Срок хранения бухгалтерских документов

Все статьи Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов.

Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов — актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.
Обращаем ваше внимание, что в соответствии со ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится к документам как на бумажных, так и на электронных носителях.
Общий порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
1) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2) Основными правилами работы архивов организации, одобренными Решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
3) Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
4) Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью, соответственно, руководствуются Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Данный Перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Он содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности, присутствует разд. 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2 «Статистический учет и отчетность».
Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Четыре года — это общие сроки хранения, так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Налоговый кодекс РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.
Бухгалтерскую и налоговую документацию следует сохранять в течение пятилетнего срока.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в ст. 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г.
Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.
Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн», который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010.

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет и главный бухгалтер учреждения.
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается: отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета; систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена ст. 120 НК РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия. Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП РФ — 300 — 500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП РФ — 2000 — 3000 тыс. руб.).
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Уничтожение бухгалтерских документов и методы их утилизации

Процедура уничтожения бухгалтерских документов унифицирована и состоит из нескольких этапов: проведение экспертизы ценности; составление акта о выделении дел к уничтожению; физическое уничтожение документов и составление соответствующего акта.
Процесс уничтожения документов закреплен законодательством.

Выделение дел к уничтожению регламентируют:
— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов организаций и коммерческих организаций с указанием сроков хранения»;
— ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов» (введен Постановлением Госстандарта России от 05.06.2002 N 232-ст).

Экспертиза ценности документов

В соответствии с п. 1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2, для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы, организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить историческую и практическую ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов.
Экспертиза ценности — это изучение документов на основании критериев их практической ценности в целях определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.
Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, отобранные на дальнейшее хранение, составляются описи дел.
Дела, выделенные к уничтожению, включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в Основных правилах работы архивов организаций (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).
По результатам экспертизы документов экспертной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п. 9.9 Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Уничтожение документов при ликвидации организации

Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации. Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами. В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — только после утверждения руководителем организации.
Независимо от того, является организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:
— исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
— сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
— существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
— подготовить акт о выделении дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Акт имеет унифицированную форму (Приложение 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей) производится уничтожение.

Такими документами могут быть Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Федеральной архивной службой России 25.08.2010 (или более ранний — утв. 06.10.2000 — для дел, сформированных за период действия данного Перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.
В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.
Важно помнить, что документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период ревизии. Если период, который охватывают документы, не был подвергнут ревизии, уничтожить их нельзя.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством (договоры считаются законченными делопроизводством только после окончания их срока действия). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2012 г., начинается с 1 января 2013 г.
После того как документы отобраны на уничтожение и составлен соответствующий акт, они направляются на уничтожение. Организация может уничтожить документы собственными силами или обратиться в соответствующую организацию, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.
Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения являются шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

В соответствии  с  Законом о бухгалтерском учете первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению организацией не менее пяти лет после отчетного года  (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В дополнение к этому  Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень) могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов.

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться в  течение всего срока существования организации (ст.

351 Перечня).

Сроки хранения основных документов

Вид документа

Срок хранения документа

Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры

Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, Письма Минфина от 02.03.2015 N 03-02-08/10499, от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 30.03.2012 N 03-11-11/104, Информация Минфина N ПЗ-13/2015 (п. 2)).

 

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.)

Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558)

Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные (форма N Т-49), расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.)

Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)

Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п.

Документы, созданные (п.

3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п.

3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

— до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;

— с 2003 г. — 50 лет со дня создания

Кассовые документы на выдачу зарплаты (в т.ч. расчетно-платежные (форма N Т-49) и платежные (форма N Т-53) ведомости)

Пять лет после окончания года, в котором составлен документ (ст. 412, п. 1.4 Перечня).

Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

— до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;

— с 2003 г. — 50 лет со дня создания

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Пять лет после окончания года, в котором они составлены (ст. 586, п. 1.4 Перечня).

Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

— если созданы до 2003 г. — 75 лет со дня создания;

— если созданы в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

 

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

Сроки хранения документов, передаваемых в архив, регламентируются действующим законодательством (закон № 125- ФЗ) и составляют:

  • для первичных бухгалтерских документов – 5 лет;
  • для проектной документации – 20 лет;
  • для лицевых счетов сотрудников – 75 лет;
  • годовые отчеты, паспорта сделок подлежат постоянному хранению.

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы как они есть в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов.

Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Так же сведения о количестве листов, его номере, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.

Минимальный срок хранения первичной документации

Действующее законодательство предусматривает существование в бухгалтерии предприятий так называемых оправдательных документов. На их основании ведется бухгалтерский учет, ведется расчет сумм подлежащих к уплате налогов.

Будучи первичной учетной документацией, такие бумаги подлежат длительному хранению. Нередко, эти документы занимают внушительные площади в офисах компаний. Ведь существующие законодательные нормы предписывают их хранение в течение, по меньшей мере, пяти лет.

Для типовых документов есть Перечень, в котором указан конкретный срок хранения для каждого вида документации. Этот период исчисляется с начала следующего года после даты составления каждого отдельно взятого документа.

Законы РФ и постановления местных органов власти нужно хранить до тех пор, пока в них не отпадет надобность – то есть, пока их не отменят, либо внесут соответствующие изменения. Такое положение действительно для всех государственных организаций, а также органов местного самоуправления.

Аналогичный порядок хранения указан и для проектов законов и различных нормативных актов.

Следует также обратить внимание на тот факт, что в большинстве случаев, частные компании не обязаны хранить никакие документы вечно. Если только у них не заключено соответствующее соглашение с государственными или муниципальными органами, в котором процесс хранения документации является предметом договора. В остальных случаях, сохранение документации без указания сроков является прерогативой органов власти. Исключением также являются АО, о чем будет упомянуто ниже.

Продление срока хранения того или иного документа сверх указанных в Перечне сроков – не обязанность, а право любого руководителя. Такие решения касаются учетной политики компании, а также специфики ее деятельности.

Если же речь идет о налоговых декларациях, а также о тех видах документов, которые используются для расчета уплачиваемых налогов, то для них существует отдельный порядок хранения.

Его сроки составляют десять, пять лет и один год для годовых, квартальных и месячных деклараций соответственно. Но в том случае, когда у предприятия отсутствует квартальная форма отчетности как таковая, правило пятилетнего хранения распространяется и на месячные декларации.

Хотя законодательство со всей определенностью не устанавливает сроки документов, необходимых для исчисления налогов, следует ориентироваться на соответствующий пункт Налогового кодекса, предписывающий хранить их, по меньшей мере, четыре года. Во избежание недоразумений с налоговыми органами.

К такой документации относится весь бухгалтерский и налоговый учет, а также те виды документов, которые подтверждают факты уплаты налогов, получение доходов и осуществление расходов.

В разъяснении Минфина РФ по этому поводу говорится, что четырехлетний срок хранения следует начинать исчислять сразу же после того, как завершился тот налоговый или отчетный период, в котором конкретный документ был использован для проведения расчетов, либо для составления отчетности.

Разумеется, все это огромное разнообразие и количество документов, подлежащих хранению, было бы тяжело содержать в порядке, если бы не архивно-переплетные машины. Они устанавливаются на специальных столах, а стопу документов фиксируют тисками. С помощью такой машины, можно самостоятельно определить, сколько отверстий должно быть на листе, и какое между ними будет расстояние. Эта функция регулируется с помощью специальной линейки. Такие машины бывают ручными, но в случае, когда речь идет о больших объемах документации, лучше применять электрические.

Архивные работы могут проводиться предприятием или организацией самостоятельно, но зачем вам лишний штат сотрудников? В таких случаях, целесообразно применять аутсорсинг. В ООО «Фирма «АРТ» вам недорого окажут все виды архивных услуг.

Говоря об установленном порядке, в котором следует хранить важные документы, нельзя не упомянуть и акционерные общества. Годовые отчеты бухгалтерии здесь должны храниться до тех пор, пока АО существует. На этот счет, выпущено соответствующее постановление ФКЦБ. Кроме того, акционерные общества обязаны хранить постоянно все документы, касающиеся их создания, имевших место реорганизаций, заключений ревизионных комиссий, протоколов проведения общих собраний, решений о выпусках ценных бумаг, свидетельства о государственной регистрации, а также ряд других.

Сохранить все перечисленные документы для АО – не простая формальность. Когда акционерное общество будут ликвидировать, все документы постоянного хранения нужно будет продолжать сохранять в архиве. Как это сделать, если общества больше нет? Есть два варианта. В одном из них, заключается договор с Госархивом, и все документы сдаются на хранение в одно из его подразделений. В другом варианте, конкурсным управляющим, либо председателем ликвидационной комиссии самостоятельно определяется место такого хранения. В частности, может быть заключен договор с компанией, которая оказывает соответствующие архивные услуги.

Если АО реорганизуется, распавшись при этом на несколько обществ, то все документы постоянного хранения должны быть переданы одному из них.

В случае утраты подлежащих хранению документов, может наступить один или несколько видов ответственности сразу: налоговая, административная и уголовная. Налоговые штрафы составляют 5 и 15 тысяч рублей соответственно за утраченные документы одного или нескольких отчетных периодов. А также десять процентов штрафа дополнительно к сумме неуплаченного налога. За каждый утраченный документ по отдельности могут начислить штраф в размере 50 рублей, если он содержался в списке бумаг, которые нужно было представить налоговой инспекции по запросу. Административная ответственность – это штраф до 3000 рублей, уголовная – до одного года лишения свободы.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности необходимо содержать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.

Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив, утвердивший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. В данном документе приведены сроки хранения специальных документов акционерных обществ, в том числе решений о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет.

Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2008 г. начнется с 1 января 2009 г. Этот же срок определен и ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В ст. 24 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет.

Тем не менее никакого противоречия здесь нет, так как в НК РФ речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Это отражено и в Письме Минфина России от 09.02.1999 N 04-01-10.

Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несущественных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:

месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно);

переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности;

месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся 5 лет. Таким образом, декларации по НДС, составляемые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 и более ранним годам, должны храниться 5 лет).

Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения в 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.).

К документам с постоянным сроком хранения относятся:

годовые бухгалтерские балансы и отчеты и аналитические документы к ним;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;

годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

паспорта сделок и т.д.

Документы со сроками "до минования надобности" и "до замены новыми" имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее 5 лет.

Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах". Постоянное и временное хранение документов негосударственной части архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей на предприятиях архивах.

Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия:

  1. вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.);
  2. проверить хронологию — она должна быть строгая — прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь);
  3. пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация производится арабскими цифрами. Листы "заверитель" и "опись" в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть не более 250 страниц, и она должна быть не толще 4 см. Если документов больше, то дело делится на два или более тома;
  4. составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию;
  5. составить лист-заверитель "В деле подшито… листов". Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак "+". Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Он кладется снизу дела. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела;
  6. надеть твердую обложку из картона или сдать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером;
  7. составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй сдают в архив, третий — оставить у себя).

В соответствии с правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате ее деятельности в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов с целью определения их на хранение в архив или к уничтожению.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) могут быть уничтожены. Уничтожаются они при следующих условиях:

  1. в организации должна быть создана экспертная комиссия для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
  2. комиссией составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
  3. перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
  4. должна пройти внешняя ревизия;
  5. документы уничтожаются путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф:

нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);

неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ);

неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);

неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (например, не пропустили на территорию предприятия) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 1000 до 2000 руб. (ст. 19.4 КоАП РФ);

неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет, на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 19.5 КоАП РФ).

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:

5000 руб. — если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. — если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

И.Каганова

Аудитор

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *