Тайм менеджмент

Содержание

Как инвестировать время наиболее выгодно

Время — самый ценный ресурс нашей жизни. Вы никогда не узнаете, сколько вам еще осталось, но будьте уверены — с каждой секундой его становится все меньше и меньше.

И поэтому, если вы собираетесь прожить яркую и интересную жизнь, имеет смысл задуматься над тем, куда наиболее разумно инвестировать время. Чтобы потом не страдать, ни о чем не жалеть, а, думая о прошлом, вспоминать только положительные моменты.

Печально признавать, но люди размышляют над данным вопросом лишь тогда, когда становится слишком поздно. В глубокой старости, при смертельном недуге или под воздействием необратимых последствий. Большинство людей считают поиск рационализма в существовании глупой философией. Однако, скажите, если задаваться глубокими вопросами — это глупость, то чем же тогда назвать ваши многочисленные сожаления, тоску и тяжелые воспоминания? Неужели какая-то «философская глупость» способна повиснуть тяжелым камнем у вас на душе?..

И что самое интересное — посмотрите на что люди тратят свое время! Думаете бич — это безделье? Едва ли! Треть жизни человек проводит на ненавистной работе и еще столько же времени просто бесцельно убивается на бессмысленные занятия. Телевизор, социальные сети, компьютерные игры — нас так забавляют шутки о том, что время за этими занятиями летит незаметно! Но оно не летит. Оно улетает. Причем навсегда. Чувствуете разницу?

Но не все так плохо.

Мы знаем куда необходимо инвестировать время, чтобы освободить наибольшую часть жизни для приятных моментов. И мы охотно поделимся этим вместе с вами!

Куда инвестировать время чтобы стать максимально свободным

  • Заработок средств.Традиционная модель заработка заключается в обмене своего времени на деньги. Нас, разумных инвесторов, данный вариант не устраивает. Поэтому мы как можно раньше начинаем формировать для себя источники пассивного дохода. Инвестировав немного времени и сил сегодня, вы можете обеспечить свободное будущее на долгие годы вперед. Тем более, что наш инвестиционный клуб Golden Island обладает всеми ресурсами, которые позволят вам создать дополнительный доход за достаточное короткое время!
  • Развитие.Поменяйте телевизор на книгу, игру на развивающую программу, социальную сеть на полезный информационный ресурс. Благодаря развитию, мы практически ежемесячно открываем новые источники дохода.

    Последующее увеличение прибыли сразу же дает вам возможности лучшей жизни. Узнав и выгодно применив ценную информацию, вы уже никогда не захотите занимать свое время бессмысленной ерундой.

И не нужно ничего усложнять. Рецепт успеха уже готов. Ваша зада — просто принять решение стать успешным и получить достойную жизнь. Если вы готовы к позитивным переменам — обратитесь в наш контактный центр и начните разумно инвестировать время прямо сейчас!

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9.

Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть.

В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дни, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В настоящий момент многие компании столкнулись с системными проблемами управления временем. Это особенно заметно с увеличением штата сотрудников. Рабочее время не используется оптимальным образом, сроки планирования задач не соответствуют срокам реализации, что бывает связано как с нереалистичной оценкой времени при планировании, так и с выбором неоптимальных способов реализации планов и недостаточной самоорганизацией сотрудников. Эти проблемы могут системно присутствовать в департаментах снабжения, продаж, технических подразделениях и особенно на стыках между ними. Они могут быть связаны как с особенностями персонала, бизнес процессов и корпоративной культуры. Однако даже в рамках существующих бизнес процессов осмысленно развивать навыки эффективного управления временем (тайм-менеджемента) на индивидуальном уровне. Обучение тайм-менеджменту строится вокруг компетенций: Умение планировать, Самоорганизация, Делегирование полномочий, Деловые коммуникации и Стрессоустойчивость.

Тренинг эффективного управления временем. Корпоративный формат

Кол-во участников: от персональной подготовки до 25 человек (возможно проведение обучающей деловой игры в группе 50 человек)
Место проведения: аудитория, оптимально в формате выездного мероприятия
Форма проведения: активный тренинг или деловая игра
Продолжительность: от 16 до 24 часов
Цель: развить навыки эффективного управления временем

Осваиваемые компетенции:

  • Умение планировать: распределение долгосрочных, среднесрочных и текущих дел по времени; планирование деятельности без временных конфликтов; вариативность, корректировка планов в меняющейся среде; адекватность нормирования затрат по времени (личные и корпоративные нормативы); выявление и устранение временных потерь; установка приоритетов и удержание приоритетных дел; Умение соотносить временные затраты и получаемые результаты.
  • Самоорганизация: точность в оценке требуемого времени; умение не опаздывать и «укладываться» в отведенное время; использование временного ресурса полностью; оценка степени достижения результата; умение учитывать собственные жизненные циклы и ритмы максимальной активности (индивидуальной работоспособности); умение сформировать и «вписаться» в дневной план (специфика типичного для департамента и личного рабочего дня — умение сформировать свой рабочий день); умение организовать свое рабочее место.
  • Делегирование полномочий: непротиворечивое распределение задач между исполнителями (что, когда, кому и как?); способность организовать эффективную работу группы (организация эффективных по времени деловых совещаний); умение ставить задачи и давать поручения коллегам (равным по статусу) и контролировать исполнение.
  • Деловые коммуникации: контроль времени на телефонные переговоры; контроль времени на деловую корреспонденцию; контроль времени на прием посетителей; управление пространством и временем контакта (опоздания и задержки и их роль, использование и (или) игнорирование временных норм деловой коммуникации, провокационные действия); управление темпом коммуникации.
  • Стрессоустойчивость: способность сохранять эффективность в условиях жестких временных лимитов; принятие оперативных решений в условиях жесткого лимита времени; способность сохранять эффективность в условиях отвлечений; скорость возвращения к предмету деятельности после отвлечения; навыки эмоциональной разгрузки, приемы настройки на работу.
Видеокейс «Фотография рабочего дня» к тренингу «Тайм-менеджмент»
(из фильма «Офисное пространство»)
Видеокейс «Звонки в личное время» к тренингу «Тайм-менеджмент»
(из фильма «Дьявол носит Прада»)
Видеокейс «Избыточные телефонные звонки» к тренингу «Тайм-менеджмент»
(из м/ф «Маша и Медведь»)

Содержание базовой двухдневной программы:

Блок программы
Каждый участник получает индивидуальное письменное задание, решение которого ограничено по времени (1-1,5 часа). Кейс составлен на материале задач обще управленческого содержания. Моделируется принятие решений в условии жесткого дефицита времени, работа с большим объемом неструктурированной информации, решение задач на планирование в условиях многочисленных временных конфликтов. После решения кейса каждый получает на руки правильные решения, организуется обсуждение и разбор. В результате на старте программы группа получает возможность потренироваться и получить обратную связь по следующим компетенциям тайм-менеджмента: самоорганизация и умение планировать.
Управлением временем в процессе переговоров Временной хронотоп и организация встреч, захват инициативы через контроль времени, организация пространства и времени переговоров, расхождение в темпоритме, использование времени для давления на партнера, уход от манипуляций, связанных с управлением временем, тайм-менеджмент и управление состоянием в ходе переговоров, ритуалы, функция опозданий и задержек, провокация стресса с помощью прерываний встреч и противодействие этому. Корпоративная специфика управления временем: темпоритмы различных организаций (коммерческие компании, крупные корпорации, госструктуры, иностранные компании и представительства).
Организация встреч Договоренность о сроке встреч как фактор партнерского взаимодействия. Соблюдение и затягивание сроков встреч. Прием посетителей. Использование фактора форс-мажора и неожиданности при изменении запланированного времени. Внеплановые встречи и их особенности. Отмена договоренностей при несоблюдении сроков. Необходимость пересмотра договоренностей в случае сбоя по срокам.
Совещания и планерки Время докладов и обсуждений. Факторы затягивания совещаний и последствия этого. Время начала и окончания совещаний. Принципы организации эффективных совещаний. Повестка дня и протокол. Что делать, если совещания организованы кем-то другим.
Управляет ли человек своим временем или им управляют другие? Фотография рабочего дня: количество входящих и исходящих звонков. Отслеживание инициатора и цели звонков. Оптимальная продолжительность звонков. Звонки в рабочее и нерабочее время. Использование звонков по деловым вопросам в нерабочее время как способ манипуляции. Восстановление рабочего ритма после звонка. Многократные звонки как способ бизнес-провокации. Составление личного списка «телефонных диверсантов». Использование скайпа в деловой коммуникации (при необходимости). Приемы и техники оптимизации телефонных переговоров.
Место деловой корреспонденции в индивидуальном рабочем графике. Время, затрачиваемое на ответ на письма. Деловая корреспонденция в личное время, в период отпусков и после них. Оптимальная и допустимая скорость реакции на письма. Деловая коммуникация по смс. Оптимизация деловой корреспонденции.
Инвентаризация времени. Оценка своей организованности. Система целей (долгосрочные, среднесрочные, текущие). Активный и реактивный тайм-менеджмент. Нерегламентированный рабочий день. Установление и удержание приоритетов. Соотношение временных затрат и получаемых результатов. Нормирование своих временных затрат (база личных нормативов). Правила делегирования: что, когда, кому и как?
Анализ типового рабочего дня. Основные факторы стресса. Индивидуальные паттерны реагирования на стресс. Изменение состояния в условиях временного прессинга (снижение критичности, подверженность манипуляциям). Индивидуальный ритм работоспособности. Техники удержания состояний и релаксации.

Технические и организационные условия: Аудитория с возможностью организовать пространство (передвинуть мебель), проектор, экран, флипчарт.

Содержание дополнительных модулей расширенной программы:

Целесообразно тренировать навыки тайм-менеджемента на задачах, максимально приближенных к деятельности. Для этого нашей компанией предлагается разработать кейсы на материале заказчика, срок разработки кейсов 7-10 рабочих дней (параллельно с работами по организации обучения — распределением на группы, оповещением и приглашением участников). В рамках расширенного обучения навыкам тайм-менеджменту, по сути совмещающего тренинг и консалтинг, один из дней проходит в форме деловой игры.

Деловая игра допускает обучение 50 человек единовременно (работа в подгруппах по 7-8 человек). Продолжительность игры для каждого потока 10-12 академических часов. Игра моделирует деятельность компании или подразделения, решение кейсов и рабочих заданий соответствует регулярной деятельности. Проблемы переноса навыков не возникает, т.к. содержание эквивалентно деятельности, воздействие происходит одновременно на индивидуальном и групповом уровне. В дальнейшем по результатам игры может быть рекомендовано углубленное обучение сотрудников специальным навыкам в формате тренинга или коучинга, при этом обучение будет целевым (в небольших группах по затребованным навыкам).

Т.о. достигается больший эффект с меньшим отвлечением сотрудников от рабочего процесса. Более того, эффект достигается как на индивидуальном, так и на организационном уровне.

Обучение в формате деловой игры: Arbor Business Games

Кейс (cause study) — метод обучения, название которого дословно переводится ‘обучение случаем’. Кейс — это письменно представленное описание профессиональной ситуации. В кейсе какой-то информации может очень не хватать, зато ‘шумовой’, не относящийся к делу информации может быть наоборот очень много, факты могут явно или не явно противоречить друг другу и т.п.

Многослойность кейса и возможность привнести в него собственные вводные по ситуации превращает факт решения в творческий поиск с непредсказуемым результатом.

В отличие от тренинга, деловая игра на основе кейса заказчика имеет единую фабулу и несколько игровых итераций. Например, внутри команд нужно выработать программу развития проблемного предприятия, представить ее на пленарном заседании, после чего комиссионно договориться о единой программе мероприятий с представителями других групп и оценить (индивидуально и в группе), насколько единая программа выражает интересы различных подразделений, при этом учитывать временной фактор в провокационных сложных условиях. В конце работы каждый сотрудник письменно делает заключение о том, что из приобретенного на игре опыта можно использовать в дальнейшей деятельности (перенос в деятельность). Т.о. у каждого сотрудника появляется несколько возможностей ‘выиграть игру’ и проявиться.

Блок программы
Осуществляется как минимум на двух этапах деловой игры. В начале дня команды только формируются. Эксперты-наблюдатели фиксируют, кто из сотрудников проявляет инициативу в знакомстве, организует работу группы, вносит наиболее содержательный вклад, как распределяются роли между участниками обсуждений, как осуществляется борьба за лидерство в случае присутствия внутрикомандной конкуренции. В этот момент в команде складывается ‘первый эшелон лидеров’, захватывающий содержательную и коммуникативную инициативу. В процессе работы часть лидеров выводится из игровых команд для работы в согласительной комиссии. В этот происходит перераспределение активности в группе и ‘второй эшелон лидерства’ — менее активных, но конструктивных участников, которые не всегда проявляются в присутствии более сильных партнеров. Т.о. в течение игрового дня присутствует два периода внутрикомандной работы, позволяющих проявиться максимальному числу способных сотрудников.
Завершают работу внутри групп и позволяют группе обсудить свои разработки с другими участниками игры и ведущими. Здесь у каждого сотрудника есть несколько возможностей проявить активность. (1) Сотрудники могли выдвинуться докладчиками от своей группы (от каждой группы разрешается представить одного или двух человек). Т.о. из 8 человек двое могут претендовать на публичную коммуникативную активность. Зачастую эту роль на себя берут именно лидеры, но это происходит не всегда, т.к. в некоторых случаях лидер дает возможность проявиться другому человеку в группе, который оказывается, например, более грамотным по содержанию. Другая возможная форма активности на пленарном заседании — вопросы от команд друг другу. Каждая группа может задать другим 1-2 вопроса, управляя, таким образом, содержанием игры и выражая интересы своей команды. Наконец, (3) сотрудники могут проявиться, отвечая на вопросы других команд, поскольку докладчик мог переадресовывать вопросы своей команде.
Представители команд объединяются вместе для того, чтобы в ходе переговоров с другими участниками игры выработать совместное решение, по возможности удовлетворяющее интересы различных сторон. К работе в согласительной комиссии приглашается один из докладчиков и другой член группы, который не участвует в докладе на пленарном заседании. Это условие вводится для того, чтобы развить у участников даже минимальные задатки лидерства и организации групповой работы. Тем не менее, ушедшие на согласительную комиссию попадали в новую ситуацию. С одной стороны, им надо проявиться в новой (по способу формирования заведомо более сильной) группе. С другой стороны, им надо было сохранить связь со своей командой, для того, чтобы в конце работы быть ею более высоко оцененным (с точки зрения того, удалось ли в переговорах отстоять свои интересы). Таким образом, дополнительно развиваются коммуникативные навыки наиболее перспективных сотрудников. С точки зрения управления корпоративной культурой компании или подразделения, выявляется лидерское звено, источники сопротивления, особенности организационной культуры. В отношении компетенций тайм-менеджемента, упор делается на компетенции организационного, коммуникативного и личностного блока.
В конце дня каждый участник игры индивидуально подводит итоги проделанной работы. Он имеет возможность эмоционально или содержательно высказаться (в письменной форме) по поводу игры и того, опыта, который мог бы быть перенесен в дальнейшую профессиональную деятельность. Сочетание в одной игре периодов групповой и индивидуальной активности представляет возможность проявиться даже тем сотрудникам, которые более эффективны в индивидуальном режиме.

Технические и организационные условия: Две смежных аудитории с возможностью организовать пространство (передвинуть мебель), одна из которых большая аудитория с возможностью работать в командах (5-6 групп по 8-10 человек) на относительно изолированных площадках; проектор, экран, флипчарт, маркеры.

Каждый, кто пытался сделать тайм-менеджмент частью своей жизни и терпел неудачу в этом деле, думает, что есть какие-то секреты, известные исключительно экспертам по управлению временем и авторам книг по тайм-менеджменту. Однако, это не совсем так. Эти секреты — все те же методики, о которых мы уже говорили, но которые очень многие избегают или считают ненужными и малоэффективными. Повторим 5 действенных методик тайм-менеджмента, о которых не стоит забывать:

1. Сначала самое сложное

У вас есть вещи, которые нужно сделать в первую очередь? Просто выполните их и перестаньте об этом думать. Чаще всего такие дела хочется отложить в самый долгий ящик, однако они напоминают о себе, становятся причиной переживаний и прочее. Как только такое дело будет сделано, вы не только почувствуете облегчение, но и поверите в свои силы, получите мощный толчок для более интенсивной работы на весь оставшийся день. Это вдохновляет!

2. Составьте расписание

Без графика было бы трудно эффективно управлять своим временем. Целое направление в тайм-менеджменте — Getting Things Done — построено на ведении списка дел, расписания или календаря. Составьте расписание, в котором будут указаны все встречи, приемы пищи, спорт, отдых, сон и т.д.. Вы должны реально понимать насколько загружены, вполне возможно вы взваливаете на себя слишком много, поэтому и не успеваете со всем справиться. Помимо режима дня, в расписание можно включить список дел с указанием примерного количестве времени, которое понадобится на выполнение той или иной задачи. Занеся ваше расписание на какой-либо носитель, вы будете в курсе всех ваших дел и не будете тратить время, вспоминая не забыли ли вы что-нибудь.

3. Избегайте “ловушки времени”

Ловушки времени расставлены повсюду: кофе в начале дня и беседы с коллегами может затянуться на полчаса, проверка сообщений в социальных сетях затянут еще на полчаса беседы, поиск “настроя на работу” и вовсе отдельная тема. Чтобы избегать похитителей времени, их нужно знать. К ловушкам времени можно отнести:

  • Излишняя коммуникабельность,
  • Медленное включение в работу,
  • Личные разговоры,
  • Эффект откладывания,
  • Спешка,
  • Телевизор, интернет,
  • Мелочный или недостаточный контроль за выполнением дел.

Одно небольшое уведомление чата (даже для решения рабочих вопросов) может превратиться в часовую беседу. Это непозволительная трата времени. Во время работы старайтесь избегать ловушек времени: проверяйте соцсети во время перерыва, на вопросы в чатах отвечайте понятно и по существу, пресекайте долгие разговоры и не позволяйте себе расслабляться.

4. Говорите «Нет»

Не старайтесь убежать за всеми зайцами разом. Если вы понимаете, что уже и так много взяли на себя обязанностей, научитесь говорить «Нет», хотя бы время от времени. Вам нужно подумать, можете ли вы взять на себя всю работу, которая вам дана. Да, согласившись взять на себя больше работы, это может положительным образом сказаться на вашей репутации и карьере в результате.Однако, если вы снижаете качество своей работы, для того чтобы взять на себя больше работы, тогда результат расстроит не только вас, но и ваших коллег и руководство.

5. Однозадачность

Некоторые люди прекрасно справляются с многозадачностью, но некоторые — нет. Если вы один из тех людей, которым тяжело контролировать поток вопросов, срочных задач и телефонных звонков, вам следует остановиться и научиться определять все свое время в одном направлении, чтобы вы могли быстрее выполнять задачи. Лучшая книга на эту тему — “Однозадачность” от автора Деворы Зак, которая, кажется, умеет делать все на свете. Книгу высоко оценил ведущий мировой эксперт по тайм-менеджменту Брайн Трейси, сказав, что это “самая важная книга о тайм-менеджменте и личном развитии, которую вы прочитаете”.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

 

Принципы управления — общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элементами) управленческой системы, отражающиеся при постановке практических задач управления. Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат (Рис. 18.6.1) является важным инструментом осуществления управления по результатам. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от традиционной — с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей [4, 6].

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов — она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).

На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.

В ходе осуществления деятельности в определенных временных интервалах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения эффективности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить, по крайней мере, один раз в год анализ использования времени на основе 2 —3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Составление индивидуального плана деятельности и бюджета времени.

Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо не четко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятсястандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (Табл. 18.6.1).

 

Таблица 18.6.1. Пример определения целей
Ключевые результаты деятельности Цели по ключевым результатам
Рентабельность Доля на рынке   Эффективность персонала Мотивированность персонала Степень использования связанных групп Улучшение нынешнего уровня на 25% Увеличение нынешней доли с 10 до 18% в каждомрайоне Увеличение объема выполненных работ на 25% Сохранить хороший уровень мотивации Эффективнее работать с клиентами

 

Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществляется и в какой форме производится.

При этом необходимо основное внимание уделять именно осуществление поставленных целей, а не отдельных мероприятий.

Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует время, необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет времени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по достижению каждого ключевого результата. Иногда он составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%-й точности.

Составление личного плана использования времени

Можно дать следующие рекомендации для его формирования:

1. ориентируйтесь на конечные цели и мероприятия, определенные как на годовом, так и недельном уровне;

2. на крупные мероприятия выделяйте резерв времени;

3. учитывайте «ритм» текущего периода при составлении планов на предстоящие периоды;

4. закладывайте время на проведение контроля за осуществлением мероприятии;

5. подсчитайте по месяцам резервное время и его долю во всем бюджете времени, сделайте соответствующие выводы.

Составление плана на неделю

Рекомендуется составлять план на следующую неделю в конце текущей (допустим, пятницу). Уточняются конечные цели предстоящей недели и определяются необходимые работы в порядке их значимости. Все работы можно разбить на две группы:

1. обязательные с точки зрения достижения конечных результатов;

2. работы, которые будут сделаны, если останется время.

При завершении недели рекомендуется давать оценку использования времени в отношении достигнутых целей. Полезно также учитывать неудачи и положительные моменты при составлении планов на предстоящие недели.

Составление планов на день

План на день разрабатывается с учетом тех же рекомендаций, что и недельный план. Происходит этот в конце предыдущего дня или в начале планируемого. Для каждого дня определяются конечные цели и работы в порядке их значимости: наиболее критичные работы должны получить высший приоритет. Работы могут выполняться одновременно, некоторые из них могут быть задержаны либо совсем удалены из повестки дня. Информация о выполненных работах за день мо­жет быть использована для перепланирования недельных планов.

Проект-менеждерам могут быть даны следующие рекомендации для эффективного использования времени:

1. проект-менеджеры часто принимают решение на основе неточных данных, что нередко приводит к задержке самих решений и, как следствие, неэффективному использованию времени. Для этого разрабатывайте систему планирования, контроля и коммуникаций с учетом принципов обратной связи. Другим решением этой проблемы является использование информационной управляющей системы, отчетов, обсуждений для получения точной и актуальной информа­ции для уменьшения неопределенности при принятии решений;

2. знайте недельный и ежедневный график работы своих сотрудников также хорошо, как свой. Планируйте их загрузку в соответствии с этим графиком;

3. знайте уровень производительности своих сотрудников. Убедитесь, что он соответствуют требованиям работ проекта;

4. незачем планировать внерабочие время, если вы не знаете, что оно на самом деле положительно отразиться на эффективности работ;

5. пытайтесь пристально следить за собственной загруженностью работой и смотреть, есть ли такая работа, которая могла бы быть сделана более эффективно кем-либо ещё. Если необходимо, откажитесь от ненужной работы. Избегайте задержек и пытайтесь работать в первую очередь над сложными заданиями.

Начинайте сразу и ищите способы выиграть дополнительное время. Будьте готовы быстро принимать решения;

6. не планируйте встреч, если они не целесообразны. Помогайте своим людям при подготовке к встречам. Готовьте повестку дня и будьте уверены, что основные участники заранее информированы обо всех проблемах, которые будут обсуждаться;

7. ? встречи эффективно и разумно. Начинайте и заканчивайте, следуйте теме. Старайтесь, чтобы все посетители выразили свою точку зрения, и избегайте длинных обсуждений незначительных вопросов;

8. решите, является ли это абсолютно необходимым для вас посетить данную встречу, особенно если нужно время на поездку. Если нужно ехать, будьте готовы работать в дороге;

9. пытайтесь уменьшить время, которое вы проводите вне рабочего стола. Охотно давайте поручения. Жестко планируйте время для важной работы. Учитесь говорить «нет»;

10. контролируйте время своего разговора по телефону, дайте секретарю принимать сообщения. Избавьтесь от случайных посетителей. Если это необходимо, найдите способ работать в уединении;

11.

установите основные приоритеты для себя, для проекта и для своих людей;

12. избегайте коммуникационных процессов, поглощающих большую часть времени. Избегайте записок. Если записки или письма необходимы, делайте их короткими и по смыслу. Если у вас есть длинные сообщения для прочтения, лучше возьмите их в дорогу;

13. подготовьте ваших коллег, начальников и подчиненных работе с вами. Огласите ваши права и обязанности;

14. если необходима решительность при противоречиях, добивайтесь необходимой информации так быстро, как это возможно, и принимайте решение;

15. следуйте расписанию, особенно по наиболее приоритетным позициям. Вы можете найти необходимым самостоятельно следить за решающими действиями, а не ждать периодически обратной связи;

16. передавайте полномочия подчиненным и равным. Не пытайтесь быть «славным малым» и делать всё самостоятельно, чтобы не оказаться в такой ситуации, когда вы делаете работу, за которую ответственен весь отдел или персонал другого проекта.

 

12345


Дата добавления: 2016-01-29; просмотров: 364;


ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *