Планирование рабочего дня

Новая Excel-таблица
«Планирование личного времени и управление задачами»

версия 1.1 от 19 февраля 2017

Планирование —от стратегического к плану каждого дня недели.

  • Матрица Эйзенхауэра
  • Текущие задачи. Метод Стивена Кови.
  • Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Метод автора.
  • Планирование на каждый день текущей недели и очередь задач. Метод автора.
  • Жесткие —Гибкие задачи и Контексты по методу Г.Архангельского.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Цель»

Excel не самый удобный инструмент для построения плана достижения целей, значительно удобнее инструменты для построения Mind Map карт. Но все равно это удобнее, чем держать план в голове.

Данный лист — это просто многоуровневый список, детализирующий план достижения цели.

  • Первый уровень — Цель
  • Второй уровень — Проекты, выполняемые для достижения цели. Проекты первого уровня.
  • Третий уровень — Подпроекты проектов первого уровня. Проекты второго уровня.
  • Четвертый уровень — Задачи.

В исходном варианте таблицы, для примера, лист содержит упрощенный план достижения цели «Повысить прибыль на 15%», используя известную формулу разложения прибыли на пять сомножителей.

Далее идущие листы защищены от случайных изменений. Ячейки для ввода (не защищенные) помечены фоном. Ячейки с белым фоном вычисляет таблица. При желании Вы можете снять защиту, как это сделать написано на первом листе с инструкциями.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Матрица Эйзенхауэра»

Все задачи группируются по двум параметрам: Важность и Срочность. Каждый из параметров имеет две градации: (Важно — НеВажно) и (Срочно — НеСрочно). Получается четыре варианта или матрица размером 2х2.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Текущие Задачи»

После распределения задач по Важности-Срочности, выбираем задачи для выполнения (Текущие задачи). Задачи можно выбираются из выпадающего списка, источником данных для которого служит матрица Эйзенхауэра или вводить вручную. Т.е. из всех задач матрицы Эйзенхауэра выбираем самые важные или те, для которых есть благоприятная текущая ситуация. Или которые больше нравятся и т.п.

Каждой задаче присваивается приоритет: A, B или C. A — самый высокий. Задачи выполняются в порядке приоритета. Т.е. снача выполняем важные, если останется время — остальные. Кроме того, выполнение задачи отслеживается по ее статусу: Не начата, Выполняется, Поручена, Выполнена, Перенесена, Отменена. Этот метод используется в ежедневнике Стивена Кови.

От себя я добавил приоритет D для завершенных, перенесенных и отмененных задач. И числовую нумерацию внутри приоритетов, т.к., например, если есть несколько задач с приоритетом A, все равно надо определить порядок их выполнения.

Для каждой задачи можно указать Исполнителя. Если задаче указан исполнитель, но статус задачи отличается от «Поручена», ячейка с именем исполнителя будет иметь желтый фон.

Для каждой задачи можно указать Контекст. Т.е. стечение удобных обстоятельств. Например, в своих задачах я использую контекст «Дача» для тех дел, которые нужно сделать на даче или увезти/привезти с дачи или заехать по пути. Понятие и терминологию предложил Г. Архангельский.

Условные обозначения состояний задаются в листе настроек.

Получите Демо-версию таблицы

Листы «Исполнители» и «Контексты»

На этих листах для наглядности показана группировка текущих задач по Исполнителям и Контекстам. Листы дублируют информацию с листа «Текущие Задачи», но представляют ее в другом формате.

Список исполнителей и контекстов задается на листе настроек.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Периодические Задачи»

Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Обычно такие задачи еще и мелкие. Например: ежедневная проверка электронной почты, ежемесячная оплата телефона и интернета.

Поэтому, нет смысла помещать их в список текущих задач или в план недели. Но есть смысл зафиксировать их один раз и освободить голову.

В таблице предусмотрено 4 периода для таких задач: день, неделя, месяц. И четвертый приод «Редко» — для задач выполняющихся реже чем раз в месяц или однократных.

Период выбирается из выпадающего списка.

  • Для периода «День» дополнительной информации по срокам не задается.
  • Для периода «Неделя» задается день недели. Он выбирается из выпадающего списка.
  • Для периода «Месяц» задается число месяца (от 1 до 31).
  • Для периода «Редко» задается дата в формате мм.дд.гггг.

Задачи с приближающимся сроком выделяются жирным шрифтом, чтобы привлечь внимание.

  • Задачи с периодом «Неделя» выделяются при наступлении соответствующего дня недели.
  • Задачи с периодом «Месяц» выделяются за 1 день до срока.
  • Задачи с периодом «Редко» выделяются за 3 дня до срока.

Эти настройки можно изменить на листе «Настройки».

Выполненные задачи помечаются знаком «+» (плюс) в столбце «Вып-ние» (Выполнение). Названия выполненных задач выводятся серым цветом, чтобы не привлекать внимание.

При наступлении нового периода (новой недели, нового месяца) признаки выполнения можно снимать автоматически, нажимая на кнопку «Новый день», «Новая неделя», «Новый месяц».

Новые задачи добавляются в конец списка, в любую пустую строку. После этого надо нажать кнопку «Сортировать».

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Неделя»

Подробный список задач на текущую неделю с указанием времени, длительности и разбивкой по дням.

Дни расположены в две колонки. Между колонками дней находятся ссылки для быстрого перемещения к соответствующему дню недели.

Для первого дня недели надо ввести дату в ячейку с голубоватым фоном. Даты остальных дней рассчитывает таблица.

Задачи могут быть «жесткими» и «гибкими». Для «жестких» задач указывается время начала и продолжительность. Например: Планерка, начало 9:30, продолжительность 30 мин. Планерку надо начать точно в срок. Для «гибких» задач указывается только продолжительность. Например: Разобрать договора за прошлый квартал, продолжительность 1 час. Можно сделать в любое время. Понятия и терминологию предложил Г. Архангельский.

Задачи, которые должны быть выполнены после текущей недели помещаются в очередь на листе «Очередь». Задачи из очереди, подходящие по дате выполнения, перемещаются в соответствующий день текущей недели после нажатия на кнопку «Новая неделя».

Выполненная задача должна быть помечена знаком «+» (плюс) в столбце «Вып-ние» (выполнение).

При наступлении новой недели выполненные задачи удаляются, а невыполненные возвращаются в очередь.

Задача может быть помечена как постоянная в столбце «Пост», в этом случае она не удаляется при наступлении новой недели.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Очередь»

Очередь задач для попадания в план текущей недели. А также задачи не выполненные (отложенные) во время текущей недели и ждущие повторной постановки в план недели.

Таблица «Планирование личного времени и управление задачами»
Стоимость: 995 руб.

Таблицы работают на Excel для Windows (Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016). На ОpenOffice не работают. В настройках Windows должен быть установлен язык системы (язык программ не поддерживающих юникод) — русский. Сейчас я переделываю таблицы для других языков и для работы под MAC. Чтобы получать сообщения о выходе новых версий подпишитесь на рассылку внизу страницы.

Телефон для вопросов оплаты и доставки +7 927 055 9473
почта v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru)

Способы оплаты:

  1. Банк
    на расчетный счет Прохоров Владимир Викторович (ИП), ИНН 645400330452,
    р/с 40802810711010053426, Филиал «Бизнес» ПАО «Совкомбанк» г. Москва,
    К/с 30101810045250000058, БИК 044525058.

    Обратите внимание, что указание формы собственнсти (ИП) является обязательным.
    После оформления заказа можно распечатать счет для юр.

    лиц
    или квитанцию по форме ПД-4 для физ. лиц.

    Также можно получить счет, написав на v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru).

    При платежах не из России в назначении платежа укажите код валютной операции {VO10100}
    Например, назначение платежа:
    {VO10100} По счету № …  За электронные таблицы «Планирование личного времени и управление задачами». Без НДС.
    Где VO — заглавные латинские буквы, 10100 — цифры. Фигурные скобки обязательны. Пробелы внутри фигурных скобок не допускаются.

  2. Карты Visa, MasterCard, Maestro, Мир
  3. Интернет-клиент Альфа-Банк, Русский Стандарт, Промсвязьбанк и др.
  4. Терминалы
  5. Салоны связи Евросеть, Связной
  6. Электронные деньги Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney, Wallet One (W1), Элекснет

Доставка:

Cсылка на скачивание таблиц будет отправлена на указанный в заказе e-mail после поступления денег.

Для способов 2-6 письмо со ссылкой отправляется автоматически, сразу после поступления денег. Обычное время поступления денег — минуты.

Для способа 1 (через банк) письмо со ссылкой отправляется после поступления платежа на расчетный счет. Время поступления денег 1-2 рабочих дня. Юридическим лицам и ИП высылаю pdf-копии накладной по форме Торг 12. Если нужны еще какие-либо документы, прошу согласовать этот вопрос ДО ОПЛАТЫ. Оригиналы документов высылаются по запросу, в запросе укажите, пожалуйста, почтовый адрес.

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц (вопросы по работе с таблицами, обновления и т.п.) происходит через адрес, на который были отправлены таблицы. При переписке по эл.почте сохраняйте, пожалуйста, историю переписки, т.е. включайте в письмо все предыдущие письма и ответы на них. При этом помещайте Ваше сообщение вверху (перед историей).

Владимир Прохоров, 19 февраля 2017

P.S.
Если вы хотите получить 2 рабочие таблицы и демо-версии всех остальных моих таблиц, подпишитесь на ознакомительную серию из 9 писем с кратким описанием таблиц

Вы получаете:

  1. Рабочие версии двух моих таблиц: «Учет доходов и расходов» и «Проценты, НДС, депозиты, кредиты».

    Ссылка на скачивание в первом письме.

  2. Демо-версии остальных таблиц: Оценка стоимости бизнеса, График платежей, Себестоимость, Инвестиции, Фин.анализ МСФО, Фин.анализ РСБУ, Точка безубыточности, Анализ ассортимента, Личное планирование. Ссылка на скачивание в первом письме.
  3. Скидку 40% (4706 руб.) на комплект из шести моих таблиц. Как получить скидку — во втором письме.
  4. Скидку порядка 20% на отдельные таблицы. Как получить скидку — в письме с описанием конкретной таблицы.
  5. Скидку 20% на новые таблицы. Срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о новой таблице.
  6. Сообщения о новых таблицах.
  7. Сообщения о новых версиях таблиц.
  8. Сообщения об акциях скидок. Обычно срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о скидке.
  9. Сообщения об исправленных вариантах при обнаружении ошибок.

Кроме этого, прошу учесть, что извещения об акциях скидок и выходе новых версий получают только подписчики. Никаких специальных объявлений на сайте не делается.

Некоторые письма рассылки будут содержать предложения с ограниченным сроком, поэтому рекомендую подписаться на тот адрес, который вы регулярно просматриваете.

Не рекомендую подписываться на корпоративные почтовые ящики, т.к. есть вероятность что почтовый сервер посчитает рассылку спамом. Т.е. не вы, а системный администратор будет решать какие письма вы можете получать.

Посмотрите полный список таблиц

Финансовый анализ. Главная страница

© 2008-2018 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040  

 👛 Купить   ☎ +7 927 055 9473   ✉ v_v_prokhorov@mail.ru

 👛 Купить   ☎ +7 927 055 9473   ✉ v_v_prokhorov@mail.ru

Планирование представляет собой принятие заранее решений о том, что должно быть сделано в запланированный период, кем должна быть выполнена работа, как это должно быть сделано и в какие сроки.  Посредством  планирования, будущие цели предприятия увязываются как  между внутренними его подразделениями,  так и с внешними фирмами и предприятиями.

Чтобы план был успешным, необходимо на начальном этапе планировать ожидаемые результаты, на которые должно выйти предприятие в конце планируемого периода.  Не допуская упущенных выгод,  которые могут привести к большим отклонениям от первоначального плана и значительным дополнительным денежным вложениям, в первую очередь необходимо  решать вопросы эффективного управления предприятием.

Управление предприятием включают управленческие технологии, связанные с производством, продажами, поставками и сервисом.  Эти технологии должны функционировать  на базе решения задач учета, анализа, прогнозирования, планирования и регулирования с использованием информационных технологий.

Прогнозирование результатов бизнеса

Управление бизнесом требует от персонала предприятия регулярного принятия большого количества управленческих решений. Большая часть этих решений связана с интуитивным прогнозированием или простым ожиданием запланированных результатов.  Если интуиция подкреплена точным расчетом, то прогноз результата бизнеса будет более близок к результату  реальному.

Проблема  прогнозирования   ожидаемых результатов бизнеса связана с несоответствием стратегии компании и механизмом его реализации. Для решения этой проблемы существует ситуационное моделирование.

Ситуационное моделирование – основа современного прогнозирования результатов бизнеса с использованием компьютерных технологий, с помощью которых управленцы бизнеса могут моделировать бизнес, строить многозначные прогнозы по достижению требуемых результатов и на основе наиболее достоверных прогнозов планировать стратегию своей деятельности.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование – это процесс   создание такого механизма управления бизнесом, при котором запланированные показатели эффективной деятельности предприятия  будут достигнуты.

Этот процесс позволяет менеджерам бизнеса видеть общую картину долгосрочной перспективы достижения требуемых результатов.

Стратегическое планирование позволяет компании ответить на следующие вопросы:

•          Цели, которые  ставит перед собой организация?

•          Какие основные цели  хочет достичь организация?

•          Какие потребности может удовлетворить организация в процессе своей деятельности?

•          Кто будет потребителем продукции, производимой предприятием?

•          При отсутствии этих  продуктов производства как бы удовлетворялись потребности потребителей?

•          Как повлияют на окружающую обстановку результаты деятельности предприятия?

Стратегическое планирование дает возможность менеджменту изучить текущую ситуацию и планировать будущую.

После формирования стратегических планов компаний  топ менеджеры доводят их до рядовых работников предприятий и менеджеров среднего уровня .  На этом этапе вырабатываются  конкретные  мероприятий по достижению плановых показателей.

Этот этап выполняют с использованием бюджетировани.

Бюджетирование

Под бюджетированием понимается полная совокупность управленческих процессов, способных  обеспечить  жизненный цикл бюджета. Это  полноценная и  комплексная технология  текущего (тактического)  управления компанией. Управленческая технология бюджетирование  имеет в себе не только одну из функций планирования, но и функции перевода долгосрочных и среднесрочных планов компании в плоскость их реализации.

Наряду с выше перечисленными функциями система бюджетирования имеет ряд дополнительных функций:

•          контроль всех центров ответственности и  координация их деятельности;

•          делегирование полномочий и принятие решений;

•          оценка производственной  деятельности;

•          мотивация персонала и их взаимодействие;

•          анализ и контроль

Перевод запланированных показателей в систему бюджетирования выполняется  посредством механизмов бюджетных и  плановых заданий, лимитирования, нормирования, и определения логической  взаимосвязи бюджетов.

Взаимосвязанная комплексная система плановых бюджетов отвечает на вопросы менеджера относительно  ближайших тактических действий в производственном процессе. Следовательно, планирование является важнейшей всеохватывающей функцией управления предприятием. Ток менеджеры и менеджеры на всех уровнях занимаются планированием, и успех осуществления остальных функций управления зависит от этой деятельности.

​Тайм-менеджмент – эффективная система планирования личного и рабочего времени.

Тайм-менеджмент ставит перед собой цель подчинить минуты, часы, время, а в конечном итоге целую жизнь посредством выполнения поставленных задач и истинных целей человека, помогает научиться правильно отделять жизненные ценности от того, что ими не является. Грамотная организация тайм-менеджмента в результате приведет к правильной организации своей жизни в целом. 

Для начала необходимо определиться с истинными вашими целями и желаниями и сделать первый шаг на пути к переменам. Приоритет каждой цели, определяется количеством временного отрезка, которое вы можете ей выделить. И, что не мало важно, благодаря правильному распределению задач по отношению к времени, вы сможете выделить, так называемые, временные поглотители, которые отвлекают вас от выполнения планов.

Существуют разнообразные подходы в области планирования времени или тайм-менеджмента: на бумаге, в Еxcel или применение специальных программ.

Ниже приведен один из методов планирования времени, положительно отрекомендовавший себя в повседневной жизни. Для того, чтобы понять, подходит ли он вам для организации рабочего и личного времени – необходимо попробовать его на практике.

Чаще всего за основу берется конкретный временой интервал — день, неделя, месяц, год. 

Для начала можно начать с месяца. В последний выходной день месяца необходимо составить перечень задач, которые в дальнейшем окажутся целями на месяц. Эти задачи вам необходимо выполнить в течение следующего месяца. Определите из них 4-5 наиболее значимых.

По итогам прошедшего месяца важно учесть положительно выполненные задачи, а также допущенные ошибки, которые повлияли на общий результат. Необходимо грамотно скорректировать, пересмотреть задачи и цели, учесть ошибки при планировании нового месяца. К примеру, если вы запланировали прозвонить 60 новых, потенциальных клиентов за месяц, но при этом полностью выполнить задание не получилось, необходимо скорректировать действие: позвонить 3 новым клиентам каждый день.

После того, как перечень задач и целей определен, можно начинать планировать их реализацию.

Для этого необходимо определиться с днем недели, в который вы будете составлять перечень задач каждого проекта. Такие задачи – это простые действия на следующую неделю, которые необходимо равномерно распределить по дням недели, например, в файле Excel. Но наиболее важным показателем эффективности вашей недели является выполнение 4-5 главных заданий. По ним вы сможете подвести определенные итоги.

Планирование рабочего времени очень удобно осуществлять в файле Excel. По окончанию рабочего дня, необходимо открыть файл, просмотреть и, при необходимости, подкорректировать задачи на следующий день. После этого планы следующего дня можно выписать в блокнот.

Важные моменты при планировании рабочего времени:

1. Тайм-менеджмент основанный на неделе – это гибкое планирование времени, которое можно дополнить и скорректировать.

2. Важно каждый вечер составлять план на следующий день – это ключевой момент в организации времени. На каждый новый день у вас полностью сформированы задания, просто бери и выполняй. Часто утром сложно сразу настроиться и правильно распределить день, поэтому если у вас нет заданий, можно потерять много рабочего времени, снизится продуктивность.

3. Очень желательно выписывать дела и задачи в блокнот – это ваш контракт следующего дня, подписанный c самим собой, где очень удобно вычеркивать выполненные задания.

4. Во время планирования времени на день, неделю, месяц, год важно грамотно расставить приоритеты, выделите из всех задач несколько наиболее значимых: самые важные достижения дня, недели и главные итоги месяца. Эти цели необходимо выполнить приоритетно.

Чтобы наиболее правильно выделить главные задачи, необходимо ответить на поставленные вопросы:

— Для чего важно выполнить поставленные задачи?

— Что представляет собой успешное выполнение задания? (критерии успешности)

— Как пошагово достичь выполнения задания?

Критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Задачи мы выполняем, для достижения какого-то конкретного результата. Необходимо правильно обозначить и разобраться в главных критериях успешного выполнения плана.

К примеру, если ваш ожидаемый результат – это прочтение книги, без критериев успеха. Тогда ваша цель: прочесть 30 страниц в день. Результат вы можете достигнуть и прочесть книгу, но качество выполнения результата может вас полностью не устроить.

Поэтому при планировании недели или месяца, необходимо обозначить критерии успеха:

1. Полностью прочитанная книга к концу обозначенного периода.

Задачи: найти новые идеи для повышения эффективности «холодных звонков», во время прочтения выделять цветным маркером важные моменты, читать каждый день 30 страниц.

2. После прочтения составить список важных моментов и идей для внедрения. Задачи: грамотно проанализировать важные моменты, составить рецензию на 1-2 листа.

3. Необходимые идеи реализованы в жизнь. Задачи: внедрить в жизнь идеи в течении двух дней после прочтения последней страницы книги.

Управление своим рабочим и личным временем – значит тщательно и наиболее эффективно планировать отдых и работу. Поскольку кроме производственных графиков существуют ваши желания и потребности, кроме бизнес-партнеров, ваше время также тратится на семью, друзей, кроме построения карьеры у вас есть – дом и любовь близких. Главный принцип равновесия правильной организации времени гласит: важно количество личного времени дома и качество рабочего времени.

Тайм-менеджмент – мощнейшее средство для повышения эффективности времени, контроль грамотного распределения сил и времени, которое позволяет освободить время для работы над собой. При этом положительные моменты очевидны с первых дней. В итоге формируется личный стиль организации времени, позволяющий повысить продуктивность на работе и расслабиться дома.

Менеджмент Тема №4.Планирование рабочего процесса

Тема№3.Формирование и выбор целœей в работе менеджера

Самоменеджментпредставляет собой последовательное и целœенаправленное использование испытанных методов работы в повсœедневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

Постановка целœей — ϶ᴛᴏ выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые крайне важно выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели — безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха — заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах нужно достичь. Осознание своих целœей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении крайне важно двигаться. Делœегирование Является ключевой деятельностью управляющего. Под делœегированием в общем смысле принято понимать передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делœегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делœегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, крайне важное для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делœегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Основной процесс, который осваивают участники тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий.

(1) собираем воедино всœе проблемы, занимающие наше внимание;

(2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять;

(3) обдумываем результаты

(4) рассматриваем их в качестве альтернативных вариантов

(5) составляем программу действий.

Перечисленные этапы составляют управление "горизонтальными" аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать всœе, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.

Список задач или to do list

Это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.Многие задачи можно детализировать, образуя иерархию. Крупное действие может разбиваться на более мелкие и конкретные, что помогает лучше понять, какие шаги крайне важно предпринять.

Диаграмма Ганта— это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта даёт возможность:

  • Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную продолжительность;
  • Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
  • Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.

1. Соотношение (60:40).

Опыт показывает ,что лучше всœего составлять план лишь на определœенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не бывают запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая состоит по сути в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определœенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посœетителœей, телœефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителœей” времени.

2. Сведение задач воедино – план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всœегда иметь представление о предстоящих делах. Целœесообразно разделить их нужнолго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование.

Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, к примеру лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм.

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. По этой причине следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всœех видов деятельности.

9.

Переработка и перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру крайне важно согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчинœенных, коллег).

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА “АЛЬПЫ”.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целœенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время.

Реалистичный план дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет или должен, а также может сделать в данный день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил.

Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:

1) составление заданий (задачи из недельного плана, расставленные по приоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые нужно соблюсти);

2) оценка длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль и перенос невыполненного.

Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всœегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.

Необходимо всœегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. В случае если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.

Мозговой штурм — это такой способ поиска творческих решений, когда мобилизуются всœе силы команды и каждого участника, чтобы найти выход из создавшейся тупиковой ситуации в кратчайшие сроки. Мозговой штурм команды проводят в комнате для совещаний. Продолжительность такой творческой работы не превышает получаса. Руководитель команды формулирует проблему, указывает начальные условия, ᴛ.ᴇ. то, что команда имеет в настоящий момент.

Планировщик заданий Windows 7

04.10.2009 17:50

С помощью улучшенного Планировщика заданий Windows 7 можно запланировать запуск любой программы в определенное время с определенными условиями. Также можно запланировать отправку электронной почты и даже вывод на экран определенного сообщения.

Чтобы запустить Планировщик заданий, откройте меню Пуск, в поисковую строку введите планировщик и нажмите Ввод (в нерусифицированной Windows 7 вместо слова планировщик введите taskschd.msc).

Также можно открыть Панель управления (расширенный вид) -> Администрирование -> Планировщик заданий.

В расположенном справа меню Действия нажмите Создать задачу (или Создать простую задачу).

В окне Создание задачи введите название новой задачи и ее описание. Если нужно запускать программу с повышенными правами администратора, то активируйте функцию Выполнить с наивысшими правами.

Переключитесь на вкладку Триггеры, нажмите кнопку Создать и назначьте дату, время и частоту выполнения задачи. Чтобы установить дату, когда выполнение задачи по расписанию будет прекращено, активируйте функцию Срок действия и укажите дату и время.

Перейдите на вкладку Действия и нажмите кнопку Создать.

Чтобы запланировать выполнение программы по указанному расписанию, в раскрывающемся списке Действие выберите Запуск программы и с помощью кнопки Обзор укажите местоположение исполняемого файла.

Чтобы запланировать отправку электронной почты по расписанию, в раскрывающемся списке Действие выберите Отправка электронной почты и заполните стандартные поля: От (ваши имя и адрес электронной почты), Кому (имя и адрес получателя письма), Тема (заголовок письма) и Текст (текст сообщения). Если нужно прикрепить файлы к отправляемому сообщению, с помощью кнопки Обзор укажите местоположение файла, который хотите прикрепить. В поле Сервер smtp укажите smtp-сервер поставщика своей электронной почты (например, smtp.mail.ru) и нажмите OK.

Чтобы запланировать вывод на экран определенного сообщения по указанному расписанию, в раскрывающемся списке Действие выберите Вывод сообщения и заполните поля Заголовок и Сообщение.

Очень удобная вещь, когда нужно напомнить себе о том, что через 5 минут наступит Новый год, что пора покормить кошку, выключить суп или зайти на сайт Windows 7 – Впечатления и факты. Выглядеть такое сообщение будет примерно так:

Перейдите на вкладку Условия и укажите условия выполнения задачи.

Также можно задать дополнительные параметры выполнения задачи на вкладке Параметры.

После завершения всех этих действий, нажмите OK, чтобы создать задачу.

Чтобы изменить созданное задание, откройте Планировщик заданий, выделите задачу в списке, в правом меню Действия выберите Свойства, отредактируйте нужные параметры и нажмите OK.

Чтобы удалить запланированное задание, откройте Планировщик заданий, выделите задачу в списке, в правом меню Действия выберите Удалить и подтвердите свои намерения.

Примечание. Чтобы Планировщик заданий функционировал, служба планировщика заданий должна автоматически запускаться вместе с Windows 7. Откройте Панель управления (расширенный вид) -> Администрирование -> Службы.

В списке служб найдите Планировщик заданий, дважды щелкните по ней, на вкладке Общие установите тип запуска Авто и нажмите OK.

Компоненты Windows 7

Новые статьи

Комментирование закрыто.

Есть вопрос? Задайте его на форуме.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *