Деловое письмо образец

Рано или поздно перед нами встает вопрос совершенствования техники делового письма. Это случается потому, что мы сами замечаем ошибки и «ляпы» в написанном нами тексте, или кто-то нам на них указывает. Как бы то ни было, но каждый работающий человек должен знать определенные законы и правила написания делового письма.

Здесь рассмотрены основные правила написания с точки зрения «новичка», обычного сотрудника, которому в силу своей профессиональной деятельности пришлось иметь дело с деловой перепиской.

Итак, первое, на что следует обратить внимание, как бы банально это не прозвучало – это грамотность. Да, да, знакомые до боли правила орфографии, пунктуации и словарные слова. Кстати, многие правила, которые никак не хотели запоминаться в юном возрасте, сейчас, после прочтения могут, вполне легко вами запомниться. Поэтому доставайте учебники или включайте Интернет, ведь учиться никогда не поздно.

Далее, следуют простые правила написания текста: краткость, точность, однозначность. В письме должны быть вступление, основная часть и заключение. Повествование ведется от третьего лица.

При составлении делового письма помните о том, что прочитав его, человек (даже тот, который не в курсе ситуации) должен полностью понять, о чем идет речь. Особенно это касается ответных посланий. Конечно, на ответном письме при регистрации вы ставите номер того письма, на которое ссылаетесь, но для экономии времени обозначьте сам вопрос, который поднимался ранее и только потом дайте на него ответ.

Каждый новый вопрос или тема начинается с нового абзаца. В ответном послании необходимо затронуть все вопросы, поставленные вашим коллегой по переписке. В случае ответов не на все вопросы — считается дурным тоном. Даже если на данный момент у вас нет ответа или ответ отрицательный, необходимо в корректной форме об этом упомянуть.

Деловая переписка не должна носить личностной окраски и отражать ваше эмоциональное состояние. Нейтральность, лаконичность, информативность – вот основа профессионального текста.

Избегайте употребления специфических слов и выражений, категорически не допустим сленг. Чтобы показать свой профессионализм, допустимо употребление определенных слов, касающихся вашей сферы деятельности, но с дальнейшей расшифровкой в тексте.

Если текст письма предполагает большое количество информации на нескольких листах, правильнее оформить его так: на первых 2-3 листах основная информация, а на приложениях – дополнительная. Это связано с тем, что деловое письмо имеет ограничения по объему.

Основа текста делового письма состоит из шаблонных фраз и словосочетаний. Однажды выработав «свои» фразы можно сразу вставлять их в текст, экономя тем самым свое рабочее время, а так же минимизируя вероятность различного написания деловых писем (ведь если в организации не следуют единому стилю, то каждый сотрудник будет писать так, как считает нужным, что ведет к «разнобою» и «разношерстности» деловой переписки, а это характеризует организацию не с лучшей стороны).

Деловые письма оформляются на бланке организации с обязательной подписью руководителя или лица, его заменяющего. Далее оно регистрируется и отправляется адресату курьером или по почте. Более подробную информацию об оформлении деловой переписки можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, а так же поискать методические рекомендации по делопроизводству в Интернете.

Главное, не останавливайтесь: учитесь, читайте, анализируйте, и тогда деловые письма, написанные вами, будут говорить о профессионализме и компетенции вашей организации и положительно отразятся на деловой репутации.

Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

3. Дата.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО «Компания «Название»

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «Компания «Название»

А.А. Иванову

или

ООО «Компания «Название»

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Компания «Название»

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л.

в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов

или на бланке:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов
Главный бухгалтер М.В. Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по продажам
Заместитель директора
по покупкам
А.А. Иванов М.В. Петров

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11.

Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.А. Иванов

(4852) 46-04-00

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости: Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность): With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.

Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: "пожалуйста, ответьте".

Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:

русский эквивалент

Yours faithfully,

Yours truly, строго официально С уважением

Yours very truly,

Yours very sincerely,

Yours sincerely, официально С уважением. Ваш

Sincerely yours,

Very cordially

Yours cordially, менееофициальноИскреннеВаш

Cordially yours,

При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.

Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке.

Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. К. Thompson Manager

Export Department

Рекомендуется открытая пунктуация.

Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Encl., или Епс.), например:

Enclosure: Contract

Encl: 1. Contract

2. Cheque.

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. "копия". Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

СС: MrJelfrey H. Winston.

Mr Robert Baily

СС: Regional Sales Department

Использование знаков препинания — минимальное.

2. Составить письмо-запрос на поставку товара иностранному партнеру и ответ на него

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

— получить подробную информацию о товарах (goods);

— узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);

— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

— получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);

— получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.

При написании писем-запросов следует, как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

Письмо-предложение

(Offer)

Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.

Структура письма-предложения:

1. Повод написания.

2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.

3. Дополнительные предложения.

4. Выражение надежды на заказ.

Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment). Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.

Пример: письмо — запрос

DearSirs,

We were very pleased to receive your order for goods to the value of$2300.

As this is our first transaction with you, will you kindly send us the names of firmsor a bank to whom reference can be made.

As soon as these inquiries have been satisfactorily settled, we shall be pleased to send on your order.

We sincerely hope that this is the beginning of a long and pleasant business association. We shall certainly do our best to make it so.

Yours faithfully.

(Уважаемые господа,

Мы были очень рады получить Ваш заказ относительно товаров к ценности 2300 of$.

Поскольку это — наша первая сделка с Вами, будете Вы любезно посылать нам названия фирм или банка, которому может быть сделана ссылка. Как только эти запросы были удовлетворительно улажены, мы будем рады послать на Вашем заказе. Мы искренне надеемся, что это — начало длинной и приятной деловой ассоциации. Мы конечно приложим все усилия, чтобы сделать это так. Искренне Ваш)

Письмо – ответ

Dear Sirs,

In reply to your letter of 28th October we refer you to Trent & Son Ltd. Bristol and The Bank of Wales and Ireland, Cardiff, who will be pleased to give you the information you require.

Yours faithfully

(Уважаемые господа,

В ответ на ваше письмо от 28-ого октября мы отсылаем Вас к Trent & Son Ltd. Бристоль и Банк Уэльса и Ирландии, Кардиффа, кто будет рад дать Вам информацию, которую Вы запрашиваете.

Искренне Ваш)

3. Составить письмо-извещение в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств (условий контракта) иностранным партнером или российским

реквизит международное письмо

Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Регистрационный Фабрика

Штамп бланка

223445, г.

Омск

Отдел сбыта ул. Речная, 26

10.04.93 № 63-02/23

На № от

По заключенному договору от 30.10.92. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 1993 года кожаной фурнитуры на общую сумму __________ руб. Фактически ее сдано на сумму ___________ руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму ______ руб. Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. _______ руб. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.

Заместитель директора Подпись И.О.Фамилия

Библиографический список

1. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо / М.И. Басаков. – М.: Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2006.

2. Демин, Ю.М. Современное деловое письмо / Ю.М. Демин. – М.: Бератор, 2004.

3. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2005.

4. Кутний, Е.А. Бизнес-корреспонденция на английском языке / Е.А. Кутний.

– М.: Изд. АСТ.

5. Тейлор, Ш. Деловая переписка и образцы документов на английском языке / Ш. Тейлор. – М.: Проспект, 2002.


ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ  [можно без регистрации]
перед публикацией все комментарии рассматриваются модератором сайта — спам опубликован не будет

Хотите опубликовать свою статью или создать цикл из статей и лекций?
Это очень просто – нужна только регистрация на сайте.

Вернуться назад

25.02.2014

Подготовка делового письма

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:


Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году

Как тональность письма, его стиль зависят от того, кому оно адресовано?

Самым непосредственным образом. Понятно, если вы пишете своим друзьям или знакомым, то и тон выбирается соответствующий. Им пишут просто, без вычурностей и излишне красивых и заумных фраз. Вы как бы ведете с ними задушевный разговор. При помощи письма, естественно. Читая его, ваш друг сможет воочию представить вас, ваше письмо непременно доставит ему несколько приятных минут, вызовет ответный душевный порыв, желание поделиться с вами своими радостями.

Есть одно общее требование к любому письму. Чем проще и яснее человек излагает свои мысли, тем большую симпатию он вызывает у того, кому пишет. Вычурные фразы, мало что значащий набор так называемых красивостей оказывает всегда обратное действие. Письмо от них только страдает.

В переписке с друзьями и близкими избегать этого следует особенно.

Что, если возникла необходимость написать незнакомому человеку?

Письмо незнакомому человеку требует особой продуманности и взвешенности каждого слова. В любом случае, прежде чем излагать цель своего письма, следует извиниться за то, что позволил себе отвлечь время и внимание человека безусловно занятого. И только потом приступать непосредственно к изложению сути.

Форма и содержание извинения может быть и другой. Это зависит от цели письма. Но бесспорно следующее: каждое слово вашего письма должно быть выверено и изящно. Ведь это ваше письмо — своеобразное знакомство с вами интересующего вас человека. По письму, по его стилю он будет судить о вас.

Нередко письма к незнакомым людям связаны с какой-либо просьбой, исполнение которой вам желательно и необходимо. И здесь важно учитывать, что в просьбе всегда легче отказать под благовидным предлогом, чем выполнить ее. Поэтому своим письмом вы должны расположить к себе нужного человека, вызвать у него желание помочь вам.

Как правило, подобные письма адресуются разного рода чиновникам и руководителям. В таком письме надо быть особенно осторожным, чтобы не перейти границ вежливости и доброты, которые немедленно превратятся в неприкрытую месть и вызовут негативную реакцию.

Впрочем, более подробный разговор о просьбах у нас еще впереди.

В последние годы широкое распространение получила рассылка писем руководителям различных фирм и организаций с предложением о возможном сотрудничестве. Как правило, эффективность их крайне мала, потому что в них не учитываются все требования написания писем к незнакомым людям.

Растиражированные в 500—1000 экземпляров и направляемые по разным адресам, написанные общими фразами, они просто не могут заинтересовать каждого конкретного руководителя. По такому письму о будущем партнере по бизнесу никогда благоприятное впечатление не сложится.

Вообще, содержание письма зависит от целей, которые ставит перед собой пишущий. Они бывают настолько различны, что нет никакой возможности рассказать о малой части из них. В каждом конкретном случае, садясь писать письма, вам в зависимости от цели нужно тщательно продумать их содержание. Не забудьте учесть и такие аспекты, как возраст, пол, занимаемая должность и многое другое.

Однако на некоторых наиболее часто встречаемых группах писем имеет смысл остановиться более подробно.

Вам также может понравиться

Об авторе admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *