Рациональное использование времени

В условиях рыночной экономики менеджерам организаций проходится больше внимания уделять проблеме оптимизации управления производительностью труда. Скрытые резервы можно найти в сфере руководства человеческими ресурсами и непосредственно за счет эффективного использования рабочего времени. Основными проблемами управлениями человеческими ресурсами являются: прекращение выплаты премий в организациях, сокращение заработной платы, сокращения рабочей недели, отправке сотрудников во внеочередные неоплачиваемые отпуска. Поэтому в сложившихся условиях на предприятиях необходимы достаточно системные и обоснованные поиски путей на основе целенаправленной, планомерной и системной работы по повышению производительности труда. По некоторым оценкам, этот показатель на отечественных предприятиях в два-три раза ниже, чем на аналогичных западных[2]. По данным Центра исследований региональной экономики показатель производительности труда по паритету покупательской способности в США (рассчитывается как отношение ВВП и рабочей силы) составил в 2013 г. 107,6 тыс. долл. на одного сотрудника, в то время как в РФ, данный показатель составил в 2013г. – 33,9 тыс. долл. Но, отставание данного показателя на самом деле значительно выше, так как оно затеняется большой долей стоимости нефти и газа в ВВП [7]. В настоящее время принимаются законодательные меры, формирующие более современные механизмы охраны труда на предприятиях. Кроме того функционирует Институт социальной оценки трудовых условий, что позволяет выявлять конкретные нарушения на вредных производствах [1]. Помимо этого большинство регионов разработали и утвердили программы по улучшению условий труда.

Само понятие «время», представляет собой ресурс, который ограничен и грамотное управление данным ресурсов является важным условием для обеспечения конкурентоспособности предприятий. Экономический смысл, времени определяется как движением труда и капитала на производстве, которое определяет период пребывания рабочей силы, предметов и средств труда в процессе выпуска готовой продукции [4]. Одним из критериев экономической эффективности производства на предприятии является управление рабочем временем, как важнейшим организационным фактором. Чем меньше затрачивается времени на производство единицу продукции, тем больше показатель продуктивности труда и эффективности деятельности предприятия в целом. Рабочее время, представляет собой время, которое затрачивает работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора и должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Регулирование рабочего времени осуществляется прежде всего в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время определяется, как время, за которое работник на основании правил внутреннего распорядка организации и условий определенных трудовым договорам должен выполнять свои обязанности, и иное время, которое в соответствии с законодательством и другими нормативными документами РФ определяются, как рабочее время [6].К иному времени, относят: периоды простоя, оплачиваемые перерывы во время рабочего дня, период нахождения в командировке и другое. В соответствии с российским законодательством рабочее время должно достичь следующих целей:

— производительное использование рабочего времени;

— охрана здоровья, длительное сохранение работоспособности, трудовой активности наемного работника;

— увеличение уровня профессиональной подготовки работника – участника совместного, наемного, договорного труда.

В настоящее время улучшение использования рабочего времени представляет собой один из важнейших факторов увеличения производительности труда. Однако это временный резерв, который имеет место из-за недостатков на предприятии организации труда и производства.

Одним из путей улучшения использования рабочего времени в организации является сокращение его непроизводительных затрат, вызываемых потерями от брака, отклонениями от установленного технологического процесса, понижением сортности выпускаемой продукции и выявления резервов улучшения использования рабочего времени. Которые можно выявит благодаря сокращения целодневных и внутрисменных его потерь.

Также существенным резервом улучшения использования рабочего времени является выявление скрытых потерь. К ним относятся затраты времени на разного рода незапланируемые, случайные работы, связанные с нарушениями, перебоями в производстве. Это приводит подчас к невыполнению ряда запланированных работ и отрицательно сказывается на общих результатах работы производственного участка. К потерям такого рода относятся: нарушения в регламенте проведения совещаний; участие в разного рода внеочередных совещаниях, вызванных отсутствием четко разработанного регламента, предусматривающего увязку во времени и по продолжительности всех совещаний в масштабе организации и производства. Непланируемыми также являются случайные работы, которые выполняются не систематически, к ним являются различные поручения вышестоящих менеджеров, работы, выполняемые совместно с работниками функциональных подразделений, и пр.

Также резервом улучшения использования рабочего времени на предприятии является уменьшение непроизводительно затраченного времени, а также ликвидация всех нерегламентированных перерывов. С целью выявления потерь рабочего времени, определения фактической структуры занятости научных и инженерно-технических работников важно периодически проводить анализ использования рабочего времени. Такой анализ может осуществляться с помощью статистического метода, метода интервью и анкетных опросов.

Существенное значение имеет улучшение использования рабочего времени за счет сокращения трудоемкости управленческих работ и совершенствования технологии выполняемых операций и в особенности применения оргтехники.

Снижение трудоемкости продукции и улучшение использования рабочего времени на участках и в подразделениях предприятия может быть достигнут с помощью увеличения эффективности использования оборудования, его модернизации, совершенствования технологических процессов, внедрения системы оперативно-производственного планирования, обеспечивающей ритмичность производства и слаженность работы всех участков, механизации ручных работ, межоперационной транспортировки деталей [7].

Значительная роль в улучшении использования рабочего времени, выявлении и устранении его потерь принадлежит самофотографии. Этот метод наблюдения и изучения затрат времени позволяет вовлечь самих рабочих в борьбу с потерями рабочего времени и выявить их причины одновременно на многих рабочих местах. Суть самофотографии состоит в том, что рабочий в течение определенного времени записывает в наблюдательном листе самофотографии продолжительность перерывов в работе, указывает причины перерывов, предлагает мероприятия по их устранению. Выполненный детальный анализ помогает выявить основные направления дальнейшей работы по улучшению использования рабочего времени. Сотрудникам предприятия следует прежде всего усиливать работу по улучшению организации труда и производства вообще, внедрению коллективной (бригадной) формы организации и оплаты труда, многостаночного обслуживания, совмещения профессий, которые способствуют более эффективному использованию рабочего времени.

Также, создает условия для интенсификации производства, ускорения темпов роста производительности труда, улучшения использования рабочего времени и оборудования. Способствует экономному расходованию трудовых, материальных и топливно-энергетических ресурсов. Открывает возможности для дальнейшего улучшения организаторской и воспитательной работы, укрепления трудовой дисциплины, утверждения духа подлинного коллективизма, взаимной требовательности и товарищеской взаимопомощи. Как представляется, в хозрасчетных бригадах наиболее полно раскрываются творческие возможности коллектива и всех его работников, повышается экономическая заинтересованность в выпуске высококачественной продукции с минимальными материальными и трудовыми затратами. Для повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия, выявления резервов улучшения использования рабочего времени и рабочей силы целесообразно определять часовую, дневную, месячную (квартальную, годовую) производительность труда.

Совмещение профессий способствует: формированию более широкого производственного профиля рабочего, повышению квалификации, улучшению использования рабочего времени, снижению совокупных затрат живого и овеществленного труда, повышению производительности и содержательности труда [8].

Важно отметить, что на предприятиях резервы эффективного использования рабочего времени разделяются на резервы снижения трудоемкости, улучшения использования рабочего времени, экономии материальных ресурсов и орудий труда. Внутрипроизводственные резервы роста производительности труда выявляются и реализуются непосредственно на предприятии. Целями анализа трудовых показателей являются выявление резервов производительности труда, экономия фонда заработной платы и улучшение использования рабочего времени. Так, на расчетную величину показателя часовой производительности труда рабочих никакого влияния не оказывают ни улучшение использования рабочего времени, ни совершенствование структуры кадров работающих [5].

Таким образом, предприятиям необходимо разрабатывать конкретные мероприятия по улучшению использования рабочего времени, определять объем и анализировать причины потерь рабочего времени. Так, анализ фактического баланса рабочего времени является основой разработки мероприятий по улучшению использования рабочего времени за счет упорядочения времени вспомогательной работы, подготовительно-заключительной, времени обслуживания рабочего места, а также ликвидации непроизводительных потерь рабочего времени в современных условиях. Неуклонный рост производительности труда, повышение эффективности производства обеспечиваются также улучшением использования рабочего времени за счет устранения его потерь и непроизводительных затрат. Они позволяют сделать некоторые уже более конкретные выводы о реализации резервов улучшения использования рабочего времени на предприятии.

Список литературы:

1. Базылева, М.Н. Мотивация труда и трудовые отношения: системный анализ: монография. Мн.: БГЭУ, 2011. 168 с.

2. Макарова А. О., Галимова А. Ш. Направления повышения эффективности использования рабочего времени на предприятии // Молодой ученый. 2013.

№1. С. 155-158.

3. Одегов Ю. Г. Эффективное управление рабочим временем на основе тайм-менеджмента. // Нормирование и оплата труда в промышленности. 2012. № 4. С. 18-26.

4. Гелета И.В., Калинская Е.С. Управление персоналом и регулирование рынка труда организации// Экономика: теория и практика. 2007. № 1 (13). С. 54-58.

5. Кадровая стратегия. Практические подходы к повышению эффективности организации производственных процессов. 2010. [Электронный ресурс]: http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1233 (дата обращения: 25.04.2016).

6. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197 (ред. от 23.04.2012) // Российская газета. № 256.

7. ЦИРЭ: Центр исследований региональной экономики / Производительность труда в России и в мире – 2014. [Электронный ресурс]: http:// http://www.lerc.ru/?art=1&page=259&part=articles (дата обращения: 25.04.2016).

8. Улучшение — использование — рабочее время [Электронный ресурс]: http:// http://www.ngpedia.ru/id537257p3.html (дата обращения: 26.04.2016).

2016 © Грибко Я.Б., Середа А.С.

На основе изучения данных можно получить несколько полезных показателей:

где ПЗ ¾ подготовительно-заключительное время;

ОП ¾ оперативное время;

ОМ ¾ время обслуживания рабочего места;

ОЛН ¾ нормативное время на отдых и личные надобности.

где ПР ¾ перерывы, зависящие от работника.

где ПН ¾ потери рабочего времени, не зависящие от работника.

Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:

На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:

 

При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери.

 

Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации).

Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы.

Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью следующих коэффициентов:

где О ¾ число случаев опозданий и нарушения режима;

П ¾ число прогулов;

Д ¾ число отработанных дней.

где ПН ¾ непроизводительные потери по вине работников, в ч;

НЧ ¾ число часов по норме.

 

Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени.

Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений.

Распределение времени

Таблица для анализа использования времени

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени.

Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

¨ обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;

¨ руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

¨ прогнозирование и планирование на перспективу;

¨ подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

¨ контроль подчиненных;

¨ осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.

Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:

¨ общий перечень выполняемых работ;

¨ перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;

¨ перечень и удельный вес повторяющихся работ;

¨ перечень и удельный вес планируемых работ;

¨ перечень и удельный вес нормируемых работ;

¨ перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.

В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.

Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.

Основными причинами потерь времени являются:

¨ нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

¨ неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

¨ неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

¨ отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

¨ нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.


Читайте также:

Темп жизни человека, занимающегося бизнесом, очень высок, и ,зачастую, рабочий график может быть настолько плотным, что любая неожиданность просто выбивает из коллеи. Многие из нас аккуратно составляют список дел на день, а в конце рабочего дня сталкиваются с тем, что самые важные из них остались несделанными. Это может стать проблемой, если не разобраться вовремя, почему так происходит и как этого избежать.

Очень часто сложность не в том, что человек не знает, как решить проблему, а в том, что он ее не видит. Будьте откровенны с собой: эффективность вашего труда измеряется не просто количеством выполненных дел, а количеством важных выполненных дел! Поэтому гораздо разумнее научиться начинать свой день с самого важного. Все попытки отложить самое важное на потом (под любым предлогом) есть ни что иное, как ложная активность. За ней скрываются тревога, страх и неуверенность в себе, а, иногда, и нежелание признать наличие серьезной проблемы.

Проанализируйте, не считаете ли вы себя незаменимым, и не пытаетесь ли взвалить

на себя слишком много дел. Попробуйте разделить дела на важные и срочные.

Важные дела не доверяйте никому, а срочные перепоручите, кому-то из помощников.

Даже, если вам для этого придется нанять помощника, освободившееся время стоит затраченных на это средств.

Старайтесь время от времени проводить анализ своей деятельности, краткосрочных и долгосрочных перспектив? А так же возможностей освободить себя от текучки, оставив при этом за собой стратегическое направление.

Специалисты, занимающиеся консалтингом, рекомендуют различать стратегическое и оперативное планирование, что позволяет выполнять краткосрочные задачи, удерживая в поле зрения долгосрочную цель.

В случае, если вам еще сложно планировать наиболее важные дела, начните с малого: со списка дел, которые вы не будете делать.

О том, как влияет переутомление и чрезмерное напряжение на здоровье человека читайте в нашей рубрике «Психосоматика».

Организация рабочего времени

Тема 6. Основи наукової організації та технічного нормування праці (продолжение)

 

Организация рабочих мест

Составной частью организации труда на предприятии является организация рабочих мест. Под рабочим местом понимается ограниченная часть территории (или пространства), оснащенная необходимыми средствами производства (орудиями и предметами труда), на которой совершается трудовая деятельность работника или группы объединенных одним заданием работников. Рабочее место считается первичным звеном структуры предприятия. Из рабочих мест формируются его низовые подразделения, из которых, в свою очередь, формируются подразделения более высокого порядка, а из них еще более крупные подразделения и т. д.

Каждое рабочее место характеризуется сочетанием некоторых признаков, определяемых отраслевой принадлежностью, видом и типом производства, функциями и профессией работника, степенью механизации или автоматизации его труда, уровнем его специализации и т. д. Исходя из особенностей труда, проводится организация рабочего места, заключающаяся в соответствующем оснащении и планировке.

Под оснащением рабочего места понимается обеспечение его всеми необходимыми средствами, при помощи которых можно создать работнику условия для эффективного выполнения им своих профессиональных обязанностей.

Типичными видами оснащения являются следующие:

Основное технологическое оборудование, которое предназначено для выполнения основной работы на данном рабочем месте. Это могут быть станки, механизмы, агрегаты, аппараты, конвейерные линии, счетная и вычислительная техника, пульты управления и т. п.

Вспомогательное оборудование – индивидуальные подъемно- транспортные устройства, транспортеры, тележки, рольганги, склизы для перемещения материалов и т.

д.

Технологическая оснастка – рабочие и мерительные инструменты, приспособления, запасные части, канцелярские принадлежности для служащих, сменные принадлежности типа картриджей и тому подобной для печатно-множительной техники.

Рабочая документация и специальная литература – инструкции, технологические карты, правила техники безопасности, картотеки, дела, справочники, пособия и др.

Организационная оснастка, к которой относятся рабочая мебель (столы, верстаки, кресла, шкафы), часы, средства для размещения технологической оснастки и рабочих документов, приспособления для подставок, приставок к столам, подлокотников, подножных решеток, упоров. Специфической разновидностью организационной оснастки будут строительные леса, которые возводятся на сооружаемых или ремонтируемых объектах для доступа строителей к своим рабочим местам.

Средства безопасности – ограждения, экраны, средства индивидуальной защиты (очки, респираторы, перчатки, специальные одежда и обувь), средства противопожарной защиты, вытяжная вентиляция, предупреждающие об опасности надписи и графика.

Средства освещения (общего для всего помещения и местного для рабочей поверхности или пространства).

Средства связи с другими рабочими местами и с местом руководителя.

Средства сигнализации (звуковые, световые, знаковые, комбинированные) о неисправностях, аварийных ситуациях.

Рабочая тара для сырья, материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, отходов производства (контейнеры, поддоны, емкости для жидких веществ).

Средства для поддержания на рабочем месте нормального микроклимата – нагнетательная и вытяжная вентиляция, отопление.

Предметы эстетизации производственного интерьера.

Хозяйственные средства для ухода за оборудованием и рабочим местом.

Могут быть и другие виды оснащения.

Средства оснащения подразделяются на постоянные и временные. Постоянные средства оснащения находятся на рабочем месте всегда, независимо от вида и характера проводимых работ. Переменные, придаются рабочему месту для проведения разовых и случайных работ.

Планировка рабочих мест как составная часть их организации является чисто организационной задачей. Различают внешнюю и внутреннюю планировку.

Внешняя планировка рабочего места заключается в установлении его местоположения по отношению к смежным рабочим местам в подразделении, к рабочему месту руководителя (бригадира, мастера, начальника отдела), к проходам, переходам, проездам, подъездам.

Внутренняя планировка рабочего места обозначает размещение на его площади всех предметов оснащения, их рациональную компоновку по отношению друг к другу и к работникам.

Организация рабочего времени

Важной составляющей организации труда является организация рабочего времени (или трудового режима). Последняя предусматривает организацию труда во времени.

Основной задачей рациональной организации режима рабочего времени является обеспечение ритмического чередования продолжительности труда и отдыха, как на протяжении рабочей недели, так и на протяжении одних суток и рабочего дня.

Организация режима рабочего времени (трудового режима) предусматривает установление для рабочих и служащих таких параметров и показателей:

— продолжительность рабочей недели;

— продолжительность рабочего дня (рабочего смены);

— количество смен работы через сутки;

— количество производственных бригад;

— продолжительность обеденного перерыва;

— время регламентированных перерывов на протяжении смены;

— график выхода рабочих на работу (график сменности).

Рабочая неделя – это количество рабочих дней или часов за отрезок времени, на протяжении которого рабочий работает ежедневно в одной (при 12-часовом рабочем дне в разных) смене и после чего ему предоставляется один или два выходных дня.

Законодательством о труде установлена 5-ти дневная рабочая неделя при 8-мы часовом рабочем дне или 40-часовая рабочая неделя (5*8= 40).

На работах с тяжелыми и вредными условиями труда продолжительность рабочей недели составляет 36 часов.

Рабочий день определяется количеством часов в сутки, на протяжении которых работник занят работой на предприятии. Рабочий день – это установленная продолжительность рабочей смены. Количество смен работы предприятия.

В зависимости от характера производственного процесса режим работы может быть прерывным и беспрерывным.

В условиях прерывного производства может быть принята односменная, двухсменная или трехсменная работа через сутки. Для беспрерывного производства может устанавливаться две или три смены работы. При этом каждый рабочий или служащий работает только одну смену и имеет обязательный еженедельный отдых – 1 или 2 выходные дня.

Количество производственных бригад, которые необходимы для обеспечения нормальной работы предприятия при установленном режиме рабочего времени, определяется по формуле:

Где Д – число дней работы предприятия за колендарную неделю;

S – число рабочих смен в сутки;

TS – длительность рабочей смены, час.;

ТР.нед. – длительность рабочей недели, час.

 

Продолжительность обеденного перерыва устанавливается на усмотрение администрации по согласованию с профсоюзами. Как правило, составляет 30 – 60 минут за смену.

Кроме обеденного перерыва, на протяжении смены должны быть регламентированы перерывы, которые состоят из:

— времени перерывов на личные нужды обусловленные физиологическими нуждами человека. Их продолжительность составляет 10 минут на смену независимо от характера работы, которая выполняется;

— времени перерывов на отдых, который зависит от характера работы, которая выполняется. Продолжительность времени на отдых составляет:

— для легких и нормальных работ – 5 % от продолжительности смены;

— для работ средней тяжести – 6 % ;

— для тяжелых работ – 9 –10 % .

Согласованность режима работы предприятия и отдельных рабочих и служащих обеспечивается применением графиков выхода на работу.

График выхода на работу (график сменности) представляет собой документ, с помощью которого регламентируется чередования работы и отдыха работников на протяжении суток, рабочей недели и месяца.

Построенный график выхода на работу должен удовлетворять таким основным требованиям:

— соблюдение установленной законодательством месячной и недельной нормы рабочих часов (40 часов недельная норма рабочего времени, а месячная колеблется в зависимости от календарной продолжительности месяца, количества выходных и праздничных дней, которые приходятся на данный месяц);

— обеспечение правильного чередования труда и отдыха (продолжительность отдыха между сменами должна быть не меньше удвоенной продолжительности отработанной смены – при 8-ми часовой рабочей смене не меньше 16 часов);

— обеспечение в пределах месяца равномерного дежурства смен с целью создания для всех работников одинаковых условий труда (одинакового количества дневных, вечерних и ночных смен);

— содействовать сохранению постоянного численного и профессионального состава производственных бригад;

— обеспечивать переход из одной смены на другую после дня отдыха.

Организация режима рабочего времени периодически пересматривается и совершенствуется. Пересмотр и изменение режима работы и отдыха для отдельных групп работников могут быть вызваны изменением технологии, организации производства, объема и ассортимента продукции, и другими факторами.

Неотъемлемой составной частью организации труда на предприятии является техническое нормирование труда.

Для организации труда на производстве нужно знать, какое количество труда обозначенной квалификации необходимо для выполнения заданного объема работ. То есть нужно установить расходы рабочего времени или другими словами нужно нормировать труд. Определение и изучение расходов рабочего времени являются основными задачами технического нормирования труда.

 


Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Условиям сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса — средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень организации рабочего места и его обслуживания, о так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени, которые представлены ниже.

Факторы, оказывающие влияние на использование эффективного фонда рабочего времени

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на

выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного календарно-оперативного планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в управлении производством и непринятия своевременных мер к сглаживанию сезонных колебаний, что приводит к неравномерной загрузке рабочих и к потерям в производительности их труда.

Направления улучшения использования рабочего времени:

обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

совершенствование приемов и методов труда;

комплексное обоснование необходимых затрат труда;

создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени.

Тайм-менеджмент как система управление временем

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ — это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей — необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование — это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Причины дефицита времени

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1) причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя

К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации — «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

2) причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 — 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40%.

2) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

3) «Воры времени».

«Воры времени» — это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Существует много различных видов «воров времени»:

а) телефонные звонки;

б) заглядывающие к нам люди;

в) проблемы с компьютерным оборудованием;

г) изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

д) недостаток организационного планирования;

е) неумение слушать других людей;

ж) неудовлетворительная организационная структура;

з) исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

и) нерешительность в деловых вопросах;

к) плохо организованные и скоординированные собрания;

л) отвлекающие факторы на рабочем месте;

м) чрезмерная офисная бюрократия;

н) бесполезные дискуссии о своей работе и работе других;

3) причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя — это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Они порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень тяжело.

3) Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Читайте также:


Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *