Ответственный за делопроизводство приказ

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Общество с ограниченной ответственностью "XXX" │ │ ООО "XXX" │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ "____" _________ 2014 г. N 4 л/с │ │ │ │ Москва │ │ │ │ О назначении лиц, ответственных за ведение │ │ кадрового делопроизводства │ │ │ │ В целях оперативного и качественного ведения кадрового │ │ делопроизводства │ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │ │ │ 1. Назначить ответственным за ведение кадрового делопроизводства │ │ (далее — ответственный) руководителя юридического лица И.И. Иванова. │ │ 2. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и │ │ учет кадрового документооборота в соответствии с действующим │ │ законодательством. │ │ 3. Ответственный за делопроизводство ведет следующие журналы │ │ согласно приложению к настоящему приказу: │ │ — журнал учета приказов по личному составу; │ │ — журнал учета трудовых договоров; │ │ — журнал учета личных дел.

│ │ Данные журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены │ │ подписью руководителя юридического лица и скреплены печатью. │ │ 4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой. │ │ │ │ Руководитель юридического лица Иванов И.И. Иванов │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Источник: "Кадровик.ру", 2014, N 5

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Скачать

Скачивание документа

«Приказ о назначении ответственного лица за хранение и выдачу служебного оружия»

Загрузка документа начнётся через 29 секунд.

Пожалуйста, подождите.

Имя файла документа: Prikaz_o_naznachenii_otvetstvennogo_lica_za_hranenie_i_vydachu_sluzhebnogo_oruzhiya
Доступные форматы скачивания: .rtf
Размер текстовой версии файла: 1,7 кб

Все-документы.ру — база документов, созданная при поддержке юристов, адвокатов и пользователей интернета. Любой документ, размещённый на сайте доступен для бесплатного скачивания, проверен на вирусы и другие вредоносные программы. Если вами обнаружена неточность в документе, или вы испытывайте сложность при загрузке файла на свой компьютер — просьба связаться с администрацией и сообщить о своей проблеме.

Что еще скачать по теме «Правопорядок»:

velikol.ru 1

Положение о кадровом учете

Ведение кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам выполняет важные задачи:

  • Определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации
  • Утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства
  • Четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать регламент работы по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

Ведение документации по кадровому делопроизводству должно базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке регламента работы учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

Регламент работы по кадровому делопроизводству в организации должен разрабатываться в целях упорядочивания документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Особенности кадрового делопроизводства заключается в установлении общих требований к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.

^

  • Общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
  • Тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии
  • Заключительные положения, определяющие момент вступления в силу регламента работы по кадровому делопроизводству
  • Приложения включают максимальный справочно- иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Регламент работы по ведению кадрового делопроизводства прописывается в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.

Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:

  • Организационные документы
  • Документы по личному составу
  • Информационно-справочные документы

К организационным документам относятся:

  • Штатное расписание (Т3)
  • Кадровая политика организации
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение об оплате труда и премировании сотрудников
  • Положение о защите персональных данных работников
  • Положение об оценке персонала
  • Положение о работе отделов, входящих в структуру организации
  • Должностные инструкции
  • Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
  • Положение об охране труда
  • Инструкция по охране труда по профессиям
  • Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)
  • Кодекс корпоративного поведения

К документам по личному составу относятся:

  • Трудовой договор
  • Книга регистрации трудовых договоров
  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)
  • Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а)
  • График отпусков (форма Т-7)
  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
  • Журнал регистрации о предоставлении отпусков
  • Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)
  • Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)
  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10, Т-10 а)
  • Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку
  • Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
  • Приказ (распоряжение) о поощрении (форма Т-11, Т-11 а)
  • Приказ о полной материальной ответственности
  • Личная карточка работника (форма Т-2)
  • Табель учета рабочего времени (форма Т-13)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)
  • Трудовая книжка
  • Анкета (личный листок по учет у кадров)
  • Дополнение к личному листку по учету кадров

К информационно-справочным документам относятся:

  • Заявления
  • Акты
  • Докладные записки
  • Объяснительные записки
  • Уведомления

Необходимо обратить внимание на того, что кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.

^

  • Оформление приема на работу
  • Порядок и сроки оформления документов
  • Порядок оформления увольнения с работы
  • Порядок оформления отпусков
  • Порядок оформления перевода работника

1.Оформление приема на работу

1.1 Перечень необходимых документов:

  • Трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними.
  • Приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника
  • Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
  • Личная карточка (форма Т-2) – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера
  • Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о профессиональном опыте
  • Лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленного образца организации

1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней
  • Журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации

1.3 Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:

  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
  • Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
  • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
  • Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
  • Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
  • Иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ

1.4 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.

2. Порядок и сроки оформления документов

2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

2.2.

Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции

2.3. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2.4 Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником

2.5 Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника

2.6 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомление и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести необходимости нет.

2.7 со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.

2.8 Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.

2.9 После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров

2.10 Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.

2.11 Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 « об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.12 Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия

2.13 Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников

2.14 С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника

2.15 Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив

2.16 На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку

2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки

2.18 Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.19 Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

2.20 Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранении трудовой книжки работника

2.21 Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу

2.22 С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке

2.23 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.24 Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу

2.25 Личные карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу

2.26 После документального оформлении я приеме работника на работу оформляется его личное дело

2.27 В состав документов личного дела работников входят следующие документы:

  • Внутренняя опись документов дела
  • Анкета
  • Копия приказа о приеме на работу
  • Копии документов об образовании
  • Характеристики и рекомендательные письма
  • Трудовой договор
  • Справки о состоянии здоровья
  • Фотографии

2.28 В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:

  • Личные заявления работника ( в том числе о переносе очередного отпуска)
  • Копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования
  • Копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника
  • Отзывы должностных лиц о работнике

2.29 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.

3. Порядок оформления увольнения с работы

3.1.Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:

  • Заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений)
  • Обходной лист, форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц
  • Приказ об увольнении
  • Трудовая книжка
  • Личная карточка
  • Личное дело
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

3.2 Порядок и сроки оформления документов

При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного договора 9ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.

3.3 Трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.

3.4 Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.

3.5 Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 058.01.2004 № 1 «об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

3.6 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.

3.7 На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.

3.8 Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия.

3.9 Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

3.10 С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.

3.11 На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.

3.12 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

3.13 При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.

3.14 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.

3.15 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.16 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.

3.17 В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.

3.18 В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.

3.19 По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.

4. Порядок оформления отпусков

Отпуска оформляются следующим комплектом документов:

  • Заявление, составленное от руки
  • График отпусков
  • Уведомление о начале отпуска
  • Табель учета рабочего времени
  • Приказ о предоставлении отпуска
  • записка-расчет

4.1.Порядок и сроки оформления документов

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.

4.2. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

4.3 На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

4.4 Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.

4.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

4.6 Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».

4.7 Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.

4.8 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

5. Порядок оформления перевода работника

Существуют следующие виды переводов на другую работу

  • перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя
  • перевод на постоянную работу в другую организацию
  • перевод в другую местность вместе с организацией

5.1 Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

5.2 Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.

5.3 Не является переводом на другую работу и требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

5.4 Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.

5.5 На заявление проставляются визы руководителей.

5.6 Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *