Ключевые показатели эффективности

Расчет KPI в Excel примеры и формулы

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий.

Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.

KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel

Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

  1. Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
  2. Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
  3. Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

  1. Выполнение плана менее 80% — недопустимо.
  2. Выполнение плана 100% — коэффициент 0,45.
  3. Выполнение плана 100-115% — коэффициент 0,005 за каждые 5%.
  4. Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
  5. В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

Пояснения:

  1. Оклад – постоянная часть заработной платы зависит от количества отработанных часов. Для удобства расчетов мы предположили, что фиксированная и переменная часть зарплаты равны.
  2. Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывается как отношение фактических показателей к плановым.
  3. Для расчета премии используются коэффициенты. Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: Мы приняли, что влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных одинаковое. Значения коэффициентов тоже равны. Поэтому для расчета показателя 1 и показателя 2 используются одинаковые формулы (меняются только ссылки на ячейки).
  4. Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3*(F3+G3).

    Плановую премию умножаем на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.

  5. Заработная плата – оклад + премия.

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).

Матрица KPI и пример в Excel

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

  1. Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
  2. Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
  3. База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
  4. Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
  5. Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
  6. Факт – фактические результаты работы.
  7. Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

.

.

KPI (Key Performance Indicator) – это показатель эффективности работы предприятия, степень достижения компанией определённых целей и успехов. Другими словами, KPI – это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.

Перевод на русский язык данного термина звучит как «ключевой показатель эффективности». KPI представляет собой один из инструментов системы управления предприятием, своеобразная система мотивации сотрудников, которая позволяет координировать работу подразделений и добиваться максимального результата.

KPI (ключевые показатели эффективности) обязательно должны быть измеримыми, они могут исчисляться качественными показателями (баллы, рейтинг и др.) или количественными (время, деньги, люди, производственные единицы и др.), это позволяет обеспечить возможность сравнения данных и объективной оценки деятельности.

В процессе разработки KPI необходимо учитывать требования, предъявляемые к каждому из коэффициентов:

  1. При утверждении показателей и нормативов должен соблюдаться принцип достижимости: поставленные цели должны быть реальны и являться стимулом, но никак не удручающим фактором.
  2. Показатели должны соответствовать сфере деятельности и ответственности сотрудника.
  3. Коэффициент должен быть чётко определён и известен персоналу. Каждому сотруднику необходимо иметь возможность самостоятельно вычислить свой KPI, используя имеющиеся данные.
  4. Основная цель KPI – формирование мотивации и рост эффективности работы персонала.
  5. Показатели должны быть сопоставимы друг с другом, т.е. одни и те же показатели можно сравнить в нескольких аналогичных ситуациях.
  6. Возможность формирования графической таблицы по результатам внедрения KPI, в которой отражена динамика изменения коэффициента во времени. На основании результатов делаются выводы и принимаются решения по вопросу дальнейшей целесообразности использования KPI или внесения изменений в уже использующуюся систему.

Когда необходимо внедрение системы KPI?

Одна из особенностей использования системы KPI в том, что успешность её внедрения в компанию не зависит от количества персонала. Обязательным условием является наличие адекватной учётной системы, зрелость бизнеса, система фиксации параметров деятельности и достигнутых результатов (например, модуль CRM, Excel и другие), факт ведения не только бухгалтерского, но и управленческого учёта (движение денежных средств, бюджет расходов и доходов, знание того, что происходит с бизнесом и расчёт баланса).

Внедрение KPI – это достаточно дорогой процесс, в среднем стоимость начинается от миллиона рублей (в российской практике). Перед началом разработки KPI необходимо иметь представление, какие цели вы преследуете и предполагаемое время их достижения. Эффективность системы будет заметна при масштабировании бизнеса, выходе в другие регионы страны, увеличении доли рынка, занимаемой компанией, смены ориентации бизнеса и т.д.

Таким образом, перед инвестированием средств в разработку системы KPI необходимо провести анализ деятельности компании, чётко сформулировать цели и принять решение о целесообразности внедрения столь затратного инструмента ведения бизнеса.

Этапы разработки ключевых показателей эффективности (KPI).

  • Определение целей предприятия

Знание целей предприятия даёт чёткое понимание желаемого положения на рынке по итогу внедрения системы KPI. Чего именно Вы хотите достичь в достаточно далёкой перспективе?

При ответе на вопрос не нужно делать упор на финансовую составляющую. Цель должна быть сформулирована так, чтобы деньги являлись неотъемлемой частью желаемого результата, но никак не самой целью. В таком случае даже при изменении рынка система не потеряет актуальность, а компания будет более устойчива.

После определения общей цели компании необходимо продумать задачи, достижение которых станет гарантом прихода к цели. При изменении обстоятельств задачи можно изменять, но они обязательно должны соответствовать общему направлению движения в ходе применения KPI.

Основная сложность на данном этапе заключается в выявлении наиболее приоритетных показателей KPI, которые смогут гарантировать положительный исход применения данного инструмента. Казалось бы, что сложного?

На самом деле менеджеры прекрасно знают, по каким параметрам необходимо проводить оценку работы персонала, а также как с этим справляется он сам и каким образом. Однако выявление наиболее значимых показателей в достижении цели требует высокого уровня профессионализма, знания системы управления компании, навыков проведения анализа и контроля за процессом достижения задач.

Чрезмерное количество показателей снижает возможность управления процессами внутри компании и персоналом, процедура расчёта становится более трудоёмкой. Наличие всего одного показателя KPI так же не желательно — это исключает возможность внесения корректировок. В итоге вероятность достижения цели зависит лишь от одного показателя, который может быть выбран неверно по каким-либо причинам.

Наилучший результат достигается с набором из двух-трех KPI верхнего уровня. Выявить их можно путём оценки степени важности, приоритетности и вероятности достижения. Чаще всего этим занимается команда топ-менеджеров или Генеральный Директор.

  • Выявление «запаздывающих» и «опережающих» KPI

«Опережающие» показатели KPI дают возможность при необходимости внести изменения в процесс достижения цели. Они позволяют принимать управленческие решения с целью повышения уровня эффективности работы предприятия в процессе реализации системы KPI. «Запаздывающие» KPI не обладают такой функцией: по ним можно наблюдать за движением к цели и констатировать либо её достижение, либо недостижение. Управленческое воздействие может быть оказано только на следующий временной период с целью исправления недочётов в процессе планирования.

Необходимо учитывать, сколько «опережающих» и сколько «запаздывающих» KPI, это снизит риски неблагоприятного исхода, а также минимизирует количество возможных проблем в процессе достижения цели.

Кадровое агентство «Триумф», специализирующееся на срочном подборе персонала среднего и высшего звена, уже много лет успешно занимается разработкой системы KPI для своих клиентов. Обладая необходимыми знаниями и большим профессиональным опытом, агентство «Триумф» гарантирует высокое качество своей работы.

Множество крупных и не очень компаний на сегодняшний день успешно осуществляют свою деятельность, в основе системы управления и контроля которой лежит грамотно составленная агентством «Триумф» система KPI.

Кадровый центр «ТРИУМФ»

28.04.2017

Ключевые критерии эффективности

Выполнение KPI-показателей — что это?

Для чего они нужны? Индикаторы эффективности деятельности учреждения позволяют осуществлять планирование и контроль результативности работы разных уровней управления бюджетной организацией. Расскажем в статье о том, что такое основные показатели KPI, рассмотрим виды KPI-показателей и цели их использования.

Система показателей KPI — ключевых показателей эффективности (сокращение образовано от английского названия Key Performance Indicators) — совокупность индикаторов работы подразделения (организации), способствующие достижению стратегических и тактических целей.

Система сбалансированных показателей KPI охватывает как различные цели и процессы деятельности организации и ее подразделений в целом, так и персональные цели работников, то есть направлена на обеспечение взаимной зависимости целей деятельности учреждения и его работников. Успешное создание такой взаимосвязи возможно, если работники понимают, что за счет выполнения требований по эффективности и результативности деятельности организации они могут повлиять на свой собственный доход.

Какими могут быть KPI

Анализ KPI-показателей позволяет дифференцировать их по следующим видам:

  • результата — показывают результат в количественном и качественном отношении;
  • затрат — объем затраченных ресурсов;
  • функционирования —– степень соотнесения процесса выполнения задачи установленному алгоритму;
  • производительности — соотношение имеющегося по факту выполнения задачи результата и времени, ушедшего на его получение;
  • эффективности — характеризуют соотношение имеющегося результата к объему затраченных ресурсов.

Таким образом, библиотека KPI-показателей обширна и дает работодателю возможность установить наиболее оптимальные для успешного развития организации и ее сотрудников.

Для чего используют

KPI-показатели используются для цифрового измерения выполнения задач и целей развития организации. Они позволяют оценить степень достижения установленных результатов, а также правильность существующей системы планирования.

Также они используются для того, чтобы осуществить мониторинг работы, разработать планы развития организации.

Установленные показатели KPI для руководителя, как и показатели KPI для персонала, дают возможность всем работникам осознать свою степень ответственности за выполнение порученного объема работы.

Таким образом, вся система настроена на успешное достижение результата.

Примеры для представителей различных специальностей

Как рассчитать KPI-показатели? Универсальная формула расчета отсутствует, поскольку деятельность разных организаций специфична и, следовательно, имеет индивидуальные, характерные для нее KPI (примеры показателей приведем ниже). Необходимо иметь в виду, что цели должны быть измеримы, то есть их можно выразить количественно.

Менеджеры учреждений, знающие особенности деятельности изнутри, устанавливают специфические для каждой организации KPI (показатели эффективности), примеры которых для разных сфер деятельности и разных категорий сотрудников могут быть следующими.

Продажи:

  • выручка;
  • прибыль от продаж;
  • себестоимость продукции;
  • сумма оборотных активов;
  • стоимость запасов.

Производство:

  • среднедневной расход сырья;
  • производительность труда рабочих;
  • ремонт оборудования;
  • хранение готовой продукции.

Бухгалтер:

  • своевременная подача налоговой декларации;
  • своевременное проведение платежных операций (процент от общего числа выполненных платежных операций).

Юрист:

  • число выигранных дел (процент от общего числа дел);
  • сумма взысканных и сохраненных для предприятия денег.

Педагог:

  • количество используемых педагогических приемов в течение полугода;
  • количество используемых информационных систем;
  • количество учащихся с оценками «хорошо» и «отлично».

Таким образом, KPI-показатели для сотрудников различных специальностей специфичны и устанавливаются с учетом особенностей деятельности учреждения.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *