. Тщательно обдумайте название. Это лицо компании. Оно может быть любым, но лучше выбрать что-то запоминающееся и благозвучное, подходящее к профильному вектору агентства.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *