Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ УТВЕРЖДАЮ
«ВОДЯНОЙ» Генеральный директор
(ООО «Водяной») ___________ И.О. Фамилия
27.11.2010

АКТ

24.11.2010 № 3

г. Петропавловск-Камчатский

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Водяной».

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед.

хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Отдел кадров

17

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

2006

04-02

1

ДМН

ст. 6 а

18

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков

2006

07-07

3

5 лет

ст. 6 б

19

Переписка о работе с кадрами

2007

06-11

1

5 лет ЭПК

ст. 264, 334

20

Переписка об оформлении командировок

2007

03-24

1

5 лет

ст. 352

21

Графики отпусков

2002—2008

06-19

1

1 год

ст. 356

Юридический отдел

22

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

2008

05-08

1

ДМН

ст. 6 а

23

Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства

2008

04-13

2

5 лет ЭПК

ст. 61

24

Переписка по правовым вопросам

2008

08-16

1

3 года

ст.

62

25

Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению

2008

05-21

2

5 лет

ст. 56 б

Описи дел постоянного хранения за 2002-2008 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.

Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

24.11.2010

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 26.11.2010 № 2

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

29.11.2010

Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за 2002-2008 годы» мы заменяем.

Здесь вы можете скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.

Консультация юриста

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников.

А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов – нормативные акты и рекомендации

Документооборот любого современного бизнеса представлен внушительным объемом различного рода документации. Именно поэтому решение вопроса о правильной ее утилизации требует того, чтобы сотрудники специализированных отделов четко знали порядок уничтожения бухгалтерских документов.

 

Правила и время хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения финансовой документации бухгалтерии

Правила хранения бухгалтерской документации от момента ее выпуска до уничтожения регулируются нормативами различных законно-правовых сфер. В законодательной базе относительно этого вопроса выделяют следующие правоустанавливающие документы:

  • Положение о документах и документообороте в бухучете, установленное Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 года № 105 (ниже по тексту – Положение).

  • Правила деятельности архивов предприятия, принятые коллегиальным решением Госархива от 6 февраля 2002 года (ниже по тексту – Правила).

  • ФЗ от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ниже по тексту – Закон);

  • Перечень типовых организационных архивных документов, создаваемых в ходе работы государственных и негосударственных предприятий с уточнением сроков их архивации, установленный приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 (ниже по тексту – Перечень).

Получать первичную информацию о том, какие нормы времени хранения установлены законом для того или иного бухгалтерского документа, нужно в Перечне. На данный момент он обновлен и отражает правила и сроки хранения документации всех видов учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовой формы. Для удобства пользователей документы в Перечне сгруппированы по управленческим функциям. Так, четвертый раздел Перечня «Учет и отчетность» разделен на подгруппы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», что помогает сориентироваться и найти правила хранения и уничтожения именно интересующих документов.

Как устанавливает Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу 1 января 2013 года, вся финансовая и бухгалтерская, документация должна храниться у хозяйствующих субъектов столько времени сколько установлено Правилами организации государственного архивного дела. Согласно статье 29 этого же Закона «О бухгалтерском учете» порядок уничтожения бухгалтерских документов должен применяться для документации, хранившейся не менее пяти лет.

Это же правило дублируется пунктом 98 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н.

Если изучать налогово-правовую законодательную базу РФ, можно заметить, что для налоговых агентов порядок хранения финансовых бумаг со сведениями о бухучете или бухгалтерской отчетности предполагает четырехлетний срок хранения. Следовательно, уничтожение документа, подтверждающего финансовую операцию, до истечения срока хранения запрещено (регламентировано подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Для действующих и недействующих акционерных обществ порядок архивации и ликвидации организационных документов регламентирован Положением о порядке и сроках сохранения документации АО, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года № 03-33/пс.

Для юридических лиц организационно-правовой формы ООО требования по хранению бумажных информационных носителей перед их уничтожением представлены в статье 50 Закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». 

Способы хранения бухгалтерских документов

Для обеспечения сохранения пригодности документов предприятия часто прибегают к организации внутреннего архива. Право создавать архив является законно установленной нормой для организаций, занимающихся коммерческой и некоммерческой деятельностью, и разъяснено в Законе 125-ФЗ. В ходе хранения документации предприятия вправе самостоятельно выбирать вид хранения бухгалтерских документов до их уничтожения (во внутреннем архиве или силами привлеченной специализированной компании).

1.       Организация внутреннего архива предприятия

Порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует правильное их хранение. Так, если руководитель компании решает создать архив для сохранения пригодности документации, то это должна быть отдельная комната, оборудованная специальными полками, стеллажами и другими средствами для хранения бумажных и иных информационных носителей. Помимо этого, в помещении должны быть установлены системы контроля климата, влажности и безопасности.

Порядок организации внутреннего архива подразумевает следующие рекомендации:

  • порядок хранения бумажных документов требует сохранения их в полной пригодности до уничтожения. Поэтому комната-архив должна быть максимально защищена от прямых солнечных лучей, что достигается простым занавешиванием окон;

  • до уничтожения документ должен тщательно охраняться. Поэтому в случае размещения архивов компании на первых или цокольных этажах проемы окон должны быть оборудованы решетками, а вход – металлической дверью;

  • документация, хранящаяся в архиве, должна быть систематизирована по отдельным группам или спискам. Данная процедура не только приведет в порядок содержание финансовых бумаг в хранилище, но и облегчит поиск необходимых материалов сотрудникам. Оригинальный список предназначается для хранения руководителю, а копия – для внутреннего архива предприятия;

  • доступ к бухгалтерским бумагам должен осуществляться в строгом порядке и под контролем. К примеру, документы из бухгалтерии не могут получать работники иных подразделений. Исключением может быть предоставление доступа при получении письменного разрешения от директора или главбуха.

 2.       Внеофисная архивация экономических документов

Для обеспечения сохранности бухгалтерских и других документов до их уничтожения некоторые современные компании прибегают к помощи специализированных помощников – сервисов по внеофисной архивации документации. Подобные компании-помощники предлагают разместить информационные носители в помещениях, специально оборудованных для этих целей и полностью отвечающих установленным законом нормам.

Данная услуга пользуется особой популярностью у малых компаний, которым содержать собственное хранилище затратно и по финансам, и по времени. Помимо этого, хранение документов у третьих лиц высвобождает в офисах дополнительное пространство, что в последующем еще более снижает расходы малого предприятия.

Применяемый порядок внеофисной архивации удобен не только для самой фирмы, но и для ее главбуха: отсутствует дополнительная нагрузка по созданию хранилища, номенклатурного списка документов, по предоставлению доступа, поиску и т.д. 

Ответственность за отступление от порядка хранения бухгалтерских документов перед их уничтожением

Руководству предприятия всегда стоит помнить о том, что порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует их правильная архивация, за нарушение норм которой полагается наложение ответственности. Так, если в ходе проверки архива или приезда налоговиков выявлены дальнейшая непригодность бухгалтерского документа или его несвоевременное уничтожение, руководителю и главному бухгалтеру компании грозит административная ответственность в виде:

  • наложения штрафа в сумме 300 – 500 рублей – назначается уполномоченному лицу за нарушение порядка хранения документации (статья 13.20 КоАП РФ);

  • наложения штрафа в сумме 2 – 3 тысячи рублей – назначается за грубое нарушение порядка осуществления учетно-отчетного контроля и правил архивации бухгалтерских документов, среди которых отсутствие 1/10 доли общего количества документов, отражающих данные бухгалтерской отчетности (статья 15.11 КоАП РФ);

  • наложения штрафа в сумме 10 – 30 тысяч рублей – назначается организации, которая потеряла документы налоговой отчетности (например, счета-фактуры или регистры бухучета). Эта норма применяется в соответствии со статьей 120 НК РФ за грубое несоблюдение требований по учету доходов/расходов предприятия.

При потере первичной бухгалтерской документации предприятия его директор обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию доказательства потери (пункт 6.8 Положения).

Если исчезновение бухгалтерских документов стало следствием непредвиденных ситуаций или незаконных деяний злоумышленников, это необходимо подтвердить справкой свидетельствующих госслужб. К примеру, уничтожение документации пожаром доказывается заключением пожарно-контрольной службы, а их кража – документом, выданным полицейским участком.

Порядок уничтожения бухгалтерских/финансовых документов в организации

Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия (ЭК).

О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии (Закон, Правила, Положение и Перечень).

Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации (в Правилах — пункт 2.4.1). Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия (в Правилах – пункт 2.4.4).

Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию (в Правилах – пункт 2.4.7). Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями. Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации.

Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем 2017 году предприятия могут отдать на уничтожение материалы 2011 года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.

Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:

  • издание и утверждение руководителем документа, приказывающего создать ЭК для оценки надобности документации, накапливающейся в ходе работы компании;

  • создание списков бумаг постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также актов о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации.

    Акт о передаче материалов на уничтожение может составляться на базе типовой формы акта, приведенной в Методических инструкциях по делопроизводству о передаче на уничтожение документов, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;

  • утверждение на заседании ЭК составленных списков документов, подлежащих уничтожению, после чего их визирует единоличный исполнительный орган предприятия;

  • вывоз макулатуры на утилизацию по приемо-сдаточному акту;

  • документальное оформление факта уничтожения документов актом, составленным ЭК.

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно (уничтожение физическим, химическим или термальный способом).

Акт на уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы не допустить ошибки как при выборке бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, так и при самой ликвидации материала, целесообразно прибегать к помощи архивистов-профессионалов. Их работа становится особенно незаменимой в случаях, когда объем накопившихся учетно-отчетных документов велик и его переработка требует значительных временных затрат. Специалисты архивных компаний четко придерживаются норм и правил настоящего законодательства, поэтому в соблюдении ими порядка уничтожения бухгалтерских документов можно быть уверенным.

Учитывая все вышесказанное, руководителям предприятий всегда стоит помнить о том, что в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ уничтожение документации вне соблюдения сроков ее архивации может стать основанием привлечения к административной ответственности.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

  • Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).
  • Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.
  • Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:

  • 8 (951) 652-55-06;
  • 8 (931) 975-44-15.

У нас есть выгодное предложение, которое вас заинтересует!

 

Возврат к списку

Выделение документов к уничтожению

  Любое предприятие рано или поздно сталкивается с неизбежной необходимостью удаления старой документации. Договоры с партнерами, переписка, извещения судов и многие другие документы, постепенно накапливаются, тем самым занимают много места в архиве, из-за чего могут происходить сбои рабочего процесса и путаница.

Подготовка документации к утилизации – процесс сложный и требующий определенных навыков, человек без профессиональной подготовки не будет допущен к такой работе. Любой документ имеет свой срок хранения, после окончания которого, подлежит уничтожению. Выделение документов для уничтожения является одной из ключевых функцией архивариуса.

  Выделение документов к уничтожению – это определение документа с истекшим сроком хранения с целью его дальнейшего уничтожения после прохождения экспертизы ценности. Данная экспертиза является обязательным этапом, который включает в себя утилизация документов.
  Экспертиза ценности состоит из обширного исследования архива, в которое входит:

  •     сдача документов на ведомственное или государственное хранение
  •     внеофисное хранение различных дел с целью экономии помещения архива
  •     проведение архивных описей (как правило, всем этим занимается специализированная экспертная комиссия)

  После того как экспертиза была проведена, комиссия составляет акты и протоколы о проделанной работе, содержащие реестры документов, подлежащих уничтожению. Следующим шагом становится, собственно, уничтожение документов.

  Сейчас наиболее популярным и комфортным способом уничтожения промышленного типа является шредирование.

Шредер – это специальное устройство, предназначенное для измельчения различной документации. Преимущество использования данного устройства заключается в его дешевизне и экологичности. После того, как с бумагой поработал шредер, она подвергается повторной переработке, а затем снова отправляется в производство.

  На последнем этапе утилизации все документы, подвергшиеся специальной обработке, вывозятся с территории предприятия. После вывоза необходимо составить акт об уничтожении документов. После исполнения всех обязательных процедур руководитель компании может смело забыть об этой проблеме на целый год, пока не придет необходимость списания следующих документов. Утилизация бумаги – необходимое и важное мероприятие, которое должно проводиться ежегодно, документы с коротким сроком хранения, различные записи, расчеты, рабочая документация могут запросто превратить презентабельный офис в склад бумаги.

  Своевременная утилизация документов позволит избежать путаницы и освободит дополнительные места в архиве. Специалисты рекомендуют проводить уничтожение документов предприятия не реже одного раза в год, именно такой срок считается оптимальным – как раз за этот период в архиве успешно развивающейся компании может накопиться огромное количество необработанного материала.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *